【2023年最新】おすすめの文書管理システム12選！価格やメリット、選び方のポイントも解説

文書管理システムとは、紙面やワード・エクセルの作成文書・電子化されたドキュメントを格納・文書の保管・活用・廃棄と言うライフサイクルをシステム上で一元管理するシステムです。

社内の膨大な書類を効率的に管理する事が出来て、管理へかける人件費・人員を大幅に削減できます。

その事から、文書管理システムを導入したい経営者も多いことでしょう。

この記事では、文書管理システムの特徴と必要性、おすすめの文書管理システム、導入するメリット・デメリット等を解説します。

文書管理システムとは？

それならば、文書管理システムを導入してみましょう。

こちらでは、文書管理システムとは何か、文書管理システムの基本的な機能を解説します。

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、電子化した文書を保管・活用・廃棄のサイクルで一括管理できるシステムです。

文書管理システムを導入すれば、膨大な書類を容易に保管・保存する事が出来て、すぐに情報を取り出せて情報共有へ役立ちます。

全ての書類はいつまでも保管できるだけでなく、保管期間を定めて管理できます。

また、アクセスを制限し漏洩を防ぐこともできます。

文書管理システムの機能

文書管理システムでは基本的に次の機能が用意されています。

また、様々なツールと連携して業務効率化の図れる機能も用意されていることが多いです。

文書管理システムのタイプ

こちらでは、文書管理システムの様々なタイプを紹介します。

大きく5種類に分類される

どのような文書の管理を望むか、どんな目的で管理するのかにより、5つのタイプに分けられます。

5種類以外にも細かい分類ができる

文書管理システムの製品は、上記の5種類で厳格に区分されているわけではありません。

同一の製品でも、用意されているプランによって異なるタイプとなります。

また、オプションの追加で例えば保管型→作成・共有型の機能を得ることもあります。

文書管理システムの選び方のポイント

こちらでは、文書管理システムを選ぶ際のコツを4つ紹介します。

簡単に検索が可能か

文書管理システムでは、迅速かつスムーズに目的の文書へアクセスできるかがポイントです。

簡単に検索できる「全文検索」を備えたものがおすすめです。

法制度への対応が迅速か

対象企業や対象文書によっては、国の定めた法令・各種制度に従った文書管理が求められるものもあります。

電子文書に法的効果を持たせるには、「e文書法」に則ったタイムスタンプを付与し、改ざんされていないことを担保しなければいけません。

正当性を担保できる機能の有無も選定ポイントです。

セキュリティが強靭か

個人情報や機密情報が含まれた文書なら、情報が漏洩すれば大変な事態となります。

この情報漏洩はもちろん盗難・紛失を避ける対策が、各企業に求められます。

そのため、セキュリティ制御の他、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能も備えた製品かが選定ポイントです。

ワークフロー管理ができるかどうか

業務の効率化のため、承認状況・閲覧履歴がわかるワークフロー機能の有無も選定ポイントです。

この機能があれば、どの部署で書類が滞っているのか、誰が未承認で放置しているのかがすぐに把握でき、業務の停滞を防止できます。

おすすめの文書管理システム12選

こちらでは、おすすめの文書管理システムを紹介します。

Denho

出典：https://www.smartocr.jp/denho/

Denhoは株式会社インフォディオが提供している文書管理システムです。

AIが自動でデータを電子化し、分類・保存することができます。

画像や手書きの文字も読み取れるので、書式にとらわれずスムーズに電子保存できる点が魅力です。

国勢調査やみずほ銀行、JTBといった官公庁や大手企業での導入実績があり信頼して使うことができます。

料金

要問合せ

バクラク電子帳簿保存

出典：https://bakuraku.jp/denshichobo

株式会社LayerXが提供しているクラウド文書管理システムです。

主に経費関連の書類を電子化し、一元管理することができます。

またデータ処理精度が高くどんな種類の帳票も読み取り、ペーパレス化を目指すことができるのが特徴です。

料金

初期費用無料：月額9,800円～(無料プランあり)

