事業が順調に進展して、雇用する従業員が増えた経営者の方の中には、従業員のシフト作成・調整業務の管理が難しくなったという現場の声を見聞きしたと言う方もいるのではないでしょうか。
そんな時に役立つのが「シフト管理システム」です。
シフト管理システムは、数多くの従業員のシフト調整を一元管理・効率化することが可能です。
とはいえ、シフト管理システムは数多くの業者が販売しており、その選定に迷われる方々もおられることでしょう。
この記事では、シフト管理システムの特徴や、おすすめ管理ツール、各商品を導入する際の比較ポイントや選定のコツ等について解説していきます。
- シフト管理システムとはシフト管理業務を効率化できるシステム
- シフト管理システムを導入することでヒューマンエラーを防ぐことも出来る
- シフト管理システムは各ツールと連携出来るかも重要となる
- シフト管理システムにもクラウド型とオンプレミス型がある
- シフト管理システムを使うことで労務リスクの回避も可能
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目次
シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、シフトの作成や調整、申請や共有などを一括で行えるシステムのことです。
ここでは、シフト管理システムの特徴やエクセルとの違いについて解説します。
シフト管理システムでできること
シフト管理システムでは、主にシフト管理を効率化し、シフトの作成や調整をスムーズに行うことができます。
例えば、急遽営業時間が追加になった場合でも、その月だけ必要なシフトを追加して柔軟な対応をとることできます。
また、確定したシフトは自動で配信されるため、従業員へのメールなどを行わずにすむでしょう。
シフト管理システムには複数の機能が備わっています。
基本的には以下の4つです。
- シフト申請：スマートフォンやアプリを使い、簡単に希望シフト提出が可能
- シフト作成：日別・週別・月別など、いろいろな切り口でシフト作成が可能
- シフト調整：従業員の希望の他、ある時間帯に必要な人員数・スキル等、細かな条件を設定
- シフト共有：完成したシフトを従業員に共有可能
シフト管理システムとエクセルの違い
シフト管理をエクセルやGoogleスプレッドシートで行っている企業は多いのではないでしょうか。
エクセルでのシフト管理は、シフト作成までが基本です。
それ以上の機能はなく、簡易的なシフトしか作成できなかったり、作成に時間がかかってしまう場合もあるでしょう。
シフト管理システムであれば、複雑なシフトをより簡単に、スムーズに作成することができます。
エクセルに比べ、シフト作成以外の機能も付いているので、シフト管理が効率化するでしょう。
事業が拡大すると、業務に携わる従業員のやりくりも難しくなり、シフトを組むにもミスが出たりします。
シフト管理システムを活用することで、より効率的に従業員のシフトを組むことが可能となります。
シフト管理システムの選び方
更にシフト管理システムを選ぶポイントがあれば教えて下さい。
こちらでは、シフト管理システムを選ぶ2つのポイントを紹介します。
誰でも使えるシステムかどうか
シフト管理システムを導入すると、従業員がアプリやシステムに希望シフトを入力でき、管理者のシフト収集・作成をする手間が省けるので大助かりです。
しかし、古くから会社を支えてくれた従業員の方々は、スマートフォン等に不慣れで、入力方法がわかりにくいこともあるはずです。
提供業者の多くは電話やチャットでサポートしてくれる場合もあります。
しかし、実際に直接操作を教わらないと覚えることは困難でしょう。
そのため、直感的に操作が可能で、システムに不慣れな従業員でも使えるシステムを選ぶべきです。
一方、システム提供業者の中には、導入の際に丁寧な研修を行ってくれるところがあります。
このようにサポートの充実しているシフト管理システムを選定するのも大切です。
従業員が簡単に使えるツールや、サポート体制の整っているツールを選ぶのが無難と言える。
料金形態を要チェック
最近の主流はクラウド型商品なので、月額制である場合がほとんどです。
「1ユーザーにつき月額〇〇〇円」というように、ワンコインで利用可能な商品も販売されています。
