この記事では上記のような悩みを解決します。
会社を運営していく上で予算の編成や計画などは欠かせないものですが、「予算管理に伴う業務に時間が掛かってしまう」と感じる人も多いのではないでしょうか？
予算管理システムを導入すれば、プランニングや進捗管理はもちろん、シミュレーションや分析など専門的な知識が必要な業務も大幅な効率アップが見込めます。
そこで今回の記事では、おすすめの予算管理システムのランキングや、比較ポイント、メリット・デメリットなどを紹介していきます。
予算管理システムを導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
- 予算管理システムの導入によって予算編成が効率化する
- データ集計や分析の精度が上がり、人的ミスが少なくなる
- 予算管理システムにはExcelタイプや効率特化タイプなどがある
- 会計システムや経営管理システムとの連携で包括的な管理が可能
- 導入コストが掛かるというデメリットも存在する
目次
そもそも予算管理システムとは
予算管理システムとはどういったもので、導入することで一体何ができるようになるのでしょうか？
ここでは予算管理システムの基本的な概要について解説をしていきます。
予算管理システムの特徴・機能
まず予算管理というのは、企業の経営計画などに基づいて1年ごとに編成され、利益を出すための目標を適切に管理することを目的としたものです。
企業の予算には様々な種類がありますが、予算管理ではすべての種類の予算を一元化してマネジメントを行います。
予算管理に関する業務は、編成から進捗管理・分析まで多岐に渡るため、企業規模が大きくなるほど膨大な人材と時間が必要になってくるものです。
そこで予算管理システムを導入することにより、予算管理に関する業務に掛かる時間を大幅に短縮することができます。
予算管理システムの主な機能は以下の通りです。
- 予算編成などのプランニング
- 予算編成後のシミュレーション
- KPI設定
- 進捗管理や分析情報の提示
- 人件費に関する情報の一元管理
このように、予算管理システムでは予算に関連するほぼ全ての業務を行うことが可能となっています。
予算管理システムの3つのタイプ
予算管理システムには大きく分けて3つのタイプがあります。
- Excelのような操作感で使えるタイプ
- 効率化を重視したタイプ
- 経営管理・経営支援に内包されているタイプ
予算管理を手動で行う場合、OfficeソフトのExcelを使用しているケースが多いです。
予算管理システムもExcelのような書式やグラフなどを使いたいというユーザーニーズに応えるため、Excelライクな予算管理システムが1つ目のタイプです。
2つ目の効率化を重視したタイプでは、直感的な操作が可能なようにUIが最適化されており、Excelが使えない人でも予算管理がしやすい仕様となっています。
3つ目は、経営管理システムに予算管理システムが付属しているタイプで、こちらは予算以外にも経営全般に関する業務を同時に管理したいユーザーに向いています。
なお、予算管理システムにはパッケージとクラウド版の二種類がありますが、最近は月額料金で気軽に始められるクラウド版が人気を集めています。
おすすめの予算管理システムの比較ポイント5選
予算管理システムはたくさんリリースされていますが、自社に見合ったサービスを選ぶためには押さえておくべきポイントがあります。
ここでは予算管理システムを比較するときに見るべきポイントを5つピックアップして紹介していきます。
- Excelからの移行がスムーズに進むか
- 会計システムなどと連携することができるか
- 分析機能やシミュレーション機能が備わっているか
- セキュリティ対策が万全か
- 費用と予算が見合っているかどうか
Excelからの移行がスムーズに進むか
予算管理システムを導入する際には、過去のデータを効率よく利用するために元々の予算管理からデータを移行してくる必要があります。
例えば、予算管理をExcelで行っていた場合、直接Excelデータをインポートできたり、Excelと同じような操作感で使える予算管理システムを選ぶことで担当者の負担を軽減することができます。
また、Excelライクでなくとも直感的な操作が可能な予算管理システムであれば、導入時の人的コストをぐっと削減することも可能です。
