【2022年最新】おすすめの文書管理システム11選!価格やメリット、選び方のポイントも解説

文書管理システム

社内のある書類を効率的に管理する方法は無いでしょうか。
大量の文章を保管する場所を確保するのも一苦労です。

文書管理システムとは、紙面やワード・エクセルの作成文書・電子化されたドキュメントを格納・文書の保管・活用・廃棄と言うライフサイクルをシステム上で一元管理するシステムです。

社内の膨大な書類を効率的に管理する事が出来て、管理へかける人件費・人員を大幅に削減できます。

その事から、文書管理システムを導入したい経営者も多いことでしょう。

この記事では、文書管理システムの特徴と必要性おすすめの文書管理システム導入するメリット・デメリット等を解説します。

文書管理システムをザックリ言うと
  • 文書管理システムとは、文書を電子化して保管・管理・活用・破棄までを行うシステムである。
  • 文書管理システムを導入することで、文書管理が容易になり業務の効率化が期待できる。
  • 文書管理システムはオンライン上で文書を管理することから、リモートワークなどにも適している。
  • 文書管理システムを利用することで、書類作成に掛かるコストの削減だけではなく保管場所を確保する必要が無くなる
  • 文書管理システムを導入する際には、導入前後のサポートの有無も確認しなければいけない。
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文書管理システムとは?

文書管理システム_おすすめ_文書管理システムとは

我が社は順調に業績が伸びていますが、それに比例して契約書類等も膨大な数となりました。

なんとか効率的に管理したいです。

それならば、文書管理システムを導入してみましょう。

こちらでは、文書管理システムとは何か文書管理システムの基本的な機能を解説します。

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、電子化した文書を保管・活用・廃棄のサイクルで一括管理できるシステムです。

文書管理システムを導入すれば、膨大な書類を容易に保管・保存する事が出来て、すぐに情報を取り出せて情報共有へ役立ちます。

全ての書類はいつまでも保管できるだけでなく、保管期間を定めて管理できます。

また、アクセスを制限し漏洩を防ぐこともできます。

文書管理システムの機能

文書管理システムでは基本的に次の機能が用意されています。

文書管理システムの主な機能
  • 文書登録機能
  • 検索機能(タグ検索、全文検索など)
  • バージョン管理機能
  • セキュリティ機能(アクセス権限設定、ファイル暗号化機能など)
  • 保管期限、更新日の管理機能
  • ワークフロー機能(申請・承認)

また、様々なツールと連携して業務効率化の図れる機能も用意されていることが多いです。

MEMO

文書管理システムとは、電子化した文書を保管・活用・廃棄するシステムであり、他のツールとも連携して、業務効率化を図るためのシステムである。

文書管理システムのタイプ

文書管理システム_おすすめ_タイプ

自社のニーズに合ったタイプを選びたいのですが。

文書管理システムには、どんな種類があるのでしょうか。

こちらでは、文書管理システムの様々なタイプを紹介します。

大きく5種類に分類される

どのような文書の管理を望むか、どんな目的で管理するのかにより、5つのタイプに分けられます

文書管理システムのタイプ
  • 社内文書[保管型]:社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の共有・保管向けのシステム。
  • 社内文書[作成・共有型]:社内文書の保管の他、前段階の作成効率化が期待できるシステム。
  • 契約書[保管型]:契約書をメインとした共有・保管向けのシステム。
  • 契約書[作成・共有型]:契約書保管の他、その前段階の作成の効率化が期待できるシステム。
  • 社内外保管型:クラウド型のファイル共有サービスで保管するシステム。

