請求管理システムとは、自社の請求書や見積書の作成・送付など、経理業務を効率化するためのシステムです。
膨大な量の請求書や見積書に関する作業を人の手で行うと、手間が掛かるだけではなくミスも発生しやすくなります。
そこで、請求管理システムの活用が重要になってくるのです。
この記事では、請求管理システム選びのポイント・おすすめの請求管理システム・メリットや注意点を解説します。
業務管理・作業の効率化をしっかりと考えてみましょう。
- 請求管理システムを選ぶポイント
- おすすめの請求管理システム１５選
- 請求管理システムを導入するメリットと注意点
- 請求管理システムの種類
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目次
請求管理システムを選ぶ比較ポイント３選
請求書や見積書の作成・送付等、結構大変な作業で本業を圧迫していませんか？
こちらでは、請求管理システムを選ぶポイントである、「システム利用で効率化したい業務範囲」「他のシステムとの連携」「サポート体制」の3つを解説します。
- システム利用で効率化したい業務範囲
- 他のシステムとの連携
- サポート体制
比較ポイント①システム利用で効率化したい業務範囲
請求管理システムは次のように様々な機能があります。
| 書類関連 | 売上・決算等 |
|---|---|
|
|
当然、表にあげた全ての機能が揃った請求管理システムなら、かなりの業務効率化が図れます。
ただし、機能を充実させればそれだけ利用料金は高くなります。
例えば、大量の書類関連の作業のみを効率化したいのなら、左側の請求書発行～発送までを処理できる管理システムで十分です。
一方、入金管理・支払督促等も重要な課題と感じているなら、右側の機能も検討した方が無難です。
ご自身の会社に必要な機能をよく考慮し、料金体系はもちろん必要な機能が搭載されているシステムを選びましょう。
比較ポイント②他のシステムとの連携
ご自身の会社で既に使用しているシステムと連携可能か、どのような方法で連携できるのかは、請求管理システムを選びのポイントの一つです。
請求データをシステムに取り込む方法は
- 別のシステム・データを「CSVファイル」で抽出、その後に請求書システムへインポート
- 他のシステムと「API（ソフトウェアの機能を共有できる仕組み）」で直接連携
の2つがあります。
なお、CSVとは、データをカンマ「,」で区切った値のことです。
請求書を発行する頻度が高ければ「2」の方法が効果的と言われています。
請求書発行機能のみならず、いろいろな管理機能を搭載している当該システムが、既に使用中の販売管理システム・CRM（顧客管理）システムと連携できるかも確認しておきましょう。
比較ポイント③サポート体制
請求書を電子化する場合、請求先である取引企業の事情もよく考えて考慮しましょう。
なぜなら、電子化された請求書に難色を示す企業もあれば、紙媒体の請求書だけを要求する企業も中には存在するからです。
そのため、ご自身の会社の都合も大切ではありますが、取引先が電子請求書を導入できる段階でない場合もあります。
そんな時は、請求管理システムを提供する企業が、ご自身の会社が電子化した後に、今度は取引先もサポートしてくれるのかも、システムを選定する上でのポイントとなります。
取引先に対するポート体制も、自社と同様に充実させている企業の請求管理システムを選び、取引先の理解を得られるように配慮しましょう。
請求管理システムの選び方
すでに会社に勤怠管理システムや人事システムなどが導入されている場合、それらのシステムとの連携が不可欠です。
万が一、自社システムとの連携が取れない場合、手動でデータ入力しなくてはならず、かえって工数が増えてしまいます。
また、実際に最適な請求管理システムを選べず、次のような失敗が起きた会社もあります。
さらに、法改正や税制の変更に対応できるかも重要な比較ポイントです。
2022年1月から経理業務に関わる法律の整備が進められており、今後も法律などが頻繁に改正される可能性があります。
最新の税制に対応していることはもちろん、法改正があった際に自動でアップデートできるかを事前に把握しておきましょう。
アップデート作業が複雑だったりアップデートが有料であった場合、人員コストがかさむ他、システムの導入し直しで150万円以上を無駄にしてしまうこともあります。
そのため請求管理システムの導入検討段階では、最低でも5社、できれば10社以上の企業を比較して選ぶようにしましょう。
その際、1社ずつ問い合わせるとかなりの時間と工数がかかるため、一括資料請求を利用するようにしましょう。
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おすすめの請求管理システム15選を比較
16社のおすすめの請求管理システムを紹介していきます。
- BtoBプラットフォーム請求書
- MakeLeaps
- 請求管理ロボ
- Misoca
- 会計freee
- 楽楽明細
- board
- マネーフォワードクラウド請求書
- INVOY
- SVF Cloud
- ナビエクスプレス
- pasture
- Zoho Invoice
- e-メイサイプロ
- Tradeshift
請求管理システムにはたくさん種類のツールがあり、機能や価格も様々です。
1,2社だけ比較してしまうと、自社に合っていないであったり、より高性能のシステムの逃してしまう可能性が高くなります。
