この記事を読んでいるあなたは、上記のように考えているかもしれません。
自社に合った給与計算ソフトを無料で使うことができれば、コストを下げつつ効率を上げることができるでしょう。
この記事では、無料で使える給与計算ソフトを紹介しながらメリット・デメリットをお伝えしていきます。
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目次
無料で使える給与計算ソフトとは
無料で使える給与計算ソフトとは、その名の通りコストをゼロで抑えたまま使える給与計算特化型のソフトウェアのことです。
有料の給与計算ソフトより機能が限定されていることが多いですが、完全無料で使えること・シンプルで分かりやすいユーザーインターフェースであることなどが支持され、多くの企業で導入されています。
社会保険料控除など面倒かつ煩雑な計算も自動化できるため、手作業での計算よりミスを少なくできることもポイントです。
無料で使える機能の範囲
無料の給与計算ソフトで使える機能の範囲は、以下の通りです。
それぞれの詳細について、解説します。
給与自動計算機能
給与自動計算機能を使い、自社の給与テーブルに合った給与計算をすることができます。
基本給や役職給など毎月固定で支給する項目に加え、成果給・残業代など変動する項目についても反映させられます。
また、住宅手当・扶養手当・資格手当など自社オリジナルの支給項目がある場合にも追加で対応できるため便利です。
手計算で生じるヒューマンエラーの予防としても役立つため、現在多くの企業で活用されている機能です。
社会保険料控除機能
下記のような社会保険料の控除額を、従業員のステータスを参照しながら自動計算してくれます。
- 健康保険料
- 厚生年金保険料
- 介護保険料
- 雇用保険料
特に、年齢に応じて加算する必要のある介護保険料や、支給額に応じて都度変動する雇用保険料などは自動計算を使った方がよいでしょう。
ミスなく確実に控除しないとトラブルになる可能性もあるため、給与計算ソフトの使用がおすすめです。
計算方式設定機能
計算方式をあらかじめ設定しておくことができます。
どの項目をもとに源泉徴収税額を算出するのか判断したり、出勤日数に応じて通勤費を計算したりしたいときに便利です。
また、賃金台帳を自動で作成したいときもこの計算方式設定機能が役立つため、導入してすぐ着手するとよいでしょう。
勤怠データ管理・反映機能
勤怠データを管理し、給与額に反映できます。
遅刻・欠勤・早退の実績があれば給与を控除したり、有給残日数を管理して規定以下であればアラートを出したりできるのです。
正確な給与計算だけでなくワークライフバランスを意識した働き方改革に着手したいときにも、おすすめのソフトと言えるでしょう。
また、ハローワークや健康保険協会に提出するタイムカードを出力できるため、公官庁向け手続きを簡略化したいときにも便利です。
電子給与明細発行機能
給与計算ソフトで算出した内容は、電子給与明細として従業員に発行できます。
給与明細を紙で管理・配布する必要がなくなり、大幅に業務効率を改善してくれるでしょう。
オンラインでいつでもどこからでも給与明細を確認でき、従業員にとってもメリットのある機能です。
ペーパレスやテレワーク中との相性もよいため、導入を検討してみるとよいでしょう。
バージョンアップ・法改正チェック機能
無料で使える給与計算ソフトのなかには、バージョンアップや法改正チェック機能を搭載しているものがあります。
保険料率の変更があったときに自動でバージョンアップしてくれるため、誤った給与明細をするリスクを下げられるでしょう。
厚生労働省や健康保険組合からの情報をピックアップする余裕のない方や、給与計算の知識が浅く自信のない方はバージョンアップに対応しているソフトにすることがポイントです。
無料給与計算ソフトのメリット
無料給与計算ソフトのメリットは、以下の通りです。
それぞれの詳細について解説します。
コストがかからない
無料の給与計算ソフトを使う最大のメリットは、コストがかからない点にあります。
給与計算はどんな業種・職種でも毎月必ず発生するため、有料の給与計算ソフトを導入した場合、利用料は毎月ランニングしてしまいます。
従業員数次第ではどんどんコストが膨らむ可能性があり、自社収益を圧迫する要因となってしまうでしょう。
無料の給与計算ソフトであれば、金銭的な負担を最大限軽減しながら利用し続けることができるのです。
余計な機能がない
無料の給与計算ソフトには、余計な機能がありません。