5種類以外にも細かい分類ができる

文書管理システムの製品は、上記の5種類で厳格に区分されているわけではありません。

同一の製品でも、用意されているプランによって異なるタイプとなります

また、オプションの追加で例えば保管型→作成・共有型の機能を得ることもあります。

MEMO

文書管理システムは、文書の保管型や作成型・共有型などのタイプに分かれている。

同じ製品でも選ぶプランによってタイプが異なる場合もある。

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文書管理システムの選び方のポイント

文書管理システム_おすすめ_選び方のポイント

文書管理システムは様々な業者から提供されていますね。

製品選びになかなか迷いそうです。

こちらでは、文書管理システムを選ぶ際のコツを4つ紹介します。

文書管理システムの選び方のポイント
  • 簡単に検索可?
  • 法制度への対応
  • セキュリティ設定
  • ワークフロー管理

簡単に検索が可能か

文書管理システムでは、迅速かつスムーズに目的の文書へアクセスできるかがポイントです。

簡単に検索できる「全文検索」を備えたものがおすすめです。

法制度への対応が迅速か

対象企業や対象文書によっては、国の定めた法令・各種制度に従った文書管理が求められるものもあります。

電子文書に法的効果を持たせるには、「e文書法」に則ったタイムスタンプを付与し、改ざんされていないことを担保しなければいけません。

正当性を担保できる機能の有無も選定ポイントです。

セキュリティが強靭か

個人情報や機密情報が含まれた文書なら、情報が漏洩すれば大変な事態となります。

この情報漏洩はもちろん盗難・紛失を避ける対策が、各企業に求められます。

そのため、セキュリティ制御の他、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能も備えた製品かが選定ポイントです。

ワークフロー管理ができるかどうか

業務の効率化のため、承認状況・閲覧履歴がわかるワークフロー機能の有無も選定ポイントです。

この機能があれば、どの部署で書類が滞っているのか誰が未承認で放置しているのかがすぐに把握でき、業務の停滞を防止できます。

MEMO

文書管理システムを選ぶ際には、管理している文書をすぐに確認できるシステムなのか、正当性の担保できるシステムなのか、セキュリティ面やワークフロー管理はどうなっているのかを確認する事がポイントとなる。

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おすすめの文書管理システム11選

文書管理システム_おすすめ

文書管理システム、電子化した文書を一括管理できて便利ですね。

おすすめの文書管理システムがあれば是非教えて下さい。

こちらでは、おすすめの文書管理システムを紹介します。

おすすめの文書管理システム
  1. TOKIUM電子帳簿保存
  2. Confluence
  3. NotePM
  4. Fleekdrive
  5. Documal SaaS
  6. 楽々Document Plus
  7. SPA
  8. クラウドサインSCAN
  9. PROCENTER/C
  10. ASTRUX2.0
  11. eValue V

TOKIUM電子帳簿保存

文書管理システム_TOKIUM電子帳簿保存

出典:https://www.keihi.com/denshichobo/

株式会社TOKIUMが提供しているクラウド文書管理システムです。

あらゆる取引関係書類を電子化し、一元管理することができます。

データ処理制度が99%以上なのも、TOKIUM電子帳簿保存の大きな特徴です。

主な機能
  • 関連書類の紐づけ:請求書と契約書など各書類同士の紐づけが可能
  • 電子帳簿保存法対応:JIIMA認証を取得済みで、タイムスタンプなどの電子帳簿保存法にしっかりと対応している
  • 原本の代理保管:取引関係書類原本をそのままTOKIUM電子帳簿保存で管理が可能。保存期間は10年間。

料金

要問合せ

こんな人におすすめ
  • あらゆる取引書類を一元管理したい
  • セキュリティ性の高いサービスを探している
  • 受領代行などのサービスを使用したい
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Confluence

文書管理システム_おすすめ_Confluence

出典:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

「アトラシアン株式会社」が提供しています。

知識を集約する社内情報共有ツールです。

テンプレートが豊富で、新たな文書も簡単に作成できます

Confluenceの基本機能

直感的な構成で、設定、作成、検索が簡単にできます。

主な機能
  • 高度な検索とページツリー:直感的なページ階層を使用し、ページを簡単に整理、検索可能。
  • ベストプラクティスのテンプレート:75を超えるカスタマイズ可能なテンプレートから選択可。
  • Jira統合:課題追跡・動的に更新されるロードマップ等のJira統合で計画と開発作業を連結。
  • リアルタイム編集:共同編集し、バージョン履歴で変更を追跡して強調表示可能。
  • コメントの追加:絶対評価、相対評価をリアルタイム表示。
  • アンケート機能:コメント、画像、GIF、絵文字等の視覚要素をチームで活用。
  • 通知:タグを付けたり、タスクを割り当てたりするとき通知が送信され、全員が進捗を常に把握可能。
  • 権限:権限を設定、機密情報を共有し保護。
  • ホーム&パーソナライズフィード:最近のスペース、進行中の作業、下書きに戻り、常に最新の状態へ保つ。

