【2024年版】中小企業におすすめの人事管理システム5選！｜システム選びのポイントを紹介

人事管理システムとは、人事労務における手続きや管理業務を効率化するためのシステムのことです。

業務の効率化などのメリットがあることから大企業を中心に導入されてきましたが、近年では中小企業の導入も増えています。

しかし人事管理システムには多くの種類があり、自社にあったものを導入しなければ満足のいく効果を得ることができません。

この記事では、中小企業が抱えている人事の課題を踏まえ、人事管理システムの必要性や導入メリット、選ぶときのポイントなどを説明していきます。

さらに中小企業向けにおすすめの人事管理システム5選も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

中小企業における人事管理システムの必要性

このように考えている方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと予算や人的リソースに限りがある中小企業は人事管理システムの必要性は高いです。

中小企業では人事管理にさまざまな悩みを抱え、Excelや無料のツールを活用している企業も少なくありません。

しかし、人事管理システムを導入すればより多くの課題を解決でき、さまざまなメリットを受けられます。

また、戦略的な人事マネジメントや事業拡大など将来的な経営を見据えたときにも人事管理システムの存在価値は大きいです。

中小企業が抱える人事管理の課題

まずは中小企業が抱えている人事管理の課題から具体的に見ていきましょう。

人事管理システムを導入することがこれらの課題に対する1つの解決策とも言えます。

自社の状況とも照らし合わせることで、システム導入を検討してみてください。

担当者の業務負荷・属人化

人事業務は幅広いうえに税金などの法令と密接に関わっているため、確実な対応が求められます。

労働基準法や社会保険料など関連する法令や制度は、頻繫に改正・改訂が行われており、煩雑で専門的な知識も必要です。

想像以上に担当者の負担は大きく、少人数で回している中小企業では替えがきかないということも珍しくありません。

属人化が進むと業務が円滑に進まず、教育や引継ぎが困難になってしまいます。

人材確保

少子高齢化が進む日本においては、採用力の強化や優秀な人材の確保・定着が重要課題となっています。

さらに中小企業では大手企業よりも離職率が高い傾向にあるため、より深刻になっていくことが予想されます。

そのため、少しでも人材不足を解消するために、従業員の持つ能力を最大限発揮できるような人材配置や体制の整備が必要不可欠です。

人的リソースに限りがありマンパワーに頼りがちな中小企業では、余裕がなく従業員の不満につながるという負のスパイラルが生まれてしまうのです。

評価基準・雇用形態の複雑化

近年では働き方が多様化しており、社会的意義や個人の価値観を重視する傾向になりつつあります。

中小企業では正社員・契約社員・アルバイトなど異なるバックグラウンド・価値観をもった従業員が混雑していることもあり管理が難しいです。

さらに、働き方改革関連法やコロナウイルスの影響によって、就業環境の整備も必要になりました。

日々刻々と変わっていく社会情勢に対して柔軟な対応が企業には求められています。

中小企業が人事管理システムを導入するメリット

ここからは中小企業が人事管理システムを導入することで期待されるメリットを紹介していきます。

いずれも中小企業における人事労務の課題解決につながるので、参考にしてください。

人事業務の効率化

人事労務と一口に言ってもその業務は多岐に渡り、複雑なものも多いことから担当者の負担が大きいです。

また、中小企業ではExcelや紙から手作業による転記・データ入力を行う企業も少なくないため、ミスが発生しやすいという難点もあります。

しかし人事管理システムを導入すれば、人事情報をデータで一元管理できるので、大幅な業務効率化に加えてミス防止や作業工数の削減もされます。

情報の更新・変更といった運用面の負担も軽減されることから、生産性の向上も期待できるでしょう。

組織力の強化

人事管理システムでは、基本的な従業員情報や実績・スキルといった情報がデータベース化されます。

人材配置に必要となる条件(経歴・保有資格など)を多角的に抽出できるので、適材適所な配置が迅速かつ容易にできます。

また、システム上で組織編成や異動などのシミュレーションが行えることから人材配置を直感的に考えやすいです。

システムを有効に活用し、最適な人材配置を行えば従業員のエンゲージメント・モチベーション向上につながり、組織力の強化が図れるでしょう。

人事評価の精度向上