給与計算に特化した最小限の機能のみ搭載しているため、導入時のハードルも低めです。
面倒な設定作業も最小限であり、手間をかけることなく使い始められます。
他のソフトウェアやシステムと連携せず給与計算だけをしたいときに、おすすめです。
シンプルで分かりやすいUI
余計な機能がないからこそ、シンプルで分かりやすいUIになっている給与計算ソフトが多いです。
初めて給与計算ソフトを使う人にとってもメリットがあり、捜査マニュアルがなくとも直感的な操作ができます。
「使いやすさ」「分かりやすさ」を重視したいときは、無料の給与計算ソフトを使ってみましょう。
中小企業の給与計算に最適
無料の給与計算ソフトは、中小企業の給与計算に最適です。
中小企業は役職・支店・階層ごとに細分化された複雑な給与テーブルがないことが多く、最低限の設定をするだけで給与計算を自動化できます。
頻繁に設定を変更する必要もなく、一度導入してしまえば長期的に活用できるでしょう。
無料給与計算ソフトのデメリット
無料給与計算ソフトのデメリットは、以下の通りです。
デメリットについて、ひとつずつ確認していきましょう。
最低限の機能しか搭載されていない
無料の給与計算ソフトには、最低限の機能しか搭載されていないことがほとんどです。
複雑かつ高度な給与計算をしたいときや、多機能性を求めるときには向かないことが多いでしょう。
機能の数に応じてコストが嵩むことを理解し、自社に合った給与計算ソフトを選定することが大切です。
データ保存期間が短い
無料の給与計算ソフトでは、データの保存期間が短いことが多いです。
ときには数ヶ月の保存しかできないケースもあるため、賃金台帳作成時や会計処理の時に困る可能性があります。
給与計算後はCSVに変換して別途バックアップするなど、対策しておきましょう。
有人のサポート体制がない（少ない）
有人のサポート体制がない、もしくは少ない可能性があります。
細かな操作方法はオンライン上のマニュアルで提供されるのみで、電話・チャット・遠隔操作
など個別のカスタマーサポートがないことが多いため注意しておきましょう。
そのため、事前に使いやすさや操作性を十分検討したうえで導入していく必要がありそうです。
大企業の給与計算には向かない
無料の給与計算ソフトは、大企業の給与計算には向きません。
また、年に複数回の異動がありその度に給与テーブルが変わる企業や、複雑な階層ごとに給与を設定する必要のある企業でも、使いづらさを感じてしまうでしょう。
却って設定の手間がかかり、業務負担が増大する可能性があるためソフトごとの対応幅を知っておくことが大切です。
有料プランの利用を前提にしている場合がある
無料の給与計算ソフトのなかには、有料プランの利用を前提にしているものが存在します。
例えば、無料で使用できる期間が限られていたり、ごく限られた機能のみしか無料で提供していなかったりするケースもあるため、事前調査が欠かせません。
「長期的に無料で使えるか」「自社が求める機能が無料で提供されているか」を判断軸に据え、検討していくことがポイントです。
連携できるソフトやシステムが少ない
無料で使える給与計算ソフトは、連携できるソフト・システムの数が少ないことも多いです。
労務管理ソフト・従業員管理ソフト・会計ソフト・タレントマネジメントシステムなどと連携したい場合、事前に対応しているか調べておくとよいでしょう。
また、メールやチャットと連携できれば給与明細を自動配信できる可能性が高いですが、どこまで対応しているか見極める必要があります。
給与計算に関する最低限の実務経験・知識が求められる
無料で使える給与計算ソフトは最低限の機能しか搭載していないため、給与計算に関するある程度の実務経験・知識が求められます。
「そもそも源泉徴収がどう計算されているかわからない」「社会保険料の算定がいつのタイミングで実施されるかわからない」という場合、給与計算ソフトを使ってもミスを連発してしまう可能性があります。
知識面で不安がある場合はサポートの手厚い有料給与計算ソフトを使うなど、検討していきましょう。
Excelを使用した給与計算との比較
ソフトを使わずExcelで給与計算している企業も多いでしょう。
ここでは、下記の観点からExcelを使用した給与計算との比較をおこないます。
Excel給与計算とは
Excel給与計算とは、Microsoftから提供されている表計算ソフト「Excel」を使って給与計算をする手法のことを指します。
多くの企業でExcelは必須ツールとして導入されているため、給与計算用のソフトにお金をかけず使えます。