料金

月額料金は次の通りです。

無料プランもあります

ユーザー数10名の場合 月額 年額
Free(小規模なチーム向け) 0円 0円
Standard(成長中のチーム向け) 6,600円 65,300円
Premium(拡張する組織向け) 12,500円 125,000円
Enterprise(企業向け) 要問合せ 要問合せ
こんな人におすすめ
  • 低価格で利用したい
  • 直感的に操作できるシステムを探している
  • 社内ナレッジを構築したい
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NotePM

文書管理システム_おすすめ_NotePM

出典:https://notepm.jp/

「株式会社プロジェクト・モード」が提供しています。

日報や議事録社内マニュアルなど、様々なドキュメントをクラウド上で管理できる文書管理システムです。

NotePMの基本機能

文書ごとの変更履歴の管理・全文検索もできます。

主な機能
  • マニュアル作成:高機能エディタとテンプレートで、フォーマットを標準化。
  • 検索機能:Word・Excel・PDF等ファイルの中身も全文検索可能。
  • 動画共有:商談動画・スマートフォンで撮影した動画マニュアル等を貼り付け可。
  • 変更履歴を自動記録:更新履歴を自動的に記録、変更箇所はハイライト表示。
  • レポート機能:活用状況をレポート出力。
  • アクセス制限:特定メンバー間での共有範囲を柔軟に設定。
  • ファイル共有:ナレッジ情報をwiki上でファイル共有。
  • 通知:ページ作成・更新時に、特定ユーザーへお知らせ通知。
  • チャット連携・API対応:Microsoft Teams、Slack、Chatwork、LINE WORKSと連携可。

料金(税込)

初期費用・サポート費用は0円です。

プラン 月額(税込)
プラン8(ユーザー数8人まで) 4,800円
プラン15(ユーザー数15人まで) 9,000円
プラン25(ユーザー数25人まで) 15,000円
プラン50(ユーザー数50人まで) 30,000円
プラン100(ユーザー数100人まで) 60,000円
プラン200~(ユーザー数200人~) 120,000円~
こんな人におすすめ
  •  社内Wikiを作成したい
  • 他のチャットシステムと連携したい
  • 様々な機能を使用したい
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Fleekdrive

文書管理システム_おすすめ_Fleekdrive

出典:https://www.fleekdrive.com/

「株式会社Fleekdrive」が提供しています。

企業向けクラウドストレージで、ファイルのリアルタイム共同編集が充実ファイル共有・共同編集・ワークフロー機能が簡単に操作できます。

Fleekdriveの基本機能

自社の情報資産を、社内外問わず有効活用することができます。

主な機能
  • ファイル共有:アプリ・ダウンロードなしでブラウザ上で閲覧可能。
  • ファイル共同編集:1つのファイルを複数人による同時作業で業務効率化。
  • 文書管理:バージョンの自動更新や古いファイルの自動削除が可能。
  • 自動化:アップロードするだけでPDF変換され自動送信等が可能。
  • セキュリティ:ファイルをアップロードした時点で毎回ウイルスチェック実行。
  • ユーザ・アクセス管理:CSVで一括登録することが可能。ユーザごとにアクセス・操作権限を設定可。
  • モバイル活用:アプリを使ってアクセスし、共有ファイルを社外でも安全に閲覧。
  • サービス連携:Salesforce、J-Stream Equipmedia等と連携可。

料金(税抜)

プラン 1ユーザあたりの金額 特徴
Team 月額500円(年額6,000円) 基本的なファイル共有
Business 月額1,500円(年額18,000円) 高セキュリティ
Enterprise 月額4,000円(年額48,000円) 容量無制限で利用可
こんな人におすすめ
  •  高いセキュリティ性を求めている
  • サポート体制が充実したサービスが良い
  • 複数のデバイスで利用したい
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Documal SaaS