一見、低額なので安心してしまうのではないでしょうか？
しかし、製品によって料金は多種多様です。
高めの月額定額制でも利用人数を問わない商品、利用人数によって月額料金に変動のある商品が存在します。
また、初期費用がかかる商品でもサポート料込みであったり、初期費用は0円の商品でもサポート・サービスがオプション対応で追加費用も発生したりと、よく契約内容を確認する必要があります。
自社に合った料金形態かどうかも選定ポイントです。
毎月(または毎年)トータルでどのくらいの費用がかかるのか試算した後、その負担に納得の上で導入を申し込みましょう。
システムの利用に掛かる料金は、システムによって大きく異なるため、自社にあったシステム内容と料金形態をしっかりと確認する必要がある。
シフト管理システムを比較するポイント
更にシフト管理システムを比較ポイントがあれば教えて下さい。
こちらでは、シフト管理システムを選ぶ3つの比較ポイントを取り上げます。
各ツールとの連携ができるか
LINE等の連絡手段と連携し従業員と連絡が取りやすいか、勤怠管理・給与計算との連携が可能かどうかも比較してみましょう。
連絡手段には一工夫が必要で、単にメール送信だけでは、シフトに関する内容であっても見過ごす従業員がいることもあり得ます。
そのため、LINE等の連絡手段で逐一連絡がとれる、アラートの設定で従業員が注目しやすいシステムとの連携がとれるか比較したいものです。
一方、勤怠管理・給与計算ツールをご自身の会社で導入している場合は、シフト管理システムと連携が可能かもチェックすることが大切です。
とはいえ、CSVデータで受け渡しができれば基本的に支障はないはずです。
従業員との連絡手段として各ツールと連携出来るかが重要になる。
また、既存のシステムとの連携も確認する必要がある。
1日単位・時間単位で対応する事が出来るか
夜勤・日勤のような1日単位のシフト、多くのアルバイト・パート従業員がいる場合は早番・遅番のような時間単位のシフトを組みたいはずです。
このような1日単位または時間単位のシフトに対応できるかは、各シフト管理システムによって異なります。
自社の現状に合ったシフトが組めるかも比較ポイントです。
シフト管理システムの中には、一般従業員向けのシステム、アルバイト・パート従業員向けのシステムと分けて提供している業者もあります。
コストの安さばかりにこだわらず、利用する側の事情も踏まえた柔軟な管理ができるか否かも重要な比較ポイントです。
業務形態に合わせて利用しやすい機能があるのどうかも比較する上で重要なポイントになる。
共有機能の有無
複数店舗を展開しているなら、店舗間でシフトを共有する機能があれば便利です。
この機能の有無もシフト管理システムによって異なります。
この機能が無いと1店舗ならともかく、複数店舗のどれかで対応できる従業員が不足すれば、調整は難航して各店舗内で最終的に何とかしなければいけなくなることでしょう。
しかし、複数店舗で共有できる機能があれば、例えばA店舗で欠員が生じた場合、人員に余裕のあるB店舗の従業員を充てる等、柔軟な対応がスムーズに行えるはずです。
店舗間でのシフト共有を行いたいなら、こちらの共有機能の有無も比較ポイントです。
複数店舗の展開をしている事業者であれば、店舗間でシフト共有する事で人員確保も可能となるため、シフト共有が出来る機能があるシステムを選ぶことをおすすめします。
おすすめのシフト管理システム10選を徹底比較
おすすめシフト管理システムを教えて下さい。
こちらでは、おすすめシフト管理システムを比較します。
KING OF TIME
出典：https://www.kingtime.jp/
「株式会社ヒューマンテクノロジーズ」が提供するシフト管理システムです。
使い易さを感じられるシンプルでわかりやすい画面構成となっています。
オフィスや店舗勤務はもちろん、テレワークや緊急事態時の在宅勤務まで、スムーズな管理・集計が可能です。
KING OF TIMEの機能
主な機能は次の通りです。
- 残業時間の管理：月別・週別・年別での残業時間をリアルタイムで確認
- スケジュール・シフト管理：各時間帯毎、スケジュール毎の人数やスケジュールパターンの回数も確認可能
- 管理者権限機能：様々な操作権限を持つ管理者を、その役割に応じて自由に作成
