電子契約システムを導入する5つのメリットを徹底解説｜おすすめの電子契約サービス15選もご紹介

電子契約システムの導入は、契約業務の効率化やペーパーレス化を図る手段のひとつです。

電子契約システムをうまく活用することで、コスト削減や利益アップなど、さまざまなメリットを得られるでしょう。

ただし、正しく運用しなければ、有効な契約として認められない可能性もあるため注意しなければなりません。

そこでこの記事では、電子契約システムを導入するメリット、導入する際の注意点、導入の手順などを詳しく解説します。

電子契約システムを導入するか迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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電子契約システムとは

電子契約とは、契約書を電子文書に置き換え、インターネット上で電子署名を施し契約を締結する契約方式のことを指します。

初めに、電子契約システムとは何か？について解説します。

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電子契約と書面契約の違い

電子契約システムについて説明する前に、まずは書面契約と電子契約の違いをご説明します。

① 書面契約

書面契約とは、書面という言葉通り、紙書類を使用して契約を締結することです。

間違いなく契約者本人が合意したという証拠を残すため、書面には署名や押印を行います。

不動産の購入など、重要な契約の場合には、印鑑証明を持参し、印鑑が契約者本人のものであると証明した上で押印を行います。

万が一、契約締結後になりすましや改ざんが疑われた場合には、署名の筆跡鑑定や、印影の鑑定を行い、契約書の真正性を証明します。

② 電子契約

電子契約とは、電子データを使用して契約を締結することです。

間違いなく契約者本人が合意したという証拠を残すためには、電子署名という仕組みを使用します。

電子署名とは、暗号技術を用いて、電子契約書の作成者や、電子契約書が改ざんされていないことを証明する仕組みです。

高度な暗号技術を用いているため、契約者以外が電子契約書を受け取ったり、改ざんしたりした場合にはすぐに判明します。

また、多くの電子契約システムは、電子署名の仕組みについて理解していなくても、簡単に利用できるように設計されています。

電子契約システムとは？

電子契約システムとは、契約書をはじめとするさまざまな書面を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上で行うために作られたシステムのことを指します。

従来の方法では、書面を印刷し押印もしくはサインしてもらうことで、契約の締結などの重要な取引を行ってきました。

一方、電子契約ではこれらのやりとりを廃止し、完全にペーパーレスでやりとりするため、手続きの簡略化や業務効率の向上に繋がります。

電子契約のシステムを導入することには、様々なメリットがあります。

そのため、多くの企業が電子契約システムを取り入れており、今では「契約書には印鑑押印」のイメージは薄れつつあるのが現状です。

電子契約システムの5つのメリット

電子契約システムの導入は、コストの削減やコンプライアンス強化に繋がります。 

こちらの章では、電子契約のメリットを5つピックアップしてご紹介していきます。

電子契約システムのメリット①｜経費・コストの削減

電子契約システムを導入すれば、契約締結に関わる様々な経費を節約できます。

まず、電子契約であれば印紙税がかからないため、収入印紙費用の節約が可能です。

収入印紙の費用が1回あたりでは大きくなかったとしても、月間で数十件の契約を締結するような企業であれば、最終的に数十万円、数百万円もの大きな支出となり得ます。

また、電子契約に切り替えることで、収入印紙代だけでなく、収入印紙代を用意する手間も減らせます。

さらに、書類の契約書を使用する場合、契約書の印刷・製本・郵送に対する人件費もかかります。

契約締結後に保管する本棚の用意や、保管した場所から契約書を探す手間暇も、長い目で見るとコストとみなされるでしょう。

電子契約を導入してペーパーレス化することで、企業の経費やコストを削減できる点は、大きなメリットといえます。

電子契約システムのメリット②｜リモートワーク対応が容易

2020年、コロナ禍でテレワークや在宅ワークなどの「リモートワーク」が普及しました。

契約を締結したいのに「会社の判子がなくて押印できない」「プリンターがないので印刷して製本できない」そんな理由で、自宅から会社にわざわざ出勤している人も少なくありません。

電子契約であれば、紙と押印を必要としないため、場所と時間を選ばずに契約を締結させることができます。

現状、リモートワークを補完的にしか利用していないものの「感染拡大に合わせて、臨機応変に切り替えたい」もしくは「将来的に完全リモートワークにしたい」という場合には、今のうちに導入を進めておきましょう。

電子契約システムのメリット③｜契約締結までのリードタイムの短縮

書面契約の場合、合意した後も契約書原本を印刷して製本し、押印して送付します。

取引先に押印してもらい、返送してもらうなど時間がかかります。

さらに、決裁者・担当者が不在の場合には数週間かかることも少なくありません。

ビジネスにはスピードが重視される今の世の中、致命的な遅れになることも考えられます。

電子契約であれば、クラウド上でデータを確認し、合意したその場で契約締結することができます。

システム・サービスによっては、契約合意前の契約書作成をサポートする機能を備えたものもあります。

クラウド上で「承認作業が今どの段階にあり、誰のマターなのか」というステータスを管理することがでるため、作業の遅延や漏れも起きにくくなります。

電子契約システムのメリット④｜保管・管理の効率化

契約書は法律により、一定期間、保存が義務付けられています。紙の契約書の場合、原本をファイリングして、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的です。

しかし、企業によっては「保管スペースに余裕がない」「ファイリングが面倒臭い」「どこに何があるか分からない」など上手く管理できない企業も少なくありません。

電子契約の場合、契約書はデータとしてクラウド上にまとめて保管できます。

保管方法やスペースに悩むことはありませんし、情報漏洩や紛失のリスクを回避することができます。

また、検索機能を利用すれば必要に応じて目的の契約書を簡単に閲覧できます。既存の書面の契約書もスキャンして電子化することで、有効活用することもできます。

電子契約システムのメリット⑤｜契約更新の確認漏れ防止

サービスを提供する側にとっても、受ける側にとっても、契約期間の終期は重要です。

「サービスの見直し」「契約打ち切り」を検討し、何らかのアクションを起こす必要があります。

しかし、膨大な量の契約を管理していると「更新期限に気づかず、期限を逃してしまった」という場合も起こりえます。

電子契約なら、契約期限の管理も容易です。

たとえば「契約終了の2か月前に自動通知」と言うように、更新期限が近づいたらアラート通知をするよう設定することもできます。

電子契約システムの3つのデメリット

良いこと尽くしのようにも思える電子契約ですが、デメリットももちろんあります。

こちらの章では、電子契約システムのデメリット3つをご紹介いたします。

電子契約システムのデメリット①｜電子契約の認められない契約書の存在

多くのケースで電子契約書でも法的効力を認められていますが、定期建物賃貸借契約、定期借地契約など、法律に基づき紙面での交付を義務づけられている一部の契約書があります。