文書管理システム_おすすめ_Document Saas

出典:https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

「株式会社富士通四国インフォテック」が提供しています。

文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルの自動化を支援する文書管理システムです。

Documal SaaSの基本機能

操作性にこだわった工夫が盛り込まれています。

操作性にこだわった工夫
  • 社内の情報活用:属人的になっている業務情報を文書化、部門や役職に応じ文書やフォルダへ柔軟なセキュリティ設定が可能です。また、改版・閲覧・承認等のすべての操作履歴が残り、いつ・だれが操作したかがすぐにわかります。
  • 業務効率:多様な業務へ複数のフローを柔軟に設定、さまざまな検索パターンから文書を絞りこみ、事前に定義したひな型を使って文書登録も可能です。
  • 共有可:外出先からでも常に最新文書を参照、社内の他に社外の取引先等とも文書のやりとり、承認・配信ができます。出張先・在宅ワーク等の多様な働き方に対応可能です。

料金(税抜)

大きく分けて「パブリック」「プライベート」に分かれています。

いずれも、初期導入費用・月額費用が掛かります

(1)パブリックSaaS

項目 価格
初期導入費用 300,000円
月額費用 下の3種類いずれかを必ず選択
運用基本サービス100アカウント 100,000円
運用基本サービス50アカウント 60,000円
運用基本サービス10アカウント 20,000円

(2)プライベートSaaS

項目 価格
初期導入費用 300,000円
月額費用(基盤サービス) 次の3種類いずれかを必ず選択

・最小構成:240,000円~

・標準構成:300,000円~

・個別:個別見積

月額費用(運用サービス) 次の3種類いずれかを必ず選択

・100アカウント:150,000円

・50アカウント:90,000円

・10アカウント:30,000円

こんな人におすすめ
  • 豊富な導入実績を求めている
  • 高い安全性を確保したい
  • 業務効率をアップさせたい
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楽々Document Plus

文書管理システム_おすすめ_楽々

出典:https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

「住友電工情報システム株式会社」が提供しています。

適切な権限のもとで文書の分類・保管・活用ができる文書管理システムです。

楽々Document Plusの基本機能

複数のファイルを電子データとして、1つのドキュメントにまとめ保管することが出来る文書管理・情報共有システムです。

主な機能
  • フォルダ階層管理:文書の種類や部門等で階層化されたフォルダで、文書を分類管理可能。
  • アクセス:承認すべき文書の件数が表示され承認漏れを防ぎ、トップ画面から全文検索可。
  • 検索:文書属性を指定して検索する属性検索、文書の添付ファイルの内容も検索対象の全文検索が可能。
  • 文書表示:フォルダツリーを表示、フォルダ移動も簡単。
  • 簡単登録・登録自動化:添付ファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録。
  • セキュリティ:組織や役職に応じて様々な権限を設定。
  • ワークフロー:フレキシブルで簡単に経路を設定。
  • 版管理・履歴管理:最新版の文書を効率的に参照。
  • アーカイブ機能:一定期間を経過した文書をアーカイブ。
  • 多言語対応:日本語・英語・中国語に切り替え化。

料金

要問合せ

こんな人におすすめ
  • ペーパレス化を行いたい
  • 様々な機能を使用したい
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invoiceAgent 文書管理

文書管理システム_おすすめ_invoiceagentt

出典:https://www.wingarc.com/product/spa/

「ウイングアーク1st株式会社」が提供しています。

ビジネス文書に求められるガバナンスや業務効率化を支援する文書活用ソリューションです。

invoiceAgent文書管理の基本機能

既存の業務・システムを大きく変えずに文書活用ができます。

主な機能
  • AI OCRエンジン:4種類から最適なものを選択。
  • データコンペア機能:複数のOCRを設定し、OCR結果を比較可能。
  • 2通りのフォーマット定義:読み取りエリアの位置指定、または項目のみを指定でOCR読み取りが可。
  • 自動識別・補正機能:異なる文書を一括スキャンしても自動仕分け、関連性のある文書をセットとして認識してデータ化。
  • 簡単登録・登録自動化:添付ファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録。
  • ⾼精度検索機能:全⽂検索、部分⼀致や範囲検索が可能。
  • 自動取り込み・仕分け:出⼒または作成した⽂書ファイルを⾃動的に保存、ファイリング。
  • 多彩なセキュリティコントロール:タイムスタンプや電子署名が可能。
  • ⽂書の版管理・複数階層レビュー:⽂書単位で版管理が可能。
  • 文書管理の強化:AgileWorks、ServiceNow、Box等と連携可能。

