タイムカードは、タイムレコーダーに差し込むだけで簡単に勤怠管理ができるシステムです。
また、導入に必要な費用コストも少なく操作も簡単なので、どの職場でも安心して導入できる点が魅力です。
一方で、タイムカードには様々な種類があり、運用において注意するべきポイントなどもあります。
そのため、この記事では「タイムカードの特徴や種類、メリットにデメリット」まで詳しく解説していきます。
複数の勤怠管理システムを比較して、自社に最適なシステムを知りたい方はこちらの記事がおすすめです。
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目次
タイムカードとは
タイムカードとは、従業員の出退勤時間の把握を目的に使用する打刻システムの1つです。
実際に打刻を行うタイムレコーダーとセットで導入されるのが一般的で、分単位で従業員の出退勤時間が把握できます。
また、タイムカードは労働基準法の観点から、5年間は保管しなければならない点も特徴の1つでしょう。
この項目では、以下の内容に沿ってタイムカードの概要をご紹介します。
使用タイミング
タイムカードで把握するのは、労働時間です。
労働時間というのは、労働者が使用者の指揮下に置かれている時間を指しているので、タイムカードを押すべきタイミングは勤務開始時と勤務終了時が基本です。
例えば、予定の仕事開始時間の10分前に会社にいた場合でも、上司なり会社から仕事を依頼されているのであれば、タイムカードに打刻します。
ですが、特に仕事をしていないのであれば、基本的には打刻してはいけません。
細かいルールについては企業ごとに異なりますので、しっかりと社内ルールを把握しておきましょう。
仕組み
タイムカードの仕組みは非常にシンプルです。
基本的には時刻を記載するカードと、時刻をカードに印字するためのタイムレコーダーがセットになっています。
両面印字できるようになっており、15日ずつ両面に日付が記載されています。
後は、打刻したい列を指定してタイムカードを差し込めば、自動的に現在の時間が打刻されます。
紙ベースのタイプだけでなく、ICカードやQRコードなど様々な仕様がありますが、基本的な仕組みは同じとなっています。
打刻された時間は給与計算に使用する
タイムカードでは、従業員が出勤時間と退勤時間を打刻していきますが、打刻された時間は給与計算のために使用されます。
月末になると管理者がタイムカードを回収して、出金時間と退勤時間から実労働時間を算出して、適切な給与を支給するため集計していきます。
タイムカードの時刻がずれていたり、上手く印字されていない場合は、管理者の負担を大きくしてしまうので、従業員1人1人の意識も重要となります。
また、タイムカードに限らず、労働基準法24条の観点から、従業員の労働時間は1分単位で管理しなければなりません。
15分や30分で切り捨ててしまうと法律を違反することとなるため、管理方法には注意しましょう。
タイムカードの種類
タイムカードとひと口にいっても、紙ベースからQRコードタイプまで、様々な種類があります。
そのため、この項目では以下の内容に沿ってタイムカードの種類について解説していきます。
紙ベース
紙ベースのタイムカードは、一番オーソドックスなタイプと言えます。
多くの企業で採用されており、タイムレコーダーを含めても、導入コストが低い点が魅力です。
また、使い方もシンプルでタイムレコーダーにカードを差し込むだけなので、誰でも簡単に使える特徴があります。
一方で、あくまで時刻を印字するだけの機能なので、データを集計するシステムが別途必要になります。
電卓でも不可能ではありませんが、従業員数が多い場合はミスも増えるため、別途システム導入が望ましいでしょう。
生体認証
タイムカードの中には、生体認証で行うタイプもあります。
生体認証では、従業員の諮問や顔を認証することで、出退勤をチェックしていきます。
紙ベースの場合、第三者による不正打刻が問題となりがちですが、生体認証であれば本人以外で時刻を記録できないため、正確なデータを取得できます。
一方で、生体認証タイプは導入費用が多くかかる点がネックです。
また、ケガやシステムエラーによって上手く認証できないケースもあるため、注意が必要でしょう。
ICカード
タイムカードの中には、ICカードによって出退勤を行うタイプがあります。
紙ベースの場合はタイムレコーダーが印字しますが、ICカードの場合はカードリーダーを使用します。
ICチップが内臓されたICカードをカードリーダーに接触するだけで、簡単に出退勤の性格なデータを取得できます。
