名刺管理ソフトとは、スキャナ・スマートフォン等から名刺を取り込んでデータ化をして一元管理するためのツールです。
散在する名刺を1箇所に集約し、社内で共有できるというメリットがあり、名刺管理ソフトを導入したい経営者も多いはずです。
しかし、名刺管理ソフトは様々な提供業者から販売されており、「名刺管理+α」の機能を備えた製品も多いです。
ベストな名刺管理ソフトを選び出すのはなかなか手間がかかることでしょう。
この記事では、名刺管理ソフトの特徴とメリット・デメリットや、おすすめ名刺管理ソフトなどについて解説をします。
- 名刺管理ソフトとは、名刺の情報をデータ化して管理しやすくするソフトである。
- 名刺管理ソフトを利用することで、顧客データなどの情報を社内で共有しやすくなる。
- 名刺管理ソフトは、個人向けのソフトと法人向けのソフトなどに分けられる。
- 名刺管理ソフトを選ぶ際には、多言語に対応しているのか、対応デバイスは何かを確認するのが重要となる。
- 名刺管理ソフトは、名刺情報の管理機能だけではない。
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目次
名刺管理ソフトとは
こちらでは、名刺管理ソフトとはどんなツールなのか解説します。
名刺が貯まり管理は大変
経営者・役員や営業担当者等、社外の方々に会う機会が多い方なら、事業継続が長ければ長いほど、名刺がどんどん貯まっていくはずです。
そんな膨大な量の名刺の管理は、かなり大変でしょう。
また、放置したり紛失したりすれば、その分ビジネスチャンスへつなげることは難しくなります。
名刺管理ソフトで社内共有が可能
名刺管理ソフトとは、スキャナ・スマートフォン等で名刺を取り込んでデータ化、会社全体で一元管理するためのツールです。
散在する名刺が1箇所に集約されるので、従業員1人だけでなく社内で共有できます。
単なる管理・共有化に限らず、名刺を交換した方の退職・異動・昇進等も確認できる機能がある等、多機能な製品もあります。
ビジネス上で人と会う機会が多い方にとって、名刺の管理は非常に煩雑になりがちである。
名刺管理ソフトとは、紙ベースの名刺をデータ化できて管理がしやすくなる上に、社内での情報共有にも役に立つツールと言える。
名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトには多くの種類と機能がありますので、使いやすさや導入費用、自社システムと連携がどれるかどうかなどを比較しましょう。
加えて、名刺管理ソフトの資料を見る上で「無料プランがあるかどうか」も見ておきたいところ。
名刺管理となると従業員の多くが利用することになるため、全員が使いこなせるかどうかを無料期間にチェックできるというメリットがあります。
最近では、営業支援ツールの中に簡易名刺管理サービスを搭載しているツールも多く、データの引継ぎが可能またはCSV移行に対応しているツールを選ぶ必要も出てきます。
また、慎重に選ばないと次のような失敗例が起こることもあります。
特に、自動読取機能を求めている場合、情報入力の正確性や目視の修正サービスがあるかどうかは確認しておきたいところです。
読み取りの際、エラーが出てしまったり読み取りの精度が低ければ、結局手動入力が必要になり名刺管理ソフトを導入するメリットが得られなくなってしまいます。
中には、目視で確認・修正してくれるソフトもあるので、そういった機能面の比較も必ず行いましょう。
こう言ったトラブルにつながらないよう、資料では①操作方法はわかりやすいか②自社で求めている機能は何か③情報入力の方法の3点をじっくり比較しましょう。
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おすすめの名刺管理ソフト比較一覧
おすすめの名刺管理ソフトを比較してみましょう。
| 名刺管理ソフト | 特徴 | 価格 | 資料DL |
|---|---|---|---|
| Sansan | オンライン名刺交換可 | 要問合せ | 資料を見る！ |
| Eight Team | 個人向けと企業向けあり （Eight Team） |
・基本使用料：月額12,000円～ ・アカウント料：10名まで無料。11名より月額400円 |
資料を見る！ |
| ホットプロファイル | 名刺管理～案件管理まで多機能 | 要問合せ | 資料を見る！ |
