【2024年最新】BIツールとは？仕組みや機能、メリットやデメリットまでご紹介

上記のように考えている方は、この記事がおすすめです。

BIツールは、自社のデータをツール上に収集して多角的な分析を行えるため、隠れていた課題や問題点などが、分かりやすいグラフや図により瞬時に把握できます。

一方で、BIツールが結局何に役立ちどういった効果をもたらしてくれるのか分からず、導入に踏み切れない企業も多いでしょう。

そのため、この記事では「BIツールの特徴から選び方」まで詳しく解説していきます。

BIツールとは

BIツールとは、データの収集や分析を行いレポーティング、経営の意思決定や戦略立案に役立てられる業務支援ツールです。

この項目では、BIツールの特徴を以下に沿ってご紹介します。

目的や役割

BIツールの目的や役割は、データを収集し分析を行い、経営と売上の向上です。

また、従来よりもデータ収集や集計が効率化するため、業務負担を軽減してくれる役割もあります。

収集したデータは素早く分析してレポーティングされるため、スピード感のある経営判断や戦略立案が可能となるでしょう。

Excelとの違い

BIツールとExcelでは、主に以下のような違いがあります。

上記の通り、BIツールとExcelでは対応する業務範囲が異なります。

どちらも表やグラフなどで、データ分析でき、レポート化できる点は共通していますが、BIツールの方が扱えるデータ量が多いです。

また、BIツールであれば複数のシステムからデータを集積して、横断的なデータ分析が行えるため、レポーティングの質にも差があります。

加えて、BIツールであれば集積したデータをツール上で簡単に参照できるため、常に最新の情報が共有できる点もExcelとの違いでしょう。

BIツールの仕組み

この項目では、BIツールの仕組みをご紹介します。

基幹システムとのデータ連携

BIツールでは社内のデータを横断的に分析できる機能がありますが、データ分析するためにも、まずは基幹システムとのデータ連携が必要となります。

例えば、現在の売上分析を行いたい場合は、販売や在庫管理システムとの連携が必要です。

BIツールは基幹システムとのデータ連携が基盤となり、多角的かつ分かりやすい分析が可能となります。

そのため、基幹システムとのデータ連携はBIツールにおいて肝となる工程でしょう。

分析や集計

BIツールでは、基幹システムとのデータ連携が完了次第、部門を超えて横断的にデータ収集を行い、分析していきます。

従来の手作業によるデータ入力や分析に比べると、圧倒的な業務効率化が期待できるだけでなく、横断的な分析によりこれまで隠れていた課題や問題点も把握できます。

そのため、横断的な分析による課題や問題点の発見は、BIツールの重要な機能であり仕組みと言えるでしょう。

ビジュアライズ表示

BIツールでは、ファイルや表などからデータを集計し分析しますが、分析時にはグラフをはじめ視覚的に分かりやすいビジュアライズ表示をしてくれます。

例えば上司への報告において、従来のExcelなどでは数値を羅列しただけのデータや、簡素な表を作成するだけで、非常に分かりにくいケースが多くありました。

しかし、BIツールのビジュアライズ表示の仕組みを活用すれば、視覚的に分かりやすく直感的にデータを読み取りやすい報告ができるため、より正確な現状把握が可能でしょう。

BIツールの主な機能

この項目では、BIツールの主な機能を以下に沿って解説していきます。

データの可視化機能

データの可視化機能は、BIツールの特徴とも言える機能で、数字の羅列や簡素な表を取り込み、見やすいグラフや図に可視化してくれます。

自社の状況がひと目で把握できるため、データ分析が非常に楽になるでしょう。

レポーティング機能

レポーティング機能は、BIツールに収集したデータをレポートとして出力してくれる機能です。

ExcelやWord、PDFやパワーポイントなど様々なファイル形式に対応しているだけでなく、デザイン機能により報告書や帳票なども出力可能です。

OLAP機能

OLAP機能はオンライン分析処理の略称で、BIツールに集積された膨大なデータを多角的な視点で分析しフィードバックしてくれます。

従来の分析機能に比べてあらゆる視点から検証してくれるため、今発生している問題や課題が浮き彫りになり、早期発見と迅速な対応が可能となるでしょう。

データマイニング機能

BIツールのデータマイニング機能は、収集したデータを相関分析や回帰分析など統計を元にした分析を行ってくれます。

自社にとって効果的なルール設計や戦略パターンなどを導いてくれるため、将来的な予測に活用でき経営をサポートしてくれるでしょう。

データの共有機能

データの共有機能では、BIツールに集積したデータや分析結果などを、データソースやダッシュボードにて、ツール上で簡単に共有できます。

クラウド型のBIツールを導入すると、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも共有できるため、社内での情報共有の質が格段に上がるでしょう。