また、個人が書類するICカードを使用するため、第三者による不正打刻を防止する効果も期待できるでしょう。
QRコード
タイムカードの中には、QRコードを利用するタイプもあります。
従業員それぞれに個別のQRコードを発行して、カメラや端末にかざすことで出退勤を管理できます。
QRコードを紙に印字する場合もあれば、スマホに登録して簡単に読み取らせることも可能です。
また、紙ベースのタイムカードと違い、個別に管理しているため、第三者による不正打刻も防止できます。
加えて、QRコードを印字した紙を紛失した場合でも、登録してあるQRコードを元に再度印刷するだけです。
このように、紛失時の再発行のしやすさも魅力と言えるでしょう。
タイムカードの集計方法
タイムカードとひと口に言っても、管理や集計方法には様々な方法があります。
そのため、この項目では以下に沿ってタイムカードの集計方法を解説します。
手作業で集計
打刻したタイムカードの集計として、最も手軽なのが電卓による手作業です。
特にソフトの導入なども不要で、電卓さえあれば集計できる点が魅力です。
一方で、電卓を使うとはいえあくまで手作業なので、膨大な時間がかかるのはもちろん入力ミスなどのヒューマンエラーも起きやすいです。
そのため、手作業でタイムカード集計を行う場合は、入力者とは別に集計したデータを確認する第三者を用意するのがおすすめです。
Excelで集計
タイムカードの集計方法としては、Excelを使用するケースも多いです。
Excelには、タイムカードの集計がしやすいよう設計されたテンプレートがあるだけでなく、関数を入力することで自動計算なども可能となります。
全て手作業で集計するよりも圧倒的に早く、なおかつ必要なのはExcelだけでなので費用コストも抑えられます。
一方で、関数を扱うにはある程度専門的な知識が必要な点と、従業員数が多くなると管理が複雑化する可能性があるので注意が必要でしょう。
勤怠集計サイトで集計
タイムカードの集計にて、無料の勤怠集計サイトを利用するのも良いです。
勤怠集計サイトでは、従業員の出退勤時間と休憩時間を入力するだけで、簡単に実労働時間が算出できます。
勤怠集計サイトは広告が表示されるので、やや扱いにくさはありますが、導入コストをかけずに効率アップがきるので検討してみると良いです。
さらに効率良く集計したい場合は、勤怠管理システムなど有料のサービスの導入がおすすめです。
タイムカードのメリット
この項目では、以下の内容に沿ってタイムカードのメリットについて解説していきます。
導入コストが安い
タイムカードは、打刻された時間を記載する専用のカードと、実際に打刻するタイムレコーダーさえあれば、すぐに運用できます。
有料のソフトや特別なシステムが必要な訳ではないため、非常にリーズナブルに導入できます。
また、タイムカードの中にはICカードで打刻ができるものもあります。
その場合は、従業員が持つ各々のICカードを利用できるため、専用カード代も不要となります。
このように、タイムカードは低コストで勤怠管理が可能な点が魅力でしょう。
細かい時間まで把握できる
労働基準法に従って勤怠管理をする場合、原則として従業員の労働時間を1分探知で把握する必要があります。
その点、タイムカードは1分単位で打刻が可能なので、法律に則った形で勤怠管理が可能となります。
そのため、低コストでありながら安心して導入できる点も魅力と言えるでしょう。
誰でも直感的に扱える
タイムカードの操作は非常にシンプルで、タイムレコーダーに専用のカードを差し込むだけです。
従業員の中には、IT知識があまりない方もいると思いますが、そういった方でも直感的に使用できるので、教育する手間が不要です。
また、タイムカードを採用している職場は多いので、新しく入社した従業員にも馴染みあるケースが多いです。
このように、タイムカードは直観的な操作が可能なので、安心して導入できるでしょう。
簡単に運用できる
タイムカードは、専用のカードやICなどとタイムレコードさえあれば、どんな職場でも簡単に導入できます。
また、時間の打刻はもちろんですが、集計においても手作業で済ませられるため、運用に必要な準備がほとんど必要ありません。
打刻したカードの仕分けは必要となりますが、それでも運用までに難しい設定や従業員へのマニュアル共有などが不要なので、安心して導入できます。
あらゆるコストからみて、アナログ管理ならではの良い面を十分に得られるでしょう。
タイムカードのデメリット
この項目では、以下の内容に沿ってタイムカードのデメリットについて解説していきます。