- アラート機能：残業時間数や遅刻回数等が、一定の値を超えた場合にアラート表示
- 有給休暇・休暇管理機能：有給休暇、代休、振休、夏季休暇、慶弔休暇、企業独自の休暇等様々な休暇が、数に制限なく管理
- 様々な就業ルールに対応：リアルタイムに打刻時間、労働時間、残業時間等の把握・管理
- 給与ソフトとの連携：給料王、給与奉行、弥生給与等と連携可能
- 帳票出力：Excel・CSV・PDF、あらゆるタイプの時間自動計算をサポート
- 勤務状況確認：日本全国、海外拠点含めてのリアルタイムな勤務状況確認
- 英語対応・海外対応：英語表示への切り替え、海外のタイムゾーン設定に対応
- データ分析：従業員の働き方を可視化し、生産性向上を意識づけるクラウド型のデータ分析システム
- テレワーク・在宅勤務・時差出勤：テレワークや在宅勤務、時差出勤など柔軟な勤務スケジュールの導入が可能
KING OF TIMEの料金
導入価格は1人300円/月です。
30日間無料体験も利用可能です。
Optamo
「株式会社モーション」が提供するシフト管理システムです。
会社と従業員の条件をマッチングして最適化された勤務シフトを自動的に生成します。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応できます。
基本機能
組み合わせ最適化アルゴリズムを応用したクラウドサービスです。
- AI：最適化エンジン、最適化エンジンチューニング等が可能
- 管理画面：月次シフト管理、日次シフト管理等が可能
- スタッフ登録：タスク(業務・役割) 設定・表示、所属履歴機能
- 労働条件：勤務上限・下限設定、勤務間インターバル設定が可能
- 店舗・部門登録：シフトパターン設定・表示等が可能
- 入力：シフト微調整、アラート表示
- 通知：公開、シフト提出依頼が可能
- スタッフ補完：ヘルプ機能、募集機能
- 出力：エクセル出力、データ連携
料金
「Optamo Lite R」「Optamo for Shift」「Optamo for Task」の3種類が用意されています。
料金は提供会社へ要確認となります。
ジョブカン勤怠管理
「株式会社DONUTS」が提供するシフト管理システムです。
勤怠管理の他に経費精算や給与計算など、様々なツールをカスタマイズする事が出来ます。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応可能です。
基本機能
医療現場に特化したサービスもあります。
- 出勤管理：リアルタイムで従業員の勤務状況を確認、拠点ごとの勤怠管理も可能
- 工数管理：各従業員のプロジェクトやタスクを登録・管理
- シフト管理：直感的な画面操作で簡単にシフトを申請・作成
- 集計：スタッフの勤務状況を自動集計
- 休暇・申請管理：スマートフォンや携帯電話、PCから簡単申請可能
- 超過労働対策：36協定超過がある際は自動アラートで通知
- 外国語表示：英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語、ベトナム語への切り替えが可能
- スマートフォン(モバイル)操作：モバイルでも打刻・閲覧・操作が可能
- 医療機関向けに特化した機能：医療現場の様々な勤務形態に合わせた運用が可能
料金(税抜)
初期費用・サポート費用は無料です。
無料プラン・有料プランに分かれています。
(1)無料プラン：0円(機能制限あり)
(2)有料プラン
- 出勤管理
- シフト管理
- 休暇・申請管理
- 工数管理
有料プランは上記の4つの機能を自由に組み合わせて利用可能です。
| 料金プラン | 金額(1ユーザーあたり・月額) |
|---|---|
| プラン1(1機能) | 200円 |
| プラン2(2機能) | 300円 |
| プラン3(3機能) | 400円 |
| プラン4(4機能) | 500円 |
勤務シフト作成お助けマン
「鉄道情報システム株式会社（JRシステム）」が提供するシフト管理システムで、最適化AIによるシフト表の自動作成が特長です。
一般従業員向けの「勤務シフト作成お助けマンDay」、パート・アルバイト向けの「勤務シフト作成お助けマンTime」の2種類が用意されています。
基本機能
シフト表の自動作成・管理ができる機能が揃っています。