| アルテマブルー | 文字補正は2種類 | 月額費用：2,500円/ID～ | 資料を見る！ |
| Wantedly People | 個人向け名刺管理ソフトに特化 | 無料 | 資料を見る！ |
| myBridge | LINEアカウントですぐ利用開始 | 無料 | 資料を見る！ |
| Knowledge Suite | 名刺管理+営業支援ツール | 月額費用：10,000円～ | 資料を見る！ |
| PHONE APPLI PEOPLE | 名刺管理機能+電話帳 | ・初期費用：50,000円 ・月額300円～ |
資料を見る！ |
| CAMCARD BUSINESS | 名刺管理+クラウドオフィス | 月額費用：1,700円/ID～ | 資料を見る！ |
| 名刺de商売繁盛 | 名刺管理+営業支援ツール | 月額費用：30,000円 | 資料を見る！ |
名刺管理ソフトにはたくさんのツールがあり、機能や価格も様々です。
こちらの一覧表のように、個性的な機能を有する製品、利用料金が全て無料の製品もある等、各社が差別化を図り提供しています。
1,2社だけ比較してしまうと、自社に合っていないであったり、より高性能のシステムの逃してしまう可能性が高くなります。
必ず、複数の会社のツールを比較して導入することがおすすめです。
一括資料請求を利用して、効率的に名刺管理ソフトを導入しましょう。
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おすすめの名刺管理ソフト10選を徹底比較
おすすめの名刺管理ソフトの特徴を紹介します。
Sansan
「Sansan株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
業界のサービスシェア率は83%を占め、機能面でも非常に充実した製品となっています。
Sansanの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 名刺データ化：名刺をスキャンするだけで、全社共通の顧客データベースを取得
- オンライン名刺：オンライン名刺のURLを相手に伝えるだけで、オンラインで名刺交換可能
- 人物情報：人物単位での名刺情報管理が可能、詳細な人物像を確認できる
- スマートフォンアプリ：全社員が持つ名刺へ簡単にアクセス可
- 人事異動・叙勲受章情報：名刺交換をした相手に関するニュースを配信
- 会社情報 /組織ツリー：会社の基本情報や財務諸表が、会社マスタとして閲覧可
- タグ付け：1つの名刺に複数の属性を付与することが可能
料金
要問合せ
Eight Team
出典：https://go.8card.net/l/653703/2023-01-10/y3rck
前述した「Sansan株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
個人向けと企業向けに分かれています。
こちらでは企業向けを取り上げます。
Eight Teamの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 名刺共有：従業員間で名刺共有し、社内の人脈を営業に活用可
- 共有タグ：社内のメンバーと共通のタグを活用、登録名刺をグループ化
- CSVダウンロード：名刺情報をCSV形式で一括ダウンロード、顧客リストとして活用
- 共通の知り合いがわかる：共通の知り合いを通し、チームの人脈資産にいち早くアプローチ
- HubSpot連携機能(オプション)：HubSpotを同期し、名刺情報からHubSpotのコンタクト作成
- 名刺アーカイブ(オプション)：客様情報の引き継ぎ、メール配信のリスト増加等に活用
料金(税抜)
基本使用料は1チーム月額10,000円、アカウント料は1名につき月額400円です。
ホットプロファイル
出典：https://www.hammock.jp/hpr/
「株式会社ハンモック」が提供する名刺管理ソフトです。
顧客に関する情報は「お客様カルテ」に集約するので情報収集に便利です。
ホットプロファイルの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 自動通知：リアルタイムで顧客情報をアップデート