少しずつ電子契約の認められる領域は広がってきていますので、今後の法律改正や環境の変化に注意が必要です。

電子契約システムのデメリット②｜サイバー攻撃のリスク

電子契約書を管理しているサーバがサイバー攻撃を受け、データが改ざんや盗難の被害を受けるリスクがあります。

導入するシステムのセキュリティ対策は十分に確認する必要があります。

電子契約システムのデメリット③｜社内調整の大変さ

電子契約を導入したくても、契約相手や社内メンバーが電子契約に前向きでない場合もあります。

電子契約で契約を結ぶために、電子契約システムの使い方を覚えて業務フローを変更することが面倒と感じる人もいるでしょう。

そもそもインターネットを使いなれていない人や、紙面の契約書にて内容を確認するほうが安心感がある人など、導入に抵抗を感じる人も少なからず存在します。

電子契約のメリットとデメリットを正しく伝え、関係者に納得してもらうために調整作業が発生することはデメリットといえるでしょう。

電子契約システムを比較する際のポイント

次に、電子契約システムを比較する際の3つの留意すべきポイントについて解説します。

電子契約システムのポイント①｜契約相手の同意をきちんと得る

自社が電子契約を希望していたとしても、契約相手がそれを拒否した場合は、契約を進めることができません。

紙ベースの契約書に慣れている、電子契約を導入するためにコストがかかる、といった理由から電子データでの取引を拒否する企業もあります。

電子契約のメリットや安全性を説明して納得してもらったり、相手に合わせて紙ベースでの契約をおこなったり、臨機応変に行動しましょう。

電子契約システムのポイント②｜社内教育をしっかりと行う

電子契約を導入する際は、社内教育をしっかりと行いましょう。

電子契約を有効なものとするためには、導入する電子契約システムの操作方法や電子署名、タイムスタンプ、契約の進め方などについて理解しておく必要があります。

電子署名法やe-文書法など、関連する法律について把握しておかなければなりません。

また、運用体制を整えておくことも重要です。

電子契約は従来の紙の契約書と同様に厳重な管理が求められます。

そのため、誰に電子契約システムのアカウントを付与するかを設定しておく必要があります。契約書は機密性が高いため、管理が煩雑にならないようにアカウントを付与する人数は極力少なくしましょう。

運用体制はアカウント付与だけでなく、どのようなフローで契約書締結につなげるかも決めておくことも大切です。

契約書のなかには担当者の段階で完結する書類がある一方、代表取締役の決済が必要な書類もあります。契約書に応じたフローを設定しておくことで、スムーズに電子契約システム利用につなげられます。

電子契約システムのポイント③｜印章規程を電子署名管理規程に変更する

電子契約システムを導入するには印章規程を電子署名管理規程に変更する必要があります。

紙の契約書の場合、書類に以下のような印章を押印・捺印します。

これらは印章管理規程として管理上のルールが定められています。印章管理規程には、

などが含まれています。

電子契約システムの場合、物理的に管理できる印章はありません。

だからといって管理規程を定めていないと、内部統制・リスクマネジメントに影響を及ぼしかねません。そのため、電子署名管理規程を定めておきましょう。

電子契約システム比較表

次に、おすすめ電子契約システムを比較表にして紹介します。

いずれも便利な機能を備えた商品ばかりです。

特徴の詳細は後述しますが、おすすめの電子契約システムの比較は以下のようになっています。

※横にスクロールしながらご覧ください。

電子契約システム提供会社	特徴	金額	テンプレート機能	原本管理機能	システムの連携
電子印鑑GMOサイン GMOグローバルサイン・ ホールディングス株式会社	多⾔語対応	0円～	◎(押印位置調整可)	〇	API連携
クラウドサイン 弁護士ドットコム株式会社	セキュリティ機能充実	月額10,000円～	〇	〇	可(slackやジョブカンなど)
NINJA SIGN by freee 株式会社サイトビジット	URLトークン等でアクセス制限可	月額4,980円～	◎(文章編集可能)	〇	API連携
マネーフォワード クラウド契約 株式会社マネーフォワード	商業登記対応	2,980円/月～	〇	〇	API連携
いえらぶ電子契約 株式会社いえらぶGROUP	不動産業界に特化した電子契約	要確認	〇	〇	API連携
ジンジャーサイン jinjer株式会社	SSL/TLSを用いた暗号化	・初期費用50,000円～ ・月額8,700円～	〇	〇	API連携
BtoBプラットフォーム契約書 株式会社インフォマート	押印機能登録可	0円～	〇	〇	API連携
HelloSign Dropbox Japan株式会社	22か国の言語に対応	2,000円/月～	〇	〇	API連携
ContractS CLM ContractS株式会社	契約を一括作成・一斉締結可	0円～(なお、期間限定)	〇	〇	API連携
みんなの電子署名 株式会社ベクター	AATL・長期署名対応	基本料金完全無料	✕	〇	–
かんたん電子契約 for クラウド セイコーソリューションズ株式会社	WEB面談契約可	月額10,000円～	〇	〇	API連携
DX-Sign ITbook XCloud株式会社	承認権限を制約可能	0円～	〇	〇	API連携
SATSIGN アイテック阪急阪神株式会社	二段階認証・二要素認証機能	月額10,000円～	〇	〇	–
リーテックスデジタル契約 リーテックス株式会社	電子契約と電子記録債権を併用	月額10,000円～	✕	〇	API連携
paperlogic電子契約 ペーパーロジック株式会社	ゲストも電子証明書取得申請可	–	〇	〇	API連携

