ワークフローシステムとは、従来の紙とハンコで行っていた稟議や決済、申請・承認等を自社のフローに従い電子化する方法であり、業務部門の効率化に役立ちます。
ワークフローシステムの導入を検討している経営者の皆さんは多いことでしょう。
この記事では、ワークフローシステムの特徴、おすすめのワークフローシステム、導入の際の注意点等を解説します。
- ワークフローシステムとは社内の申請書類などを電子化して業務の効率化を図るシステムである。
- ワークフローシステムを比較する事でニーズに合ったシステムを見つけられる。
- ワークフローシステムにも、それぞれに特徴があるので比較をしなければいけない。
- ワークフローシステムは、企業規模や業務によっても選ぶシステムが異なる。
- ワークフローシステムを導入することでリモートワークが可能となる。
目次
ワークフローシステムとは？
便利なシステムを導入したいのですが。
こんな悩みをお持ちの方のために、ここからはワークフローシステムの特徴について解説します。
紙の書類を受け渡しが一苦労
小規模な会社ならともかく、中規模以上の会社となれば、従来のような紙の書類の受け渡しや押印または赤入れする作業は面倒で、紙の紛失や記入ミス・承認漏れなどのミスも目立つようになります。
これらの作業に掛ける時間・コストが無視できなくなっている企業も多いことでしょう。
ワークフローシステムで効率化
しかし、ワークフローシステムを導入すれば、稟議書や出張報告書、経費精算申請書など、自社の組織内の様々な申請を電子化する事で、効率的に承認・回覧が可能となります。
その分、これらの作業へ掛ける時間・コストは大幅に削減されます。
ワークフローシステムとは、社内組織の様々な申請書類を電子化するシステムであり、総務部などの業務を効率する事が見込めるシステムである。
ワークフローシステム比較表
| システム名・提供会社名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| monday.com [株式会社]ギャプライズ | 36のカラム、ツール連携50～ | 月額料金：900円～ |
| バクラク申請 [株式会社]LayerX | チャットアプリ連携で稟議完結 | 要問合せ |
| X-point Cloud [株式会社]エイトレッド | 紙帳票のような入力表作成 | 月額料金：475円～ |
| 承認Time [株式会社]SBIビジネス・ソリューションズ | 最大30か国語多言語対応 | 月額(10ID単位)：3,000円～ |
| Collaboflow [株式会社]コラボスタイル | 申請書の処理経路を自動分岐 | 月額料金：500円～ |
| Questetra BPM Suite [株式会社]カチシステムプロダクツ | アイコンを選択し、簡単作成 | 月額(5ユーザー)：960円～ |
| intra-mart ワークフロー [株式会社]株式会社NTTデータ | 多様なワークフロー集約可 | 要問合せ |
| 楽々WorkflowII [株式会社]住友電工情報システム | 多言語対応 | クラウドサービスの場合 ・初期費用：50,000円 ・基本料金：10,000円 |
| Agile Works [株式会社]エイトレッド | 紙のように直感的な入力画面 | ・初期費用：2,400,000円 ・保守/年間費用：360,000円 |
| kickflow [株式会社]kickflow | チケット機能が充実 | 要問合せ |
| ZENO [株式会社]デザインワン・ジャパン | 会議室・設備予約機能 | 要問合せ |
| SmartFlow [株式会社]VeBuIn | 20ユーザまで基本機能無料 | 月額料金：0円～ |
| グルージェントフロー [株式会社]サイオステクノロジー | 電子契約と連携可能 | 月額料金：300円～ |
| Findワークフロー [株式会社]東計電算 | ワークフローの動作17種類 | 要問合せ |
| 業務デザイナー [株式会社]ユニオンシンク | 人工知能を活用 | 要問合せ |
| WaWaFlow [株式会社]アイアットOEC | フリーフォーム作成 | ・基本料金：月額2,500円～ ・1ID：月額400円～ |
| J-MOTTOワークフロー [株式会社]リスモン・ビジネス・ポータル | 稟議申請等ITを用いて効率化 | 年払：20,000円～ |
| Streamline [株式会社]ミトリ | 紙帳票のような入力表作成 | ・初期費用：5,000円～ ・月額：300円(1ユーザー) |
| AppRemo [株式会社]システムエグゼ | Excelの書式をワークフロー | ・月額：60,000円～ ・年額一括：684,000円～ |
| Create!Webフロー [株式会社]インフォテック | 紙帳票のような入力表作成 | 月額500円～ |
それぞれの特色・料金も全く異なります。
次項では上表の各20製品について解説します。
おすすめのワークフローシステム20選
ここからはおすすめのワークフローシステムを紹介します。
monday.com
「株式会社ギャプライズ」が提供しているワークフローシステムです。
顧客管理をはじめ、ナレッジマネジメント、ヘルプデスク等が一元管理できます。
monday.comの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 36のカラム：タイムライン、テキスト、チェックボックス等、様々な機能を持ったカラムが選択可能です。管理したい業務に合わせ、ノーコードで高度な設定ができます。