中小企業は大企業と比べると従業員一人ひとりの業務に与える影響が大きく、人事評価の重要性が高いです。

しかし人事評価は主観によるバラつきや時間がかかるなど課題があり、適切な評価を行えなければその不満から離職といったリスクが高まります。

人事管理システムでは、明確な基準・プロセスに沿って数値化された実績・行動をもとに評価がされます。

そのため、透明性・公平性の高い人事評価を実現するほか、データ上で行われるのでスムーズで効率的に進むというメリットもあるのです。

さらに、このような人材評価・マネジメントは業務改善や離職率の低下につながるため、経営面にも良い効果を与えるでしょう。

中小企業が人事管理システムを選ぶときのポイント

人事管理システムは異なる特徴・強みを持ったシステムが各社から提供されており、自社に合ったものを選ばないと期待される効果が得られません。

そこで人事管理システムを選ぶときに参考にすべきポイントを3つ紹介します。

自社が求める機能の有無

各企業それぞれに人事労務の課題があるように、人事管理システムもカバーしている範囲や得意とする領域が異なります。

人事管理システムは課題や用途に応じて幅広く展開されているため、自社に必要な機能を事前に洗い出しましょう。

検討時は自社の就業形態や導入する目的から考えるのがおすすめです。

例えば、勤怠管理・給与計算などの業務の効率化なら人事系、採用・人事評価の強化なら人材マネジメント系に強みを持つシステムが良いでしょう。

システムが多機能である必要はなく、求める機能がもれなく搭載されていることが重要です。

また、機能をカスタマイズできるシステムであれば、コストを抑えられるうえに後から拡張するという選択肢も取れます。

サポート体制の内容

初めて人事管理システムを導入するという中小企業も多いでしょう。

導入後のシステムに慣れるまでは、使用方法がわからない・トラブル発生時にサポート体制が充実していると安心です。

丁寧なサポートは担当者負担軽減・早期の導入効果が期待でき、各システムの違いが生まれやすいポイントとも言えます。

そのため、検討しているシステムがどのようなサポート体制を取っているかは確認しましょう。

導入・運用コスト

一部無料のシステムを除き人事管理システムの導入・運用にはコストがかかります。

資金に限りがある中小企業では必要以上にコストをかけることができないため、重要なポイントと言えます。

システムによって料金形態や価格帯は異なるので、イニシャル・ランニングコストを試算し予算内に収まるか確認しましょう。

なお、最低利用人数・年月も設定されていることがあるので、見落としがないように注意が必要です。

また複数システムから見積りをとり、費用対効果などを比較検討することをおすすめします。

中小企業におすすめの人事管理システム5選

中小企業におすすめの人事管理システム5つ紹介していきます。

参考費用や特徴を中心にまとめているので参考にしてください。

順番に見ていきましょう。

カオナビ

出典：https://www.kaonavi.jp/

カオナビは、株式会社カオナビが提供している人事管理システムです。

顔写真をベースに人材情報を管理し、写真をクリックすれば従業員の基本情報や保有スキル・資格が表示されるので視覚的に把握できます。

将来的な事業拡大時に向けて人員増加した時も「顔と名前が一致しない」という事態を避けられるのもメリットですね。

約3,000社の導入実績と4年連続人事管理システムのシェアNo.1を獲得しており、企業規模に応じた課題解決も可能なので中小企業にもおすすめと言えます。

また、機能を自由にカスタマイズできる柔軟性、ノウハウを活かしたサポートプラットフォームなど効果的な運用に向けてバックアップが心強いです。

ヒトマワリ

出典：https://www.hitomawari.jp/

ヒトマワリは、株式会社Touch&Linksが提供している人事管理システムです。

人事データ・組織情報の一元管理に対応しており、初期費用は0円、月額1万円から利用できる他社と比べるとコストパフォーマンスに優れています。

営業・カスタマーサクセスに1名ずつの専属担当者がつく手厚いサポート体制が強みで、それを理由に同システムを選んだ企業も少なくありません。

費用を抑えつつもしっかりとしたサポートを受けられるため、中小企業にピッタリのシステムと言えるでしょう。

さらに大好評となっている導入サポートが、現在期間限定で無料実施中です。

SmartHR

出典：https://smarthr.jp/

SmartHRは、株式会社SmartHRが提供している人事管理システムです。

小規模企業の人事労務改革を後押ししており、利用者が30名までの企業には0円プランが用意されているので、中小企業におすすめです。