第三者による不正打刻の可能性がある
タイムカードは、タイムレコーダーに差し込むだけで打刻できるという便利な側面もありますが、本人でなくても簡単に打刻できるデメリットもあります。
例えば、遅刻しそうな従業員の代わりに、すでに出社している従業員が代わりに打刻するなど、不正が起こりやすいシステムと言えます。
そのため、社内のルールを徹底的に共有し、不正が起こらない職場環境を作る必要があるでしょう。
タイムレコーダーの設置場所が必要
タイムカードを使用する場合、必ず打刻を行うタイムレコーダーの設置が必要となります。
一方で、タイムレコーダーはそれなりの大きさがあるため、バックヤードに置くにしても、スペースの確保が必要となります。
パソコンソフトで管理している場合は物理的な設置が不要なので、その点はタイムカードのデメリットと言えます。
打刻を行ったタイムカードも5年間の保管が必要なため、タイムカードの保管箇所の確保も視野に入れておきましょう。
また、定期的にメンテナンスが必要なため、その期間中は業務効率が下がる点にも注意が必要でしょう。
打刻漏れなど人的ミスが起こる可能性がある
タイムカードは、従業員がそれぞれ自身のカードをタイムレコーダーに差し込むことで、出退勤時間が打刻されるシステムです。
打刻に関しては完全に従業員それぞれの管理となるため、打刻を忘れてしまうケースも発生してしまいます。
また、カードの差し込み位置が良くなくて、印字された時間がずれて表示されていたり、インクが擦れてしまう可能性もあります。
そうなると、管理者の集計業務にも支障が出てしまうため、逆に効率が悪くなってしまいます。
そのため、タイムカードは簡単に導入はできますが、従業員それぞれの意識共有は重要と言えるでしょう。
手作業の業務工程が多い
タイムカードは、勤怠管理全体における手作業の業務工程が多い傾向にあります。
例えば、従業員による打刻から始まり、管理者がカードを回収した後に仕分けを行い、Excelやソフトに記載されたデータを入力していきます。
また、入力が終わったカードをまた元の場所に戻し、使い終わったものは特定の場所で保管しなければなりません。
パソコン上のデータ管理であれば、いくつかの工程を自動で行ってくれるため、特に従業員数が多い場合は、多くの時間が必要となるでしょう。
タイムカードの打刻漏れを防ぐ方法
タイムカード運用のうえで、一番懸念するべきなのが、打刻漏れです。
そのため、この項目では打刻漏れを防ぐ方法について解説していきます。
従業員同士で打刻確認を行う
タイムカードの打刻漏れを防ぐ方法として、従業員同士で確認し合うという方法があります。
同じタイミングで出社する従業員同士、または同じタイミングで退勤する従業員同士で、お互いにお互いの打刻を確認すれば、システム的に漏れる心配はありません。
また、常に打刻確認をすることで、従業員1人1人の意識も向上するため、より打刻漏れのリスクが下がります。
ルールが定着するまでは上長がチェックするなど、若干のコストはかかりますが、定着すれば非常に強力な方法と言えるでしょう。
定期的に注意喚起する
タイムカードの打刻漏れを防ぐ方法として、定期的に上長や担当者が注意喚起する方法も良いです。
打刻漏れをしてしまうのは、タイムカードを押す習慣が出来ていないというのが、一番大きな原因です。
そのため、上長もしくは担当者を決めて、打刻漏れの無いよう注意喚起をすると、スムーズに習慣を付けられるようになります。
加えて、注意喚起する側の意識も高くなります。
簡単に導入できる方法ので、試してみると良いでしょう。
タイムレコーダーを出入り口に設置する
タイムカードの打刻漏れを防ぐ方法として、時刻を印字するタイムレコーダーを、出入り口付近に設置すると良いです。
打刻漏れが起こる理由としては、やはり忘れてしまうというのが一番大きいです。
ですが、タイムレコーダーを出勤時と退勤時に必ず通る出入口に設置しておけば、そこを通った時に目に留まります。
なので、出退勤時に仮に忘れていたとしても、構造的に思い出させることができます。
特にコストがかかる訳でもないので、気軽に試してみると良いでしょう。
タイムカードを使う際の注意点
この項目では、以下の内容に沿ってタイムカードの注意点について解説していきます。
労働時間の管理
タイムカードは打刻のみを行うシンプルな勤怠管理方法なため、労働時間の管理には注意が必要です。
単純に従業員数が増えると管理が煩雑化してしまうこともありますが、夜勤や深夜手当といった特別な労働に当てはまる従業員がいる場合は、特に注意です。