BIツールが活用される業務

この項目では、BIツールが活用される業務を以下に沿って解説していきます。

経営や財務分析

BIツールでは、会社の根幹となる経営基盤そのものを分析できるため、現在の経営状況や財務分析には最適です。

BIツールでは、売上情報や財務状況を素早く分析してくれるため、スピード感のある経営方針の見直し、修正が可能です。

損益を最小限に抑えながら利益を最大限に生かせるため、短期的と長期的、どちらの面から見ても企業の成長に役立てられています。

営業や売上分析

BIツールでは、企業の売上を作る軸とも言える営業部門において、職場環境の改善から売上分析まで行ってくれます。

営業部門では特定の人物が顧客や営業ノウハウを管理し、属人化しやすい傾向があります。

しかし、BIツールでは必要なデータをツール内に蓄積して分析することにより、属人化を防止しつつ売上アップにより適した組織編成を作るため活用されています。

人事データ分析

BIツールでは、多様な働き方で従業員が勤務している企業において、人事データを収集し分析を行い人事判断をアシストしてくれます。

リモートワークやジョブ型雇用などの導入により、公平かつ適切な人事評価や配置が難しい傾向があるため、BIツールを導入し健全な職場環境の実現のため活用されています。

残業分析

BIツールでは、人事システムや勤怠管理システム、Excelの工数管理データなどあらゆるデータをツール上に集約し分析が可能です。

そのため、多角的な分析により職場環境の現状が把握できるため、残業分析にも活用されています。

職場環境の改善により生産性は上がるため、自社の成長においても重要な活用例でしょう。

予算管理システム

BIツールでは、ツール上で予算管理システムが構築できるため、いつでも最新の予実データを参照できます。

常に予実データを確認しながら業務をこなすことで、目標達成への具体的な道のりや今やるべきこと、業務のスピード感などが直感的に把握できます。

目標の共有によりチームとしての一体感も高まるため、組織力に悩む場合にも適しているでしょう。

データ集計

BIツールでは、あらゆるデータ集計業務を効率化する集計ツールの構築が可能です。

Excelをはじめ既存ファイルをそのまま活用できるタイプもあり、日々のデータ集計業務を圧倒的に軽減できるとして、多くの企業で活用されています。

単純作業にかかる時間が減少するため、より重要度の高い業務に注力できるでしょう。

帳票自動作成

BIツールでは、予実データをいつでも参照できる予算管理システムの構築が可能で、帳簿作成の自動化も可能です。

PDFやExcelのフォーマットにも対応しており、帳簿作成における業務負担を大幅に軽減してくれるため、バックオフィス業務の効率化を目的に活用されています。

帳簿の自動化により、ヒューマンエラーが防止できる点も大きな魅力でしょう。

おすすめのBIツール10選を一覧表で比較

BIツールは多くのサービスが展開されており、特徴や機能が異なります。

そのためまずは以下の一覧表で比較して、自身に合ったBIツールをピックアップしましょう。

上記の中でも特に「Senses BI」はおすすめです。

Senses BIは、営業や顧客管理に強いBIツールです。

コード不要もしくはローコードで運用できるため、専門的な知識が無くても問題なく活用できます。

そのため、営業現場で活用できるBIツールを探している方には最適でしょう。

おすすめのBIツール10選を徹底解説

この項目では、一覧表でご紹介したおすすめBIツールを1つずつ解説していきます。

Senses BI

出典：https://product-senses.mazrica.com/dldocument/senses-bi

Senses BIは、営業や顧客管理に特化した機能が搭載されたツールで初期費用は無料、月額料金は27,500円～です。

営業支援ツール内などからデータ収集し顧客や案件データ、行動データを元に迅速に分析してくれるため、営業活動の現状や成果が正確に把握できます。

また、Excelやスプレットシートからもデータを集められるため、社内のバラバラな情報を一元管理できるでしょう。

Looker Studio

出典：https://cloud.google.com/looker-studio?hl=ja

Looker Studioは、Googleが提供しているツールで、初期費用や月額料金は無料です。

GoogleアナリティクスやGoogle広告、スプレットシートやMySQLなどと連携が可能で、各種数値をグラフ化し分かりやすく表示してくれます。

また、作成したグラフは簡単に共有できるだけでなく、必要な情報だけを抽出して共有できるため、顧客との商談や報告などにも活用できるでしょう。

Power BI

出典：https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/

Power BIは、Microsoftが提供しているツールで初期費用は無料、月額料金は1ユーザー$10～です。

ExcelやSalesForce、Dynamics 365などあらゆるデータベースと連携可能なため、自社のデータをツール上で一元管理できます。

作成したレポートは共有や編集、ダッシュボードの構築できるため自由度も高いです。

多数のプランがあるため、自社の成長に合わせて伴走できるでしょう。

Qlik Cloud®

出典：https://www.qlik.com/ja-jp/products/qlik-sense