- 勤務シフト作成お助けマンDay
- シフト表を自動作成：従業員の希望休み・勤務を入力、登録した勤務条件を基に自動作成
- 出力：対象期間のシフト表を出力
- 確定勤務表照会：従業員は確定した自らのシフトをスマートフォンで確認可能
- スタッフ設定：全部署のスタッフを表示、変更が可能
- 勤務条件設定：「休み」「早番」「遅番」「夜勤」「Aシフト」等のシフトを登録
- スケジュール・祝祭日の設定：シフト表に表示させるイベント名・祝祭日を登録
- 部署設定：部署の表示並びの変更、各種出力項目の選択
- ユーザ登録：システム管理者やシフト作成者のIDを管理
- 勤務シフト作成お助けマンTime
- シフト表を自動作成：従業員の希望休み・勤務を入力、登録した勤務条件を基に自動作成
- 出力：対象期間のシフト表を出力
- スタッフ設定：全部署のスタッフを表示、変更が可能
- 勤務条件設定：「休憩時間」「最大連続勤務数」「勤務間インターバル」「契約条件」等のシフトを登録
- マスタ登録：店舗情報登録、勤務・休暇種別登録などの設定が可能
- データの取り込み：スタッフ情報やタイムスケジュール情報をcsvで表示と取り込みが可能
- ユーザ登録：システム管理者やシフト作成者のIDを管理
- スマホで希望登録：出勤/退勤日の希望提出と登録やヘルプ依頼への回答がスマホで可能
- タブレット対応：パソコン設置スペース不要で直観的な操作で業務のスキマ時間に編集可能
- 他店舗一元管理：他店舗のスタッフの勤務状況も双方で確認可能で応援勤務の調整をスムーズに
料金(税抜)
(1)勤務シフトお助けマンDay
・初期費用
0円
・1箇所あたりの利用料金
1～50名:
月額払い15,000円(内訳：基本料金12,000円・スマートフォン利用オプション3,000円)
年額払い150,000円(内訳：基本料金120,000円・スマートフォン利用オプション30,000円)
51-名:
別途見積もり
(2)勤務シフトお助けマンTime
・初期費用
0円
・1箇所あたりの利用料金
1-20名：月額払い6,000円 年額払い60,000円
21-30名：月額払い9,000円 年額払い90,000円
31-40名：月額払い12,000円 年額払い120,000円
41-50名：月額払い15,000円 年額払い150,000円
51-名：別途見積もり
幹部の右腕
「タグジャパン株式会社」が提供するシフト管理システムです。
休日・希望時間の不足と余分の山積みを自動調整するのに最適な機能が備わっています。
基本機能
複雑な働き方、人手不足に対応できる機能が揃っています。
- 自動シフト：一般的な時間帯勤務はもちろん希望時間勤務、短時間パート労働を含む期間労働時間契約、フリーな熟練者向きの変形労働時間等を自動化して設定可能です。
- 人の手モデリング機能：モデリングの仕組みも、カテゴリ区分で地域特性を柔軟に反映できます。特にシフトを埋めるだけではなく、時間帯ごとに役割の配置を、チーム構造としてモデリングすることも可能です。
- 作業割を調整：前日まで、穴空きシフト・作業に対して何回も出勤を自動で計画することが可能です。
料金
要確認
ジンジャー(jinjer)勤怠
出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/
「jinjer株式会社」が提供するシフト管理システムです。
操作性を重視した管理画面で、誰でも簡単にシフトを作成可能です。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応できます。
基本機能
打刻管理、管理画面のスマートフォン対応等の機能が充実しています。
- スマートフォン操作：スマートフォンで申請承認、一括処理、勤務情報の確認が可能
- 申請承認：打刻修正、残業申請、休日休暇申請等の承認が可能
- スケジュール：スケジュール雛形の変更、登録、編集が可能
- 勤務実績：従業員の勤務情報、月次勤務実績、日次勤務実績等の確認が可能
- 締め処理：所属グループ単位、打刻グループ単位で締め処理が可能
- データ出力：備考データ、汎用データ等の出力が可能
- 休日休暇：従業員ごとに年次有給休暇管理簿を確認、管理者による従業員の振替出勤処理も可能