元々の予算管理から、ITツールである予算管理システムへの移行がスムーズに進むかどうか、社員の声も汲み取った上でしっかり検討しましょう。
会計システムなどと連携することができるか
会計システムとは、企業の会計業務を効率化するためのITツールであり、予算管理システムとは種類の異なるものです。
すでに何かしらの会計システムを導入して運用しているのであれば、新たに導入する予算管理システムと連携ができるかどうかは必ずチェックしておきましょう。
会計システムと予算管理システムの連携が可能なのであれば、会計データに基づいた予算作成も比較的容易になります。
分析機能やシミュレーション機能が備わっているか
予算を円滑に管理するためには、事前のシミュレーションや改善のための分析が欠かせません。
予算管理システムに分析機能とシミュレーション機能が備わっていれば、予算の再編成やケースごとのシミュレーションなどがスムーズに進みます。
会社の規模が大きくなるほど分析やシミュレーションに掛かる時間も多くなるため、分析・シミュレーションに類する機能が搭載されているシステムを選びましょう。
セキュリティ対策が万全か
基本的に予算管理システムのセキュリティは、常に最新版へバージョンアップされているため、Excelで人的に管理するよりも安全であるケースが多いです。
ただ予算管理システムに登録する情報は、機密情報などが含まれているため外部への漏洩には気を付けておかなければいけません。
そのため、予算管理システムを提供している企業がどのようなセキュリティ体制を敷いているのかは、必ずチェックするようにしてください。
費用と予算が見合っているかどうか
予算管理システムを導入する際には、費用対効果もしっかりと検討するようにしましょう。
導入に必要な初期費用や月額料金などはシステムによって異なってきますので、必要な機能とコストが見合っているかどうかをチェックしてみてください。
なお、予算管理システムによっては無料トライアルで使用感などを確かめることが可能となっています。
そのため、いきなり導入をするのが不安なときは、複数の予算管理システムで無料トライアルを試してみてから導入を本格的に検討するのがおすすめです。
おすすめの予算管理システムの比較一覧表
予算管理システムの中でも特におすすめなものを厳選し、まとめた表がこちらです。
| 名称 | 特徴 | タイプ |
|---|---|---|
| ZAC | プロジェクト単位の管理に特化 | 効率重視 |
| Workday Adaptive Planning | 経営管理を同時に実現可能 | 効率重視 |
| Board | 一目で達成状況が分かる売上グラフ | 効率重視 |
| Manageboard | 会計システムからワンクリックでデータ取込 | 効率重視 |
| BizForecast | Excelを活かす予算管理システム | Excelライク |
| Sactona | 小規模から大規模利用まで可能 | Excelライク |
| Diva System FBX | 高速データ更新を実現 | Excelライク |
| fusion_place | 3ユーザーまで無償利用OK | Excelライク |
予算管理システムによって特徴やタイプ、費用感などが異なるため、コスト・機能性・操作性などで最適なソフトを選んでいきましょう。
では、効率重視タイプとExcelライクタイプに分けてそれぞれの予算管理システムについて詳しく解説をしていきます。
効率重視のおすすめの予算管理システム4選！
では、まず初めに効率化を重視する企業におすすめな予算管理システムを紹介していきます。
機能性や直感的な操作性などを求めている人はぜひ参考にしてください。
ZAC（ザック）
ZACはクラウド型の予算管理システムで、案件・契約・プロジェクト単位で業務進行をしている企業向けの機能が多数備わっています。
具体的には、プロジェクトごとの予算編成・収支予想・原価計算・予定表の作成などが可能となっており、さらに勤怠管理や在庫管理などの機能も搭載されています。
プロジェクト単位で収支管理を行うため、赤字となっている案件がどれかということが一目で分かります。
また、IT企業やクリエイティブ業、コンサル、イベント業などを中心に800社以上の企業が導入をしている実績もあります。