必ず、複数の会社のツールを比較して導入することがおすすめです。
BtoBプラットフォーム請求書
出典：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
株式会社インフォマートが提供する請求管理システムで、国内シェア No.1の電子請求クラウドです。
インターネット環境さえあれば、どんな場所からでも確認が可能です。
従来の紙・承認のハンコリレーがすべてWeb上で完結します。
快適な経理のテレワーク環境を構築します。
既存の業務システムを大きく変えずシステム導入したい、経理のテレワークを実現したい会社におすすめです。
| BtoBプラットフォーム請求書 | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 556,689社（2019年度） |
| 初期費用 | 100,000円～ |
| 料金プラン | 月額5,000円～ |
MakeLeaps
出典：https://www.makeleaps.jp/
メイクリープス株式会社が提供する請求管理システムで、インターフェイス・書類テンプレートは日本語・英語の2種類です。
30種類以上の外国通貨に対応し、もちろん郵送代行・Web送付・PDF同封で簡単に送付可能です。
「Slack」「勘定奉行」「PCA会計DX」等と連携可能です。
個人プランは500円～と格安で、個人事業主も無理なく利用できます。
| MakeLeaps | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 無料プランあり |
請求管理ロボ
出典：https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する請求管理システムで、導入企業500社以上の実績を持ちます。
請求書発行のみならず、その後の入金・債権管理も一元化でき効率的です。
「Salesforce」「kintone」等のSFA/CRMや会計ソフトと柔軟に連携可能です。
取引先へ請求漏れや未入金の発生で回収できていない売掛金がある、月末月初は請求業務が溜まって大変という会社におすすめです。
| 請求管理ロボ | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 500社以上 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 運用・定着支援費用（3ヶ月）30万円 + 月額5万円 |
Misoca
出典：https://www.misoca.jp/
株式会社Misocaが提供する請求管理システムで、ネットバンキング・クレジットカードから明細を自動取得し、入力作業をほぼゼロにできます。
創業期の資金調達に関係する悩みもサポートしてくれるサービスがありがたいです。
簿記知識がなくても直感的な操作で簡単に使えるようになりたい、ご自分で簡単に決算書を作成したいという個人事業主におすすめです。
| Misoca | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン（税込） | 月額880円～ |
会計freee
出典：https://www.freee.co.jp/
free株式会社が提供する請求管理システムで、自動作成予約で請求漏れを防止できます。
見積書・納品書・請求書を1分で作成でき、見積案件は取引先発注通知・受注承諾メッセージ管理が可能です。
一目で請求・入金のステータスを確認したい、売上レポートで直感的に経営状況を把握したいという会社におすすめです。
| 会計freee | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン（税込） | 月額2,178円～ |
楽楽明細
出典：https://www.rakurakumeisai.jp/
株式会社ラクスが提供する請求管理システムです。
利用中の基幹システム・販売管理システムから帳票データをCSVまたはPDFで出力、「楽楽明細」にアップロードすると、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で自動で割り振り、電子請求書が発行されます。
電子帳簿保存法に対応したシステムなので、請求書の原本保管は不要です。
| 楽楽明細 | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 2,000社以上 |
| 初期費用（税込） | 110,000円～ |
| 料金プラン（税込） | 月額26,400円～ |
board
出典：https://the-board.jp/
ヴェルク株式会社が提供する請求管理システムで、見積書・請求書等は英語対応で12種類外貨が使用可能です。
見積書・請求書作成の他、営業管理・支払管理・売上見込の把握・キャッシュフロー予測等、中小企業の業務・経営を一元管理できるサービスが提供されます。
| board | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 3,300社以上 |
| 初期費用 | 0円～ |
| 料金プラン（税込） | 月額2,178円～ |
マネーフォワードクラウド請求書
出典：https://biz.moneyforward.com/invoice/