料金(税抜)

お問い合わせ

こんな人におすすめ
  •  インボイス制度などに対応しているものが良い
  • ペーパレスや自動化を行いたい
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クラウドサインSCAN

文書管理システム_おすすめ_CLOUDSIGN

出典:https://www.cloudsign.jp/related/scan/

「弁護士ドットコム株式会社」が提供しています。

ビジネス文書等の管理の効率化、権限カスタマイズ機能が揃った文書管理システムです。

クラウドサインSCANの基本機能

わかりやすい操作画面、セキュリティ対策で安心して作業ができます。

主な機能
  • テンプレート設定:契約書の雛形をPDFファイルでテンプレートとして保存。
  • インポートデータ保管:紙で締結した契約書をPDF化、一元管理が実現可。
  • 帳票作成:アップロードしたPDFで帳票を作成可。
  • 検索機能:契約書名、受信者側の氏名、会社名、メールアドレス等で検索可。
  • ステータス確認:開封済みか、開封時間なども把握可。
  • アラート機能:アラート設定で、契約の更新漏れや解約漏れを防止。
  • リマインド機能:ボタン一つで相手先へのリマインドも可。
  • 一括帳票作成・送信:CSVデータを流し込み、複数の書類を一括作成。
  • 承認権限機能:社内の承認者を送信フローに含めないと送信できない機能。
  • 権限設定:各種権限を詳細に設定可。
  • IPアドレス制限:登録されていないIPアドレスからのアクセス制限。
  • 複数部署管理機能:複数の部署でクラウドサインを利用する際、所属・書類別に応じたアクセスコントロールが可能。
  • 二要素認証:送信者が設定したアクセスコードを、受信側が画面入力後、書類を閲覧できる機能。
  • シングルサインオン機能:SAML2.0の認証を用いたSSO設定が可能。

料金(税抜)

無料のプランも用意されています

選べるプランは次の通りです。

プラン 月額 特徴
Free 0円 送信件数月5件、ユーザー1名のみ利用可
Light 10,000円 必要最低限の機能
Corporate 28,000円 書類管理・システム連携
機能
Enterprise 要問合せ 高度な内部統制機能
こんな人におすすめ
  • コストを抑えて使用したい
  • 誰でも簡単に使用できるサービスを探している
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PROCENTER/C

文書管理システム_おすすめ_PROCENTERC

出典:https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html

「NECソリューションイノベータ株式会社」が提供しています。

企業間・部門間にあふれるファイルを共有・一元管理し、スムーズかつ安全で効率的な情報活用を推進する文書管理システムです。

PROCENTER/Cの基本機能

文書管理・文書共有双方の要件を満たす、豊富な機能が標準装備されています。

主な機能
  • 機密情報管理:多要素認証でなりすましを防ぎ、サーバ内のデータは暗号化し内容の漏えいを防止できます。各操作ログを保存し不正アクセスも検出可能です。
  • 文書共有:配布受領管理機能で委託先の受領状況をリアルタイムに確認、国内外の取引先と共有でき、自動で文書の版数も管理されます。
  • 契約書管理:承認機能や版数管理機能で承認・改版を履歴確認でき、各文書は範囲指定や複数条件指定での検索が可能です。
  • 文書管理プラットフォーム:APIを用いて他システムと簡単に連携が可能、業務システム開発時、データ管理機能を担うエンジンとして組み込むことも可能です。
  • 検索:自動で文書の版数を管理、属性検索や全文検索で、目的のファイルを簡単に探せます。

料金

要問合せ

こんな人におすすめ
  •  ユーザー満足度が高いシステムを探している
  • 情報関連を自動化、円滑化したい
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ASTRUX2.0