- 予実管理：売上・人件費・その他販管費管理等の確認が可能
料金
400円/ユーザー
RAMANAS
出典：https://www.sbn.co.jp/ramanas/
「システムバンク株式会社」が提供するシフト管理システムです。
国公立・民間病院、福祉施設等に定評のあるツールです。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応できます。
基本機能
とりわけ、看護師のワークライフバランスに配慮したシフトの作成へ25年以上前から取り組み、その経験を活かした機能が揃っています。
- AIによるシフト自動作成：自動作成によってシフト表の作成時間が大幅減少、労働環境の改善だけではなくコストカットにもつながります。
- AIによる公平なシフト：条件に沿った理想的なシフト表が完成するので労働環境は改善され、スタッフの負担が軽減します。
- 誰でも簡単に作成可能：本稼働前にしっかりと操作教育を行うサービスも用意されています。一人で作成ができるまで丁寧に指導します(導入時を含めて3ヶ月間のサポート)。リモートによるサポートも契約可能です。
料金(税込)
初期導入パック(初期設定、セットアップ、作成支援)は308,000円～です。
月額料金は11,000円～です。
ジョブスイート パートタイム
出典：https://jobsuite.jp/parttime/
店舗主導およびスタッフ主導、２つの方法でシフトの作成・管理が可能です。
従業員規模は限定されず全ての規模に対応できます。
基本機能
シフトの作成がオンラインで完結する便利なツールです。
- 店舗管理：店舗の登録/編集やシフトの基本情報編集が可能
- 役割管理：業務の役割の登録/編集
- ユーザー管理：管理画面の操作者の登録/編集
- スタッフ管理：シフト対象者の登録/編集
- シフト表作成：シフト作成期間を指定し、シフト表を作成
- サインアップ：承認後にスタッフページへアクセス可能
- 予定シフト登録：予定シフトの登録、日別にシフト可否の回答が可能
料金
要確認
Oracle Field Service
出典：https://www.oracle.com/jp/cx/service/
「日本オラクル株式会社」が提供するシフト管理システムです。
作業員管理だけでなく、在庫管理や物流管理にも対応可能です。
ルーティング、スケジューリング、管理を行う直感的なツールが用意されていて便利です。
基本機能
利用可能な最速の最適化スケジューリング・エンジンを使用した機能が用意されています。
- 時間ベースのルーティング技術：時間ベースの予測型自己学習ルーティングエンジンが用意され、機械学習（ML）とAIの力が活用できます。
- パフォーマンス・パターン・プロファイル：機械学習によって生成された独自のワーク・フィンガープリントを使用、特定の従業員が仕事完了にかかる時間を見積もります。
- 自動リソースルーティング：作業に最適なスケジュールが自動化され、効率的なスケジュールが組まれます。
- ルーティングの視覚化：複数のルーティング案を視覚的に比較、ルーティング効率とリソース使用率を最大限に高めます。
料金
要確認
らくしふ
「株式会社クロスビット」が提供するシフト管理システムです。
単独店舗～大規模チェーンまで活用できるクラウドサービスとなっています。
LINE WORKSとの連携設定が可能です。
基本機能
LINEと連携した便利な機能が利用できます。
- ビジネスチャット：LINEを利用しグループで共有できるノートや予定、フォルダの機能を活用
- 多様なアプリ：社内周知ができる掲示板や、メンバーの予定も把握できるカレンダー等
- メンバー管理機能：従業員追加や権限付与や、従業員のサービスの利用でもモニタリングが可能
- セキュリティ：国際認証を取得した高いレベルのセキュリティ
- 連携ツール：Botテンプレート、APIドキュメントを利用した新たなBot開発も可能
料金(税抜)
初期費用は無料、無料プランもあります。
| プラン | 年間契約(1ユーザー) | 月額契約(1ユーザー) |
|---|---|---|
| フリー | 0円 | 0円 |
| ライト | 300/月 | 360/月 |
| ベーシック | 500/月 | 600/月 |