株式会社マネーフォワードが提供する請求管理システムで、マネーフォワードが提供するサービス「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」との自動連携が可能です。
「毎月自動作成」機能を使うと、同じ内容の請求書を毎月作成する手間がなくなります。
繁忙期に起こりがちな請求書の発行漏れを防ぐこともできます。
| マネーフォワードクラウド請求書 | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン（税込） | 月額3,278円～ |
INVOY
出典：https://www.invoy.jp/
FINUX株式会社が提供する請求管理システムで、基本機能の機能が全て無料で利用でき、他社サービスと同等の機能が約束されるため断然お得なサービスとなっています。
使い方が非常にシンプルでテンプレートも充実、オリジナルの請求書が思い通りに作成できます。
まだまだ起業したばかりで、請求管理システムまでお金が回らない会社に最適です。
| INVOY | 内容 |
|---|---|
|
機能 |
|
| 登録者数 | 60,000以上 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 基本無料 |
SVF Cloud
出典：https://www.wingarc.com/cloud/svfc/
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する請求管理システムで、プログラム言語に依存しない「Web API」による連携が可能です。
レイアウト作成ツールで作成した帳票レイアウト、各種クラウドサービスやユーザーアプリケーション等のデータとを組み合わせて、帳票を作成できます。
サーバーのサイジングや導入設置、運用・メンテナンス不要にしたい、様々なクラウドサービスと連携させたい企業に最適です。
| SVF Cloud | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 26,000社以上 |
| 初期費用（税込） | 220,000円～ |
| 料金プラン（税込） | 月額33,000円～ |
ナビエクスプレス
出典：https://www.naviexp.com/
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社が提供する請求管理システムで、利用中の請求書・給与明細等の明細書から、デザインを変えずにフォーマット作成・自動配信できるので安心です。
明細書ごとにパスワードを付与、メール配信できてSSLによる暗号化・各種セキュリティ対策も万全です。
発送コストを削減したい、万全のセキュリティ対策を希望したい企業に最適です。
| ナビエクスプレス | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 数万 |
| 初期費用 | 個別見積 |
| 料金プラン（税込） |
|
pasture
出典：https://www.pasture.work/
エン・ジャパン株式会社が提供する請求管理システムで、増税・2023年のインボイス制、電子帳簿保存法等の法律に対応しています。
pasture機能の4割を企業担当者要望から改善、1週間に2回の機能アップデートを実施する細やかなサービスが人気です。
「Slack」や「Chatwork」等のメッセンジャーツール、会計ソフトやCRMとも連携しています。
| pasture | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン（税込） | 月額27,500円〜 |
Zoho Invoice
出典：https://www.zoho.com/jp/invoice/
ゾーホージャパン株式会社が提供する請求管理システムで、中小企業のためのクラウド型請求書管理ソフトウェアです。
「Paypal」「Zoho CRM」「Invoice」等、豊富なデータ連携が可能です。
テンプレートのカスタマイズや、請求書業務タスクの自動化等、請求プロセスを効率化できます。
多様な通貨と言語に対応、多彩な支払いゲートウェイを活用し、顧客からの支払いをオンライン化することができます。
| Zoho Invoice | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 無料プランあり |
e-メイサイプロ
出典：https://www.emeisai-syspro.net/strong/index.html
株式会社シスプロが提供する請求管理システムで、クラウド請求書作成サービスのみならず、経理業務の代行や給与計算、給与明細のweb化、勤怠管理のweb化も提案しています。
また、セキュリティ対策も万全で、国内のデータセンター、24時間監視、ファイアウォール、常時SSL対応等を実施しています。
もちろん、クラウド上で請求書の発行・受取りを行えるサービスなので、処理業務の負担を大きく減らせます。
| e-メイサイプロ | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 非公表 |
| 初期費用（税込） | 165,000円～ |
| 料金プラン（税込） | 月額16,500円～ |
Tradeshift
出典：https://tradeshift.com/ja/