- 自動化メニュー：標準装備の自動化メニューを使えば、あらゆる業務が自動化できます。
- 連携：社内で活用しているほとんどのテクノロジーとワンクリックで連携可能です。具体的にはOutlookや、Microsoft Teams、Dropbox、Slack等、50以上のツールと連携できます。
- グラフ化機能：ガントチャート、カンバン等進捗確認しやすくする20以上のグラフを用意しています。期日超過・前倒しの状況は、全ての工程に自動反映されます。
料金
4種類のプランに分かれています。
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| ベーシック | ・MONTHLY：1,100円 ・YEARLY：900円 |
| スタンダード | ・MONTHLY：1,400円 ・YEARLY：1,100円 |
| プロ | ・MONTHLY：2,200円 ・YEARLY：1,800円 |
| エンタープライズ | 要問合せ |
バクラク申請
出典：https://bakuraku.jp/workflow
「株式会社LayerX」が提供しているワークフローシステムです。
幅広い申請に対応、営業～経理、会計まで幅広い部署で効果を発揮できます。
バクラク申請の基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- AIがデータ化：AIがどんなフォーマットの請求書も認識でき、複数枚の同時アップロードで正確かつ高速処理します。
- チャットアプリ：チャットアプリから承認・却下できます。
- 仕訳・振込データを自動作成：支払申請をすれば、仕訳と振込データを自動作成します。稟議システムと会計システムの分断を解消できます。
料金
要問合せ
X-point Cloud
出典：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
「株式会社エイトレッド」が提供しているワークフローシステムです。
紙帳票をイメージした入力表が作成できます。
X-point Cloudの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 作成・申請：紙イメージの書類をそのままスムーズに電子化可能
- 承認：紙と同じようなイメージで承認可能
- 検索・集計：部署別の経費件数、クエリ集計・CSV出力等も可
- 管理者設定：ドラッグ＆ドロップでフォーム作成や承認ルート設定が可
- 外部システム連携：SharePoint、サイボウズOffice等と連携可
- セキュリティ・内部統制：クライアント証明書サービス、IP接続制限使用可
料金(税抜)
大きく分けて2種類のプランに分かれています。
初期費用は共に0円です。
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| スタンダード | 500円×ユーザー数 |
| プリペイド | 475円×ユーザー数×12(年額一括払) |
承認Time
出典：https://shonintime.sbi-bs.co.jp/
「SBIビジネス・ソリューションズ株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
最大30か国語多言語対応させることが可能で、海外に子会社・支店を持つ企業向けです。
承認Timeの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 文書フォーム：テキストエリア、選択リスト、ラジオボタン、チェックボックス等の項目から自由に組み合わせ、文書フォームを作成できます。
- 申請機能：入力途中の文書を仮登録や、Word、Excel、PDF等さまざまなファイルを添付でき、承認が滞った際の催促メール送付も可能です。
- 承認機能：1人の承認や全員承認の選択ができ、上位の承認者が飛び越して承認させる設定も可能です。
- 管理・設定機能：入力内容や承認状況などを条件に過去文書の検索ができ、承認TimeへアクセスできるIPアドレスの制限も可能です。
料金(税抜)
初期費用0円で、月額利用料(10ID単位)は3,000円～です。
Collaboflow
出典：https://www.collabo-style.co.jp/
「株式会社コラボスタイル」が提供しているワークフローシステムです。
Web環境とExcelさえあれば簡単に使用できます。
社内で確立された承認経路が、既に整理してある企業に最適です。
Collaboflowの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 申請・承認：申請金額・任意の条件で、申請書を処理する経路が自動で分岐させられます。申請を回しながら相談や確認ができ、複数の申請を一括で承認も可能です。
- 運用：処理が停滞している書類を検索し、代行承認で処理ができます。申請フォームの全フィールドを検索条件に指定、過去データの検索・抽出が可能です。
- 設計：1つの申請経路で全部署をカバー、決裁データは改ざんされない形で保管されます。
- データ連携：他の申請書からデータを自動転記でき、顧客マスターや商品マスター等を自由に設計して利用可能です。
料金(税抜)
クラウド版の場合、月額は1ユーザー500円～、年額なら1ユーザー5,880円～です。
Questetra BPM Suite
「カチシステムプロダクツ株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
