旅費精算とは?書き方や流れ、おすすめの経費精算システム8選を解説!

旅費精算

「会社の旅費精算の書き方が知りたい」
「経費計算システムを導入したいけど、どれを選べば良いのか分からない」

この記事では、上記のような悩みを解決します。

仕事上で発生したお金は会社で経費として落とすのですが、出張に掛かった費用は一般的に「旅費」として精算されることになります。

旅費精算は会社によって規定のフォーマットがあったり、申請方法に違いがあったりするのですが、やり方の手順は基本的にはどの会社でも変わりません。

そこで、今回の記事では「旅費精算」の概要や書き方、申請の流れなどについて解説をしていきます。

また、旅費精算を効率的に進めるためにおすすめの経費精算システムも合わせて紹介をしていますので、ぜひ参考にしてください。

「旅費精算」をざっくり言うと
  • 旅費精算は出張で立て替えた費用を精算するためのもの
  • 出張前には出張旅費規程をしっかりチェックしておこう
  • 1日当たりの上限や金額の妥当性が検討されるため使いすぎには要注意
  • 会社のフォーマットに沿って旅費精算を進める
  • 旅費精算を効率よく進めるには経費精算システムがおすすめ

旅費精算とは?

まず初めに、そもそも「旅費精算」とは一体どういったものなのでしょうか?

旅費精算は「旅費交通費」を精算するための処理なのですが、詳細について解説をしていきます。

旅費交通費は出張に掛かる費用全般

まず、企業における「旅費交通費」というのは出張に掛かる費用全般を指します。

一口に旅費交通費と言ってもその内容は多岐に渡るのですが、旅費交通費に当たる主な費用は以下の通りです。

旅費交通費に含まれるもの
  • 出張交通費(電車・新幹線・バス・高速道路・タクシーなど)
  • 宿泊費(ホテル代)
  • 出張先での食事代
  • ガソリン代
  • 接待費用
  • 駐車料金
  • 出張手当

宿泊費や交通費などはもちろん、駐車料金やガソリン代などの細かな費用も旅費交通費に含まれます。

また、出張先で接待があった場合は、接待に掛かった費用も旅費交通費として精算することになりますので気を付けましょう。

食事代に関しては会社の規定にもよるのですが、常識の範囲内の金額であれば旅費交通費として精算できる可能性があります。

旅費精算は社員が立て替えた費用の精算

出張に掛かる費用は、社員が現地で立て替えるケースが多いです。

出張費は会社の経費として計上しなければならないため、社員が立て替えた金額を経理で処理して支給することで出張費を精算するのが「旅費精算」です。

旅費精算は、会社ごとに定められている「出張旅費規程」に基づいて実施されます。

一般的に出張旅費規定には、1日当たりの上限額や利用可能な公共交通機関、手当のことなどが記載されています。

出張旅費規程を定めておくことで会社側は節税効果を得られるため、たいていの企業では規定が設けられています。

出張に行く人は出張旅費規程を一度確認してみてください。

旅費精算の書き方手順5STEP

旅費精算のフォーマットは会社によって異なるのですが、書き方の手順は大体どこの企業でも同じです。

ここでは旅費精算の書き方について順を追って解説をしていきます。

旅費精算の書き方
  1.  会社に出張の申請をする
  2. 出張費用の領収書を会社名義でもらう
  3. 旅費精算書の記入をする
  4. 上司からの承認をもらう
  5. 経理で旅費を精算する

ステップ①会社に出張の申請をする

出張をすることが決まったときは、あらかじめ上司に出張申請を行い承認をしてもらいます。

特に出張先が遠方だったり期間が長かったりする場合は旅費交通費が高額になることがありますので、会社への事前申請が必須です。

事前に出張申請をしておけば、出張が終わった後の旅費精算もスムーズに進みますので忘れないようにしましょう。

また、宿泊費用や交通費など事前にわかる費用についてはあらかじめ算出をしておき、費用の概算だけでも事前提出しておくのがおすすめです。

ステップ②出張費用の領収書を会社名義でもらう

出張先では、ホテルの宿泊費や交通費など、領収書を会社名義でもらうようにしましょう。

旅費交通費として精算できるのは出張旅費規程に定められている通りですが、接待費や食費なども計上できるケースがあるので念のため領収書はこまめに取っておいた方が安心です。