Workday Adaptive Planning（ワークデー・アダプティブ・プランニング）
こちらは、業務計画・財務計画・投資計画など様々な方向性から包括的な経営管理をすることのできる予算管理システムです。
予算編成を経理の担当者が行い、事業損益分析・投資や撤退の判断は責任者が行うなど、担当ごとに対応箇所を変えることで社員全員での予算管理が可能となっています。
Excelのような操作性を備えながらも、予算管理に必要なプログラムは全て登録されているため、直感的な操作だけで予算管理ができるのも魅力です。
導入支援や導入後のサポートなども充実しており、分からないことがあっても安心して利用できます。
Board（ボード）
Boardは、ベンチャー企業や中小企業向けのクラウド型経営管理ツールとなっており、月額980円～5,980円で利用することができます。
予算管理に対して目標を設定しておけば売上グラフが表示されるので、目標を達成できそうかどうかが一目で分かります。
他にも発注管理や支払管理、請求書など各種書類の作成、会計システムとの連携など様々な機能を搭載しており、予算に関する包括的な管理が可能です。
Manageboard（マネージボード）
Manageboardは、株式会社マネーフォワードのグループ会社がサービスを提供しているクラウド型の予算管理システムです。
部門・取引先・商品・プロジェクトなどタグを設定しておくことで色々な角度から予算計画や分析結果を出すことが可能です。
ユーザーごとに閲覧や入力などの権限を変えることができるので、幅広く社員と予算管理データを共有できるのも嬉しいポイントです。
また、マネーフォワードクラウド会計をはじめとする会計システムとAPI連携が可能となっており、一度連携をすればワンクリックでデータ取込をすることができます。
使い勝手の良いおすすめ予算管理システム4選
予算管理をExcelで行っている企業は多いため「予算管理システム上でもExcelのような使い方がしたい」と考えるユーザーも多いのではないかと思います。
Excelと同じような操作感で使うことのできるおすすめの予算管理システムを紹介していきます。
- BizForecast(ビズフォーキャスト)
- Sactona(サクトナ)
- Diva System FBX(ディーバシステム エフビーエックス)
- fusion_place(フュージョンプレイス)
BizForecast（ビズフォーキャスト）
BizForecastは、Excelの利点はそのままに活かしつつ、予算管理に特化した集計・分析機能を搭載することでより使いやすくなっている予算管理システムです。
コンセプトは「”脱Excel” から “活Excel” へ」となっており、データ入力などはExcelのインターフェースを使用することができるため、操作感は今までの業務とほとんど変わることがありません。
情報収集や集計・加工などの便利な機能が搭載されているので、データ集計のスピードを速めることができます。
Excelの操作性を活かした予算管理がしたいと思うユーザーに特におすすめの予算管理システムです。
Sactona（サクトナ）
Sactonaは、Excelの機能と画面を全て使うことのできる予算管理システムです。
クラウドでの予算管理が可能なので、Excelソフトとブラウザさえあればアプリケーションのインストールは不要です。
10ユーザーの小規模での利用から、1000ユーザーを超える大規模な利用まで幅広い用途で使うことができるのが魅力です。
また、顧客のニーズに合わせた様々なトレーニングキットが提供されており、Sactonaの使い方をレベル別に学ぶことができます。
Diva System FBX（ディーバシステム エフビーエックス）
こちらはExcelフォーマットをそのまま利用可能な予算管理システムで、エラーチェックや集計作業などの手間の掛かる業務だけを自動化することができます。
また、予算管理をより効率化するため、進捗管理や権限管理、データ集計などの便利な機能が色々と搭載されています。
Excelファイルの配布はDiva System上にアップロードするだけで担当者へ届けることができるため、配布の手間が省けるのも魅力的です。
fusion_place（フュージョンプレイス）
fusion_placeは、経営管理システムも含まれるExcelライクな予算管理システムです。
