【2024年】ワークフローシステム比較おすすめ20選！中小企業向けや無料サービスも紹介

ワークフローシステムの活用により、承認や決裁作業の効率化、内部統制の強化などができます。

この記事では、おすすめのワークフローシステム21選とその比較表を紹介。中小企業向けのものや無料で利用できるものも紹介しています。

また、ワークフローシステムの導入方法やメリット・デメリットも解説しているので、導入をお考えの方は参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは？

「ワークフローシステム」とは、申請・承認のようなさまざまな作業や手続きの一連の流れを電子化するツール。ワークフローは「業務の流れ」を意味し、一連の流れをシステム上で扱うことで申請・確認・承認を簡単にしたり、社内共有や保存をしやすくしたりします。

経理部門や総務部門などのバックオフィス部門での利用が多いシステムですが、営業部門やマーケティング部門で活用されることも少なくありません。

ワークフローシステムを導入すれば、稟議書や出張報告書、経費精算申請書などの電子化、効率的な承認・回覧が可能です。承認・申請作業にかかる時間やコストが大幅に削減されます。

ワークフローシステムの導入でできること

ワークフローシステムの導入により、ペーパーレス化の推進や業務効率化が可能で、テレワーク環境の整備にも役立ちます。

• 簡単な操作で承認や決裁を完了
• 承認依頼や進捗の通知をすぐに受け取れる
• 業務プロセスの可視化
• 電子契約システムとの連携
• 内部統制の強化（社内の機密情報にアクセスできるメンバーを制限できる）

ワークフローシステムでは上記のようなことが可能。しかし何ができるかは各サービスの種類は機能によります。次にワークフローシステムの種類を解説するので、見てみてください。

ワークフローシステムの種類

ここではワークフローシステムの種類を、一般的なワークフローシステムの種類・クラウド型とオンプレミス型の2つの観点から解説します。

一般的なワークフローシステムの種類

• 大企業向け：
  組織形態と承認経路の煩雑さに対応できるほか、カスタマイズ性の高いシステム。またセキュリティの高さや頻繁な人事移動・担当変更に対応しやすいもの
• 中小企業向け：
  大企業向けと比較するとシンプルに活用できるもの。中小企業ではそこまで承認経路が少なかったり、承認者が少ないため、カスタマイズ性よりもシンプルで使いやすい点を重視するのがおすすめ。
• 業務別（シリーズ展開型）：
  幅広いシリーズを展開しているワークフローシステムで、営業・マーケティング部門～バックオフィス業務まで、柔軟な作業が可能。
  
• 業務別（エクセル連携型）：
  エクセル連携が可能で、エクセル管理を必須とする企業や、経理、会計、総務のようなバックオフィス部門向き。
  
• スマートフォン・タブレット対応：
  外出先からスマートフォンで操作する従業員が多い場合、スマートフォンで使いやすいシステムがおすすめ。

中小企業向けのものから大企業向けのものや、営業・マーケティング・バックオフィス業務向けのものなど事業規模、部署問わずさまざまな種類があります。

システムにより向いている職種や業種が異なるため、自社にあったものの選定が重要です。

クラウド型とオンプレミス型

ワークフローシステムは、クラウド型とオンプレミス型の2種類での分類も可能です。

オンプレミス型は、社内に専用のサーバーを設置して運用する方法です。費用は数百万円以上かかることもあり高額になるケースが多い一方、セキュリティリスクを低く抑えられるメリットがあります。

クラウド型は、クラウド上で提供されるサービスを指します。月額性のものが多く、初期費用が安く抑えられる点がメリットです。

ワークフローシステムおすすめ比較表

おすすめワークフローシステムの比較20選

以下より、おすすめのワークフローシステムを紹介していきます。

• ジンジャーワークフロー
• monday.com
• バクラク申請
• X-point Cloud
• 承認Time
• Collaboflow
• Questetra BPM Suite
• intra-mart ワークフロー
• 楽々WorkflowII
• Agile Works
• kickflow
• SmartFlow
• グルージェントフロー
• Findワークフロー
• 業務デザイナー
• WaWaFlow
• J-MOTTOワークフロー
• Streamline
• AppRemo
• Create!Webフロー