領収書を取り忘れたり、紛失してしまったりすると旅費精算ができなくなることがありますので気を付けてください。

ステップ③旅費精算書の記入をする

出張から帰ってきたら、会社のフォーマットを使って旅費精算書に記入をしていきます。

旅費精算書の主な記入項目は以下の通りです。

旅費精算書の内容
  • 所属部署
  • 氏名
  • 出張先
  • 出張期間
  • 出張内容
  • 交通費(金額や交通手段)
  • 宿泊費
  • 宿泊日数
  • 捺印

旅費精算書と合わせて領収書を添付する必要がありますので、費用については領収書と照らし合わせて間違いがないように記入をするようにしてください。

宿泊費や交通費の他にも費用が発生している場合は、旅費精算書に合わせて記入をしましょう。

ステップ④上司からの承認をもらう

旅費精算書の記入が終わったら、経理に提出をする前に上司に内容を確認してもらいましょう。

事前に提出している出張計画書と照らし合わせ、予定外の出費が発生していないかどうかなどがチェックされます。

特に問題なければ承認が下り、そのまま旅費精算書は経理に回されます。

なお旅費精算書の提出フローは会社や部署によって変わってきますので、社内のやり方に従って提出をしてください。

ステップ⑤経理で旅費を精算する

上司からの承認が下りた後は、経理部署の方で旅費精算の処理が行われます。

申請内容に不備や不正がないかなどが細かく確認され、内容が適切であれば精算手続きが始められます。

銀行振込などで立て替えた費用が支給されれば旅費精算は無事に完了です。

旅費精算をする時に気を付けるべきポイント5選

旅費精算をする際には、決められた手順や必要な書類を手元に揃えておく必要があります。

ここでは旅費精算をするときに注意しておくべきポイントについて解説をしていきます。

旅費精算の注意点
  •  金額の少ないものでも領収書をもらう
  • 会社の領収書を分けて保管しておく
  • 妥当な金額になるように気を付ける
  • 社内規定をあらかじめ確認しておく
  • 旅費精算を年度内に忘れずに行う

金額の少ないものでも領収書をもらう

旅費精算を正確に行うためには、領収書が必要になってきます。

宿泊費や交通費はもちろんですが、場合によってはタクシー代・食事代・駐車料金なども旅費として精算できる可能性があります。

そのため、どんなに金額が少ないものでも領収書を取るようにしておきましょう。

どれを旅費精算として提出するのかは後から整理すれば問題ないので、細かなものでも領収書はもらってください。

会社の領収書を分けて保管しておく

次に、旅費精算をスムーズに進めるため、会社名義の領収書はあらかじめ分けて保管をしておくのがおすすめです。

個人的なレシートと混ぜてしまうと後から旅費精算をする際に混乱してしまうことがあります。

会社の領収書だけは別の場所に保管をしておき、後から整理しやすいようにしてください。

妥当な金額になるように気を付ける

旅費精算において、上司や経理部の方で必ず確認が取られるのが旅費交通費の妥当性です。

例えば、平日の出張であるにも関わらず宿泊費が1泊数万円を超えていたり、明らかに不要な距離でタクシーを何度も利用していたりすると旅費交通費として認められることがあります。

出張に行く前に、出張計画書に費用の概算を記入しているはずですので、そこから大きく外れない金額になるように気を付けましょう。

基本的にホテルなどは最低限の設備のタイプ、交通機関は最短経路での利用、接待費は普段の接待費と同程度であるかなど、会社で支払うお金の使い方には注意を払ってください。

