タイムカードがない会社は違法になる?タイムカードに代わるおすすめの勤怠管理システムも紹介!

タイムカードがない会社

タイムカードがない会社は違法になるのか知りたい
タイムカードに代わるおすすめの勤怠管理システムが知りたい

この記事を読んでいるあなたは、上記のように考えているかもしれません。

従業員の労働時間を把握することは使用者、つまり事業者の義務です。

それでは、タイムカードがない会社は違法になるのでしょうか。

そこで今回は、タイムカードがない会社は違法になるのかについて詳しく解説します。

また、タイムカードに代わるおすすめの勤怠管理システムや選び方などについても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

「タイムカードがない会社」をざっくり言うと
  • タイムカードがなくても違法にはならない
  • 労働時間を正確に把握したり長時間労働を解消したりする役割がある
  • タイムカードを導入するメリットは、コストが抑えられる・使用や運用が簡単
  • タイムカードを導入するデメリットは、不正やミスを引き起こすリスクがある

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タイムカードがない会社は違法

タイムカードがない会社,違法

まずは、タイムカードがない会社は違法になるのか解説します。

タイムカードがなくても違法にはならない

労働基準法では企業に対して労働者の労働時間を適切に管理することを義務付けています。

労働時間の管理については、タイムカードによるもの以外にも使用者自身の現認による時間管理や自己申告制によるものなど、様々な方法があります。

つまり、タイムカードがないからといって違法になるわけではないということです。

全く勤務管理されていない場合は問題

先ほども紹介したように、タイムカードがなくても違法とはなりませんが、全く勤怠管理を行っていない状態は許されません。

なぜなら、法律で労働者の働く時間が原則1日8時間以下・1週40時間以下と定められているからです。

正確に労働時間を計ってしまうと残業代を支払わなければならなくなるからと、わざと勤怠管理を行わないブラック企業も存在します。

また、使用者自身の現認というのは必ずしも使用者自身が職場にいるとは限らないため、漏れが出る可能性があります。

一方、自己申告制の場合はガイドラインに従って適切な措置を講ずる必要があります。

ガイドラインの策定

平成29年1月20日に作成した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿った措置を行う必要があります。

ガイドラインの中身
  • 労働時間の実施を正しく記録して適正に自己申告を行うことについて十分な説明をする
  • 労働時間の管理者に対して自己申告制の適正な運用を含めてガイドラインに従い、講ずべき措置について十分な説明をする
  • 自己申告した労働時間と実際の労働時間が合致しているかどうか必要に応じて実際調査を行って所要の労働時間の補正をする
  • 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる場合について労働者に報告させる場合には当該報告が適正に行われているか確認
  • 労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設定し、それを超えた申告は認めないなどの適正な申告を阻害する措置は講じない

ガイドラインに沿った措置が困難な場合、従来型の打刻用レコーダー・紙のタイムカードを導入するのも一つの手です。

しかし、ガイドラインにもあるように、タイムカードなどによる客観的な記録をもとに労働時間の管理をするように求めています。

そもそもタイムカードの役割とは

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そもそもタイムカードにはどのような役割があるのでしょうか。

結論からいうと以下の3つです。

タイムカードの役割
  • 労働時間を正確に把握するため
  • 長時間労働を解消するため
  • 残業代を請求するときの参考にするため

それでは、詳しく見ていきましょう。

労働時間を正確に把握するため

最大の役割は、労働時間を正確に把握するためです。

タイムカードの打刻は、始業・終業の時刻や休憩、中抜けなどがあった場合の時間を最も強力に証明するものとなります。

ここでいう労働時間とは、以下の時間を含んだものです。

労働時間とは
  • 業務に必要な準備をするための時間(制服への着替えなど)
  • 支持があれば即座に業務に取り掛からなければいけない時間(手持ち時間)
  • 業務で義務付けられた研修・教育・学習をするための時間