トレードシフトジャパン株式会社が提供する請求管理システムで、取引先との請求書等の電子書類をトレードシフト上で共有することができます。
ご自身の会社に必要なシステム・機能はアプリ（100以上）で拡張していくことができます。
注文書がワンクリックで電子請求書になり、全ての情報が蓄積されるので、いつでも見返すことが可能です。
| Tradeshift | 内容 |
|---|---|
| 機能 |
|
| 利用企業 | 150万社以上 |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 要問合せ |
請求管理システムを使うメリット3選
こちらでは、請求管理システムを使うメリットを「請求管理の共有化」「業務の効率化」「業務コストの削減」の3点に分け解説します。
- 請求管理の共有化
- 業務の効率化
- 業務コストの削減
請求管理システムのメリット①請求管理の共有化
複数人の担当者で請求管理業務を実施するなら、請求管理に関する書類をチームで共有することはとても重要です。
担当者の1人が書類を自分のパソコンにだけ保管すれば、業務を本人のみで抱え込むことになります。
この担当者が休みを取れば、業務が停滞するおそれもあります。
組織として円滑に業務を進めていくなら、請求管理に関する書類をクラウド等で共有し、もしもの時に他の担当者が代わり業務を進められる、効率の良い体制づくりが求められます。
請求管理システムを導入していれば、それが可能となるわけです。
共有化できているなら、「顧客に提出した請求書がいつのものか」「いくらだったのか」を、担当者全員が常に履歴で把握できます。
請求管理システムのメリット②業務の効率化
請求管理業務はエクセルで管理するのも間違いではありません。
しかし、請求管理システムだとフォーマットの見栄えが良く、更に自動作成機能が充実しています。
そのため、わかりやすい請求書を少ない手間で作成可能です。
請求業務を手作業で行うと、請求先の数はもとより請求頻度も多く、人の目で確認してもミスをゼロにするのは困難といった側面もあります。
しかも、請求のミスは大きな損失へつながるリスクがあります。
請求管理システムを導入していれば、作業のスピード化はもとより、機械が作業を行うため単純な取引先住所の間違い等を防げます。
また、請求管理機能で請求済件数・未請求件数が表示されるので、請求漏れのリスクは著しく低下するはずです。
請求管理システムのメリット③業務コストの削減
請求管理システムの導入は、請求書・明細書等の効率的な作成の他、システムに付随する郵送代行サービスを利用すると、業務コストも削減できます。
請求管理システムの郵送代行サービスには、ほとんどの場合、1通あたり150円～160円程度の追加料金が掛かります。
しかし、自社で郵送する料金を考えても割安といえます。
また、自社の取引先が請求書送付について電子メールによることを許諾した場合、手間もコストも大幅に削減できます。
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請求管理システムの3つの種類を比較
こちらでは、クラウド型の請求管理システム、オンプレミス型の請求管理システムの特徴を解説します。
- クラウド型
- オンプレミス（パッケージ）型
- オンプレミス（独自システム）型
請求管理システムの種類①クラウド型
クラウド型請求管理システムは、インターネット上に別の事業者が持つ環境・システムを利用する方式となります。
ハードウェアは利用しているパソコンのような端末以外に用意しなくて良いので、初期投資・ハードウェアメンテナンスは比較的ローコストで済みますし、複数端末での利用も可能です。
ただし、業務上の機密情報となりえるデータも、他と同様にクラウドサービスへ預けます。
そのためハッキングなど、情報漏洩等のリスクは常に存在します。
その他、クラウドサービスの運用停止（メンテナンスや何らかの障害発生等）で、ネットワークが切断され業務に影響が出るおそれもよく考慮しましょう。
請求管理システムの種類②オンプレミス（パッケージ）型
オンプレミス型請求管理システムは、自社でサーバー他のハードウェアを方式で利用します。
オンプレミス型はパッケージ製品を購入して利用できます。
「買い切り」または「年単位」のライセンス等、契約形態が選べます。
一般化されたシステムなので、よくある業務はコストをかけず利用できます。
ただし、パッケージの更新に影響を受けることも多いです。
自社の業務に合わせた変更・機能追加、改修が難しく、大きなコストが
かかるケースもあります。
請求管理システムの種類③オンプレミス（独自システム）型
こちらもオンプレミスですが、独自システムの構築で自社の業務要件にあわせてシステムを開発する方式となります。
自社の業務に合わせて柔軟なシステム開発が可能、拡張性も高い上に機能の追加し易い点は魅力です。
HHT（ハンディ端末）やRFID等デバイスと組み合わせて、大きな効率化を図ることが期待できます。
ただし、構築するシステムによって高価となる可能性があり、開発期間が長期にわたることもあります。
その他、ハードウェア・サーバーの運用・保守業務は欠かせません。
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請求管理システムを活用する際の注意点3選
こちらでは「セキュリティ面」「機能性」「コスト」の3点から注意点を解説していきます。
- セキュリティ面
- 機能性
- コスト