おすすめ電子契約サービス15選を徹底比較

こちらでは、おすすめ電子契約サービスを紹介します。

導入社数で選ぶなら｜電子印鑑GMOサイン

出典：https://www.gmosign.com/

最もおすすめの電子契約サービスは、電子印鑑GMOサインです。

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。

ご自身の会社の電子証明書を用いた署名方式を選択できる便利なツールとなっています。

主な基本機能

大量の契約書を一括送信できる効率的な機能が用意されています。

電子印鑑GMOサインの価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

電子印鑑GMOサインの使い方

電子印鑑GMOサインの使い方は以下の通りです。

知名度で選ぶなら｜クラウドサイン

出典：https://www.cloudsign.jp/

おすすめの電子契約サービス2つ目は、クラウドサインです。

クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスです。

日本の法律に特化した弁護士監修のツールで操作のしやすさに定評があります。

主な基本機能

セキュリティ機能が特に充実しています。

クラウドサインの価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

初期費用はいずれも無料です。

クラウドサインの使い方

クラウドサインの使い方は、簡単3ステップです。

契約したい相手がクラウドサインユーザーではなくても使えるのがメリットです。

＼クラウドサインの詳しい評判はこちらから／

クラウドサインの口コミ・評判は？実際に利用しているユーザーの口コミ・機能・評価

料金で選ぶなら｜NINJA SIGN by freee

出典：https://www.ninja-sign.com/service

おすすめの電子契約サービス3つ目は、NINJA SIGN by freeeです。

こちらは、株式会社サイトビジットが提供する電子契約サービスです。

契約書の作成依頼やレビュー、承認にいたるまでクラウド上で完結する便利なツールです。

主な基本機能

アクセス制御・データ暗号化でセキュリティ面も万全です。

NINJA SIGN by freeeの価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

初期費用はいずれも無料です。

NINJA SIGN by freeeの使い方

NINJA SIGN by freeeの使い方は、以下の通りです。

クラウドサインとほぼ変わらない流れです。

＼NINJA SIGN by freeeの詳しい評判はこちらから／

NINJA SIGN by freeeの評判・口コミは？実際の口コミから分かる料金・機能を徹底解説

口コミ・評判で人気◎｜マネーフォワード クラウド契約

出典：https://biz.moneyforward.com/contract/

おすすめの電子契約サービス4つ目は、マネーフォワード クラウド契約です。

株式会社マネーフォワードが提供する電子契約サービスです。

低コストながら社外でも社内でも、オンラインで申請から承認まで行えるツールとして定評があります。

主な基本機能

電子契約に必要な機能や、商業登記にも対応しています。

マネーフォワード クラウド契約の価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

初期費用はいずれも無料です。

なお、IPO準備・中堅〜大企業向けは要確認です。

マネーフォワードクラウド契約の使い方

マネーフォワークラウド契約の使い方は、以下の通りです。

クラウド上に自動保管されていることで、保管忘れなどのよくあるミスをなくすことができます。

＼マネーフォワードクラウド契約の詳しい評判はこちらから／

マネーフォワード クラウド契約の評判・口コミは？実際の口コミから分かる機能・料金・特徴まとめ

不動産業界なら｜いえらぶ電子契約

出典：https://ielove-cloud.jp/service/sign/

おすすめの電子契約サービス5つ目は、いえらぶ電子契約サービスです。

株式会社いえらぶGROUPが提供する電子契約サービスとなっています。

不動産業界に特化した電子契約機能となっており、賃貸借契約・更新契約をWeb上で完結できます。

主な基本機能

不動産契約に便利な機能が揃っています。

いえらぶ電子契約の価格

いえらぶ電子契約の価格は要確認となっています。

いえらぶGROUPの担当者から見積もりを行ってもらいましょう。

いえらぶ電子契約の使い方

いえらぶ電子契約の使い方は、以下の通りです。

面倒な手続きをクラウド上で済ませることができるので、契約の多い不動産業界にとっては非常に便利だと言えます。

＼いえらぶ電子契約の詳しい評判はこちらから／

いえらぶ電子契約の評判・口コミは？実際の口コミから分かる機能・特徴・料金を解説

サポート体制で選ぶなら｜ジンジャーサイン

出典：https://hcm-jinjer.com/sign/

おすすめの電子契約サービス6つ目は、ジンジャーサインです。

jinjer株式会社が提供する電子契約サービスとなっています。

データの自動バックアップ・SSL/TLSを用いた暗号化通信でセキュリティも万全です。

主な基本機能

アクセス制御・データ暗号化でセキュリティ面も万全です。

ジンジャー(jinjer)サインの価格(税抜)