文書管理システム_おすすめ_ASTRUX

出典:https://www.astrux.jp/

「株式会社デジタルマトリックス」が提供しています。

文書管理に関わる様々な業務を効率化して、社内でのスピーディな意思伝達・決定を可能にする文書管理システムです。

ASTRUX2.0の基本機能

一般文書やISO文書、記録等の運用・管理をWebベースで一元管理できます。

主な機能
  • フォルダの階層管理:ツリー階層化したフォルダを作成・格納可。
  • 版管理:各版の履歴を残すことが可能。
  • アクセス権管理:ユーザー単位・グループ単位で細かくアクセス権設定。
  • 検索フォルダ機能:検索条件を目的ごとにセット。
  • 検索結果ダウンロード:CSVファイル・ZIP作成・バインダー作成でダウンロード可。
  • CSV出力:検索結果のファイル情報属性をCSV形式のファイルとしてダウンロード。
  • ファイル情報からURL取得:各文書の情報アイコンから、文書のURL取得。
  • 文書参照機能の拡張:ファイル名や属性等の引数指定で、外部からの文書検索・参照が可能。
  • スケジュール管理機能:予定日、実施内容、登録文書・関連文書や担当者等を登録し、スケジュールが可視化。
  • 多言語対応:日本語・英語・中国語等の言語に対応

料金(税抜)

ASTRUX2.0(OptionKit)の価格は次の通りです。

商品名 標準価格
1サーバーライセンス (初年度保守付) 235,000円
保守費用 (1年間) 35,000円
こんな人におすすめ
  •  多言語に対応しているシステムが良い
  • サポート体制が欲しい
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eValue V

文書管理システム_おすすめ_eValue

出典:https://www.kk-osk.co.jp/products/evalue_v/index.html

「株式会社OSK」が提供しています。

業務スタッフの作業を効率化する基幹系システムと、部門も越えて情報共有・コミュニケーション促進が図れる情報系システムを同一基盤・同様の操作性で提供するサービスです。

eValue Vの基本機能

複数のモジュールを組み合わせて利用することで、業務効率がUPします。

主な機能
  • 自動実行機能:予定時刻でいつも出力する帳票を定期的に自動出力可能。
  • 業務予定確認:事前に個人の作業予定を登録すれば、予定時間に通知を行い作業漏れ防止。
  • 情報提供:組織に合わせた情報提供を可能とするポータル提供。
  • アクセス権限:職位や雇用形態なども権限設定の条件として指定可。
  • スマートフォン活用:社内外を問わずスケジュール管理、共有ドキュメントの閲覧、申請・承認等で幅広く活用可。
  • スキャナ保存業務:会計の仕訳伝票とドキュメント管理上の請求書・領収書等の証憑を関連付けて管理。
  • セキュリティ:システムログ・操作ログの情報を保存、ログは保管期限を設定でき、不正操作による証拠隠滅を防止。

料金

要問合せ

こんな人におすすめ
  • 無料体験を使用したい
  • 充実したサポート体制が欲しい
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文書管理システムを導入する必要性