独自の多次元集計データベースを備えており、リアルタイムでの高速データ更新を実現しています。
クラウド版とオンプレミス版の2タイプが用意されており、企業の状況に合わせて好きな方を選べます。
また、機能制限はあるものの3ユーザーまでは無償で業務利用OKとなっているため、個人事業主や規模の小さい企業であればお金を掛けずにシステムを利用することも可能です。
予算管理システムを利用するメリット4選
予算管理システムを導入することで、業務の効率化をはじめとする様々なメリットを得ることができます。
ここでは予算管理システムを利用するメリットを4つ紹介していきます。
- 予算プランの作成を効率化できる
- 分析やデータ集計の精度が向上する
- 仕事の負担が軽減される
- 予算の再編成が簡単に実施できる
予算プランの作成を効率化できる
予算管理システム導入の最も大きなメリットは、予算編成を効率化できるという点です。
過去のデータや今期の予算データなどを入力すれば自動的にデータを集約してくれるため、大まかな予算編成方針を組み立てることができます。
予算編成自体を自動化することはできませんが、Excelでデータを集計しながら予算計画を作成するよりも遥かに時間を短縮させることができます。
また、一つのシステムで予算管理を一元化できるため、部署ごとの予算編成や実績の管理も非常に楽になるのが嬉しいポイントです。
分析やデータ集計の精度が向上する
Excelなどを使い手動でデータを集計する場合、集計作業に時間が掛かるだけでなく、入力漏れなどの人的ミスが発生することがあります。
しかし、予算管理システムによって分析やデータ集計を自動化すれば、業務が効率よく回るようになり人的ミスも防ぐことができます。
また、予算管理システムは常にデータをモニタリングすることができるため、分析結果やデータ集計そのものの精度を向上させることもできます。
予算の進捗管理をリアルタイムで実施できるのが予算管理システムの強みです。
社員の負担が軽減される
予算管理にはExcelや会計の専門知識が必要であることから、業務を担当できる人が限られてくるのですが、予算管理システムは専門知識なしでも使うことができます。
業務を担当できる社員が増えることで一人ひとりの業務負担を軽減することができ、また、業務の工数自体も大幅に削減できるため、予算管理に関する人件費を抑えられます。
また、予算管理の結果が常に可視化されるため、目標達成や実績など社員のモチベーションアップにもつながります。
予算の再編成が簡単に実施できる
予算編成は、一般的には決算期までに行うものですが、進捗状況によって予算を変更しなければならないケースも発生するかと思います。
手動によるデータ集計で再編成をするとなると、それだけで大きな時間を取られてしまうのですが、予算管理システムを使えば再編成を簡単に実行することができます。
利益が目標を上回りさらに予算を掛けられそうなケースや、反対に目標を達成できそうにない場合など様々なケースがありますが、予算管理システムは何度でも再編成を行うことができます。
実績を積み重ねていくことでより精度の高い予算編成を組むことができるのも、予算管理システムのメリットです。
予算管理システムを利用するデメリット3選
予算管理システムはたくさんのメリットがある便利なITツールなのですが、その一方でデメリットがあるのも事実です。
ここでは予算管理システムのデメリットについて解説をしていきます。
- 導入にコストが掛かる
- 予算管理をしていない企業には必要ない
- 会計システムによって選べるソフトが限定される
導入にコストが掛かる
まず大前提として、予算管理システムを導入するためには、少なからずコストが掛かります。
費用はどの予算管理システムを導入するのかによって異なってきますが、パッケージ版であれば初期費用だけで大きな金額が必要になってきます。
ただ、最近は月額料金で気軽に始められるクラウド版が人気を集めており、中小企業も予算管理システムを導入するケースが増えています。
予算管理システムを使うためには費用が掛かるという点は変わりませんが、コストが気になる企業はクラウド版がおすすめです。
予算管理をしていない企業には必要ない
中小企業やベンチャー企業などでは、「そもそもしっかりとした予算管理を業務に含んでいない」というパターンがあります。