社内規定をあらかじめ確認しておく

先述しましたが、旅費精算の詳細は会社ごとに定められている「出張旅費規程」に記載されています。

出張旅費規程が明確に定められていない会社であっても社内ルールはあるはずですので、実際に出張に行く前に社内規定の確認を取っておくと安心できます。

会社によっては宿泊費・交通費だけが旅費精算の対象だったり、接待費は交際費とした処理したりといった経理に関するルールが設けられていることがあります。

速やかに旅費精算の処理を済ませるためにも、出張に関する規定の確認は必ずしておきましょう。

旅費精算は年度内に忘れず行う

次に、旅費精算を行うタイミングですが、基本的には出張から帰ってきた後一週間以内に申請を行うのがおすすめです。

申請が遅くなればなるほど立て替えたお金の支給が遅くなってしまいますし、会社によっては旅費精算に期限を設けていることがありますので、忘れない間に申請を済ませてしまいましょう。

「業務が忙しくてなかなか手が回らない」という場合もあるかもしれませんが、経理関連の処理は年度内に申請を行うようにしてください。

年度をまたいで旅費精算をしても支給をしてもらうことは可能なのですが、経理部に余計な負担を掛けてしまうことになります。

また、あまりにも申請が遅いと社内評価を下げる結果になってしまうことにもなりかねませんので、早めに申請をするのがおすすめです。

効率的に旅費精算をするのにおすすめの経費精算システム8選

旅費精算を効率的にこなすためには、経費精算システムを利用するのがおすすめです。

ここでは旅費精算をするのに使える経費精算システムを紹介していきます。

経費精算システム
  1. レシートポスト
  2. 楽楽精算
  3. マネーフォワード クラウド経費
  4. ジョブカン経費精算
  5. eKeihi
  6. らくらく旅費経費
  7. freee
  8. Traveler’sWAN

レシートポスト

レシートポスト

レシートポストは、その名の通り「スマホでレシートを撮影して、ポストする(捨てる)」の2ステップで経費精算が完了するという特徴を持つ経費精算システムです。

撮影したレシートは、レシートポストの入力オペレーターが代わりに入力をしてくれるため、紙からのデータ化が簡潔に済むのが魅力です。

便利な機能として、SuicaやPASMOなど交通系ICカードと連携をすることができるため、交通費精算をほぼ自動ですることができます。

他にも、会計システムとの連携や電子帳簿保存法への完全対応など、様々な便利機能が搭載されています。

レシートポストはスマホアプリに特化した経費精算システムなので、スマホでの経費精算の導入を検討している企業には特におすすめです。

サービス名 RECEIPT POST(レシートポスト)
運営会社 株式会社BEARTAIL
初期費用 300,000円
月額費用 30,000円~
ユーザー数 無制限

楽楽精算

楽楽精算

楽楽精算は、累計導入社数№1を誇る経費精算システムであり、出張交通費や交通費などの経費をまとめて精算することができます。

出張精算・旅費精算の手当を自動計算したり、さらに海外出張精算にも対応をしており、経費精算に掛かる手間の大幅な実現が可能です。

様々な規模の会社に対応しており、従業員の多い大企業や、中小企業・ベンチャー企業まで業種業態問わず幅広い会社で利用可能となっています。

カスタマイズの自由度が高いのも楽楽精算の強みで、Excelや紙で使っているフォーマット、承認フローなどを現在のまま流用することができます。

経費計算に必要な基本機能をほぼ網羅しており、さらにスマホでの利用も可能なので、誰でも使いやすい仕様になっています。

サービス名 楽楽精算
運営会社 株式会社ラクス
初期費用 100,000円
月額費用 30,000円~
ユーザー数 無制限

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード_クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、クラウド型の経費精算システムです。