そんな同システムは、登録者数5万以上で、5年連続シェアNO.1を誇る圧倒的な導入実績を持っています。

継続利用率が99%と利用企業が多いだけではなく、操作性や使いやすいデザインが評価されている点も特徴です。

また、40以上の外部サービスとの連携に対応しており、CSVでの取り込みやOpen APIによるシームレスな連携もできます。

ジョブカン勤怠管理

出典：https://jobcan.ne.jp/

ジョブカン勤怠管理は、株式会社 DONUTSが提供している人事管理システムです。

シリーズ累計15万社の導入実績を持つ業界NO.1のシステムで、シンプルな操作性を強みにしています。

出勤管理・シフト管理・休暇・申請管理・工数管理から必要な機能だけを選択できる柔軟性が特徴で打刻方法も豊富に用意されています。

幅広い勤務形態、所属・雇用形態ごとに細かく設定・運用できるため、中小企業にもおすすめです。

また、電話・メール・チャットの問い合わせが無料かつ制限なく行える万全のサポート体制も魅力と言えるでしょう。

MIRAIC

出典：https://miraic.pro/

MIRAICは、株式会社みらいの人事が提供している人事管理システムです。

1,000社を超える人事評価制度の導入実績を持つコンサルタント集団が人事の現場の悩みを解決するために開発されています。

特に中堅・中小企業を対象にしており、人事評価・1on1ミーティング・マルチレビューの管理に強みがあります。

中でも人事評価は、目標設定～期末評価までクラウドで一元管理できるため適正かつ効率的に行えるのがメリットでしょう。

その他、誰でも簡単に使えるような操作性や現行の制度に合わせてカスタマイズ可能など便利な機能が多く搭載されています。

人事管理システムを導入した中小企業の事例

最後に人事管理システムを導入したことで成果・改善につながった中小企業の事例を紹介します。

ここでは、上記で紹介した「カオナビ」と「ヒトマワリ」の事例をピックアップしました。

株式会社CORES/カオナビ

出典：カオナビ

株式会社CORESは、「製品開発の民主化革命」を掲げ消費者が真に求める商品開発をインフルエンサーと共に手掛けている企業です。

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CORESは、2013年に創業した従業員30名ほどのまだ若い中小企業です。

少数のうちから理念に基づいてシステムを固めたほうがブレのない体制がつくれるという考えのもと、カオナビを社員数6名の段階で導入しました。

6名体制時はExcelで比較的曖昧だった状態から、同システム導入後は効率的で公平性のある新しい評価制度の確立し効果を発揮します。

また、細かな設定ができる柔軟性と自分たちの使い勝手に合わせられるカスタマイズ性の高さが成長段階の同社にピッタリでした。

導入時は時期尚早と思ったようですが、適正な評価システムをつくり上げていくため、早いうちから導入して正解だったと代表の渡邉氏は語っています。

有限会社ナイスキャリーサービス関東/ヒトマワリ

出典：ヒトマワリ

有限会社ナイスキャリーサービス関東は、全国のピアノ及び重量物運搬・運送取り扱い業を中心に行っている企業です。

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ナイスキャリーサービス関東は、創業が2005年で現在従業員31名が在籍している中小企業です。

中小企業にありがちな従業員の個人情報の管理を紙で行っており、保管場所が社長室ということもあってさまざまな課題に直面していました。

情報のデータ化での保存はもちろん、導入コストや使い勝手、手厚いサポート面からヒトマワリの導入を決めます。

導入後は、必要なときにすぐに情報を取り出せるようになり、外出先からも確認が可能になったことで生産性の向上など多くの効果をもたらしています。

人事管理システム中小企業のまとめ

今回は、中小企業における人事管理システムの必要性・導入メリット、選ぶときのポイントを中心に説明していきました。

実際に大企業と比べると中堅・中小企業の人事管理システムの導入割合は少ないですが、年々増加傾向にあります。

中小企業向けの機能・料金で提供しているシステムもあるので、以前より導入しやすい環境になったと言えるでしょう。

人事管理システムを導入すれば、人事業務の効率化や組織力の向上などさまざまな効果が期待でき経営の一助になるはずです。

中小企業の経営者・労務担当者の方も、この機会に人事管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきありがとうございました。