おすすめのタスク管理ツール10選！無料のツールや導入時のコツもご紹介

この記事を読んでいるあなたは、

上記のような思いを抱いているかもしれません。

この記事では、そのような課題を解決するために、「おすすめのタスク管理ツールと導入ポイントのコツ」をご紹介します！

タスク管理ツールとは？

タスク管理ツールとは、仕事の優先順位や作業進捗スケジュールなどをわかりやすく可視化できるため、仕事の効率をアップさせることができるツールのことです。

プロジェクトを進行するにあたって、タスク管理ができていると個人の状況やプロジェクトの進み具合が一目でわかるので、仕事を予定通り進めやすくなります。

しかし、タスクが多くなってしまうと逆に管理が難しくなるという欠点があります。

そういったときにタスク管理ツールを使うことで、タスクの整理ができてより、作業を効率的に進めることができるようになるでしょう。

タスク管理ツールのメリット

タスク管理ツールを導入することで、以下の3つのメリットがあります。

これらのメリットが、複雑なプロジェクトもうまく管理して進行させることができ、成功へと導いてくれます。

また、プロジェクトをうまく進めることができるだけでなく作業効率を改善してくれるでしょう。

しかし、タスク管理ツールのメリットをきちんと把握しておかなくては、活かすことができません。

ここでは、それぞれどういったメリットなのかを、詳しく解説していきます。

タスクの進捗が明確になる

タスク管理ツールを使用することで、タスクの進捗が明確になります。

たとえば、いくらタスクを立てても、優先順位がはっきりしていなければ、必要なタスクを後回しにしてしまうことが考えられます。

優先順位をはっきりさせ、先に何をするべきかを明確にすることで、同時進行のタスクであっても重要な方を先に終わらせることができるでしょう。

しかし、タスク管理ツールを使うことで、開始日時と終了日時ごとにタスクをカレンダーに当てはめていくことができます。

つまり、スケジューリングが簡単にできるということです。

優先順位をつけることとスケジュールを可視化することで、タスクの進捗を明確にすることができます。

課題の内容をチームで共有できる

課題の内容をチームで共有できるというのも、重要な点です。

チーム単位でタスク管理をすることができるため、課題の進捗が思わしくない社員がいれば、チームのほかの社員にタスクを分割して任せることができます。

各自のタスクを可視化することによって、進捗の思わしくない社員への声掛けができるようになり、なおかつ先に進んでいる社員に割り振ることで、全体の進捗速度を上げることができるでしょう。

全体の進捗を見るだけでなく、個人タスクも共有することができるため、期日までに終了できないタスクはほかの社員に声をかけて手伝ってもらうことができます。

課題の内容をチーム内で共有できるということは、チーム内でプロジェクトの進捗上なにかがあったときにはすぐに知らせが行くでしょう。

コミュニケーションが円滑になる

チャット機能があれば、コミュニケーションを円滑に進めることができます。メンバーが離れたところにいても、簡単にリアルタイムで話をすることができるでしょう。

もちろんどのツールを使うのかにもよりますが、SNSのようなやり取りができるツールもあるので、自社の雰囲気に合う使いやすいツールを選ぶといいでしょう、別のツールを立ち上げなければならないときには、ファイルのアップロードや細かいやり取りがしにくいものです。

しかし、タスク管理ツールにチャット機能が搭載されていれば、スケジュールや今後の予定、プロジェクトの進行具合なども確かめながら話ができるので、便利です。上司と部下のコミュニケーションもより、取りやすくなるでしょう。

出張先からでもチャット機能が使えたり、プロジェクトの進捗を確認できたりするツールがほとんどです。

何より、テレワークの人ともリアルタイムでの会話が可能なので、問題なくプロジェクトを進めることができるでしょう。

無料でスタートできるおすすめ管理ツール5選

タスク管理ツールは、無料のものや有料のものなどさまざまです。

特徴もそれぞれあり、機能や特徴を把握しておくことで自社に合った管理ツールを選ぶことが重要です。

無料であっても基本的な機能は入っていて、使い慣れてきたら有料のプランにグレードアップできるものもあります。

基本的に、ほとんどのタスク管理ツールは無料プランのほかにも有料プランがあるからです。

そのため、まずは無料プランで使ってみて、社員が操作に慣れてきたころに有料プランにするということもできるでしょう。

ここでは、無料で始められる管理ツールを5つ紹介します。

できるだけお金を掛けたくない、安く始めたいと考えているなら、無料でスタートできるタスク管理ツールを試してみてください。

asana

出典：https://asana.com/ja

asanaは、プロジェクトマネージャーとしてプロジェクトの進捗管理をするのにおすすめなタスク管理ツールです。

無料プランと有料プランがあるため、まずはお試しで無料プランから入って、使い慣れて必要と思えば、有料プランに変更できます。

また、チームの進捗がリアルタイムでわかるように情報を可視化できるのが特徴です。

チャートやダッシュボードなどで、チームやメンバーごとにグラフや数値を使って見ることができるため、仕事を均等に割り振ることができるでしょう。

公式サイトによると、導入実績は93,000社以上となっていて、世界中でも人気のあるタスク管理ツールです。

機能はシンプルでありながら、コミュニケーション機能やコラボレーション機能など必要な機能は一通り揃っているため、使い勝手がいいのも嬉しいポイントです。

また、200を超える他社ツールと連携が取れるのも特徴といえるでしょう。

プロジェクトのスタートから終了までに必要なすべてがそろいます。

仕事を整理して、効率よくしたいのであればおすすめのツールといえます。

初期費用は確認が必要ですが、料金プランはBasicプランが無料・Premiumは1ユーザーにつき、月々1,200円～・Businessは、1ユーザーにつき月々2,700円～となっています。

【asanaの特徴】
・無料プランと有料プランがある
・情報を可視化
・100を超える他社ツールと連携

trello

出典：https://trello.com/

trelloの特徴は、機能がシンプルであるという点です。

使いやすいだけでなく見やすい工夫もされていて、プロジェクト管理やタスク整理・チームの連帯意識の構築もすべて同じ場所で行えるようになっています。

カードを使ってさまざまな管理が行えるので、作業効率が全く違ってきます。

カードは作業を効率的に行うためのもので、チームメイトと共有するだけでなく追跡や管理もできます。

任意のカードをうまく活用して、タスクの期限の確認や添付ファイルの確認などをおこないましょう。

また、ロボットによる自動化を活用することで短銃作業は任せることができます。

たとえば、プロジェクト上でのリストの移動や今後の締め切りの表示などといった面倒なタスクやクリックを減らすことができれば、その分重要な案件に時間を割くことができるでしょう。