- 名刺管理機能：名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込み、顧客データベースが構築
- オンライン名刺交換：様々なスタイルでかんたんに非対面での名刺交換が可能
- 顧客DBを自動作成：データ化し、同一人物の名刺を関連付け
- 人脈を可視化：顧客の組織ツリーを自動生成
- リード管理：見込み客データベースとして一元管理
- リアルタイム報告：報告業務を手間なくかんたんに実行
- One To Oneメール：顧客一人ひとりにあわせたメールを一斉送信
- 営業アプローチリスト：顧客情報のCSVデータも自動名寄せ
- 商談/案件管理：商談プロセスや変化を可視化しながら案件管理
料金
要問合せ
アルテマブルー
「キヤノンエスキースシステム株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
シンプルな機能で管理者の業務負担も軽減可能な製品です。
アルテマブルーの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 「取り込む」機能：名刺をスキャナー、iPhone/iPad、Androidスマートフォンからの取り込みでき、取り込み後の文字補正については、ゼロモード(自分で修正)とフルモード(外部オペレーター補正)を、状況に合わせ使い分けができます。
- 「整頓する」機能：重複した複数の名刺を、クリックだけで簡単に名寄せ、重複名刺の登録・更新等も自動で通知されます。
- 「使う」機能：自社と相手企業との人脈をマップの状態でわかりやすく可視化、メール一斉配信で効率的に見込み客を発掘できます。
料金(税抜)
初期費用は0円、月額費用は2,500円/ID～となります。
Wantedly People
出典：https://people.wantedly.com/
「ウォンテッドリー株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
個人向け名刺管理ソフトに特化し、全ての機能が無料です。
個人事業主に最適な製品です。
Wantedly Peopleの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 即時データ化：受け取った名刺全てを、1回の撮影で同時に読み込めます。読み込んだデータは即時データ化(同時に10枚まで)、連絡帳に追加されます。
- 名刺データから検索可：スキャンした名刺データから、相手に関連する情報をその場で検索可能です。
- 最新情報にアップデート：名刺交換相手が転職・昇進・異動等で、プロフィールが更新されればアプリを開いただけで確認できます。
- その他：Excelに書き出し連絡先をCSVで保存、他サービスから読み込みデータを簡単移行することもできます。
料金
無料で利用可能です。
myBridge
出典：https://jp.mybridge.com/home
「マイブリッジ株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
LINEアカウントがあれば簡単に利用開始でき、全ての機能を無料で利用可能です。
myBridgeの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 正確にデータ化：スマートフォンで撮影するだけで、名刺情報は文字認識技術と人の手作業によって、正確にデータ化します。
- 検索：名前・会社名・部署・役職などキーワードで必要な時、名刺情報を簡単に検索できます。
- 一括管理：社内のメンバーと手軽に名刺をシェア、共同で管理が可能です。
- 他の連絡帳サービスと連携：登録した名刺情報を、スマートフォンやGoogleの連絡帳に保存、Excelファイルでダウンロードすることも可能です。
料金
無料で利用可能です。
Knowledge Suite
出典：https://ksj.co.jp/knowledgesuite/
「ナレッジスイート株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
名刺管理に留まらず営業支援ツールとしても便利な製品となっています。