長時間労働を解消するため

次の役割として挙げられるのは、長時間労働を解消するためです。

現在進められている働き方改革では、長時間労働の解消について力を注いでいます。

過労死なども多く発生していることから、日本の長時間労働は申告な問題となっています。

2013年には国連から是正勧告されているため、働き方改革では残業時間の上限制限が初めて導入されました。

長時間労働を解消するためには労働時間の正確な把握が必要なので、タイムカードが役立ちます。

残業代を請求するときの参考にするため

タイムカードは、残業代を請求するときの参考にもできる重要な証拠の一つです。

裁判になった際でも会社の反論が認められない限りタイムカードに打刻された時間が労働時間にあたると認定されています。

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タイムカードの勤怠管理が違法になってしまう場合は?

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タイムカードの勤怠管理が違法になってしまう場合は以下の通りです。

タイムカードの勤怠管理が違法になるケース
  • 使用者による残業記録の改ざん
  • 労働者による打刻時間の改ざん

上記のような不正があれば違反となり、罰則が科されてしまいます。

使用者による残業記録の改ざん

当然のことですが、支払うべき残業代を減らすために使用者がタイムカードの残業記録を改ざんすることは不正行為になります。

タイムカードの記録を抹消するなどして残業代を払わなかった場合、労働基準法第37条第1項に反するため以下のような罰則が科されます。

MEMO
  • 6ヵ月以下の懲役
  • 30万円以下の罰金

さらに、労働基準法第114条によれば未払い残業代の2倍もの金額を支払う必要があります。

また、改ざんした記録を労働基準監督署へ提出したことが判明された場合、労働基準法第120条第4項に反するため、30万円以下の罰金が科されます。

注意したい点は、1日単位で残業時間を計算する場合、原則1分刻みで記録するということです。

15分未満・30分未満の端数を切り捨てた場合、実態と記録の間にズレが生じて改ざんとみなされてしまいます。

労働者による打刻時間の改ざん

タイムカードの打刻時間改ざんは使用者だけではなく、労働者によるものもあります。

時給制の場合、給与を増やそうとして打刻時間を改ざんする労働者も存在します。

これは詐欺行為にあたり、実際にお金をだまし取った場合には刑法第246条第1項によって10年以下の懲役が科されます。

具体的には、遅刻しているのに定時に出社したかのように手書きで記録または自分の代わりに打刻を同僚にしてもらうなどです。

タイムカード導入のメリット

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タイムカード導入のメリットは以下の通りです。

タイムカードの導入メリット
  • コストが抑えられる
  • 誰でも簡単に使用できる
  • 簡単に運用できる

それでは見ていきましょう。

コストが抑えられる

タイムカードを導入するのに必要なものは、レコーダーと従業員分のタイムカードです。

そのため、初期費用はあまりかからず、継続費用は用紙代とインク代だけです。

このことから、管理に費用が割けない中小企業で重宝されています。

誰でも簡単に使用できる

タイムカードは、タイムレコーダーに出勤時と退勤時に紙を差し入れればいいだけなので誰でも簡単に使用できます。

システム条の手続きや面倒な承認作業などが必要ないため、手間をかけない打刻を実現しています。

簡単に運用できる

タイムカードさえあれば誰でも簡単に集計作業が可能です。

つまり、運用に特別なスキルが必要ないということです。

紙をさばく作業にある程度の時間はかかってしまいますが、長年のやり方を変更する方が手間がかかるといった意見もあるようです。

勤怠管理システム

タイムカード導入のデメリット

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逆に、タイムカード導入のデメリットは以下の通りです。

タイムカードのデメリット
  • 不正やミスを引き起こす可能性がある
  • 作業工程が煩雑

それでは見ていきましょう。

不正やミスを引き起こす可能性がある

打刻を忘れてしまった場合、タイムカードに後から手書きで記入したり忘れた理由を申告したりといった作業が増加します。

この特徴を利用して遅刻した際、他の人に打刻してもらったり意図的に忘れたふりをしたりして不正な申告をすることもできてしまいます。

また、タイムカードの回収・集計は人の手によるものなのでミスが発生するリスクもあります。

手入力による集計なので容易にデータ改ざんでき、従業員の残業時間も故意に短くできるため、客観的な証拠としての信頼性が低い傾向にあります。

作業工程が煩雑

タイムカードは、紙の用紙なので集計の際に用紙を回収しなければなりません。

また、タイムカードに打刻された情報を給与計算に反映させるためにはExcelに入力する必要があります。