プログラム言語の知識は不要で、アイコンを選択して配置するだけと簡単に作成ができます。
Questetra BPM Suiteの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 進捗確認：業務の進捗状況、手順を見える化し、進捗確認の削減と業務の質を向上が図れます。
- 業務改善：ボトルネックとなっている部分を可視化、業務改善・管理者の指示を行うポイントが明白となります。
- 作業管理：全工程の作業を記録し、メンバー全員が進捗状況を把握できます。
- 作業手順を標準化：作業の進捗状況をフローチャート上で補足するなどのカスタマイズが可能です。
料金(税抜)
3種類のプランに分かれています。
5usersからの金額は次の通りです。
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| Basic | ・月次価格：1,200円 ・年次価格：960円 |
| Advanced | ・月次価格：3,000円 ・年次価格：2,400円 |
| Professional | ・月次価格：4,800円 ・年次価格：3,840円 |
intra-mart ワークフロー
出典：https://www.intra-mart.jp/products/im-workflow.html
「株式会社NTTデータ」が提供しているワークフローシステムです。
オンプレミス型のシステムでカスタマイズ性が非常に高く、大きな企業向けのサービスです。
intra-mart ワークフローの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 業務プロセス作成：簡易な画面フォーム作成～複雑な業務システムまで、ドラック＆ドロップ等の操作によるローコード開発でスピーディな構築が可能です。
- システム連携：オープンな基盤のため他システムと容易に繋がる仕組みを用意、単体での利用、ワークフローエンジンとしても活用可能です。
- プロセス状況の分析：営業・販売、生産、物流棟、システムの個別導入で様々な業務を一連のプロセスとして可視化、経営目標やビジネス戦略を効率良く構築できます。
料金
要問合せ
楽々WorkflowII
出典：https://www.sei-info.co.jp/workflow/
「住友電工情報システム株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
日本語・英語・中国語と多言語に対応しているグローバルな企業向けのシステムです。
楽々WorkflowIIの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 入力／表示フォーム：思い通りの画面が簡単に作成
- ワークフロー制御：柔軟なワークフローを実現
- 文書管理：文書に権限を設定、集計表示が可能
- ユーザ・組織管理：組織・ユーザ情報は会社単位でセット登録ができ複数登録可能
- グローバル対応：標準で多言語対応
- 帳票出力：申請・承認文書データを多数の帳票作成ツールで出力
- 運用：ワークフローシステムの維持コストを最小限に抑える
- システム連携：他システムとの連携や機能拡張可
料金(税抜)
ライセンスまたはクラウドサービスで利用可能です。
- ライセンス：250万円～
- クラウドサービス：(初期費用)50,000円・(月額料金)基本料金10,000円
Agile Works
出典：https://www.atled.jp/agileworks/
「株式会社エイトレッド」が提供しているワークフローシステムです。
クラウド～レガシーシステムまでを繋げる、変化に強いワークフロー基盤が提供されます。
Agile Worksの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 組織設定：グループ作成、部署を横断したグルーピング等の設定が可能
- フロー設定：アイコンを使用した分かりやすい操作画面でフロー設定
- フォーム設定：紙書類のフォーマットを、そのままのイメージで入力フォームに使用
- インポート・エクスポート機能：人事システムと連携したインポート機能を標準搭載
- 書類管理：過去の申請書の閲覧権限を一括移管等が可能
- 多言語対応：日本語、英語、中国語に切り替え可
- ステージング・アーカイブ：ワークフローシステムの維持コストを最小限に抑える
- システム連携：ステージングを利用し、事前に設定を検証したうえで運用環境へ移行
- グループウェア連携：SharePoint、サイボウズGaroon等と連携可
料金
2種類のプランに分かれています。
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| Standard | ・初期費用：2,400,000円 ・保守/年間費用：360,000円 |
| Enterprise | ・初期費用：3,600,000円 ・保守/年間費用：540,000円 |
kickflow
「株式会社kickflow」が提供しているワークフローシステムです。
柔軟な組織管理や権限管理も細かく設定できる中小企業に最適な製品です。
kickflowの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- フォーム機能：文字列、プルダウン、チェックボックス、数値、日付、添付ファイルの他、承認者が入力可能なフォームを設定可