Knowledge Suiteの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 名刺デジタル化：名刺CRMを使えば、名刺をデータとして確実に管理
- オンライン名刺交換：お手持ちの名刺をデジタル化、URL・QRコードを介し名刺交換が可能
- 営業支援・顧客管理：顧客企業に関連するすべての情報を顧客詳細画面で一覧表示、営業プロセス可視化
- メール配信管理：顧客属性や商談ステータスから対象顧客を抽出し、メール配信が可能
- Webフォーム生成：手軽にWebフォーム作成、アクセス数集計・回答数のリアルタイム集計可
- 文書管理：情報の閲覧権限を制御する動的可視化機能搭載
料金(税抜)
3種類が用意されています。
| タイプ | 月額 |
|---|---|
| グループウエア | 10,000円 |
| SFAスタンダード | 50,000円 |
| SFAプロフェッショナル | 80,000円 |
PHONE APPLI PEOPLE
「株式会社Phone Appli」が提供する名刺管理ソフトです。
以前は「連絡とれるくん」というネーミングでした。
連絡先をクラウドで一元管理、最適なツールで簡単にコミュニケーション取ることができるサービスです。
PHONE APPLI PEOPLEの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- Web電話帳：社員・顧客の連絡先をクラウドで一元管理、電話やメール・Web会議等にも対応
- 名刺管理：前述した「Sansan」の名刺管理機能にアクセス可能
- 着信表示：スマートフォン内の連絡先に登録されていなくても、相手の情報を把握
- PHONE APPLI CLIENT：全社員が持つ名刺へ簡単にアクセス可
- PHONE APPLI PLACE：社員のオフィス内の居場所を可視化
- 安否確認：登録情報から安否を確認
- トーク：社内連絡先からアプリ上ですぐに連絡できるトーク機能を導入可能
- Microsoft365連携：Microsoft Teams等との連携で組織内外のコラボレーション活性化
料金(税抜)
初期費用は50,000円、月額300円～となります。
CAMCARD BUSINESS
出典：https://www.camcard.jp/business/
「ワウテック株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
日本語・英語・中国語を含めた17ヶ国語に対応する多機能サービスとなっています。
CAMCARD BUSINESSの基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 名刺データ化：名刺画像を5秒で鮮明にデータ化
- オンライン名刺：オンライン名刺交換・共有機能
- 共有機能：社内の人脈を活用し、迅速な営業提案を実現
- スキャナ利用：名刺をまとめて読み込み
- オペレーター対応：最短5分～、精度99％で名刺情報を補正
- 簡易SFA機能：商談情報やタスクを名刺に紐付けて作成
- セキュリティ：端末制限等を設定可
- 外部サービス連携：Salesforce、DynamicsCRM、SugarCRM等と連携可
- メールマガジン配信機能：登録された名刺情報へ一括メール送信
- 人事異動情報配信：異動情報を元に休眠顧客・既存顧客へ再アプローチ
- 外国語対応：17ヶ国語に対応
料金
2種類が用意されています。
| プラン | 月額 |
|---|---|
| STANDARD | 1,700円/ID～ |
| PROFESSIONAL | 2,500円/ID～ |
名刺de商売繁盛
出典：https://www.nekonet.co.jp/service/meishi-hanjyo
「ヤマトシステム開発株式会社」が提供する名刺管理ソフトです。
ユニット課金制度なので、何人で使っても定額負担で済みます。
名刺de商売繁盛の基本機能
名刺管理等の基本機能は次の通りです。
- 名刺の取り込み：ドキュメントスキャナを使って、大量に名刺をスキャン可能
- 名刺の検索：会社名や氏名、業種や共通タグなどの付帯情報での検索可
- 名刺情報：目的に合わせた名刺データベースを作成
- 個人タグ／共通タグ：付帯情報を自由に設定し、グループ分け
- 名寄せ：同一人物の名刺を整理、顧客情報の一本化