関数やマクロを組んでおけば、出勤日数などを手入力するだけで最終的な支給額を計算することも可能です。
Excelで給与計算するメリット
Excelで給与計算するメリットは、以下の通りです。
- コストがかからない
- 自社用にカスタマイズできる
- 扱いなれているツールで給与計算できる
日常的に業務で使用しているExcelであれば、複雑な操作をせず使うことができます。
関数・マクロを使い自社用にカスタマイズできれば、さらに利便性は上がるでしょう。
コストをかけずに利用できるという点では、無料で使える給与計算ソフトと同じメリットがあると分かります。
Excelで給与計算するデメリット
反対に、Excelで給与計算するデメリットは下記の通りです。
- 関数やマクロの設定が面倒
- 保険料率改定や法改正に対応できない
- 誰でも書き換えられてしまう
関数やマクロを設定すれば自社用にカスタマイズできることが魅力ですが、複雑な設定をするのが手間に感じられることも多いでしょう。
万が一間違えて設定した場合全体の計算が狂う可能性もあり、ヒューマンエラーにつながりやすいとされています。
また、保険料率改定や法改正に対応できないため、担当者が常に最新情報をピックアップして反映し続けることが欠かせません。
おすすめの無料給与計算ソフト比較表
ここからは、おすすめの無料給与計算ソフトを紹介します。
はじめにおおまかな特徴を掴み、比較に役立てていきましょう。
| サービス名 | 対応従業員数 | 有料プランの有無 |
|---|---|---|
| フリーウェイ給与計算 | 5名 | 1,980円～／月 |
| ジョブカン給与計算 | 5名 | 400円～／月 |
| PayBook | 10名 | 1,000円～／月 |
| 円簿給与 | 無制限 | なし |
| 給与明細.net | 無制限 | なし |
| freee人事労務 | 無制限 | 3,980円～／月 |
| マネーフォワードクラウド給与 | 無制限 | 800円～／月 |
| やよいの給与明細オンライン | 無制限 | 4,500円＋従量課金 |
おすすめの無料給与計算ソフト8選
おすすめの無料給与計算ソフトとして、下記が挙げられます。
下記では、それぞれの無料給与計算ソフトの特徴を解説します。無料給与計算ソフトを一括比較したい方は、ぜひご参考ください。
フリーウェイ給与計算
出典：https://freeway-kyuuyo.net/
- 従業員5名まで完全無料
- マニュアル動画が充実している
- 利用ユーザー数が87,126人を突破（※2022年5月31日時点）
フリーウェイ給与計算は、毎月5名分の給与計算を完全無料で実施できるソフトです。
従業員数が6人以上になる場合、月額1,980円で上限フリーで利用できます。
マニュアル動画・資料・FAQが充実しているため、給与計算に必要な知識から具体的な操作方法まで詳しく学べることがメリットと言えるでしょう。
ユーザー数が87,126人を突破した有名ソフトであることから、多くの企業が利用していると分かります。
源泉所得税・住民税の計算や年末調整にも対応しており、小規模事業者の大きな助けとなるソフトです。
ジョブカン給与計算
出典：https://payroll.jobcan.ne.jp/
- 従業員5名まで完全無料
- サポートも完全無料で利用できる
- 6名以上の場合は従業員数に応じた課金体系
ジョブカン給与計算では、5名までの給与計算を完全無料でおこなえます。
サポートも完全無料で利用できるため、ソフトの扱いや操作方法に不安がある企業におすすめです。
6名以上の給与計算をしたい場合、従業員数に応じて1人あたり400円の課金がされるため事前に試算しておくとよいでしょう。
また、下記のようなソフトウェアとも連携できます。
- 労務管理ソフト
- 勤怠管理ソフト
- 経費精算ソフト
- 従業員情報管理ソフト
- 事業所情報管理ソフト
- 組織情報管理ソフト
いずれもジョブカンシリーズから提供されているものに限られますが、複合的なツールの導入を検討しているときにおすすめです。
PayBook
- 給与計算を最短3分で完了できる
- タブレットやスマートフォンにも対応している
- 利用開始から3ヶ月間はスタンダードプランも無料
PayBookは、給与計算を最短3分で完了できる無料ソフトです。
専門知識が要らないよう工夫されており、社会保険料や税金も全て自動で算出してくれます。
必要な設定は最低限であり、会員登録だけで使えるため即日導入できることも利点と言えるでしょう。