| プレミアム | 1,000/月 | 1,200/月 |
シフオプ
「株式会社リクルート」が提供するシフト管理システムです。
店舗間でのシフト共有が出来て、急な欠員による他店舗へのヘルプ要請も簡単操作で一斉送信が可能です。
基本機能
操作が簡単で、自社に都合に合った柔軟な設定が可能です。
- シフト希望収集：シフト申請の自動反映、自動締切メールの設定可
- シフト作成：時間や曜日が固定のシフトパターンを「基本シフト」としてシフオプに登録可能
- シフト共有：シフトを確定すると、従業員に自動メールやアプリで通知
- シフト調整：店舗間でシフト情報を共有することができ、店舗間ヘルプの運用が可能
- 権限・組織設定：シフオプ上での管理権限、店舗や所属、グループ等の設定が可能
- メッセージ機能：シフトに関するメッセージをやりとりが可能
料金(税抜)
初期費用は無料、月額費用は1ユーザーにつき300円～となります。
シフト管理システムを導入するメリット
シフト管理システムを導入するメリットを詳しく教えて欲しいです。
こちらでは、シフト管理システムを導入する4つのメリットについて取り上げます。
作成時間の短縮
従業員がシフトの提出を行う→担当者がExcel入力→改めて店舗の状況確認→従業員のスキル等を考慮しシフトを組む、というアナログな作業を簡略化できます。
管理責任者がシフトを手作業で組む場合、従業員の数が増えるほど手間はかかります。
数日間を要することになるかもしれません。
しかし、本システムを導入すれば、各従業員はスマートフォンから簡単にシフトの提出ができます。
そのため集計しやすく、事前に設定された条件でシフトを自動で組んでくれるので、作業の手間が大きく軽減されます。
人的ミスの回避
紙・Excelでシフトを作成すれば、手入力・打ち直しという作業となります。
これでは、手書きで提出されたシフト希望表の文字・数字を、担当者が読み間違えて希望しない時間に配置したり、従業員が不足する時間帯ができたりする等、なかなか人的ミスを防止できません。
また、一部の従業員の法定労働時間を超過していたという労務リスクもあり得ます。
しかし、シフト管理システムを導入すれば、データを一元管理する事が出来て入力・転記のミスを防止できます。
その他、従業員が労働状況・時間を把握できるので、ベテラン従業員・スキルの高い従業員に頼り切ったシフトの作成、それに伴う過重労働も予防できます。
勤怠管理の効率化
従業員数が多く、勤務形態だけでかなりの種類があると、勤務コードの入力作業、勤怠データとの付き合わせ等へ、多くの労力・時間を割かなければいけません。
しかし、勤怠管理機能を備えたシフト管理システムが利用できれば、各従業員の勤務形態の区分、残業時間、欠勤の有無、早退・遅刻はあるのか、有給等にも対応した勤務データが自動で集計されます。
この自動化により、勤怠管理の作業にかかる負担は大きく削減することが出来るはずです。
従業員不足の解消
シフト管理システムを導入すれば、各店舗・現場で特定の曜日・時間帯のシフトが把握でき、どの時間帯の人員が不足しているのかも判明します。
それに合わせ、従業員の募集を行うという対策が講じやすくなり、より安定したシフトを組むことが可能となるはずです。
また、従業員が不足している場合、欠員がでた場合、シフトへ入ることのできる従業員への連絡、他の店舗に応援を依頼することも可能です。
シフト管理システムを導入することで、シフトを組む業務の効率化が見込めることで、ヒューマンエラーや労務リスクの回避だけではなく、従業員の募集や配置なども容易に出来るようになる。
シフト管理システムを導入する際の注意点
そこで、シフト管理システムを導入する際の注意点が知りたいです。
こちらでは、シフト管理システムを導入する際の注意点を2つ解説します。
クラウド型商品は利用ユーザー数に注意
前述したようにシフト管理システムは、主にクラウド型商品が販売されています。
クラウド型なら初期費用0円の場合がほとんど、導入したらすぐに利用することが可能です。
ローコストで導入しやすいメリットがある反面、月額料金が間違いなく発生する、セキュリティが不安、というデメリットもあることを認識しておきましょう。
月額料金は1ユーザー月額数百円と格安を売りにする商品が多いものの、利用ユーザーが多ければその分、料金負担が重くなります。