Qlik Cloud®は、ドラッグ＆ドロップの簡単操作が可能なツールで、初期費用は問い合わせが必要ですが、月額料金は$30～です。

直感的に様々なデータベースから情報を取得し分析できるため、専門知識がなくても問題なく運用できます。

また、オンプレミス型だけでなくクラウド型にも対応しているため、スマホやタブレットなどマルチデバイスに対応しているため、スキマ時間の有効活用もできるでしょう。

Tableau

出典：https://www.tableau.com/ja-jp

Tableauは、グラフのデザイン性が高いと人気があるツールで初期費用は無料、月額料金は18,000円～です。

優れたビジュアルのグラフはドラッグ＆ドロップで簡単に作成できるため、誰でも簡単にグラフ化でき、作業時間の削減が期待できます。

また、データの自動更新やダッシュボードのカスタマイズも可能なため、自由度の高さも魅力でしょう。

Domo

出典：https://www.domo.com/jp

Domoは、500以上のデータベースと連携できるツールで初期費用は無料、月額料金は2,700円～です。

グラフは作成すると自動的にモバイルデバイスに最適化されるため、スマホやタブレットでも見やすいレポート出力が可能です。

また、アラート機能も搭載しているため、情報更新や経営状況の変化にも素早く対応できます。

あらゆるデータベースと連携できるため、自社で多くのソフトウェアを運用している場合にもおすすめです。

Salesforce Analytics

出典：https://www.salesforce.com/jp/products/crm-analytics/overview/

Salesforce Analyticsは、カスタマイズ性と拡張性に優れたツールで初期費用は無料、月額料金は18,000円～です。

Salesforceと直接連携でき、顧客データを元に多角的な分析を行い、求められているニーズやトレンドの発見に役立ちます。

また、ダッシュボードは柔軟にカスタマイズでき多数のテンプレートが用意されているため、どの業界でも活用できるツールに仕上がっているでしょう。

Yellowfin BI

出典：https://yellowfin.co.jp/

Yellowfin BIは、世界で100万人以上のユーザーが利用するツールで初期費用は無料、月額料金は125,000円～です。

多くのBIツールでもデータが変化すると通知してくれますが、Yellowfin BIの場合はデータが変化した理由、背景まで自動で察知して提示してくれます。

また、マウス操作とドラッグ＆ドロップの簡単操作で運用できるため、難しい知識は不要です。

スマホやタブレットでも使用できるため、利便性も申し分ないでしょう。

MotionBoard

出典：https://www.wingarc.com/product/motionboard/

MotionBoardは、デザイン性の高いチャート作成ができるツールで初期費用は100,000円、月額料金は30,000円～です。

CRMやSFAなどから顧客データを収集でき、ルートを設定した範囲分析が可能です。

また、簡単操作でダッシュボードの編集が可能で、アラート機能も搭載しているため、異常事態にも素早く対応できるでしょう。

Dr.Sum

出典：https://www.wingarc.com/product/dr_sum/

Dr.Sumは、Excel UIで自由に分析できるツールで初期費用は500,000円、月額料金は150,000円～です。

社内に散在するデータを一元監視し、超高速で集計してくれるため、データ管理業務の効率が格段に上昇します。

メンテナンス含めて簡単操作で行えるため、専門知識がない場合でも安心して導入できます。

ユーザー数の増加による追加コストはかからないため、自社の成長に関わらず安定したコストで運用できる点も魅力でしょう。

BIツールの選び方

この項目では、以下に沿ってBIツールの選び方をご紹介します。

操作性

BIツールを選ぶ際は、データ収集からレポーティングまで、一連の操作性を確認してから導入すると良いです。

作成したいグラフやチャートなど、従業員が思うように操作できないツールを選定すると、社内での定着率が下がってしまいます。

また、直感的な操作が可能であればITリテラシーが低い従業員でも使いやすいため、自社の人材レベルに合った操作性のツールを選定しましょう。

ビジュアライゼーションの美しさ

BIツールでは、作成できる表やグラフなどのデザインや質が異なるため、ビジュアライゼーションの美しさも重要な選定要素です。

綺麗なグラフや図などは訴求力が上がるだけでなく、従業員としてもBIツールを使用するモチベーションになります。

直接機能に関わる部分ではないですが、ビジュアライゼーションの美しさも1つの指標として念頭においておきましょう。

ダッシュボードの柔軟性

BIツールでは、ダッシュボードの柔軟性が高いツールを選定すると、自社に合わせた運用がしやすいです。

特にテンプレートの豊富さや自由なデザイン変更が可能かどうか、アレンジの行いやすさは重要です。

テンプレートが少ないと効率が悪く、アレンジが難しいと自社のオリジナリティが出せないため、導入前に両方のバランスを確認しましょう。

接続や連携できるデータベース

BIツールでは、サービスによりどのシステムと接続、連携できるかは異なるため事前に確認しておく必要があります。

例えば、Googleアナリティクスと連携して、Webサイトの訪問者数や行動を分析したいとしても、Googleアナリティクスと連携できないのであれば導入した意味がありません。