タイムカードはあくまで時間を記録する機能しかないため、割増対象になる労働に対しては、管理者や担当者が個別に対応する必要があります。
そのため、ヒューマンエラーも起きやすいため、週敬語は第三者に確認してもらうと良いでしょう。
タイムカード自体の管理
タイムカード使ううえで注意するべきなのが、カード自体の管理です。
タイムカードは月末に回収して集計して給与計算のために使用しますが、紛失してしまうと正しい時間が分からなくなってしまいます。
管理者が気を付けていても、従業員が紛失してしまう可能性があるため、従業員を含め取り扱いには注意が必要です。
また、タイムカード自体の保管場所を確保する必要もあるため、管理場所も予め用意しておきましょう。
タイムカードで正しく勤怠管理するポイント
タイムカードは、従業員側に打刻を委ねているため、ルールや意識を共有しておかなければ、正しい時間を把握できなくなってしまいます。
そのため、この項目では以下の内容に沿って正しく勤怠管理をするポイントをご紹介します。
操作方法徹底的に共有する
タイムカードで正しく勤怠管理を行うためには、従業員それぞれに操作方法を理解してもらう必要があります。
おすすめな共有方法は以下の通りです。
- マニュアルを設置
- 使用ボタンに目印を付ける
タイムレコーダーの操作自体はシンプルではありますが、中には機械操作が苦手な従業員もいるので、全員が把握できるよう環境を整える必要があります。
例えば、タイムレコーダーの近くに分かりやすい操作マニュアルを設置したり、出退勤時に使用するボタンに目印を付けるなどすると効果的です。
それでも正しく打刻が行われない場合は、個別に指導すると良いでしょう。
残業事前承認制や時間外勤務指示書の導入
タイムカードは、手軽に出退勤時間を打刻できる反面、それだけでは実際に労働があったのか把握しきれない側面があります。
そのため、正確な労働時間を把握するために、タイムカード以外に残業事前承認制度や時間外勤務指示書を提出させるようルール化するのもおすすめです。
それぞれを使用する主なケースは以下の通りです。
- 残業事前承認制度：従業員が上司へ残業を申請する場合
- 時間外勤務指示書：上司が従業員へ残業を指示する場合
残業事前承認制度というのは、従業員が残業を希望する場合に、正答な理由を持って残業することを書面にまとめ、上司に報告する制度です。
また、時間外勤務指示書とは、上司から従業員に対して残業をしてもらうよう要請する指示書を指します。
タイムカードに加えて、これらの精度を導入することで、より正確に勤怠管理ができるようになるでしょう。
15分以上の誤差は報告書を提出する
タイムカードを運用する場合、打刻時間と実際に労働している時間に15分以上の差があるのであれば、報告書を提出するのも良いです。
例えば、朝早めに出社したためタイムカードをそのタイミングで押していたや、社内のクラブ活動のため遅れたなど、誤差が生まれた理由を明確化することが重要です。
報告書としてフォーマットを用意するのも良いですが、タイムカードの空き枠に簡単に記載する方法もおすすめです。
一方で、上司からの命令や要請で15分以上の誤差が生まれている場合は、しっかりと残業時間として申請しましょう。
規則を共有して打刻ミスを防ぐ
タイムカードを運用するうえで、規則を従業員共にしっかりと把握して共有することが重要です。
タイムカードは給与計算において非常に重要ですが、従業員の打刻が適当だったり印字が上手くいっていないと、集計を担当する上長の負担が一気に増えます。
これは従業員の意識が改善されれば防げる問題です。
そのため、タイムカードが給与計算にとってどれだけ重要であるかや、何分単位で集計しているかなどを、従業員を含めて共有することで意識改善が可能です。
意識改善が行えると、自然と打刻ミスも減りスムーズな勤怠管理が行えるようになりますので、従業員に必要な自社の規則やルールは共有するようにしましょう。
タイムカード打刻の気になるポイント
タイムカードにおいて、これは労働時間に含まれるのかや、打刻するべきなのか迷うシチュエーションも多くあります。
そのため、この句重くでは気になるポイントを以下に沿って解説していきます。
着替えの時間は労働時間に含まれる？
結論から言うと、会社から指定のユニフォームや制服が用意されており、着用が義務付けられているのであれば、着替えも労働時間に含まれます。
食品を扱う会社など、自社指定のユニフォームや制服が用意している会社も多くあります。
一般的な感覚では、着替えてから仕事が始めるイメージがあるので、着替えの時間も考慮して出社しなければならないという認識が多いと思います。