そのため、従業員が少ない企業ならまだしも、企業が成長するに従って業務の手間がかかってしまいます。

タイムカードの代わりにおすすめの勤怠管理システム5選

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ここからは、タイムカードの代わりにおすすめの勤怠管理システムを5つ紹介します。

タイムカード代わりにおすすめの勤怠管理システム
  • ジンジャー勤怠
  • ジョブカン勤怠管理
  • Touch on Time
  • KING OF TIME
  • Money Forward  クラウド勤怠

それぞれの主な機能やコストも紹介しますので、参考にしてみてください。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠とは、jinjer株式会社が提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

1人あたり月額400円から導入することができます。

使いやすさにこだわったシステムなので、管理者・従業員ともに誰でも簡単に使用できます。

また、電話・チャット・Webなどを通して導入設定サポートがあるため、勤怠管理システムを初めて使用する方でも安心です。

機能が豊富なので、あらゆる就業規則・業務形態に対応しており、人事データを1つにすることで情報入力の手間を削減することが可能です。

Web打刻機能 スケジュール管理
スマホアプリ打刻対応 予実管理
ICカード打刻機能 統計機能
休暇管理 無料トライアル

勤怠管理システム

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。

導入実績は70,000社以上で、業種や規模を問わず幅広い企業で利用できます。

1人あたり200円から利用でき、出退勤管理・シフト管理・工数管理など、勤怠管理にとどまらない機能が備わっています。

それぞれの拠点で、勤怠管理を簡単な設定・操作で管理できるため、工数削減にも繋がることでしょう。

Web打刻機能 スケジュール管理
スマホアプリ打刻対応 予実管理
ICカード打刻機能 統計機能
休暇管理 無料トライアル

勤怠管理システム

Touch on Time(タッチオンタイム)

タッチオンタイム

Touch on Timeは、株式会社デジジャパンが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。

1人あたり月額300円で利用できるため、低コストでの運用を実現しています。

りようできるタイムレコーダーには、タッチオンタイムレコーダー・指ハイブリッド認証・ICカード認証・携帯電話などさまざまです。

中でも人気なのはタッチオンタイムレコーダーで、打刻の方法を3つから選べ、不正打刻防止・複数回打刻などの機能が備わっています。

Web打刻機能 スケジュール管理
スマホアプリ打刻対応 予実管理
ICカード打刻機能 統計機能
休暇管理 無料トライアル

勤怠管理システム

KING OF TIME(キングオブタイム)

KINGOFTIME

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供している勤怠管理システムです。

豊富なOEM提供実績・16年以上の運用実績・アクティブユーザー200万人以上という高い実績を誇っています。

業務改善に繋がるさまざまな機能を1人あたり月額300円で利用できます。

打刻方法は、スマホ・ICカード・生体認証などと多彩で、働き方改革関連法にも対応しているため、安心して導入できるでしょう。

Web打刻機能 スケジュール管理
スマホアプリ打刻対応 予実管理
ICカード打刻機能 統計機能
休暇管理 無料トライアル

勤怠管理システム

Money Forward(マネーフォワード)クラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠

Money Forward  クラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供している勤怠管理システムです。

働き方改革関連法にすぐ対応できるということをコンセプトにしていることもあり、クラウドならではのアップデートの速さが魅力となっています。

小規模事業者の場合は年額2,980円・月額3,980円、中小企業の場合は年額4,980円・月額5,980円で利用できます。

同社のMoney Forward クラウド給与と連携されることで、勤怠データをワンクリックで以降して給与計算も効率化することが可能です。

Web打刻機能 スケジュール管理
スマホアプリ打刻対応 予実管理
ICカード打刻機能 統計機能
休暇管理 無料トライアル

勤怠管理システム

勤怠管理システムを選ぶポイント

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おすすめの勤怠管理システムが分かったとしても、自社に合っているかどうかが分からないと悩む方もいるでしょう。