そのほか、自社に合わせて都合のいいようにカスタマイズすることができ、人気の作業ツールの統合も可能です。

各種ツールだけでなく、チームで使用しているアプリも直接統合することが可能なため、使いやすくどんどんカスタマイズしていきましょう。

プランは全部で3種類あり、FREEは無料でできるプランです。

使い勝手を確かめて、良ければさらに多くの機能が使えるSTANDARDにグレードアップできます。

STANDARDは、1ユーザー当たり、月々5ドルで使用可能です。

【trelloの特徴】
・機能がシンプル
・単純作業は自動化
・アプリを直接ワークフローに統合
・組織に合わせてカスタマイズできる

monday

出典：https://monday.com/lang/ja/

1つのプラットフォームで、チームのタスク・プロジェクト・スケジュール・ファイル・チャットなど必要なものをすべて一元管理できるのが強みです。

カスタムボードで常に最新情報を表示・共有できるため、プロジェクトの進捗を妨げません。

社内で活用しているほかのテクノロジーや他チームが使用しているタスク管理ツールなどと、ワンクリックで連携が可能です。

そのため、他チームとの連携がとりやすく、複数のチームが合同で進行するような複雑なプロジェクトも、進捗管理しやすくなるでしょう。

ワークスペースは無制限で作成管理でき、デザインも使いやすいものを選べます。

セキュリティ対策にも力を入れているため、重要な情報が社外に漏れることはありません。

また、無料プラン・有料プランとありますが、すべてのプランが14日間無料でお試し使用できるのも利点です。

FREEは無料で使用できるプランなので、登録だけしておけばだれでも使うことができます。

BASICは、ユーザ1人につき、月々1,100円、PROはユーザー1人につき月々2,200円となっています。

どのプランを使うかによって使用できる機能も違ってくるため、使いたい機能があるプランを選ぶようにしましょう。

ちなみに、カスタマイズ可能な200以上のテンプレートが用意されているので、使い方に迷ったらひとまずテンプレートを使用してみてください。

【mondayの特徴】
・1つのプラットフォームで一元管理が可能
・プロセスを可視化
・50以上のテクノロジーを連携

Notion

出典：https://www.notion.so/ja-jp

日常業務と知識が一元管理されるので、リアルタイムで新しい情報を共有することができます。

チームやプロジェクト、ドキュメントをすべてNotionでつなげることによって、チーム全員で同じ情報を共有することができるのもポイントです。

「その情報を知らなかった」「一部の人にしか伝わっていない」などということを防げます。

ドラッグ＆ドロップするだけで、必要なワークフローを作成できるのも、うれしいポイントです。

カスタマイズがしやすく、自社に合った使いやすいワークフローを作ることができるでしょう。

サポート体制もきちんと整っていて、とくにコミュニティで作成された何千もの既存テンプレートが使えるのは大きな利点です。

繋がっているだれもが簡単に情報を探し出すことができ、リアルタイムでの情報共有も行っているため、テレワークもしやすいでしょう。

パーソナルプランは無料で使えるものの、制限が5人だけとなっています。

パーソナルProプランは、ユーザー1人当たり月額5ドルで利用でき、ファイルのアップロードやゲスト人数が無制限となっています。

チームプランは、ユーザー1人につき、月額10ドルとなっています。

チームプランになると、ゲスト以外にチームメンバーも無制限・同時編集・共有が可能となっています。

【Notionの特徴】
・望み通りカスタマイズできる
・プロジェクトのリスト化が可能
・規制テンプレートが無料で使用可能

Google ToDo リスト

Google ToDo リストは、Googleが提供するタスク管理アプリです。

Google WorkspaceかGoogleアカウントがあれば無料で利用できるツールで、パソコンがなくてもスマホとネット環境があればすぐに使うことができるのが利点です。

指定した相手とタスクを共有することで、進捗状況の共有が可能なため、複数のプロジェクトにかかわらなければならないときなどにおすすめです。

また、タスクを細かく分類したいときなどに、簡単な操作でできるため、使いやすいというのも特徴です。

たとえば、仕事とプライベートを分けて管理することができるタスク管理ツールも多くあります。

しかし、Google ToDo リストの場合は案件ごとに分類ができるため、管理がしやすいのもポイントといえるでしょう。

とくに複数の案件を抱えている場合や、プロジェクトが複雑でタスクが多くなってしまう場合などには、「優先的にやるべきこと」がわかりやすくなります。

また、タスクを登録することができるので、毎月同じ案件が来る場合には、繰り返しタスクの設定をしておくと便利です。

何より、最低限の機能のみ登載されているため、シンプルでだれにでも使いやすいのが大きなメリットといえるでしょう。

料金は無料で利用できるので、とりあえずタスク管理ツールを試してみたいという人にはおすすめです。

【Google ToDo リストの特徴】
・進捗状況を共有できる
・簡単な操作でタスクを分類
・繰り返しタスクの設定が簡単

高機能でおすすめ管理ツール5選

無料の管理ツールも悪くはないですが、もっと高機能の方がいい、欲しい機能があるというようなら、有料でも高機能の管理ツールを探しましょう。

有料だからよいというわけではないですが、やはり機能が高い管理ツールが欲しいなら、有料のほうがいいでしょう。

有料ツールであっても無料プランがあるものもあり、そういったツールはお試し程度で使ってみてください。

もちろん無料で使っているタスク管理ツールをグレードアップさせる方法もありますが、現在使っている状態で満足できていないのであれば、まったく別のタスク管理ツールに挑戦してみるのもおすすめです。