- タイムラインメモ：個人的な面談記録を登録可
- コンタクト：商談内容を商談相手の名刺に紐づけて登録
- 組織・人脈一覧：名刺情報より先方の組織図が表示
- 名刺の引継ぎ：登録済みの名刺情報を引き継ぎ
- グループ公開機能：名刺情報の公開先をグループ内のユーザーのみに制限可
- アラートメール：通知日時と内容を事前に登録し、本人および関係者に自動送信
料金
基本料金は初期費用0円で月額30,000円となります。
名刺管理ソフトのメリットとデメリット
名刺管理ソフトのメリットとデメリットを解説します。
名刺管理ソフトのメリット
主に次の3つのメリットがあります。
- 名刺情報の検索・登録作業が効率化
- 最新情報の共有
- スマートフォンやタブレットからアクセス
名刺情報の検索・登録作業が効率化
デジタル化することで、名刺を読みこむだけで自動的に一元管理、検索も簡単になります。
仮に同じ名刺を登録しても、自動で重複を判別・適切に処理されます。
最新情報の共有
名刺管理ソフトでは各担当者が名刺交換する度、顧客の情報がアップデートされます。
常に最新の状態へ保てるので、営業をかけた相手方がすべて把握でき効率も上がります。
スマートフォンやタブレットからアクセス
スマートフォンやタブレットなどの、様々なデバイスから名刺データの閲覧・名刺の登録が可能なので、名刺紛失のリスクは軽減され、情報漏えい等の内部不正を防ぐこともできます。
名刺の情報をデータ化できて社内での情報共有も可能であり、データのアップデートも出来る事から業務効率化も期待できる。
また、スマホ・タブレットなどの様々デバイスで閲覧が可能となる。
名刺管理ソフトのデメリット
主に次の3つのデメリットがあります。
- コストがそれなりにかかる
- データ化に時間がかかる
- 多重登録の必要性も
コストがそれなりにかかる
導入の際に初期費用の他、毎月の利用料のかかる製品が多いです。
導入前に費用対効果をよく確認しておきましょう。
重い負担の割に機能を活かしきれていないのでは、非常にもったいないです。
データ化に時間がかかる
名刺をスキャンし、データベースに登録する作業は枚数が多くなれば、予想外に時間がかかることでしょう。
1日何件も名刺交換をする営業担当者だったら、面倒に感じることもあるはずです。
多重登録の必要性も
既に営業支援システム・顧客管理システムを導入している企業なら、システム内に名刺情報も登録しているはずです。
名刺管理ソフトを導入すれば、さらに名刺データを登録する手間が発生するかもしれません。
ソフト同士で連携可能な名刺管理ソフトを選んだ方が便利です。
導入コストがある程度掛かるため、社内に業務効率化の他のシステムがある場合は機能の重複なども確認しなければいけない。
また、名刺の情報を取り込む際に件数が多ければ、情報を取り込む作業に時間が掛かる。
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名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトを選定する際の6つのポイントについて解説します。
- 名刺の読み込み方法
- 法人向け？個人向け？
- データ共有が出来るか
- 外国語に対応しているか
- データを引き継ぐことは可能か
- 利用するデバイスが対応しているか
名刺の読み込み方法
読み込んだ名刺がデータ化されれば、以後は便利な活用が見込めます。
しかし、読み込む際のスピード・テキスト化の精度は重視した方が良いでしょう。
ほとんどの名刺管理ソフトは、スキャナ・スマートフォンで読み込み、名刺を自動でテキスト化しデータ登録が可能です。
ただし、読み取りが遅く、その精度が低いと正常にテキスト化されないことも想定されます。
明らかに読み込んだ内容がおかしいと気づいたら、ご自身で確認しデータを修正しましょう。
とはいえ、仕事が慌ただしく補正の暇が無いなら、外部のオペレーターから修正してもらえる機能があればとても便利です。
ソフトによって読み込み速度や精度が異なるため、正確にデータ化が出来ているかの確認が必要となる。
法人向け？個人向け？
法人向けも個人向けも、基本的な名刺管理機能は用意されています。
個人向け名刺管理ソフトは、利用料が無料の製品もあり、お得と言えます。
とりわけ個人事業主なら個人向けで十分に役立つはずです。