旅費精算はもちろん、確定申告や税金に関する処理など、経理に掛かる手間を大きく省くことができます。

マネーフォワードがリリースをしている会計システムや請求システムとの連携が可能なので、併用して利用することでスムーズな経費精算を実現できます。

30名以下の法人であれば月額2,980円~の料金設定となっており、31名以上の場合は会社の規模感などによって料金が変わるシステムとなっています。

そのため、大企業や中小企業など従業員数問わず利用できます。

サービス名 マネーフォワード クラウド経費
運営会社 株式会社マネーフォワード
初期費用 なし
月額費用 2,980円~
ユーザー数 無制限

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費

ジョブカン経費精算は、経費精算業務の手間を1/10にまで削減することのできる効率化が魅力のシステムです。

1ユーザーあたり月額400円で、最低利用料金は月額5,000円~となっており、コストパフォーマンスの高さが嬉しいポイントです。

クラウド型なので最短即日で運用を開始することができ、初回登録から30日間は全ての機能を無料で使えます。

また、ジョブカンシリーズでは会計や勤怠、ワークフローなど色々なサービスがリリースされていますが、ユーザー情報などを連携することが可能となっています。

そのため、現在ジョブカンシリーズのシステムを利用している企業であれば、ジョブカン経費精算をスムーズに使い始めることができます。

サービス名 ジョブカン経費精算
運営会社 株式会社DONUTS
初期費用 なし(オプションの初期設定サポートは18万円)
月額費用 5,000円~
ユーザー数 無制限

eKeihi

eKeihi

eKeihiは、経費申請から承認業務、経理業務まで全てを一元管理することで経費精算を効率化できるシステムです。

手軽に導入できるクラウド型と、セキュリティが強固なオンプレミス型の好きな方を自由に選べるのが特徴です。

直感的な操作感や使いやすいユーザーインターフェース、充実のサポート体制などから大きな導入シェアを占めています。

標準プランには旅費精算や交通費精算などの基本的な経費精算機能はもちろん、請求書の受領や承認フローのカスタマイズなど多彩な機能が搭載されています。

オプション機能として汎用ワークフロー・海外出張精算・振替伝票なども用意されています。

サービス名 eKeihi(イーケイヒ)
運営会社 イージーソフト株式会社
初期費用 クラウド:なし
オンプレミス:650,000円~
月額費用 クラウド:29,000円~
オンプレミス:6,000円~
ユーザー数 無制限

らくらく旅費経費

らくらく旅費経費

らくらく旅費経費は、出張費・交通費・会議費など、出張に関する経費精算を効率化するための経費精算システムです。

乗換案内サービスの「駅すぱあと」や、交通系ICカードと連携をすることができ、特に交通系の経費精算を得意とするサービスになっています。

らくらく旅費経費は、クラウドとオンプレミスのどちらかを選ぶことができる仕様です。

クラウド版は初回登録から14日間はトライアルとして無料お試し体験をすることができるので、まずは気軽な無料体験から始めてみてください。

サービス名 らくらく旅費経費
運営会社 株式会社無限
初期費用 100,000円~
月額費用 1ユーザー300円~
ユーザー数 無制限

freee

freee

freeeは、スマホからのユーザーインターフェースが最適化されているクラウド会計システムです。

タグ機能を利用することで部署別の管理や、プロジェクト単位での経費管理が可能となっており、経理業務の効率化や経営状況の見える化が可能となっています。

個人事業主向けのプランから、上場企業向けのサービスまで幅広いプランが用意されており、コストや規模感によって自由に内容をカスタムできるのが魅力です。

旅費精算は、スマホで領収書を撮影して必要項目に入力をするだけなので、従来の手書き申請よりも簡単に済ませることができます。

サービス名 freee(フリー)
運営会社 freee株式会社
初期費用 なし
月額費用 1,980円~
ユーザー数 無制限

Traveler’sWAN

Traveler'sWAN

Traveler’sWANは、日立グループのIT分野を担う「株式会社日立システムズ」がサービスを提供している経費精算システムです。

旅費精算と経費精算に特化したサービスで、自社の内容に合わせた柔軟なカスタマイズや外部サービスとの連携などにも対応をしています。

Saas型・オンプレミス型・プライベートクラウドの3つの形態で提供されており、50ライセンス以上から利用可能となっています。

そのため従業員数の少ない中小企業よりも、大企業や上場企業などに向いているサービスとなります。

サービス名 Traveler’sWAN(トラベラーズワン)
運営会社 株式会社日立システムズ
初期費用 400,000円~
月額費用 20,000円~
ユーザー数 50ユーザー以上~無制限

旅費精算でよくある疑問

最後に、旅費精算や経費精算システムに関してよくある質問や疑問点について回答をしていきます。

旅費精算でよくある質問
  •  経費精算システムは無料で使える?
  • 経費精算システムに英語翻訳機能はある?
  • 旅費精算はアプリからできる?
  • 旅費精算は給与振込で可能?
  • 旅費精算の期限は?