自社に合った機能を有している管理ツールを選ぶことが大切です。

ここでは、高機能でおすすめの管理ツールを5つ、紹介します。

バックログ

出典：https://backlog.com/ja/

【バックログの特徴】
・国内シェアNo.1
・機能が充実
・プロジェクトの進捗がわかりやすい

金額

さまざまな業界で使われているタスク管理ツールの中で、国内No.1のシェアを誇っているのが、バックログです。

シンプルで使いやすく、タスク管理やプロジェクト管理だけでなく、バグ管理や課題管理までが可能なのが特徴です。

プロジェクトの管理に必要な機能はすべて詰め込まれていて、とにかく機能が充実している管理ツールとなっています。

各自でタスクを管理しているから責任者にタスクの進捗具合がわからないというときには、ぜひ使ってみましょう。

さまざまなファイルや記録も一元管理できるため、どこにあるのか探す必要もなくなります。

また、キャラクターアイコンやいいね機能なども搭載されているため、使っていて面白い管理ツールでもあります。

プランによって機能の充実具合が変わってくるため、どの機能が必要なのかをよく考えてから、申し込むようにしましょう。

ZenHub

出典：https://www.zenhub.com/

GitHubに統合されているのが特徴で、GitHubのデータを使用することができるのが特徴です。

そのため、プロジェクトの進捗状況を常に最新に保つことができます。

重要な情報も組織全体で共有することができ、個人のタスク管理には柔軟に対応することが可能なため、よりプロジェクトの進捗管理がしやすくなるでしょう。

ワークスペースは、自社に合わせたカスタマイズが可能なので、使いやすくカスタマイズしてみてください。

「かんばんボード」を使うことでタスクを楽に管理することができ、使い方はドラッグ＆ドロップするだけで簡単に使うことができるため、おすすめです。

無料のプランでは、無制限のチーム ワークスペースとコミュニティベースのサポート・Zenhubのすべての機能へのフル アクセスが可能ですが、それ以外の機能は使うことができません。