- 経路機能：経路をワークフローとは独立して管理、経路の自動分岐 、様々な承認者設定に対応可
- チケット機能：コメント投稿、チケットとチケットを関連付けることも可
- 組織管理：柔軟な組織ツリーの設定、代理申請・代理承認も可
- セキュリティ・監査対応：管理者グループごとの権限管理、シングルサインオンが利用可
- 外部サービス連携：Slack、Chatwork等と連携可
- 英語対応：申請者・承認者向けインタフェースは英語で対応可
- 分析レポート：日別の申請数や承認数をグラフで確認
料金
要問合せ
ZENO
出典：https://products.zeno-system.com/
「株式会社デザインワン・ジャパン」が提供しているワークフローシステムです。
日報・勤怠、会議室予約、ワークフロー、顧客管理等、中小企業には嬉しい機能が用意されています。
ZENOの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 人事・社員情報管理：スキルや学歴、職歴、等級等を一元管理
- 勤怠管理：シフト・有給・残業時間も管理可
- 日報管理：社員名や本文、日付等で検索可
- 工数・プロジェクト管理：営業進捗や顧客対応履歴を一元管理
- 営業支援・顧客管理：管理者グループごとの権限管理、シングルサインオンが利用可
- To・Do：ステータスや優先順位、期限を登録可
- ワークフロー：承認経路設定も登録可
- 会議室・設備予約：会議室予約時に参加者を招待可
- 給与・賞与WEB明細：csv形式でインポートすると明細が作成される
料金
要問合せ
SmartFlow
出典：https://smartflow.vebuin.com/
「VeBuIn株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
20ユーザまでなら基本機能が無料と、小規模な企業にはありがたいサービスとなっています。
SmartFlowの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 基本機能：ICカードを読み込み経費精算、有給申請等が可能
- テンプレート：80種類のテンプレートを自由にカスタマイズ
- 申請・承認：ユーザー、役職、所属ごとに細かく設定可
- 権限設定：一度作成した承認経路を保存、条件分岐承認、コメント機能等が使用可
- その他の機能：操作ログ、IP制限、自動採番等が設定可
- 外部連携：Slack、LINEWORKS等と連携可
料金
初期費用は0円です。
| プラン | 月額料金 |
|---|---|
| Free(～20ユーザー) | 0円 |
| Professional | ・年額一括払：275円×ユーザー数×12 ・月払：300円×ユーザー数 |
300ユーザー～の大規模契約は要問合せ。
グルージェントフロー
出典：https://www.gluegent.com/service/flow/
「サイオステクノロジー株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
各種申請・承認・決裁・共有といった一連の業務プロセスをクラウドで利用できます。
グルージェントフローの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 自由な帳票作成：申請から承認や決裁まで各種フォームが設計可能です。
- 経路設計：権限による条件分岐、中間承認者が複数いる場合の経路設定等に対応可能です。
- さまざまな利用環境：スマートフォンやタブレットからも申請等が可能です。
- 電子契約連携：電子契約サービスと連携、契約書の申請、承認、押印、保管までをシームレスに連結できます。
料金(税抜)
月額300円～となっています。
Findワークフロー
出典：http://tcc-active.com/product/find-workflow/
「株式会社東計電算」が提供しているワークフローシステムです。
申請者・承認者・決裁者はメールのような操作で処理ができます。
Findワークフローの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- ワークフロー：ワークフローの動作は合計17種類対応
- 承認ルート設定：マウス操作のドラック＆ドロップで登録可
- 申請書・文書登録画面設定：画面項目を自由に設定可
- 一般検索機能：豊富な検索項目
- 全文検索機能：稟議書や文書は全文検索可
- 人事・組織変更対応：バージョン管理機能により組織変更時の管理者負担軽減
料金
要問合せ
業務デザイナー
出典：https://www.utc-net.co.jp/bdtop/
「株式会社ユニオンシンク」が提供しているワークフローシステムです。
人工知能を活用したキーワード自動解析ツールが使用可能です。
業務デザイナーの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 申請・承認機能：モバイル端末で申請・承認
- ワークフロー：業務フロー図をワークフローとして活用
- レイアウト作成：標準テンプレートをもとに構築
- 業務フロー：発注管理や従業員教育等、独立した業務を自動的に連携
- 分析資料作成：単一情報の分析から複数情報の集約分析まで幅広く活用
- 人工知能：AIエンジンが頻度の高いキーワードを自動抽出、キーワード自動解析ツールとして利用可
料金
要問合せ
WaWaFlow
出典：https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/