有料プランは、月1,000円で利用できる「スタンダードプラン」と月3,000円で利用できる「プロプラン」とに分かれています。
いずれも登録従業員数やデータ保持期間が無制限になるため、規模や用途に合わせて選択していくとよいでしょう。
円簿給与
出典：https://www.yenbo.jp/service-info/kyuyo.html
- 全機能が無料で使える
- 関東・関西にデータを保管する2重バックアップ体制あり
- 従業員と給与明細を共有できる
円簿給与は、全ての機能が無料で使える給与計算ソフトです。
有料プランがないため、切り替えのタイミングや無料期間の管理をせずに済むのが利点と言えるでしょう。
関東・関西にデータを保管する2重パックアップ体制があること、従業員と給与明細を共有できることもポイントです。
また、面倒な年次業務である算定基礎届の作成や確定保険料・一般拠出金算定基礎賃金集計表も自動で作成してくれるため、経理部門のみならず労務管理部門の負担も軽減できるでしょう。
毎年変わる保険料率や法改正にも対応しており、無料でありながら高機能なソフトと評価できます。
給与明細.net
出典：https://www.xn--jhqy89cvlqdga.net/
- 登録不要で利用できる
- オンライン上でPDF給与明細を作成できる
- 金額の手入力が必要
給与明細.netは、登録不要で利用できる給与明細発行ソフトです。
オンライン上でPDF給与明細をワンクリック作成できるため、印刷・封入・配布作業から解放されることがメリットです。
給与明細に記載する金額は手入力が必要であるため、基本的に毎月同じ金額を支払う企業と相性がよいでしょう。
また、支給項目・控除項目は自由に追加することができます。
自社オリジナルの項目があるときや月ごとに項目数が変わる場合でも、問題ありません。
freee人事労務
出典：https://www.freee.co.jp/hr/payroll-processing/
- 1ヶ月限定で無料利用できる
- 勤怠情報と給与計算を一元管理できる
- オンラインバンキングでの振り込みにも対応
freee人事労務は、中小企業の人事労務および給与計算を効率化するクラウド型ソフトウェアです。
勤怠管理と給与計算を一元管理できるため面倒な転記作業が要らず、タイムカードの情報をそのままパソコン上で給与計算に活かすことができます。
給与計算だけでなく年末調整や入退社手続きにも対応しており、多機能なソフトと言えるでしょう。
ただし、無料で利用できるのは1ヶ月に限定されています。
以降はプランに合わせた定額基本料と従業員数に応じた従量課金が加わるため、事前に試算してから利用することをおすすめします。
マネーフォワードクラウド給与
出典：https://biz.moneyforward.com/payroll/
- サポート体制が充実している
- ペーパレスやリモートワークにも対応
- 無料使用できる範囲が限定されている
マネーフォワードクラウド給与は、サポート体制が充実している給与計算ソフトです。
オンラインによる有人対応では、操作方法だけでなく給与計算・労務管理の基礎知識や社会保険手続きについても解説してもらえます。
定期的に管理者向けeラーニングやセミナーも提供されているため、実務だけでなくスキルアップや学習をしたいときに便利でしょう。
リモートワークやペーパレスにも対応しているソフトであり、近年導入企業数が伸びています。
無料で利用できるのは、個人向けのパーソナルプランもしくは企業向けプランの1人分に限定されています。
いずれ有料での利用も検討している場合に、お試しとして活用してみるのがよいでしょう。
やよいの給与明細オンライン
出典：https://www.yayoi-kk.co.jp/products/payroll-ol/index.html
- 支給・控除・差し引き支給額を自動計算してくれる
- 給与明細のテンプレートが充実している
- 有料に切り替えても従業員1人あたり33円と安価
やよいの給与明細オンラインは、給与明細・賞与明細の作成および発行に特化したクラウドアプリです。
給与明細のテンプレートが充実しているため、見栄えのよいデザインを重視したいときに重宝するでしょう。
給与明細アプリでありながら支給・控除・差し引き支給額などの給与計算を自動化していることが特徴で、給与計算ソフトとしても使用できます。
有料プランに切り替えた場合でも、従業員ひとりあたり33円という安価な料金で利用できることがメリットです。