ジンジャーワークフロー　

引用：https://hcm-jinjer.com/workflow/

『ジンジャーワークフロー』は、人事・労務関連の業務をシンプルにし、業務効率の向上を目指すワークフローシステムです。

誰でも使いやすい操作画面にこだわっており、簡単に使用できます。サポート担当が伴走しながら導入を行えるため、システムを導入する際に生じた悩みや不安点もすぐに解消できます。

基本機能

• 入社・異動・退社申請：すべてWEB上で完結
• 公開範囲の設定：フォームの公開期間や公開範囲を柔軟に設定
• アラート機能：申請完了後、リアルタイムで画面上に通知
• 申請フォームカスタマイズ：多様なフォームを用意しており、カスタマイズも可能

monday.com　

引用：https://monday.com/lang/ja

『monday.com（マンデードットコム）』は、タスク管理からプロジェクト管理まで一括で対応できるワークフローシステムです。

各企業の働き方にあわせて柔軟に拡張可能で、カスタマイズ性も高く設計されています。チームの連携や効率性の向上を目指すことが可能です。

基本機能

• ドキュメント：ボードの統合、複数の編集者の同時編集、ライブアップデートが可能
• 連携：コミュニケーションツールやマーケティングツールなど、さまざまなツールと連携が可能
• 自動化：チームに最適なワークフローを作成

※使用ユーザー数が3ユーザーの場合

バクラク申請　

引用：https://bakuraku.jp/workflow/

『バクラク申請』は、株式会社LayerXが提供しているワークフローシステムです。

シリーズ累計導入社数は10,000社以上、サービス継続率は99%以上と豊富な導入実績を誇ります（※）。

初期費用は無料で月額費用も11,000円（税込）からと、お手頃な価格でサービス提供されているので、費用を抑えたい場合にもおすすめです。

基本機能

• AIがデータ化​：AIが請求書を認識し、5秒でデータ化
• ワンストップサービス：支払い請求書を確認し、申請の重複や支払漏れをゼロに
• 内部統制の強化：事前稟議の金額超過や、重複申請などを通知

※“バクラク申請公式HP“参照

X-point Cloud

引用：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

『X-point Cloud（エクスポイントクラウド）』は、紙イメージの入力フォームをノーコードで実現するワークフローシステムで、申請や決済業務の電子化に最適です。

直感的な操作が可能なため、誰でも扱いやすい製品です。シリーズ累計の導入社数は4,000社以上と豊富な導入実績を誇ります（※）。

基本機能

• 作成・申請：紙イメージの書類をそのままスムーズに電子化可能
• 承認：紙と同じようなイメージで承認可能
• 検索・集計：部署別の経費件数、クエリ集計・CSV出力なども可
• 管理者設定：ドラッグ＆ドロップでフォーム作成や承認ルート設定が可

※“X-point Cloud公式HP“参照

承認Time

引用：https://shonintime.sbi-bs.co.jp/

『承認Time』は、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供しているワークフローシステムです。

マウス操作だけで簡単に文書フォームを作成できるため、導入後すぐに使いこなせます。多言語に対応させられるため、海外に子会社・支店を持つ企業にもおすすめです。

基本機能

• 文書フォーム：テキストエリア、選択リスト、四則演算などの項目から自由に組みあわせ、文書フォームを作成できます。
• スマートフォン・マルチOS対応：小さな画面でも操作性を担保
• ファイル・文書の添付：Word、Excel、PDFなどのファイル添付に対応

Collaboflow

引用：https://www.collabo-style.co.jp/

『Collaboflow（コラボフロー）』は、簡単な操作性で、誰でも使いやすいUIのワークフローシステムです。

専門ソフトインストールの必要がなく、誰でもすぐに申請・承認作業ができる点が強みです。普段使用しているExcelからフォームをデザインできるため、現在の形式から変化を少なくできます。社内で確立された承認経路が、すでに整理してある企業にぴったりです。