請求管理システムの注意点①セキュリティ面
請求管理システムを導入すると、前述してきた通り情報漏えいのリスクに注意が必要です。
従来のように、自社にとって大事な情報は紙面で金庫へ厳重保管とはいかないのが請求管理システムです。
インターネットに接続されたパソコンへデータを保存する以上、外部から企業内部のデータに不正アクセスされる危険性があります。
機密性の高いデータに関しては、企業外部からアクセスできないように、パソコン・サーバーに保存するなど、一定の対策を講じなければなりません。
また、自社の従業員による情報漏えいを防ぐため、データのアクセス権限を必要最小限に設定する、アクセスを常に監視できる体制を整えたりする等の、出来る限りの措置が必要となるでしょう。
その他、請求管理システムの提供先がどんなセキュリティを実施しているか、申込前によく確認することも大切です。
請求管理システムの注意点②機能性
請求管理システムを導入すれば、自社の請求管理作業は飛躍的に向上します。
しかし、請求書を電子化する場合、取引先の企業の事情もよく考えて考慮しなければいけません。
なぜなら、社内規定で「紙媒体の請求書だけを扱う」と定めている取引先もあれば、予算等の関係で電子化に追い付いていない取引先も存在するからです。
そのため、自社で請求管理システムを導入しても、十分にその機能が発揮できないケースは存在します。
まずは、取引先の企業はたとえ発注方法が今までと変わっても対応できるのか、電子化に応じてくれるのかなど、取引先の事情も配慮して導入を検討しましょう。
請求管理システムの注意点③コスト
受注管理の業務内容・フローは各業種によって大きく異なります。
自社の業種や業態に合っていない請求管理システムの場合、導入しても前述してきた機能をうまく活かすことができません。
また、取り扱う品目・データ量、システムを利用する人員は何人必要か、 自社の企業規模に合っているかチェックが必要です。
請求管理システムは便利であるものの、自社にとって必要以上の機能を搭載したシステムは高いコストがかかり、かつその機能を持てあます事態となるでしょう。
将来的に受発注業務のフローを変更することが想定されるなら、現時点では基本サービスをリーズナブルな料金で利用し、以後にカスタマイズ・拡張性可能で、柔軟に契約変更できるサービスかどうかも確認しましょう。
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請求管理業務の流れ
企業にとって請求業務は利益を得るために、とても重要な意味を持つ業務の一つです。
自社で販売した商品や、自社の提供したサービスに対する代金の受け取りはスムーズに行いたいですよね？
そこで、こちらでは、具体的な請求管理業務の流れを解説します。
請求管理業務の流れを今一度おさらいしておきましょう。
- 顧客への請求内容を正確に確認・確定
- 請求書作成
- 請求書送付
顧客への請求内容を正確に確認・確定
取引には様々な形態が存在し、1回の取引毎に請求を行うケース、1ヵ月単位で請求を行うケースもあります。
各顧客に合わせて契約・発注の内容、売上情報等を確認し、請求内容を確定します。
請求書作成
請求内容が確定後、請求書の作成を開始します。
作成にはテンプレートを使用、確定した請求内容のデータを入力していきます。
請求書には通常なら次の内容を記入します。
- 請求金額
- 会社情報（社名・所在地・連絡先・担当者等）
- 請求先
- 明細（商品名・数量・単価）
- 支払期日・期限
請求書送付
請求書作成後、顧客が支払期日や期限へ間に合うよう送付します。
もちろん、電子送信に自社も顧客（取引先）も対応しているなら、瞬時に送達できます。
取引先の事情に合わせ、請求管理システムの郵送代行サービスも利用しつつ作業を行います。
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おすすめの請求管理システム｜まとめ
我が国の現状では課題も残されているものの、わが国独自のハンコ文化は徐々に廃止の方向へ舵をきっています。
その風潮に合わせ、請求書の電子化に各企業は大きく傾きつつあります。
請求書の電子化には、業務効率化・コスト削減だけではなく、在宅ワーク等の新しい働き方を支える技術としての側面もあるのです。
最後に、電子化されたデータをより安全に取り扱う方法を解説します。
必ずパスワードを設定
請求書の電子化データを送信する場合、メール送信先を間違ってしまうリスクについて考慮し、請求書の電子データ・パスワードは2通に分け、別々のメールで送付することが大切です。
また、請求書番号・件名等をメール本文のタイトルへ記載し、どの請求書のメールなのか明確にわかるよう配慮します。
メールのタイトルへ請求書の情報を記載する理由は、何らかのトラブルが発生した場合に、速やかに対応するため、検索性を高めることにあります。
請求書を保存する際はフォルダを作成
電子化された請求書を保存するに検索性と保存性が大切です。
あらかじめフォルダを作成、請求時期・宛先のグループ等、目的へ応じ情報を検索できるようにします。
なお、保存したデータは定期的にバックアップを取りましょう。
請求書は7年間の保存義務期間が法律によって決められています。
万が一、データが消失してしまった場合、大きな問題とならないためにも、こまめにデータをバックアップすることが不可欠です。
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