無料の給与計算ソフトを使うときの注意点
無料の給与計算ソフトを使うときは、以下のポイントに注意が必要です。
ひとつずつ詳細を解説します。
自社の給与規定に合った計算ができるソフトか確認する
まず、自社の給与規定に合った計算ができるソフトか確認する必要があります。
事前にひとり分の給与計算をしてみるなど、使って判断してみてもよいでしょう。
支給・控除項目を自由に追加（削除・変更）できるかなど、カスタマイズ性をチェックすることも大切です。
交通費を含む総支給額と、交通費を抜いた総額がわかるようなシステムであれば、ハローワークや健康保険協会に提出する賃金台帳作成時に役立つでしょう。
同様に、社会保険料の合計額と控除額とを分けて可視化できるソフトであることも重要です。
給与規定を変えずとも使えるか判断し、導入の障壁がないか確認することが重要です。
多様な働き方・雇用形態に合わせられるか確認する
多様な働き方・雇用形態に合わせられるか確認します。
例えば下記のような働き方を導入している場合、単純な出勤日数（欠勤・早退・遅刻日数）だけで給与計算することは難しいでしょう。
- 時間・分単位での有給使用
- 半休制度
- 中抜け制度
- フレックスタイム制度
同じく出張に伴い手当の金額が変わる場合、何日分が出張に当たるのかを個別に確認していく必要があるため注意が必要です。
また、下記のような正社員以外の給与計算にも使えるか確認しておくことが理想です。
- パート
- アルバイト
- 契約社員
- 時短取得の正社員
多様な働き方への対応が求められている現代だからこそ、自社の制度と給与計算システムとの相性を検討する必要があるのです。
自社のセキュリティポリシーに合ったソフトか確認する
自社のセキュリティポリシーに合ったソフトか確認し、情報漏洩対策を万全にしておきましょう。
給与明細には、個人の収入のみならず扶養家族情報が掲載されていることも多いです。
重要な個人情報データでもあるため、システムの欠陥のみならずヒューマンエラーでの漏洩が起きないよう対策を練る必要があります。
自社が掲げているセキュリティポリシーに一致しない場合、使用を取りやめた方がよいでしょう。
データのバックアップ先を確保しておく
無料の給与計算ソフトはデータの保存期間が限定されていることが多いため、バックアップ先の確保が欠かせません。
CSVに変換した後クラウドに保管するのか自社ネットワーク上に保管するのかなど、あらかじめ決めておくとよいでしょう。
万が一のことを想定し二重にバックアップを取っておくなど、データの紛失・盗難・書き換え対策を万全にしておくことが大切です。
法改正があったときは必ずダブルチェックをする
法改正があったときは、必ずダブルチェックします。
ほとんどの無料給与計算ソフトが最新の法律・法令・保険料率へ切り替えるバージョンアップに対応していますが、一部の対応外ソフトを使ってしまった場合、給与計算のミスが発生します。
従業員との信頼関係を失うだけでなく、税務処理の修正が必要になり多大なコストがかかるケースもあるため、注意しておきましょう。
テレワーク中でも使えるか確認する
テレワーク・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務中であっても問題なく使えるか事前にシステムの概要を確認しておきましょう。
クラウド型ソフトであればインターネット環境とパソコン（もしくはタブレットなどのモバイルデバイス）さえあれば使えるため、場所に制限されることはありません。
反対にオンプレミス型ソフトの場合、セキュリティー環境を強固にできる一方で外出先などでの使用ができないケースもあるため、注意しておきましょう。
今後経理や労務管理がテレワークする可能性があるかも見極め、導入ソフトを検討していくことをおすすめします。
無料で使える給与計算ソフト｜まとめ
給与計算ソフトは、毎月発生する給与計算を自動化できるソフトです。
無料で使える給与計算ソフトの場合、再提言の機能しか搭載されていない・データの保存期間が短いなど難点もありますが、コストを抑えながらシンプルに活用したい中小企業には最適と言えるでしょう。
Excelによる給与計算で生じるデメリットも解消しやすく、業務効率化や経理・労務管理部門の負担軽減につながります。
今回紹介した無料の給与計算ソフトを参考に、自社に合うツールを選定してみてはいかがでしょうか。
ミスマッチのある利用にならないよう、あらかじめ注意点を抑えておくことも大切です。