しかし、法人向けのように「名刺管理機能+α」が設定されていません。
営業支援ツール等を標準装備している製品または、組織内共有・外部サービスとの連携を利用したいなら、やはり法人向けを選んだ方が無難です。
情報の共有の必要が無い場合には、無料で利用できる個人向けのソフトを使う方がコスト面で良いと言える。
情報の共有などが必要な場合は、多機能な法人向けを選ぶのが無難である。
データ共有が出来るか
法人向け名刺管理ソフトでは、ほぼ全ての製品に用意されている機能です。
問題は、共有の設定が柔軟に出来るか、情報漏洩を抑止できるかで製品を選ぶべきでしょう。
ある特定のセクションや役職が、名刺から得た情報へアクセスできるようにする権限設定、共有している情報を漏洩しないような強固なセキュリティ・サービスが利用できるか、複数の製品を比較して選定しましょう。
データの共有設定が柔軟に出来るかどうかで、セキュリティ面にも大きな影響が有ると言える。
外国語に対応しているか
名刺交換は何も、日本企業の日本人顧客とだけでやり取りすると限りません。
様々な国籍の企業・担当者と名刺交換する機会もあるはずです。
そんな場合、外国企業・外国人担当者の名刺をスキャンし、外国語のために読み込めなければ不便です。
海外の企業と取引を行っている企業なら、複数の外国語に対応している名刺管理ソフトを選ぶべきです。
多言語に対応しているかどうかも、名刺管理ソフトを選ぶ上で重要なポイントと言える。
データを引き継ぐことは可能か
ご自身もいずれ別の部署へ異動することはもちろん、退職もしくは独立して、現在の会社を離れるケースがあるかもしれません。
その際に、後任の担当者へ顧客から頂いた名刺のデータを引継げる機能があれば安心です。
うまく引き継げないと、以後の会社の事業拡大・収益拡大のチャンスを逸することにもつながります。
現担当者の異動や退職等で、顧客との関係が切れないよう、データを引継ぎ機能の活用は重要となります。
従業員の異動や退職なども念頭に置いて、データの引き継ぎ機能の有無も確認が必要となる。
利用するデバイスが対応しているか
ほとんど全ての名刺管理ソフトは、スキャナ・スマートフォン・タブレット端末で読み取れるはずです。
ただし、以前からのガラケー等では対応できない場合も多いはずです。
あらゆるデバイスに対応する名刺管理ソフトが理想ではあるものの、スムーズかつ正確に名刺の電子化ができるよう、最新のデバイスの活用を検討するべきです。
もちろん、名刺管理ソフトを選ぶならPCはもとより、スマートフォンでもアプリで簡単に操作・閲覧可能なツールを選ぶべきです。
データの読み取りや閲覧を、PCだけでは無く、スマートフォンやタブレットなど様々なデバイスで可能なソフトを選ぶのが無難と言える。
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名刺管理ソフトの導入事例
名刺管理ソフトの導入に成功した2つの事例について解説します。
コンビニチェーン
大手コンビニチェーンに導入した際の事例となります。
導入業種
某大手コンビニチェーン
導入過程
2019年に本社オフィスのフリーアドレス化を導入、フリーアドレスの環境下で従業員同士のコミュニケーションを円滑にするため、名刺管理ソフトを導入しました。
成果
名刺管理だけではなく電話帳機能を有しており、下記の様な成果が得られました。
- 連絡を取りたい相手を即座に発見、コミュニケーションロスが減少
- 相手の居場所が分かる機能で、直接会って話したい相手を探す手間が省けた
上記の成果により、フリーアドレス制度がより円滑に進められた
小売業
家具・インテリアの小売業に導入した際の事例となります。
導入業種
家具・インテリア小売業大手
導入過程
約3,500台のスマートフォンを社員に貸与、従業員・取引先情報の一括管理を図るため、名刺管理ソフトを導入しました。
成果
名刺管理・連絡機能の向上で、下記の様な成果が得られました。
- 名刺情報から即座に相手を探して電話連絡でき、部署・店舗間のコミュニケーションがスムーズ
- 着信時、相手の所属部署と名前が表示され、電話の要件も予測しやすい
上記の成果により、電話をかける側・受け取る側双方のストレスが減少
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名刺管理ソフトの注意点