料金の詳細はお問い合わせが必要です。

ジンジャー(jinjer)サインの使い方

ジンジャー(jinjer)サインの使い方は、以下の通りです。

最短1分で契約書を作成し、送ることができるのでスピード感を持って契約を進めることが可能です。

＼ジンジャー(jinjer)サインの詳しい評判はこちらから／

ジンジャー(jinjer)サインの評判・口コミは？特徴や機能・口コミから分かる評価のまとめ

紙の契約書も併用したいなら｜BtoBプラットフォーム契約書

出典：https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

おすすめの電子契約サービス7つ目は、BtoBプラットフォーム契約書です。

株式会社インフォマートが提供する電子契約サービスとなっています。

厳格な本人確認の要求される業界で導入しやすいサービスとして定評があります。

主な基本機能

ブロックチェーンやタイムスタンプを備え、契約締結の真正性が確保されます。

BtoBプラットフォーム契約書の価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

無料のお試しプランもあります。

BtoBプラットフォーム契約書の使い方

BtoBプラットフォーム契約書の使い方は、以下の通りです。

使い方は簡単で、公式サイトでも動画による説明があるので気になる方はチェックしてみてくださいね。

＼BtoBプラットフォーム契約書の詳しい評判はこちらから／

BtoBプラットフォーム契約書の評判・口コミは？特徴・料金・評価を大公開！

国外との取引も多いなら｜HelloSign

出典：https://ja.hellosign.com/

おすすめの電子契約サービス8つ目は、HelloSignです。

こちらは、Dropbox Japan株式会社が提供する電子契約サービスになっています。

22か国の言語にも対応し、国外での取引にも利用可能なツールです。

主な基本機能

外国との取引のある企業に最適な電子契約サービスです。

HelloSignの価格

各プランの基本料金は次の通りです。

無料トライアルも用意されています。

HelloSignの使い方

HelloSignの使い方は以下の通りです。

まとめて管理したいなら｜ContractS CLM

出典：https://www.contracts.co.jp/

おすすめの電子契約サービス9つ目は、ContractS CLMです。

ContractS株式会社が提供する電子契約サービスです。

一斉締結機能があり、複数の雇用者とまとめて契約締結する場合に便利なツールとなっています。

主な基本機能

法務相談等をシームレスに管理できる機能が揃っています。

ContractS CLMの価格

各プランの基本料金は次の通りです。

期間限定で特別プランが用意されています。

ContractS CLMの使い方

ContractS CLMの使い方は以下の通りです。

雇用契約など、従業員が多くいる場合も、一括作成・締結モードで簡単に行えます。

コスパ最重視で選ぶなら｜みんなの電子署名

出典：https://es.vector.co.jp/

おすすめの電子契約サービス10つ目は、みんなの電子署名です。

こちらは、株式会社ベクターが提供する電子契約サービスとなっています。

基本料金完全無料で全機能を利用できる電子契約ツールです。

主な基本機能

無料ながらAATL・長期署名対応の最高水準の電子署名サービスが利用できます。

みんなの電子署名の価格

基本料金完全無料です。

有償サービスは1年以上の文書保管料金のみ(500円/50文書・月)となっています。