経費精算システムは無料で使える?

経費精算システムの中には無料で提供されているタイプがあるため、会社の規模感によっては無料版だけで事足りることもあります。

ただ、無料版の経費精算システムは機能に制限が掛かっていたり、広告バナーが表示されたりといったことがあります。

特に問題ないのであれば無料で使える経費精算システムでも良いのですが、使い勝手が悪いと感じるときは有料版を使っておいた方が良いかもしれません。

いきなり有料登録することに抵抗があるときは、無料トライアルから試してみてください。

経費精算システムに英語翻訳機能はある?

外国人の従業員が多い企業や、外資系企業などの場合、経費精算システムを英語で使いたいという要望があります。

基本的に経費精算システムには英語翻訳機能が搭載されているタイプが多く、今回紹介した経費精算システムも全て英語に対応をしています。

また、英語の他にも、韓国語・中国語・タイ語など多言語に対応していることがあります。

日本語以外の言語対応が必要な場合は、導入を検討している経費精算システムがどの言語に対応をしているかを確認してみてください。

旅費精算はアプリからできる?

スマホアプリをリリースしている経費精算システムであれば、旅費精算の申請もアプリから行うことができます。

経費精算アプリでは、旅費精算の申請から承認まで全てを一貫して処理することができます。

処理方法はアプリによっても異なるのですが、レシートや領収書は写真撮影で提出をすることができるので、従来の方法よりも簡易化することが可能です。

また、アプリを利用すれば場所や時間を選ばずいつでも申請が可能なので、リモートワークを採用している企業も使いやすいという利点があります。

タブレットやスマホを仕事に使うことが当たり前になっている企業であれば、アプリで経費計算システムを利用するのはおすすめです。

旅費精算は給与振込で可能?

旅費精算の支払い方法についてですが、基本的には給与振込で支給することも可能となっています。

給与振込でも小口現金でも支払い総額は変わらないのですが、給与振込にすることで会社に現金を置いておかなくて済むというメリットがあります。

近年ではキャッシュレス決済が進んでいる影響もあり、そもそも小口現金を廃止しているという企業も増えてきています。

ただ、給与振込にする場合は給料日まで支給を待つことになるため、社員からの理解を得る必要はあります。

旅費精算の期限は?

旅費精算の期限は、会社ごとに定められている出張旅費規程によって異なってきます。

通常は出張が終了した日から1ヶ月以内を期限としていることがほとんどですが、企業によっては1週間以内だったり期限がタイトなケースもありますので気を付けましょう。

万が一、申請期限を過ぎてしまったときは上長にその旨を報告して申請をしてください。

会社で決められた期限を過ぎてしまっても、年度内や決算前であれば承認をしてもらえる可能性が高いです。

ただ、基本的には会社で決められている期限を守るようにしてください。

旅費精算まとめ

旅費精算は、出張で立て替えた費用を精算するためのものであり、出張交通費が発生した場合は忘れないように申請をしなければいけません。

出張交通費とは、ホテルの宿泊費や公共交通機関の交通費、ガソリン代や駐車料金などが該当します。

なお、出張交通費として認められている項目は会社によって異なりますので、出張旅費規程をあらかじめ確認しておきましょう。

出張先では細かなものでも領収書を取っておき、戻ってきたらすぐに申請ができるよう旅費精算に使用するものは分けて保管をしておくのがおすすめです。

旅費精算は基本的に会社のフォーマットに沿って記入をしていくのですが、経費精算システムを導入すればパソコンやスマホアプリから旅費精算を行うことができます。

ぜひ経費精算システムを導入し、効率よく旅費精算の処理を行ってください。