名刺管理ソフトを導入する際の3つの注意点を取り上げます。
- 操作が煩雑で、ツールの利用が浸透しないことも
- 一気に導入すると反発が
- 多機能だと逆に困る場合も
操作が煩雑で、ツールの利用が浸透しないことも
名刺管理ソフトは、スマートフォンやPCで管理をします。
操作にすぐ慣れる従業員は多いはずですが、年配の従業員等はその操作を苦手とする人もいるはずです。
操作が面倒なら更に従業員全体へ浸透しないおそれもあります。
そのため、定期的に使い方等の説明会を行って、従業員に周知させた方が良いでしょう。
一気に導入すると反発が
新しい技術・価値観を受け入れる企業なら、名刺管理ツールの導入は柔軟に進むことでしょう。
しかし、新たなシステムへ反発する人も社内に存在するはずです。
まずは、導入する部署を限定し試験的に利用させてみる等、段階を踏んだうえで本格導入を目指すべきです。
多機能だと逆に困る場合も
名刺管理ソフトは便利ですが、多機能すぎて使いこなせないケースもあることに注意しましょう。
製品の中には、名刺のデータ化の他、電話帳機能・営業支援・他システムとの連携など、機能が盛りだくさんなものもあります。
自社のニーズをよく考え、あれもこれもと機能を欲張らずツール定着のため、まずはシンプルな機能が利用できるソフトを導入しましょう。
その後、事情の変化や従業員が慣れてきたタイミングをみて、オプションで追加機能を付帯するのも良い方法です。
PCやスマホの操作が苦手な従業員の方や、新しいシステムに否定的な従業員などの事も考えなければいけない事や、自社のニーズに有ったソフトを選ばなければ宝の持ち腐れになり得る。
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名刺管理ソフト失敗例
せっかくコストをかけて名刺管理ソフトを導入したのに、思ったほどうまく活用できなかったというケースもあります。
ここでは、名刺ソフトの導入で失敗してしまった原因と解決策を、詳しく解説します。
【名刺管理ソフト失敗例①】ほかのシステムと連携できない
名刺管理ソフトを導入したのに、社内の既存のシステムと連携できないケースはよくあります。
また、連携はできるが、毎回手動で連携しなければならず、手間がかかってしまうという場合もあります。
このような失敗を防ぐためには、事前に導入する目的を整理し、活用方法や会社で必要な機能は何かをはっきりさせておくのが重要です。
【名刺管理ソフト失敗例②】従業員が使いづらさを感じてしまう
ソフトの導入担当者と実際の利用者が異なり、意見交換があまりできていない場合、導入後に従業員が使いづらさを感じるケースがあります。
従業員から使いづらい、使いたい機能がない、以前よりも手間がかかる等のクレームが出てしまうと、ソフトを導入した意味がなくなってしまいます。
これらのクレームを減らすには、導入担当者が実際の利用者の意見に耳を傾けることが必要です。
また、事前にトライアルプランを試すなど、導入前後の期待値のギャップをなるべく無くすようにしましょう。
【名刺管理ソフト失敗例③】多機能すぎて活用しきれない
ソフトは定着したが、機能が多すぎて活用しきれない、というのもよくある失敗例の１つです。
高機能なアプリは費用が高くなりやすいので、費用対効果を考えるとロスが多くなっている場合があります。
機能が多ければ多いほど便利と考えず、会社に必要な機能が搭載されているかどうかを重視して、名刺管理アプリを選んでみましょう。
名刺管理ソフト導入を避けるために一括資料請求がおすすめ！
名刺管理ソフト導入に失敗しないために、たくさんのソフトを慎重に見比べて、会社に最適な製品を選ぶ必要があります。
しかし、ソフトの候補を1つずつ探して見比べるのは大変です。
そんなときに、役立つのが一括資料請求です！
サービスごとの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を一気に取り寄せることができます。
名刺管理ソフト選びにお悩みの方は、ぜひこの機会に一括資料請求を利用してみてください。
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名刺管理ソフトによくある質問
名刺管理ソフトに関するよくある質問を解説します。
全ての利用が無料の名刺管理ソフトは大丈夫か?