予算計画はどの企業でも立てているものですが、人数の少ない企業になるほど「Excelなどでデータを集計して予算管理をしっかりしている」といった割合は少なくなるものです。
予算管理システムは、業務の効率化や分析結果の精度向上などが大きなメリットであるため、予算管理をそもそもしていないという企業には不必要な場合があります。
予算管理システムが本当に必要であるかどうかは、導入前にしっかりと検討するようにしてください。
会計システムによって選べるソフトが限定される
予算管理システムの比較ポイントでも触れましたが、予算管理システムを選ぶ際には既存の会計システムと連携できるものを選ぶのがおすすめです。
そのため、どの会計システムを使っているのかによって選べる予算管理システムが限られてくる可能性があります。
会計システムも含めて全てのシステムを入れ替えるということもできますが、そうなるとコストや導入の手間が大きくなってしまいます。
会計システムをはじめとする、資金関連システムとの連携ができるかどうかは大きなポイントとなりますので気を付けましょう。
予算管理システムでよくある疑問
最後に、予算管理システムの導入を検討しているユーザーからよくある質問や疑問点について回答をしていきます。
- 予算管理システムは無料で使えないの？
- 中小企業で予算管理システムを導入すべき？
- 予算管理システムはパッケージかクラウドどっちが良い？
予算管理システムは無料で使えないの？
予算管理システムは、基本的には無料で利用することはできません。
そもそもフリーで予算管理システムを提供している企業はほとんどなく、もしあったとしても機能やセキュリティなど信頼性に欠ける可能性が高いです。
ただ、予算管理システムは「無料トライアル」として定められた期間中お試し体験できることがあります。
「予算管理システムがどんなものか触ってみたい」「自社に導入すべきかどうか検討したい」と考えている人は、無料トライアルに申し込みをしてみてください。
中小企業で予算管理システムを導入すべき？
中小企業やベンチャー企業で予算管理システムを導入すべきかどうかは、予算管理にどの程度の時間を割いているのかによって異なってきます。
Excelなどでしっかりとデータを集計し、予算管理をきちんと行っているのであれば予算管理システムを導入するメリットはあります。
逆に予算管理に力を注いでいないのであれば、導入しても使いどころがなく無駄に終わってしまうかもしれません。
売上規模が大きく予算管理に掛けている人件費も多いのであれば、予算管理システムの導入を検討してみてください。
予算管理システムはパッケージかクラウドどっちが良い？
予算管理システムは、パッケージ版とクラウド版のどちらかで提供されていることがほとんどです。
パッケージは自社のサーバーにソフトウェアをインストールするタイプとなっており、初期費用は高額になりますが月額費用などは基本的に掛かりません。
クラウドはサービスを提供している企業のサーバーにアクセスをしてソフトウェアを利用するタイプとなっています。
システムを使い続ける限り月額料金を払わなければならないのですが、導入コストが安く済むためパッケージよりも気軽に導入することができるのがメリットです。
このように、パッケージ版とクラウド版にはどちらもメリット・デメリットが存在するため、自社の予算や業務内容に見合う方を選ぶのがおすすめです。
予算管理システムまとめ
予算管理システムを導入すれば、予算管理に掛かっている手間を大幅に削減できるため、業務効率アップが見込めます。
現状Excelの関数やマクロなどを使って手動でデータ集計をしている企業であれば、予算管理システムの利用で業務効率の改善を体感できる可能性が高いです。
逆に予算管理に時間を掛けていない企業の場合、予算管理システムの導入が不要となるケースもありますので、導入するかどうかはコストや人件費なども加味しながらしっかりと検討してください。
予算管理システムは、パッケージ版とクラウド版、さらにExcelライクなものや効率化重視のものまで様々なタイプがリリースされています。
ぜひ自社の業務内容に合った予算管理システムを選び、業務の効率化を図りましょう。
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