基本機能

• 申請・承認：申請時自動条件分岐機能や、段階別の入力制御機能など
• 運用：処理が停滞している書類を検索。申請フォームの全フィールドを検索条件に指定し、過去データの検索・抽出が可能。
• 設計：ノーコードでの作成が可能。
• データ連携：ほかの申請書からデータを自動転記。顧客マスターや商品マスターなどを自由に設計して利用可能。

Questetra BPM Suite

引用：https://questetra.com/ja/

『Questetra BPM Suite（クエステトラ）』は、株式会社クエステトラ提供のワークフローシステムです。

プログラム言語の知識は不要で、アイコンを選択して配置するだけで簡単に作成できます。クラウド連携やデータ加工などもノーコードで実装可能。

基本機能

• モニタリング：問題点や改善点を指摘し改善案を提案
• ワークフロー：タスクの優先付け、引き受けなどが可能
• モデリング：ワークフロー図の作成で視覚的にフローを表現

intra-mart ワークフロー

引用：https://www.intra-mart.jp/products/im-workflow.html

『intra-mart ワークフロー（イントラマート ワークフロー）』は、承認・申請プロセスのデジタル化が可能な高機能ワークフローシステムです。

ほかシステムとの連携や、全社利用、個別利用など幅広く活用できます。稟議や回覧が動的に変わる日本独自のフローに対応している点は、intra-mart ワークフローの強みの1つ。

また、国内企業を中心に9,500社以上で導入されており、実績が豊富なのもポイントです（※）。

基本機能

• 高機能ワークフロー：稟議や回覧が動的に変わる日本独自のフローに対応
• 業務のデジタル化：申請・承認作業以外のデジタル化にも対応
• 連携：外部サービスとの連携も可能

料金：要問合せ

※“intra-mart ワークフロー公式HP“参照

楽々WorkflowII

引用：https://www.sei-info.co.jp/workflow/

使いやすいUIで、マウス操作で簡単に承認作業を行えるのが、『楽々WorkflowII（ワークフロー）』です。

ブラウザ上で申請フォーム・承認フローを立ち上げられるので、スムーズに作業が行えます。また、日本語・英語・中国語と多言語に対応しており、グローバルな企業向けのシステムです。

申請フォームの作成も簡単にできるので、従業員の負担軽減・業務効率化を図れます。

基本機能

• 入力／表示フォーム：思い通りの画面が簡単に作成
• ワークフロー制御：柔軟なワークフローを実現
• 文書管理：文書に権限を設定、全文検索が可能
• ユーザ・組織管理：組織・ユーザ情報は会社単位でセット登録ができ複数登録可能
• グローバル対応：標準で多言語対応（英語・中国語）

料金：ライセンスまたはクラウドサービスで利用可能

Agile Works　

引用：https://www.atled.jp/agileworks/

『Agile Works（アジャイルワークス）』は、株式会社エイトレッド提供のワークフローシステムで、シリーズ累計導入数は4,000社を超えています（※）。

拡張性に優れており、変化に強いシステムです。入力フォームは紙のように構成されており、専門的な知識がなくても直感的に操作できます。

基本機能

• 組織設定：グループ作成、部署を横断したグルーピングなどの設定が可能
• フロー設定：アイコンを使用した分かりやすい操作画面でフロー設定
• フォーム設定：紙書類のフォーマットを、そのままのイメージで入力フォームに使用
• 多言語対応：日本語、英語、中国語に切り替え可

※“Agile Works公式HP“参照

kickflow

引用：https://kickflow.com/

直感的な操作性でシンプルなデザインにもかかわらず、多くの機能を備えているのが、『kickflow（キックフロー）』です。

直感的で誰でも迷わず操作できる画面構成で設定されている点が強みの1つです。柔軟な組織管理が可能で、細かい権限管理も可能なため、組織が複雑または組織改編を多くされる企業でも安心でしょう。

基本機能

• フォーム機能：説明、入力方法、回答必須の有無の組みあわせのみでフォーム作成が可能
• 経路機能：直感的な画面で設定可能
• 外部サービス連携：外部のチャットツールと連携可