ケースによっては月額定額制より負担増となこともあるでしょう。
また、セキュリティは提供会社頼みなので、コンピューターウィルスで提供会社のサーバがダウンすれば利用は不可能となります。
導入前には提供会社がどんなセキュリティ体制をとっているのか、よく確認しておきましょう。
クラウド型のシフト管理システムは、初期費用は抑えられるが企業規模などによってランニングコストが大きくなる可能性がある。
オンプレミス型は初期費用が高い
オンプレミス型は、サーバー機器等のハードウェア・業務用アプリケーション等のソフトウェアを、自社で管理する施設内に設置して運用する商品です。
初期費用は非常に高く数百万円以上もする場合があります。
また、導入の際はクラウド型のように、すぐ利用ができない難点もあります。
そのため、オンプレミス型シフト管理システムはあまり多く販売されていません。
しかし、オンプレミス型商品を一度導入すれば、自社内でセキュリティ対策を十分に図ることができます。
また、月額料金も発生しない場合が多く、毎年保守費用が掛かる程度です。
導入しやすいクラウドか、長期的にみてローコストが期待できるオンプレミスか、自社に都合の良いタイプを事前に決めておきましょう。
オンプレミス型は、導入コストは掛かるが、セキュリティ面やランニングコストはクラウド型よりも抑えられるが、導入に時間が掛かるなどのデメリットもある。
シフト管理システムのよくある質問
シフト管理システムについてお聞きするうちに、いろいろな質問が出てきました。
こちらでは、シフト管理システムに関するよくある質問を解説します。
無料のシフト管理システムは大丈夫か？
前述した、おすすめのシフト管理システムの中には、初期費用・月額料金0円の無料プランもあります。
もちろん、基本的なシフト管理の自動化に対応している商品ばかりで、無料だから機能に重大な欠陥があるわけではないです。
ただし、非常にシンプルな機能のみが設定され、かつ利用できる人数も非常に限定されています。
無料プランを利用する場合は、自社のニーズを満たす機能が整っているのかよく確認しましょう。
従業員が数人しかおらず、シンプルな機能しか要らない事業所には有益なプランと言えます。
もちろん、現時点では無料プランで十分ながら、事業拡大の際に有料プランへ変更したい事業所にも最適です。
無料プランを用意しているシフト管理システムも多いが、シンプルで基本的な機能しか利用できないケースがあるので、自社の規模などを考慮して利用を検討しなければいけない。
いきなり導入して失敗が怖い場合はどうすればいい？
このようなケースでも無料プランから始めるべきですが、無料プランだけでは自社に必要とする機能が揃っていないこともあるでしょう。
なるべく短期間に本システムを導入し、一通り充実した機能を利用して、継続するか否かを決めたいものです。
そんな場合は各商品で用意されている「お試し期間」を活用してみましょう。
お試し期間は現在のところ、ほとんどのシフト管理システム提供会社が用意しているサービスです。
期間内なら無料で利用でき、本システムが自社に合わない場合は継続しなくても構いません。
お試し期間に、本システムをまずは特定のグループで利用してもらい、使い勝手がどうか感想を得た上で、本格的な導入を決断するのも良い方法です。
しかし、お試し期間は「14日間」「1ヶ月間」と、各商品で期間が異なる場合もあります。
あまりダラダラ利用しているままだと、期間が経過する恐れもあります。
各システム提供会社では、「無料プラン」や「お試し期間」を設定しているため、それらを利用してみて、使い勝手などを確認するのもシステム選びには有効と言えるでしょう。
おすすめのシフト管理システム｜まとめ
シフト管理システムは多種多様な商品が販売されています。
低価格であったり、多機能であったりと個性豊かです。
各ツールとの連携が取れるシステムも多いため、自社に既存の業務効率化システムがある場合などは、連携出来るのか、従業員が利用しやすいのかなどもしっかりと確認をしましょう。
自社のニーズに合った機能があるか、重い負担とならない料金設定かなど、複数の商品と比較しつつ理想の商品を選定しましょう。
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