みんなの電子署名の使い方

みんなの電子署名の使い方は、以下の通りです。

金融機関におすすめ｜かんたん電子契約 for クラウド

出典：https://www.seiko-cybertime.jp/contract-l/

おすすめの電子契約サービス11個目は、かんたん電子契約 for クラウドです。

こちらは、セイコーソリューションズ株式会社が提供する電子契約サービスです。

取締役会議事録等に活用できWEB面談契約等の機能も備えた便利ツールとなっています。

主な基本機能

複数の契約当事者が存在する場合の契約締結に最適です。

かんたん電子契約 for クラウドの価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

初期費用はいずれも無料です。

かんたん電子契約 for クラウドの使い方

かんたん電子契約 for クラウドの使い方は、以下の通りです。

はじめて電子契約を導入するなら｜DX-Sign

出典：https://www.itbook-xc.com/

おすすめの電子契約サービス12個目は、DX-Signです。

ITbook XCloud株式会社が提供する電子契約サービスとなっており、月額0円のFreeプランから利用でき、低コストから利用できるツールです。

主な基本機能

扱いやすい操作性で、初めて導入した企業に最適です。

DX-Signの価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

無料お試し期間があります。

DX-Signの使い方

DX-Signの使い方は、以下の通りです。

セキュリティ体制重視で選ぶなら｜SATSIGN

出典：https://satsign.jp/

おすすめの電子契約サービス13個目は、SATSIGNです。

アイテック阪急阪神株式会社が提供する電子契約サービスです。

二段階認証機能に加え二要素認証機能が追加され、セキュリティ機能を向上させたツールです。

主な基本機能

大切な契約を長期にわたり、安全に保管できる機能が用意されています。

SATSIGNの価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

ライトプランは初期費用無料です。

SATSIGNの使い方

SATSIGNの使い方は、以下の通りです。

紙の契約書も電子契約書も一緒に管理できるのが強みです。

法的安全性で選ぶなら｜リーテックスデジタル契約

出典：https://le-techs.com/

おすすめの電子契約サービス14個目は、りーテックスデジタル契約です。

リーテックス株式会社が提供する電子契約サービスです。

電子契約と電子記録債権を併用し、法人の意思確認を担保するユニークなツールです。

主な基本機能

何重ものシステムで「証拠力」が担保されています。

リーテックスデジタル契約の価格(税抜)

各プランの基本料金は次の通りです。

初期費用はいずれも無料です。

リーテックスデジタル契約の使い方

リーテックスデジタル契約の使い方は以下の通りです。

契約書以外も電子化するなら｜paperlogic電子契約

出典：https://paperlogic.co.jp/

おすすめの電子契約サービス15個目は、paperlogic電子契約です。

ペーパーロジック株式会社が提供する電子契約サービスです。

厳格な本人確認を要する業界でも、導入しやすいサービスとして定評があります。

主な基本機能

電子稟議・電子書庫と連携させ一貫したシステムを構築可能です。

paperlogic電子契約の価格(税抜)