料金：要問合せ

SmartFlow

引用：https://smartflow.vebuin.com/jp/

IT関連の知識がなくても、直感的な操作で利用可能なワークフローシステムが 『SmartFlow（スマートフロー）』です。

新機能の開発も適宜行っており、毎週のアップデートを継続しています。業界や企業規模を問わず、さまざまな企業に適したカスタマイズが可能な点もうれしい点です。

料金は1ユーザーあたり月額300円（税要確認）からとお手頃な価格なので、予算を抑えたい企業にもおすすめです。

基本機能

• スマホ：アプリやブラウザ上で操作可能
• 英語対応：企業のグローバル化を促進
• 自動採番：手作業での入力の手間が省ける

Gluegent Flow　

引用：https://www.gluegent.com/service/flow/

『Gluegent Flow（グルージェントフロー）』は、サイオステクノロジー株式会社が提供しているワークフローシステムです。

各種申請・承認・決裁・共有といった一連の業務プロセスをクラウドで利用できます。

スマートフォンからの操作も可能なので、出先やパソコンを開けない状況でも簡単に承認・申請が可能です。

基本機能

• フォーム作成：紙イメージのまま電子化
• 承認経路作成：条件分岐も可能
• ユーザー基本機能：直感的な操作が可能。わかりやすいUI

Findワークフロー　

引用：http://tcc-active.com/product/find-workflow/

『Findワークフロー（ファインド ワークフロー）』は、株式会社東計電算が提供するワークフローシステムです。

ワークフロー機能に加えて、文書管理機能やポータル機能も備えているため、さまざまな業務の電子化・効率化が可能です。申請者・承認者・決裁者はメールのような操作で処理ができます。

基本機能

• ワークフロー：メールのような画面構成
• 承認ルート設定：マウス操作のドラック・ドロップで登録可
• 申請書・文書登録画面設定：画面項目を自由に設定可

料金：要問合せ

業務デザイナー

引用：https://www.utc-net.co.jp/products-bud/?productname=%E6%A5%AD%E5%8B%99%E3%83%87%E3%82%B6%E3%82%A4%E3%83%8A%E3%83%BC

『業務デザイナー』は、プログラミング不要のワークフローシステムで、内部統制の強化と業務効率化を目指します。

業務イメージにあわせて視覚的にわかりやすいワークフロー図を作成できる、蓄積したデータを好きな形で一覧表示できるなどの、使いやすい画面設定が強みです。

帳票や業務フロー図も簡単に作成できます。

基本機能

• そのまま電子化：専門知識不要で電子化が可能
• 電子契約サービスとの連携：特定サービスとの自動連携が可能
• 蓄積データの一覧表示：ボタンひとつで出力

料金：要問合せ

WaWaFlow

引用：https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

『WaWaFlow（ワワフロー）』は、既存環境にあわせた柔軟な対応が可能なワークフローシステムです。

フリーフォーム作成や、申請機能、申請書作成機能、承認機能など業務効率化を進める豊富な機能がそろっています。

ソフトのインストール不要でシステムを導入できる部分もうれしい点です。

基本機能

• フリーフォーム作成：標準テンプレートを用意
• 承認ルート作成：変作的なルートも対応
• 申請機能：督促メール配信、申請取り消しなども可

J-MOTTOワークフロー

引用：https://www.j-motto.co.jp/

J-MOTTOワークフローは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているワークフローシステムです。

簡単な操作性にこだわっており、誰でも使いやすいUIで構成されています。クラウド型なので導入のコストや手間もかかりません。

10ユーザー以下のライトプランでは年払い22,000円（税込）と安価で利用できるため、利用料を抑えたい中小企業におすすめです。

基本機能

• 申請機能：自社のニーズへあわせて自由に作成
• 承認機能：種類ごとにフローを設定可能
• 検索機能：申請番号、申請者、件名などさまざまな項目で検索可能

Streamline

引用：https://streamline.mitori.co.jp/

『Streamline（ストリームライン）』は、公式サイトにて、「紙のままでペーパーレス」をうたうワークフローシステムです。

電子承認に強いシステムを採用しており、業務にあわせたシステム構築が可能です。

また、稟議書や、各種経費精算書などさまざまな書類に対応可能で、ドラック＆ドロップで簡単に作成できます。今まで使っていた書式をそのまま利用可能な点もうれしいです。

基本機能

• ワークフロー：Excelや紙の書式をそのままのイメージで利用
• フォーマットエディタ：入力項目をドラッグ＆ドロップするだけで簡単作成
• 業務フロー設定：合議や条件分岐、ルート途中での変更なども可

AppRemo

引用：https://solutions.system-exe.co.jp/appremo

『AppRemo（アップリモ）』は、株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムで、Excelの書式をそのまま利用できます。

スマートフォンやタブレットでの利用も可能なので、出先やリモートワーク中の自宅でも作業できます。

クラウド版の場合初期費用は0円、1ユーザーあたり月額275円（税込）から利用できるため、価格を抑えたい方にもおすすめです。

パッケージ版のライセンス標準価格も、550,000円（税要確認）と、比較的安価な料金設定です。

基本機能

• 申請者機能：Excelファイルで申請可能
• ファイル添付：申請に関するファイルを添付可能
• 承認ルート自動判定：あらかじめ設定したルートを自動設定

【クラウド版料金】

【パッケージ版】

Create!Webフロー

引用：https://www.createwebflow.jp/

『Create!Webフロー（クリエート ウェブ フロー）』は誰でも迷いなく操作できるデザインで設計されているワークフローシステムです。

申請書類は電子化されても、紙イメージのままなので現行の担当者も迷わず操作できるでしょう。

活用により、ペーパーレスの推進や業務効率化を目指せます。

基本機能

• 基本機能：紙の申請書のようにデザインされた入力フォーム
• 構築・メンテナンス：ユーザーの氏名、メールアドレス、印影画像、システム管理権限を管理
• 運用管理：申請件名や状態などを条件として申請案件を検索可

【クラウド版】

【パッケージ版】

【徹底比較】ワークフローシステムをカテゴリ別で紹介

多くのワークフローシステムがあり、カテゴリ別のおすすめを知りたいという方もいるでしょう。

前章までで紹介したワークフローシステムを、「大企業向け」「中小企業向け」「業務の連携範囲別」「スマートフォン対応」「無料利用できる」といったカテゴリーに分けて紹介していきます。

大企業向けのおすすめワークフローシステム比較

大手企業でワークフローシステムを導入する際は、以下のようなシステムがおすすめです。

• 組織形態と承認経路の煩雑さに対応できる、カスタマイズ性の高いシステム
• セキュリティ対策に強みがある
• 頻繁な人事移動・担当変更に対応しやすい

上記に当てはまるシステムを以下で紹介します。

国内海外にグループ企業や支店などがある場合、より多言語に対応した製品がおすすめです。

多くの従業員が問題なく使用できるよう、直感的な操作性で使いやすい製品選びも求められます。

中小企業向けのおすすめワークフローシステム比較

「使用ユーザー数は多くない」「多機能なシステムは必要なく、必要なシステムだけ使用できればよい」などのニーズがある中小企業の方へおすすめのワークフローシステムを紹介します。

上記中小企業向けのワークフローシステムは基本機能やサポート体制が充実しています。基本料金は安いものが多いため、スモールスタートで導入を進められます。

やりたい業務別おすすめワークフローシステム比較

以下では、幅広い業務に対応できるものと、エクセルを基盤に利用できるワークフローシステムを紹介します。

幅広い業務に対応できる「シリーズ展開」型

下記のワークフローシステムは、経費精算、請求書発行・受取、電子帳簿保存など幅広いシリーズを展開しており、営業・マーケティング部門～バックオフィス業務まで、幅広い業務で利用ができます。

ただし、対応範囲が広くなるため、事業規模が大きいほどコストがかさむ点には注意が必要です。

エクセルと連携したい人向け！「エクセル連携」型

下記製品はいずれもエクセル連携が可能で、経理、会計、総務、庶務などのバックオフィス業務に最適な製品です。

スマートフォン対応のおすすめワークフローシステム比較

忙しい業務中に、移動時間や外出時をうまく活用して業務を進めるにはスマートフォンの活用は欠かせません。

以下ではスマートフォンで使いやすいワークフローシステムを紹介します。

スマートフォンに対応したワークフローシステムを利用すれば、出先でパソコンを開けない場合や自宅でも気軽に使用できます。

無料で利用できるおすすめワークフローシステム比較

本記事で紹介したワークフローシステムのなかで無料で使用できるものは、『monday.com』です。

ただし、無料プランの最大ユーザー数は2名までで、個人のタスク管理を行いたい方向けのプラン。限定的な機能のみの利用になるため、個人事業主や、ワークフローシステムの導入範囲が限定的な中小企業の方などは導入を検討しましょう。