これまで見てきた通り、名刺管理ソフトの中には利用が全て無料となっている製品もあります。
当然、名刺管理ソフトとしての機能は揃っており、導入して何か大きなトラブルが起きるということは考えられません。
しかし、無料の名刺管理ソフトでは次の制約があります。
- 拡張・連携する機能が用意されていない
- 個人向けの名刺管理ソフトである場合が多い
- 共有機能が無い
もちろん、法人向けの名刺管理ソフトでも、基本的な機能だけなら無料という製品があります。
ただし、拡張機能等を希望するならオプション費用が掛かることになるでしょう。
無料の名刺管理ソフトでも基本的な機能は利用することが出来るが様々な制約は掛かる。
企業向けのソフトの場合は、オプション料金が必要になることもある。
名刺管理ソフトを部分的に導入しても費用負担は嫌
前述したように、名刺管理ソフトの導入を失敗しないため、いきなり全社的な導入は避け、まずは部分的に導入して、当該ソフトの使い勝手やデメリット等をチェックした方が無難です。
ただし、部分的な導入をするにせよ費用は掛かってしまいます。
費用をかけずに、導入予定の名刺管理ソフトの良し悪しを見定めたいなら、無料トライアル期間が用意された製品を選びましょう。
この期間内で部分的に導入し、利用対象となっている担当者・担当部署の意見を聴いたうえで、導入するか否かを決めることが良い方法です。
もちろん、期間内に導入を見送っても違約金が掛かる訳ではないので安心です。
導入に関して、無料トライアル期間などを利用すると、コストを気にせずに名刺管理ソフトを試すことが出来るため、試験導入をするには最適と言える。
名刺管理ソフトの提供形態で損得が出る？
名刺管理ソフトの提供形態には「クラウド型」「オンプレミス型」があります。
それぞれの長所・短所があります。
クラウド型名刺管理ソフト
インターネット上に提供業者が持つ環境・システムを利用し、名刺管理等を行う仕組みです。
そのため導入が容易で迅速に利用できます。
初期費用は0円か、かなり低額で提供され導入時のコストは非常に低く抑えられます。
ただし、月額料金は必ず発生します。
また、業務上の知り得た名刺等のデータもクラウドサービスへ預けます。
そのため、情報漏洩等のリスクは常に存在する上、セキュリティは提供業者頼みとなります。
クラウド型を利用するなら、十分なセキュリティ対策をとっているのか提供業者へよく確認しましょう。
オンプレミス型名刺管理ソフト
導入する企業の業務目的にあわせてシステムを開発する方式です。
柔軟なシステム開発、拡張性は高く、セキュリティ対策も自社で講じることができ安心です。
ただし、設備・システム内容によっては初期費用が高額となります。
その他、ハードウェア・サーバーの運用、保守業務のため定期的にコストが掛かってしまいます。
クラウド型は費用が安く導入しやすいがセキュリティ面が心配であり、オンプレミス型はセキュリティ面は安心だが導入費用などのコストは高くなる。
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おすすめの名刺管理ソフト｜まとめ
名刺管理ソフトとは、ご自身や自社の従業員が受け取った顧客の名刺を一元管理して、更なるビジネスチャンスへつなげるソフトとなっています。
そんな名刺管理ソフトですが、導入にはそれなりにコストが掛かる場合もあり、また、複数ソフトに多重登録を要する場合がある点なども留意して導入を検討しましょう。
また、選び方のポイントでも解説しましたが、事業形態・企業規模などによって必要な機能が異なるため、ニーズをしっかりと把握した上で、名刺管理ソフトを選ぶようにしましょう。
- 名刺管理ソフトとは、名刺の情報をデータ化して管理しやすくするソフトである。
- 名刺管理ソフトを利用することで、顧客データなどの情報を社内で共有しやすくなる。
- 名刺管理ソフトは、個人向けのソフトと法人向けのソフトなどに分けられる。
- 名刺管理ソフトを選ぶ際には、多言語に対応しているのか、対応デバイスは何かを確認するのが重要となる。
- 名刺管理ソフトは、名刺情報の管理機能だけではない。
今ならこのページからご成約で限定で5,000円分のAmazonギフトがもらえます！