電子契約費用効果シミュレーターで算定

paperlogic電子契約の使い方

paperlogic電子契約の使い方は以下の通りです。

文書の種類に応じて、実印や認印の使い分けが可能なのがポイントです。

電子契約システムの導入ステップ5つ

次に、電子契約の導入フローについてご紹介していきます。

電子契約の導入を検討している企業はぜひ参考にしてみてください。

導入の流れ①｜契約締結に関する課題の整理・電子契約の導入目的を決める

まず、契約締結に関する課題を洗い出します。

年間で何件の契約を何社、何人と締結しているのか、契約締結に費やしている時期や人的コスト、経費を算出します。

取引先は電子契約を導入しているのか、電子契約を使ったことがあるかなど、周囲のヒアリングをおこなうのも良いでしょう。

課題の整理が終わったら、その情報に沿って導入目的を言語化します。

電子契約を導入する目的、導入後に期待できる効果、導入にあたっての懸念点を最初にしっかりとまとめておくと、その後の導入がスムーズになります。

導入の流れ②｜電子契約システムの比較検討する

電子契約の導入目的が決まったら、具体的にどの電子契約システムを導入するのか比較検討を進めましょう。

導入後に何度も別のサービスに切り替えてするのは手間がかかるので、最初の情報収集が肝心です。

なお、電子契約システムの比較サイトを参照する際には、そのサイトの制作者は誰か・信ぴょう性はあるか、きちんと確認するようにしましょう。

特定のサービスを進めるために偏った情報が掲載されている可能性もあるためです。

導入の流れ③｜予算と導入スケジュールを決める

導入する電子契約システムがある程度絞られたら、具体的な見積もりをとり、導入するスケジュールを計画します。

導入の流れ④｜業務フローを変更する

今後、締結する可能性がある契約内容ごとに押印申請のフローを作成しましょう。

基本的には、従来の押印申請フロー用いますが、電子契約システムの中で特定者の閲覧権限を付けたり、さまざまな承認や回覧フローを登録したりする必要があります。

業務フローの大幅な変更が必要になる可能性があるため、電子契約システムのカスタマーサクセスなどの担当者に質問しながら進めると良いでしょう。

導入の流れ⑤｜導入して社内向けにアナウンスを行う

無事に電子契約システムを導入したら、必ず社内向けにアナウンスを行いましょう。

導入前後で使い方のレクチャー時間を設けたり、操作方法に悩んだ時の相談役を置いたりするのも効果的です。

使い方に慣れるまでは、一定の期間に必ず社員のフォローアップをおこない、取引先にも必ず新しい電子契約システムを導入した旨を共有することが大切です。

電子契約システムによくある質問

最後に、電子契約システムを導入する際に、よくある質問に対しての解説をいたします。

うまく電子契約システムを導入するコツは？

先述した通り、電子契約システムを導入する場合、必ずご自身の会社の従業員向けにアナウンスしましょう。

導入前後に提供会社の力も借りて操作方法のレクチャー時間を設けたり、操作方法に悩んだ際のアドバイザーを社内へ置いたりするのも効果的です。

操作方法を従業員全員が慣れるまで、定期に必ず社員の研修等を行いましょう。

それと同時に、取引先へ必ず電子契約の導入した事実を報告しましょう。

なお、取引先によっては電子契約の利用・導入を社内規定で禁止しているケースもあります。

そんな時は、取引先へ強引に電子契約を進めず、紙面で柔軟に対応する体制も整えておきましょう。

電子契約でトラブル発生時の先例はあるのか

2021年現在のところ、電子契約の有効性が争われた裁判例はいまだ存在しません。

電子契約に関する裁判がとり行われた場合、争点がどのような帰結となるのか、具体的な見通しを立てることは非常に難しいです。

ただし、電子契約システムに関し、いつ・誰が・何を承認したかは客観的に記録されます。

そのため、契約の成否をめぐるトラブルは発生し難いはずです。

念のため電子契約に関するトラブルが起こった場合の補償について、提供会社がどんな対応をとるのか、導入前に担当者へよく確認してみましょう。

電子契約システム メリット｜まとめ

コロナ禍で普及が進んだ電子契約システムは、数多く提供されていますが、サービス内容や料金はそれぞれ違っています。

また、電子契約システムの導入に際しては、導入前に従業員へのアナウンス・サポートなども行い、取引先へのアナウンスなども重要になります。

電子契約システムは全ての契約事に対応している訳ではないことも注意が必要と言えるでしょう。

ただ、電子契約システムを導入することによって、契約が圧倒的にスムーズになるという大きなメリットがあります。

使用頻度・自社の規模や欲しい内容に合った商品を慎重に選んで、まずは導入を検討してみましょう。

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