そこで、ここからは勤怠管理システムを選ぶポイントを紹介します。

勤怠管理システムを選ぶポイント
  • 機能と使いやすさはどうか
  • セキュリティやサポート体制はしっかりしているか
  • 自社の予算に合っているか

それでは詳しく見ていきましょう。

機能と使いやすさはどうか

勤怠管理システムを選ぶ際に最も大切なのは、必要な機能が備わっているのか、使いやすいかという点です。

導入後に機能不足に気付くことがないように、事前に仕様を確認しておきましょう。

打刻 従業員が出勤・退勤した時刻を記録
勤怠集計 打刻された時刻をもとに勤務時間・出勤日数などを集計
休暇管理 従業員の休暇を管理
申請・承認フロー 従業員が残業・休日出勤などを申請して管理者が承認
シフト作成 従業員のシフトを作成
データのダウンロード システムで管理しているデータをPDF・Excel・CSVなどのファイル形式でダウンロード
給与計算ソフトとの連携 集計した勤怠情報を給与計算ソフトと連携
プッシュ通知 打刻忘れなどが起きた場合に画面上にプッシュ通知を表示
アラートメール 打刻忘れなどが起きた場合に従業員にメールを配信
工数管理 プロジェクトごとに作業時間を管理
食事管理 打刻と合わせて食券の発行・弁当の注文ができる
36協定チェック 勤怠情報が36協定に違反していないかをチェック
多言語対応 ページの言語を切り替えられる
タイムゾーン設定 事業所ごとにタイムゾーンを切り替えられる

勤怠集計・休暇管理・シフト作成といった機能の使いやすいさは、それぞれおサービスによって大きく異なります。

そのため、無料体験・デモサイトが利用できる場合は申し込む前に一度試しておくと良いでしょう。

セキュリティやサポート体制はしっかりしているか

勤怠管理システムを安心して利用するためにはセキュリティ対策がしっかりしているサービスを選ぶことも重要です。

  • オンプレミス型:自社のセキュリティポリシーに合わせたシステム構築が可能
  • クラウド型:運営会社にセキュリティ対策を任せる

上記のようにサービスのタイプによって特徴が異なります。

クラウド型を選ぶ際には、十分なセキュリティ対策が取られているか客観的に確認し、信頼のできるサービスを選ぶと良いでしょう。

また、勤怠管理システムを運用するためには運営会社からのサポートも欠かせません。

システムにバグが見つかった場合や労働関連法令の改正があった場合などには、どのようなサポートが受けられるのかについても確認しておきましょう。

自社の予算に合っているか

勤怠管理システムを選ぶ際、自社の予算に合っているかも重要です。

必要なコストは、オンプレミス型・クラウド型で異なります。

オンプレミス型のサービスは、エンジニアの作業が必要になるので導入費用が高額になります。

一方、クラウド型はほとんど導入費用がかかりません。

また、ネットワークの構成にかかわらず打刻機器の購入費用・通信費用なども必要になるため、これらの費用も見落とさないようにしましょう。

勤怠管理システム

タイムカードがない会社で残業代をしっかり請求する手順

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最後に、タイムカードがない会社で残業代をしっかり請求する手順を、事前準備と合わせて紹介します。

タイムカードがない会社で残業代を請求するには
  1. 残業代を計算する
  2. 通知書を送付する
  3. 交渉
  4. 労働審判
  5. 訴訟

どのようにして残業代が請求されるのか理解し、万が一請求された場合には早急に対処しましょう。

事前準備:証拠を集める

タイムカードがない会社で残業代をしっかり請求する場合には、事前準備として証拠収集をする必要があります。

残業代請求の証拠となるのは以下のようなものです。

残業代請求の証拠
  • 労働条件:求人票・雇用契約書・労働条件通知書・就業規則・給与規定・給与明細
  • 業務指示:残業を指示するメールやチャットなど・業務内容や業務時間を報告するメール
  • 残業時間:タイムカード・タコグラフ・PCのログインやログアウト時刻・業務メール送信記録・入退館記録等のセキュリティデータ・日報等の営業記録・メモや手帳等の記載・家族等への帰宅のメール送信履歴