ですが、指定のものへ着替えなければならない場合は業務扱いとなるため、厳密に考えると打刻してから着替えするのが正解です。
一方で、指定の制服などがない場合は労働時間に該当しないため、着替えは労働時間に含まれないので注意しましょう。
休憩は労働時間に含まれる？
従業員の勤怠管理において、勤務時間と労働時間がありますが、労働時間においては休憩時間は含まれません。
例えば、朝9時から仕事が始まり午後18時に終わるとして、間に1時間の休憩が合った場合、勤務時間を考えると休憩時間を含めた9時間となります。
一方で、労働時間の場合は実際に仕事をしている時間を表すので、8時間がそれに該当します。
このように近しい言葉ではあるのですが、休憩時間の扱いに違いがあるので注意しましょう。
始業時間前にタイムカードに打刻しても良い？
始業時間前のタイムカードへの打刻は、企業によってルールが異なります。
従業員の中には、仕事が始まる時間前に出社して先にメールチェックを済ませたいと思い、早めに打刻したい方も多いでしょう。
こういったケースが多い企業の場合、時間外勤務指示書の提出を義務付けるというケースもあれば、規則として始業時間は一律としているケースもあります。
上記の点を考慮し従業員に周知したうえで、自社に合った対策を整えると良いでしょう。
出退勤の時間丁度に打刻しても良い？
結論から言うと、タイムカードを出退勤丁度に打刻するのは問題ありません。
一方で、会社の規則やルールによっては、始業時間ピッタリに打刻した場合、遅刻とみなされてしまう可能性もあります。
例えば、タイムカードを始業時間丁度に押したとして、実際に働く現場まで距離があるとしたら、会社によっては遅刻扱いになるかもしれません。
この辺りは規則によりますので、不安な場合は上長に確認しておくと良いでしょう。
タイムカードと勤怠管理システムはどっちが良い？
従業員の出退勤時間を管理する際、タイムカード以外にも勤怠管理システムという名前を耳にすることが多いです。
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間を管理できるだけでなく、タイムカードのように全て手作業ではなく、基本的なデータを入力すれば自動的に集計してくれます。
また、クラウド型のサービスであればパソコンだけでなく、スマホからでも簡単に操作できるため、スキマ時間を利用して勤怠管理が行えます。
加えて、勤怠管理システムでは従業員の出退勤管理だけでなく、外部システムと連携して給与計算や労務管理など、あらゆる業務を効率化できます。
導入には費用的コストと、システムを従業員に馴染ませるまでの時間的コストが必要となりますが、定着すれば大きな効率アップ効果が期待できます。
そのため、従業員数が増えてタイムカード管理が難しくなってきた場合は、勤怠管理システムを検討してみると良いでしょう。
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タイムカードの手書きは違法？
タイムカードに限らず、勤怠管理において厚生労働省では、客観的な記録が必要とされています。
手書きでタイムカードに記載した場合は、簡単に改ざん可能な状態と言えるので、客観的な記録には該当しません。
そのため、タイムカードの手書き記録は違法という訳ではないですが、適切な方法とは言えません。
可能であればICカードなど、デジタルな方法で記録を行うと客観的な記録を満たせるので、そちらがおすすめです。
また、従業員数が増えてタイムカードで管理しきれなくなってきた場合は、勤怠管理システムを使うと、業務効率化に加えて客観的な記録も満たせるでしょう。
タイムカードを正しく理解して勤怠管理を効率化しよう
タイムカードには様々な種類があり、多くの企業で採用されている紙ベースであれば、導入コストも低くすぐに運用できる特徴があります。
一方で、紙ベースの場合は第三者による不正打刻の心配もあるため、その場合はICカードやQRコードタイプを選択すると良いです。
また、タイムカードはあくまで打刻がメインのシステムなので、管理者が月末に集計する必要があります。
その際、手作業で行うと従業員が多い場合、かなりの時間を浪費してしまうため、Excelなど別途システムの導入を検討すると良いでしょう。
まずはタイムカードでの勤怠管理を導入し、ヒューマンエラーや効率の観点から運用が難しいと判断した場合は、勤怠管理システムを検討するのも良いです。
自社に合った適切な方法で、正しく勤怠管理を行いましょう。