高度なコラボレーション機能が必要であり、強力なサポートが欲しいなら、成長プランを選ぶようにしましょう。

企業プランを使う場合には問い合わせが必要になりますが、請求書機能や優先サポート機能を使うことができます。

成長プランは14日間の無料トライアル、起業プランは230日間の無料トライアルがついています。

【ZenHubの特徴】
・GitHubに統合されている
・カスタマイズがしやすい
・ドラッグ＆ドロップするだけ

Taskworld

出典：https://taskworld.com/ja

各タスクに費やした時間を計測することが可能になる、タイム計測機能が搭載されているため、タイムマネジメントが可能です。

視覚的な情報共有や管理が可能で、感覚的な操作ができるため、使いやすいのも特徴といえるでしょう。

細かいタスク設定も簡単にできるので、たくさんのタスクを立てる必要があるプロジェクトも、無理なくタスク立てが可能です。

最新のタスクの進捗状況を、グラフなどにしてみられるアナリティクス機能があるので、視覚的に素早く把握することが可能となっています。

リアルタイムで相談ができるチャット機能もあるため、テレワークがしやすい環境が作れます。

タスクは色やラベル、サブタスクなど細部まで細かく分類できるため、テーマを決めてわかりやすく整理するようにしましょう。

料金プランには無料プランもありますが、無料プランでは導入時のサポートが受けられないため、よく考えてから導入する必要があります。

プレミアムプランとなると、ユーザー・プロジェクト数のどちらも無制限になります。

ストレージ容量も一気に100GBまで増えるので、総合的な管理ツールとして活用したいのであれば十分満足できる機能を備えています。

ビジネスプランは、本気で業務の効率化を図りたい場合に導入されるプランであり、ストレージ容量が1TBとかなり大きいのが特徴です。

【Taskworldの特徴】
・タイムマネジメントが可能
・直感的な操作が可能
・アナリティクス機能がある

kintone

出典：https://kintone.cybozu.co.jp/

kintoneは、アプリと呼ばれる機能を社員個人が選んで導入しなければならないため、ITに詳しいのであれば使い勝手がいいといえるでしょう。

ばらばらな情報を一つにまとめることができるので、情報の管理が簡単です。

また、チャット画面のようなリアルタイムのコミュニケーションとデータ管理画面が一つになっているので、視覚的に見やすくわかりやすい構造です。

リマインド通知機能があるため、日時を条件として通知が来るようにしておけば、タスクが抜ける心配はありません。

また、だれがどの対応をしているのかがわかるので、業務の進捗管理が簡単になるでしょう。

プロセス管理が可能であるということは、どのタスクを優先してやるべきなのかもわかるということです。

そのため、「このタスクをする時間がもうない」となる前に、手が空いていそうな社員を探してタスクの完了を頼むこともできるでしょう。

どこからでもアクセスでき、プロジェクトの進行具合が一目で理解できるため、テレワークをしやすいのも、導入の利点です。

30日間は無料で使用できるため、まずは一度試して使い勝手を見てみるということが可能です。

初期費用は無料で、1ユーザー単位で契約できるのも魅力といえます。

プランの違いは、使用できるアプリ数や、さまざまなデータを保存できるスペース数の違いです。

人数が多いなら、スタンダードコースがおすすめです。

【kintoneの特徴】
・リマインド通知でタスク漏れを防止
・プロジェクトが可視化できる
・コミュニケーションがとりやすい

タスク管理ツール導入のポイント

タスク管理ツールは、とりあえず入れればよいというものではありません。

導入のポイントを抑えて、自社に合ったタスク管理ツールを導入する必要があります。

とはいえ、導入のポイントがよくわからないという人も多いでしょう。

タスク管理ツールは種類も多いため、選び方がわからなければ、自社に合ったツールを選ぶのは難しいからです。

そのため、何を基準に選ぶべきなのか、なぜ導入するのかを明確にし、導入する理由を社員と共有しましょう。

どのようなポイントがあるのかを確認して、より自社に合ったタスク管理ツールを選びましょう。

導入目的を明確にする

タスク管理ツールを選ぶには、導入の目的を明確にする必要があります。

「とりあえず便利そうだから導入してみたい」「仕事がやりやすくなると聞いたからよくわからないけど使ってみたい」というのでは、意味がありません。

とくに経営陣だけが導入の目的をわかっていたとしても、社員はなぜ使わなくてはならないのかがわからないため、使おうという気にはなかなかなれないでしょう。

機能をうまく使いこなして仕事の効率を上げるためには、なぜ導入したいのか、導入する目的や理由をはっきりさせておくことが重要です。

目的がはっきりしていれば社員の間に不安が広がることなく、どういった機能が必要なのかがわかるからです。

コミュニケーションは重要

タスク管理ツールを導入するなら、コミュニケーション機能が充実しているものを選びましょう。

テレワークが多い場合や、外出先での作業が必須になる場合など、リアルタイムでコミュニケーションが取れるかどうかが重要になってきます。

チャット機能が充実している、チャット画面と同一画面に資料を呼び出すことができるなど、タスク管理ツールによって機能は違います。

その中でもとくにコミュニケーション機能に優れているもの、自社に合う機能を持っているものを選ぶようにしてください。

また、上司にとって部下の進捗状況をしっかり把握し、進捗が遅れている部下に声かけをするなどして、コミュニケーションをきちんととれるようにしましょう。

クライアントとのコミュニケーションも部下とのコミュニケーションも同じくらい大切なので、ぜひいろいろなツールを試してみてください。

全体のスケジュールを管理できる機能や、チャット機能などがついているタスク管理ツールを選ぶことが大切です。

サポート体制を整える

タスク管理ツールを整えることで、サポート体制を整えることも重要です。

個人別やチーム別のスケジュールをわかりやすく管理できることで、一人に仕事が集中しすぎないようにできます。

また、操作方法がわからない場合や、ツールが突然使えなくなったなど、何かあったときに確認できる窓口がなければ、いざというときに困ってしまうでしょう。

また、中には技術的な面をサポートしてもらいながら導入しなければならない場合もあります。

そのため、サポートの窓口はいつなら電話が通じるのか、休日や夜間はどうなっているのかなど、事前に確認しておくことが重要です。

まとめ：タスク管理ツール導入は導入前の準備も重要！

タスク管理ツールは、導入前の準備も大事です。

導入前の準備を忘れてしまうと、結局使わずに放置したまま、などということにもなりかねません。

たとえば、導入する前には、社員にそのことを告知する必要があります。

なぜタスク管理ツールの導入が必要なのか、会社側はどのようなことを求めているかなどです。

もちろん話をするだけでなく、まったく知識のない社員もいるため、社員に対する研修や勉強会なども重要です。

なぜ導入する必要があるのかをきちんと知らせることで、タスク管理ツールの機能を使いこなすことができるでしょう。

社内のサポート体制も整えておき、わからないところがあればすぐに確認できるようにしておきましょう。

事前準備をしておくことで、自社に合ったタスク管理ツールを選んで、仕事を遅延なく効率的にこなせるようにできます。