可能な範囲で事前に上記のような証拠を集めておきましょう。

ステップ1:残業代を計算する

まずは残業代の計算を行いましょう。

残業代の計算式は以下の通りです。

基礎賃金 ÷ 所定労働時間 × 割増率 × 残業時間数

それぞれどのようなものなのか具体的に説明します。

  • 基礎賃金:家族手当・通勤手当・別居手当・子女教育手当・住宅手当・臨時に支払われた賃金・1ヵ月を超える期間ごとに支払われる賃金以外の賃金を合計
  • 所定労働時間:会社において決められた労働時間
  • 割増率:法定時間外1.25倍・法定休日1.35倍・深夜0.25倍
  • 残業時間:法定時間外・法定休日・深夜に働いた時間

ステップ2:通知書を送付する

残業代を請求するためには、通知書の送付を行います。

会社に対し、内容証明郵便に配達証明を付けて会社に通知書を郵送します。

一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスです。
いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。

引用:内容証明|日本郵便株式会社

一般書留とした郵便物や荷物について、配達したという事実を証明するサービスです。

引用:配達証明|日本郵便株式会社

内容証明郵便は、所定の書式に従って記載しなければなりません。

また、内容証明郵便の取り扱いを行っている郵便局・インターネット上において郵送の手続きを行います。

会社に通知書を送付する理由は、時刻を一時的に止める・資料の開示を請求するための2つです。

まず、残業代には給料日から2年を経過した部分から消滅していく(給料日が2020年4月1日以降の場合は3年)といった時効があります。

この時効を一時的に止めるために、残業代の支払いを催告する必要があるのです。

また、残業代の証拠は会社が保管や管理をしていることも多いため、労働者が1人で証拠を集めるには限界があります。

そのため、労働者の手元にはない証拠について、会社に開示を求める必要があるのです。

ステップ3:交渉

残業代の計算が終わった後は、その金額を支払うように会社に対して交渉を行います。

交渉を行う方法は、武将でやり取りする・電話でやり取りする・直接会って話すなど、さまざまな方法があります。

相手方の対応などを踏まえ、どの方法が適しているかを判断しましょう。

ステップ4:労働審判

話し合いでの解決が困難な場合、労働審判などの裁判所を用いた手続きを行うことになります。

労働審判とは、全3回の期日で調停を目指すもので、調停が成立しない場合には裁判所が一時的な判断を下します。

労働審判を申し立てるには、労働審判申立書・証拠・附属書類を必要な部数だけ裁判所に提出し、印紙と郵券を収めます。

ステップ5:訴訟

交渉や労働審判を行っても解決が困難な場合には、訴訟を申し立てることとなります。

訴訟は期日の回数制限などはなく、1ヵ月に1回程度の頻度で期日が入り、交互に主張を繰り返していきます。

タイムカードのない会社まとめ

タイムカードのない会社,まとめ

今回は、タイムカードのない会社について詳しく解説してきました。

記事のまとめ
  • タイムカードがなくても違法にならないが、労働時間を把握する義務がある
  • 勤怠管理システムは機能と使いやすさ・セキュリティ・自社の予算に合っているかで選ぶ
  • おすすめの勤怠管理システムはジョブカン金・Touch on Time・KING OF TIME・Money Forwardクラウド勤怠・ジンジャー勤怠
  • 残業代の請求は、残業代の計算をしてから通知書の送付、交渉などへ移る

タイムカードに関する不正やミスを防止しながら適切に勤怠管理するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

今回紹介したおすすめの勤怠管理システムや選び方を参考に、自社に見合った勤怠管理システムを導入してください。

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