そのため、まずは自社が取得したいデータとシステムを把握してから、条件を満たすツールを選定すると良いでしょう。

導入形態

BIツールでは、自社サーバーにソフトウェアをインストールするオンプレミス型と、運営側が用意したサーバーを活用するクラウド型があります。

現在はクラウド型が主流で、スマホやタブレットでもツールを活用できる手軽さが魅力です。

また、導入コストが安くシステムアップデートやメンテナンスも不要なため、管理費用も安い傾向があります。

あくまで自社のニーズによりますが、利便性で考えるならクラウド型のBIツールを選定すると良いでしょう。

サポートの充実度

BIツールは、高度な機能を活用できる反面、やや導入や初期設定が難しい側面があります。

そのため、導入サポートやツール定着のための操作トレーニングなど、手厚いサポート体制が整ったサービスを選ぶと安心です。

中には、導入支援におけるセミナーや無料の参考資料などを配布しているサービスもあるため、サポート体制を比較して自社に必要な支援が受けられるツールを選定しましょう。

コミュニティの活発さ

BIツールの中には、ユーザー同士が繋がりを持ち、情報交換や交流をするコミュニティが形成されているタイプもあります。

サポートとは別に、ユーザー同士で操作方法や活用方法の共有、蓄積した知見の共有などができるため、より有効的にツールを運用しやすくなります。

大手サービスほどコミュニティが活発な場合が多いため、1つの指標として選定基準にすると良いでしょう。

BIツールのメリット

この項目では、BIツールのメリットを以下に沿ってご紹介します。

データを集め分析できる

企業では各部門においてデータを管理運用しているため、それぞれのデータ参照には手間と時間がかかります。

しかし、BIツールを導入すると様々なシステムに集積されたデータを収集し、ツール上でまとめて分析が可能です。

また、数値や表データのものは分かりやすいグラフに変換してくれます。

このように、データを横断的に分析しレポーティングできる点が、BIツールのメリットでしょう。

各部署の現状が把握しやすくなる

BIツールでは、各システムから抽出したデータを瞬時にグラフ化してくれるため、視覚的に分かりやすい情報により、各部署の現状が把握しやすくなります。

従来ではExcel上において数値で集計されていたデータも、BIツールであれば見やすく可視化できるため、販売データや売上の上昇率などが一目瞭然です。

このように、経営判断にかかる負担を軽減しアシストしてくれる点が、BIツールのメリットでしょう。

問題や課題の早期発見

BIツールで様々なデータを横断的に分析することで、今まで見えてこなかった問題点や課題が見つかり、素早く対応できるようになります。

BIツールでは分析したデータをグラフ化してくれるため分かりやすく、今までは隠れていた課題も認識できるようになり、事前対策や迅速な対策が可能となるでしょう。

レポート作成業務の負担軽減

従来では手作業でデータ収集やレポート作成をしていた企業において、BIツールの導入は作業効率がアップします。

また、レポート作成では分かりやすいグラフ化が瞬時にできるため、見やすいレポート作成が簡単に行えます。

複数のシステムにおいて、手作業でレポート作成していた場合は、よりBIツールの業務効率化効果を感じられるでしょう。

Excelよりも効率的

ExcelはBIツールと同様、データを集計し表やグラフでアウトプットできます。

ですが、横断的にデータを集め分析できるBIツールに比べると、データ収集できる範囲が狭いため効率が悪いです。

また、レポーティングにおいてもExcelでは簡素な表がメインとなり、ビジュアライズ表示の面でも劣ります。

これらの点に加え、BIツールであればツール上で集積した最新データを簡単に共有できるため、あらゆる面でExcelよりも効率化が期待できるでしょう。

BIツールのデメリット

この項目では、BIツールのデメリットを以下に沿ってご紹介します。