【ランキング】ワークフローシステム導入社数・シェア数を比較

この記事内で紹介したサービスの導入社数ランキングは以下のとおりです。

1位はintra-mart ワークフローで、導入社数は9,500社以上と豊富な導入実績を誇ります。続いてCollaboflowが2位で1,500社以上、楽々WorkflowIIが3位で820社以上という結果になりました。

また、シリーズ累計での導入社数ランキングも以下にまとめたので参考にしてみてください。

※“intra-mart ワークフロー公式HP“参照
※“Collaboflow公式HP“参照
※“楽々WorkflowII公式HP“参照
※“バクラク申請公式HP“参照
※“X-point Cloud公式HP“参照
※“Agile Works公式HP“参照

ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

• 業務範囲をカバーできるか
• 承認フローは柔軟か
• 現在利用している書式に対応しているか
• 予算に収まる価格か
• 誰でも使いやすいUIか

業務範囲をカバーできるか

使用予定の業務範囲に対応しているかの確認は重要です。ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、対応範囲も製品によって異なります。

バックオフィス業務だけに対応する製品で十分か、営業・マーケティング部門でも利用可能であるべきかなど、自社の状況にあわせて検討しましょう。

承認フローは柔軟か

多くのワークフローシステムに備えられているのが、承認フローを簡略化する機能です。企業規模が大きければ、その分申請作業は複雑になります。

また、承認フローに関して独自のルールを設けている企業もあり、その場合さらに承認作業は複雑化するでしょう。複雑化する承認フローへ柔軟に対応できる機能が備わっているか否かも選定ポイントのひとつです。

現在利用している書式に対応しているか

現在利用している書式に対応可能なシステムの導入により、導入作業が容易に進みます。

なかには、以前作成したWord・Excelなどで作成した申請書を、そのまま取り込める製品もあります。ワークフローシステムを導入した際に、自社独自の申請書を転用できるか否かは、選定の際の重要なポイントです。

予算に収まる価格か

導入の際は、企業の予算にあったワークフローシステムの選定が求められます。

予算と求める機能を見比べて、コストパフォーマンスのよい機能の選択が重要です。

基本料金だけでなく、ライセンス料、保守費用、カスタマイズ料などが必要な製品も多くあるため、それらも考慮しつつ予算に見あう製品を選定しましょう。

誰でも使いやすいUIか

業務効率化のためには、誰でも使いやすいUIであることが重要です。

誰でも使いやすいUIのシステムは、従業員の研修や専門知識がなくても操作できるため、利用にかかる労力を削減でき、業務効率も伸ばせます。

ワークフローシステム選定の際は無料トライアルや公式サイトなどでUI面も確認しましょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

1. 申請・承認作業を効率化できる
2. 書類管理を効率化できる
3. リモートワークを推進できる
4. 内部統制を強化できる

1. 申請・承認作業を効率化できる

ワークフローシステムの導入により、申請・承認作業を効率化できます。

システムでは、紙での契約から電子契約への移行が可能です。電子契約では、システム上で作業を完結させられるため、パソコン上で効率よく承認作業を進められます。

2. 書類管理を効率化できる

ワークフローシステムではデータベース上で書類の自動保管が可能です。

検索機能に優れているので、書類をすぐに取り出せるようになり、業務を効率化できます。また、書類はすべて電子化されるため、書類管理が楽になり、書類紛失のリスク削減も可能です。

3. リモートワークを推進できる

近年、感染症の拡大を抑えることや、社員の出社時間を減らしワークライフバランスを向上させることなどを目的とし、リモートワークを導入する企業が増えてきました。

ワークフローシステムの導入により、紙での作業時間が減り、各種申請や承認をパソコン上で完結させられます。ペーパーレス化が推進されるため、出社の必要がなくなりリモートワークの推進も可能です。