クラウドサインSCAN

出典：https://www.cloudsign.jp/related/scan/

「弁護士ドットコム株式会社」が提供しています。

ビジネス文書等の管理の効率化、権限カスタマイズ機能が揃った文書管理システムです。

クラウドサインSCANの基本機能

わかりやすい操作画面、セキュリティ対策で安心して作業ができます。

料金(税抜)

無料のプランも用意されています。

選べるプランは次の通りです。

Confluence

出典：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

「アトラシアン株式会社」が提供しています。

知識を集約する社内情報共有ツールです。

テンプレートが豊富で、新たな文書も簡単に作成できます。

Confluenceの基本機能

直感的な構成で、設定、作成、検索が簡単にできます。

料金

月額料金は次の通りです。

無料プランもあります。

NotePM

出典：https://notepm.jp/

「株式会社プロジェクト・モード」が提供しています。

日報や議事録・社内マニュアルなど、様々なドキュメントをクラウド上で管理できる文書管理システムです。

NotePMの基本機能

文書ごとの変更履歴の管理・全文検索もできます。

料金(税込)

初期費用・サポート費用は0円です。

TOKIUM電子帳簿保存

出典：https://www.keihi.com/denshichobo/

株式会社TOKIUMが提供しているクラウド文書管理システムです。

あらゆる取引関係書類を電子化し、一元管理することができます。

データ処理制度が99％以上なのも、TOKIUM電子帳簿保存の大きな特徴です。

料金

要問合せ

Fleekdrive

出典：https://www.fleekdrive.com/

「株式会社Fleekdrive」が提供しています。

企業向けクラウドストレージで、ファイルのリアルタイム共同編集が充実、ファイル共有・共同編集・ワークフロー機能が簡単に操作できます。

Fleekdriveの基本機能

自社の情報資産を、社内外問わず有効活用することができます。

料金(税抜)

Documal SaaS

出典：https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/

「株式会社富士通四国インフォテック」が提供しています。

文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルの自動化を支援する文書管理システムです。

Documal SaaSの基本機能

操作性にこだわった工夫が盛り込まれています。

料金(税抜)

大きく分けて「パブリック」「プライベート」に分かれています。

いずれも、初期導入費用・月額費用が掛かります。

(1)パブリックSaaS

(2)プライベートSaaS

楽々Document Plus

出典：https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

「住友電工情報システム株式会社」が提供しています。

適切な権限のもとで文書の分類・保管・活用ができる文書管理システムです。

楽々Document Plusの基本機能

複数のファイルを電子データとして、1つのドキュメントにまとめ保管することが出来る文書管理・情報共有システムです。

料金

要問合せ

invoiceAgent 文書管理

出典：https://www.wingarc.com/product/spa/

「ウイングアーク１ｓｔ株式会社」が提供しています。

ビジネス文書に求められるガバナンスや業務効率化を支援する文書活用ソリューションです。

invoiceAgent文書管理の基本機能

既存の業務・システムを大きく変えずに文書活用ができます。

料金(税抜)

お問い合わせ

PROCENTER/C

出典：https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html

「NECソリューションイノベータ株式会社」が提供しています。

企業間・部門間にあふれるファイルを共有・一元管理し、スムーズかつ安全で効率的な情報活用を推進する文書管理システムです。

PROCENTER/Cの基本機能

文書管理・文書共有双方の要件を満たす、豊富な機能が標準装備されています。

料金

要問合せ

ASTRUX2.0

出典：https://www.astrux.jp/

「株式会社デジタルマトリックス」が提供しています。

文書管理に関わる様々な業務を効率化して、社内でのスピーディな意思伝達・決定を可能にする文書管理システムです。

ASTRUX2.0の基本機能

一般文書やISO文書、記録等の運用・管理をWebベースで一元管理できます。

料金(税抜)