導入が難しく失敗しやすい

BIツールは、上手く自社に定着すると高い効果を発揮できますが、導入ハードルは高く失敗しやすい傾向があります。

従来の方法と異なるツールが導入されるため、現場からの反発やフォロー体制が整っていないことから、上手くサポートできず導入が失敗するケースは多いです。

そのため、BIツールを導入する際は事前に導入目的を明確にし、現場レベルまでフォローできる体制を整えてから、自社にマッチするツールを選定する必要があるでしょう。

コストがかかる

BIツールは、初期意表や月額料金など導入形態にもよりますが、運用するにはコストがかかります。

利用するユーザー数や機能などにより料金が変動するため、事前にどのくらいの規模で何人利用するのかを把握しておかなければ、長期運用は難しいです。

特に、導入したは良いものの求める機能が標準搭載されていない場合、オプション料金が発生してしまいます。

そのため、導入前には運用コストを具体的に算出し、必要な機能が標準搭載されているかを確認しておくと良いでしょう。

設定に手間がかかる

BIツールでは、多角的なデータ集計と分析が可能ですが、その分設定が複雑になるため、場合によってはシステム部門へ設定の依頼が必要なケースもあります。

また、一度設定したデータベースを修正する場合にも、手間とコストがかかるため運用していくにあたり、メンテナンスコストが必要です。

そのため、自社で専門的知識を持っていない方が多い場合は、初期設定や運用サポートの手厚いBIツールを選ぶと安心して導入できるでしょう。

作業負担が増える可能性がある

BIツールは、システム部門以外の方が使う前提ですが、使いにくいツールを選定してしまうと操作性が悪く、作業負担が増えてしまう可能性があります。

また、扱いにくいツールの場合は、より従来のやり方と比較され反発が起きやすいため、生産性においても低下してしまう可能性があります。

そのため、現場レベルで扱いやすいBIツールを選定するためには、まず無料トライアルを申し込み、実際に使用感を確かめてみると良いです。

小規模で使用感を確かめてから本格導入すると、扱いにくさからの作業負担が増える可能性を下げられるでしょう。

BIツール導入を失敗しないためのポイント

この項目では、BIツール導入を失敗しないためのポイントをご紹介します。

導入目的を明確にする

BIツールを導入する前に、自社がどういった課題を抱え解決したいのかなど、導入目的を明確にしておくと、選定すべきツールや必要な機能が把握しやすいです。

ツールを利用する従業員にとっても、導入目的がハッキリしている方が使う意味を理解しながら活用できるため定着しやすいでしょう。

機能が十分なツールかどうか確認する

BIツールは多彩な機能が搭載されていますが、自社にとって必要な機能が搭載されたツールであるかは重要なポイントです。

いかに多機能でも、自社の課題解決に必要な機能が搭載されていない、もしくはオプションとなると無駄なコストが発生します。

そのため、導入目的を明確にしたうえで、それを達成する機能が搭載されているかは必ず確認しましょう。

利用ユーザーをイメージしておく

BIツールは経営陣はもちろんですが、現場レベルで働く従業員も活用します。

しかし、どちらにとっても使いにくいツールを導入してしまうと、定着に失敗する可能性は高いです。

そのため、まずは自社の利用ユーザーを把握したうえで、無料トライアルなどを活用しながら使いやすいツールを選定するべきでしょう。

BIツールを導入してデータ分析や運用を効率化しよう

BIツールは、横断的なデータ収集と分析により、自社の潜在的な課題、問題点を浮き彫りにして迅速に解決できます。

一方で、高度な機能が搭載されている故に定着が難しく、導入に失敗するケースも多いです。

そのため、まずは導入目的を明確にして利用者に共有し、自社の課題を解決してくれる機能を搭載したツールを選定する必要があります。

自社に最適なBIツールを選定して、分析業務の質と効率を飛躍的に向上させましょう。