4. 内部統制を強化できる

ワークフローシステムでは、申請・承認作業がすべて電子化されるため、統一したルールに従い各業務のフローを明確に定義します。各フローを一括管理できるため、内部統制の強化が可能です。

ワークフローシステムを導入するデメリット

1. 導入のコスト・労力が必要
2. 既存のシステムと連携できないケースがある

1. 導入のコスト・労力が必要

ワークフローシステムの導入にはコストや労力が必要です。無料プランでは多くの機能が制限されているため、システムを導入する際はほとんどの場合、利用料を支払う必要があります。また、社員がシステムの使用方法などを理解するまでは社内教育も必要です。

さらに、導入後、業務内容にあっていない不完全なシステム設計をすると、余計作業量・コストが増大するおそれもあるため、注意しましょう。それらのリスクを避けるためにも、導入前は導入予定のシステムの機能やサポート体制をしっかり確認しておきましょう。

2. 既存のシステムと連携できないケースがある

ワークフローシステムの中には、連携機能が充実していないものがあり、現在利用しているシステムと連携できないケースがあります。

既存のシステムと連携できないワークフローシステムでは、データの流用ができず情報の手入力が必要になるケースも。導入の際の労力やコストを削減するためにも、現在利用しているものと連携可能なワークフローシステムの選択が重要です。

ワークフローシステムの導入手順

以下にワークフローシステムの基本的な導入手順を解説していきます。

• 第1段階｜現状の調査分析：
  現状の問題点などを調査分析しましょう。現状の業務フローを明確にして、決裁までの時間やヒューマンエラーの状況などを把握することで、問題点を明確にします。
• 第2段階｜改善策の検討：
  改善策を検討すれば、どのワークフローシステムが自社に適しているか明確になります。作業効率や内部統制の観点から、どんな機能を持つワークフローシステムが必要かよく検討しましょう。
• 第3段階｜システム担当者選任：
  導入後の円滑な運用を目指し、導入前する前にはメンテナンス担当者を選びましょう。ワークフローシステム導入後は、適宜フローの見直しやフォーマットの変更が必要なためです。全社的なシステムの担当者は総務、部門的なシステムの担当者は各部署で定めるのが理想的でしょう。
• 第4段階｜システム導入へ：
  ワークフローシステムを選定し、担当者の選任も完了したら、実際にシステムを導入します。

導入後も、トラブルや支障が出ていないか適宜チェックし、さらにブラッシュアップを図っていくことで、さらなる業務効率化が可能です。

ワークフローシステムに関するよくある質問

• 導入後に問題が発覚したらどうする？
• FREEプランはお得か？

導入後に問題が発覚したらどうする？

導入後に問題が発覚した場合、選任したシステム担当者やチームで対処するもしくは、提供業者へサポートを依頼する必要があります。導入手順を慎重に進めても、導入当初はトラブルが発生する可能性があります。

トラブルが発生してもよいように、契約前にワークフローシステムの提供業者のアフターフォローの有無を確認することが重要です。

FREEプランはお得か？

一部の個人事業主や、小規模な事業所なら無料プランを利用して問題ないでしょう。

ただし、無料プランの利用可能ユーザー数は有料プランより限定されている製品がほとんどです。導入前に自社の目的へあった機能がそろっているのかをしっかりと確認したあとで申し込みましょう。

ワークフローシステムのおすすめ比較表を参考に自社にあった製品を選ぼう

ワークフローシステムは組織内のさまざまな申請書類を電子化する便利なシステムです。ただし、業務内容に合っていない不完全なシステム設計のものを採用した場合、余計効率が悪くなる点には注意しましょう。

また、導入後にトラブルが発生する恐れもあるため、提供会社のアフターフォローの有無などもしっかりと確認をして導入を決定することが重要です。

企業規模や業務内容によっても適切なシステムは異なるため、本記事で紹介したシステムの比較表を参考にし、自社にあったワークフローシステムを選定しましょう。