文書管理システム_おすすめ_導入する必要性

文書管理システム、なかなか便利なシステムですね。

それでは、文書管理システムを導入する必要性について教えて下さい。

こちらでは、文書管理システムがなぜ必要かを解説します。

文書を管理しないと混乱が起こる

各企業には営業資料や報告書はもちろん、顧客や提携先企業との契約書・仕様書・業務マニュアル・社内規定など、様々な文書があります。

コンプライアンスを遵守し、組織として効率的に運用していくため、それらの書類・文書を適切に管理することが必要です。

とはいえ、実際には「どんな場所へ格納したかわからなくなった」「保管している文書がほとんど活用されない」というケースも少なくありません。

これでは、迅速な対応など夢のまた夢です。

一元的管理をすれば業務がスムーズになる

文書管理システムは、ファイルを一元的管理適切に文書を整理整頓することで、必要なとき必要な文書へピンポイントに、かつスムーズにアクセスできます。

文書の格納に特化して、検索性に優れている特徴があります。

そのため、管理している書類が見つからず、作業が行き詰まるという事態を避けることも可能です。

文書管理システムを導入すれば、文書管理に関するトラブルを防止できます

MEMO

社内にある書類の管理は非常に煩雑になりがちで、保管方法や保管場所の確保から利用時のトラブルなども考えられる。

そう言ったトラブルなどを未然に防ぎ、適切な書類・文書管理を行うための、文書管理システムは必要と言える。

文書管理システムを導入するメリット・デメリット

文書管理システム_おすすめ_導入するメリット

文書管理システム選びのポイント、良く参考にしたいです。

それでは、システム導入のメリットや、確認しておくべき点があれば是非教えて下さい。

こちらでは、文書管理システムを導入するメリットとデメリットを解説します。

文書管理システムを導入するメリット

文書を電子化して、フォルダごとに自動仕分けが出来て、検索機能で条件を指定すれば、必要な時に目的の文書をすぐに取り出せる点は大きなメリットです。

また、電子化するため用紙代や印刷にかかるインク代、印刷機の電気代などのコストも大幅に軽減されます。

クラウド上で共有できるので、複数のスタッフで同時編集はもちろん、どこにいても責任者が承認可能で便利です。

その他、各文書にアクセス権限設定を行える機能、アクセスログを管理する機能等が搭載されており、不正な持ち出しも防げます。

MEMO

文書管理システムを導入すると、文書管理が非常にしやすくなりコスト削減にもなる。

また、オンライン上で管理をすることからリモートワークなどにも対応できるメリットがある。

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文書管理システムを導入するデメリット

文書管理システムの導入には、導入費用・運用費用だけではなく、各従業員が十分使いこなせるようにするため教育など、それなりにコストの掛かる点はデメリットです。

また、文書管理システムは設計が肝心で、管理したい項目、各文書の保存期限を取り決めます。

また、入力すべき項目の設計やワークフローの設定等が、合理的かつ簡便でなければ継続的な運用は難しくなるでしょう。

文書管理システムを導入して、支障なく活用していけるまでに掛かる時間・労力・コストへの投資は十分考慮する必要があります。

注意

文書管理システムを導入するまでにコストが掛かる。

また、入力項目の設計やワークフローをしっかりとしてなければ、うまく運用することが出来ない可能性がある。

文書管理システムによくある質問

文書管理システム_おすすめ_よくある質問

文書管理システムの注意点、よく確認しておきたいです。

文書管理システムについてお聞きするうちに、いろいろな質問が出てきました。

こちらでは、文書管理システムに関するよくある質問を解説します。

導入後に課題や改善点が見つかったらどうする?

文書管理システムを導入して、いきなり完璧に扱える企業はそう多くないことでしょう。

導入後に、システムを利用する際の課題や改善点が見つかる場合もあります。

この課題や改善すべき点を放置したままでは、従業員が使用しなくなる事態も想定されます。

そこで、運用ルールを定期的に見直すことが必要です。

運用するルールが不明確だったり、逆にルールをガチガチに固定したりすれば、文書管理システムの中でデータがうまく整理されないリスクは出てきます。

これでは、本来の機能を果たせなくなってしまいます。

導入したからといって油断せず、常に使われ方や状況を把握し、柔軟な対応を行うことが大切です。

MEMO

導入後にも、運用ルールを見直すなどの柔軟な対応をする事で、社内でより効率的に文書管理システムを活用できるようになる。

無料プランを導入しても安心?

文書管理システムの中には、無料プランを用意している製品もあります

基本機能は不自由なく利用できるはずです。

ただし、次のような制約が想定されます。

無料プランの制約
  • 送信可能件数月:5~10件
  • 利用可能ユーザー数:1名~5名

上記の様な感じで、かなり利用面で限定されている傾向があります。

小規模なオフィスでは無料プランを利用して問題ないかもしれません。

ただし、導入前に自社のニーズへ合った内容なのかよく確認してみましょう。

MEMO

無料プランは、基本機能は使用できるが細かな制約が掛かるため、導入前のお試しや小規模事業者の利用は良いが、それ以外ではおすすめできない。

文書管理システム|まとめ

文書管理システム_おすすめ_まとめ

文書管理システムを導入すれば、文書の保存や整理・共有などの作業が自動化されたり、検索が容易になる事から文書管理の効率化は大幅にUPするはずです。

しかし、導入コストや運用コストもそれなりにかかります。

コストに見合った成果が期待できるか否かをよく検討してみましょう。

また、社内でより効率的に活用できるように、導入前後のサポート・研修の有無などもしっかりとするようにしましょう。

文書管理システムは、いくつかのタイプに分かれますので、自社のニーズをしっかりと把握した上で自社にあった文書管理システムを選ぶようにしましょう。

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