ASTRUX2.0(OptionKit)の価格は次の通りです。

eValue V

出典：https://www.kk-osk.co.jp/products/evalue_v/index.html

「株式会社OSK」が提供しています。

業務スタッフの作業を効率化する基幹系システムと、部門も越えて情報共有・コミュニケーション促進が図れる情報系システムを同一基盤・同様の操作性で提供するサービスです。

eValue Vの基本機能

複数のモジュールを組み合わせて利用することで、業務効率がUPします。

料金

要問合せ

文書管理システムを導入する必要性

こちらでは、文書管理システムがなぜ必要かを解説します。

文書を管理しないと混乱が起こる

各企業には営業資料や報告書はもちろん、顧客や提携先企業との契約書・仕様書・業務マニュアル・社内規定など、様々な文書があります。

コンプライアンスを遵守し、組織として効率的に運用していくため、それらの書類・文書を適切に管理することが必要です。

とはいえ、実際には「どんな場所へ格納したかわからなくなった」・「保管している文書がほとんど活用されない」というケースも少なくありません。

これでは、迅速な対応など夢のまた夢です。

一元的管理をすれば業務がスムーズになる

文書管理システムは、ファイルを一元的管理、適切に文書を整理整頓することで、必要なとき必要な文書へピンポイントに、かつスムーズにアクセスできます。

文書の格納に特化して、検索性に優れている特徴があります。

そのため、管理している書類が見つからず、作業が行き詰まるという事態を避けることも可能です。

文書管理システムを導入すれば、文書管理に関するトラブルを防止できます。

文書管理システムを導入するメリット・デメリット

こちらでは、文書管理システムを導入するメリットとデメリットを解説します。

文書管理システムを導入するメリット

文書を電子化して、フォルダごとに自動仕分けが出来て、検索機能で条件を指定すれば、必要な時に目的の文書をすぐに取り出せる点は大きなメリットです。

また、電子化するため用紙代や印刷にかかるインク代、印刷機の電気代などのコストも大幅に軽減されます。

クラウド上で共有できるので、複数のスタッフで同時編集はもちろん、どこにいても責任者が承認可能で便利です。

その他、各文書にアクセス権限設定を行える機能、アクセスログを管理する機能等が搭載されており、不正な持ち出しも防げます。

文書管理システムを導入するデメリット

文書管理システムの導入には、導入費用・運用費用だけではなく、各従業員が十分使いこなせるようにするため教育など、それなりにコストの掛かる点はデメリットです。

また、文書管理システムは設計が肝心で、管理したい項目、各文書の保存期限を取り決めます。

また、入力すべき項目の設計やワークフローの設定等が、合理的かつ簡便でなければ継続的な運用は難しくなるでしょう。

文書管理システムを導入して、支障なく活用していけるまでに掛かる時間・労力・コストへの投資は十分考慮する必要があります。

文書管理システムによくある質問

こちらでは、文書管理システムに関するよくある質問を解説します。

導入後に課題や改善点が見つかったらどうする？

文書管理システムを導入して、いきなり完璧に扱える企業はそう多くないことでしょう。

導入後に、システムを利用する際の課題や改善点が見つかる場合もあります。

この課題や改善すべき点を放置したままでは、従業員が使用しなくなる事態も想定されます。

そこで、運用ルールを定期的に見直すことが必要です。

運用するルールが不明確だったり、逆にルールをガチガチに固定したりすれば、文書管理システムの中でデータがうまく整理されないリスクは出てきます。

これでは、本来の機能を果たせなくなってしまいます。

導入したからといって油断せず、常に使われ方や状況を把握し、柔軟な対応を行うことが大切です。

無料プランを導入しても安心できる？

文書管理システムの中には、無料プランを用意している製品もあります。

基本機能は不自由なく利用できるはずです。

ただし、次のような制約が想定されます。

上記の様な感じで、かなり利用面で限定されている傾向があります。

小規模なオフィスでは無料プランを利用して問題ないかもしれません。

ただし、導入前に自社のニーズへ合った内容なのかよく確認してみましょう。

文書管理システム｜まとめ

文書管理システムを導入すれば、文書の保存や整理・共有などの作業が自動化されたり、検索が容易になる事から文書管理の効率化は大幅にUPするはずです。

しかし、導入コストや運用コストもそれなりにかかります。

コストに見合った成果が期待できるか否かをよく検討してみましょう。

また、社内でより効率的に活用できるように、導入前後のサポート・研修の有無などもしっかりとするようにしましょう。

文書管理システムは、いくつかのタイプに分かれますので、自社のニーズをしっかりと把握した上で自社にあった文書管理システムを選ぶようにしましょう。