「株式会社アイアットOEC」が提供しているワークフローシステムです。
自由に申請ルート・承認パターンとフリーフォームで書式作成が可能です。
WaWaFlowの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- フリーフォーム作成：標準テンプレートを用意
- 承認ルート作成：変作的なルートも対応
- 申請機能：督促メール配信、申請取り消し等も可
- 申請書作成：引継ぎ申請、引用申請等が可能
- 承認機能：引上承認、否認、差戻が可能
- 検索・閲覧機能：未承認・承認済みの確認、条件検索が可能
- 滞留防止機能：督促メール配信、滞留アラームの表記等を用意
- 文書管理：決済後にデータベース化
料金(税抜)
料金は次の通りです。
- 基本料金：月額2,500円(1契約単位)
- 1ID：月額400円
J-MOTTOワークフロー
出典：https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/workflow/feature/
「リスモン・ビジネス・ポータル株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
稟議申請や社内手続きをITを用いて効率化できます。
J-MOTTOワークフローの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 申請機能：申請書は自社のニーズへ合わせて自由に作成でき、申請書式も承認フローも自動的に選択、再申請やコピーの機能も設定されています。
- 承認機能：運用管理者が申請書の種類毎に承認フローの初期値を設定できます。社内統一の印鑑画像をスキャンして取り込み、ワークフローの承認印として使用可能です。
- 検索機能：申請番号、申請者、申請日、申請者、件名、申請書などの条件で検索可能です。
料金(税抜)
2種類のプランに分かれています。
入会金はそれぞれ無料です。
| プラン | 料金 |
|---|---|
| スタンダード(10ユーザー超) | ・月払い：3,000円 ・年払い：30,000円 |
| ライト(10ユーザー以下) | 年払いのみ：20,000円 |
Streamline
出典：https://streamline.mitori.co.jp/
「株式会社ミトリ」が提供しているワークフローシステムです。
今まで使っていた書式をそのまま利用可能なバックオフィス業務向きのシステムです。
Streamlineの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- ワークフロー：Excelや紙の書式をそのままのイメージで利用
- フォーマットエディタ：入力項目をドラッグ＆ドロップするだけで簡単作成
- 業務フロー設定：合議や条件分岐、ルート途中での変更等も可
- 管理者機能：組織ツリーとユーザ情報のメンテナンス等が可能
- 自動データ連携：外部システムからStreamlineのデータを自動取得
- シングルサインオン：G SuiteのID・パスワードでログイン
料金(税込)
2種類のプランに分かれています。
| プラン | 料金 |
|---|---|
| Basic | ・初期費用：5,500円～ ・月額：330円(1ユーザー) |
| Professional | ・初期費用：110,000円 ・月額：825円(1ユーザー) |
AppRemo
出典：https://solutions.system-exe.co.jp/appremo
「株式会社システムエグゼ」が提供しているワークフローシステムです。
Excelの書式をそのままワークフローで利用できます。
AppRemoの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 申請者機能：Excelファイルで申請でき、今までの運用を変える必要はありません。督促メールの送信も可能、別の申請書へのデータ引用ができます。
- 承認者機能：メールやポータル連携による承認依頼通知で、滞留なく承認業務を実施できます。
- 管理者(業務管理者)機能：申請書に記入されたデータをリストで取り出し、他システムへのデータ連携やデータ集計が可能です。
- 管理者(システム管理者)：ユーザー管理などのシステム権限と、申請書作成などの運用権限を分けて付与することが可能です。
料金(税抜)
クラウド版は3種類のプランに分かれています。
| プラン | 料金(ID50～) |
|---|---|
| Lite | ・月額：60,000円～ ・年額一括：684,000円～ |
| Standard | ・月額：65,000円～ ・年額一括：741,000円～ |
| Prime | ・月額：70,000円～ ・年額一括：798,000円～ |
Create!Webフロー
出典：https://www.createwebflow.jp/
「インフォテック株式会社」が提供しているワークフローシステムです。
Excel、Word、PDFのフォームをワンタッチでシステム上にインポート出来てとても便利な製品です。
Create!Webフローの基本機能
基本的な機能は次の通りです。
- 基本機能：紙の申請書のようにデザインされた入力フォーム
- 入力フォーム：サイズ、色、フォントなどのデザインが細かに設定可
- 構築・メンテナンス：ユーザーの氏名、メールアドレス、印影画像、システム管理権限を管理
- 運用管理：申請件名や状態などを条件として申請案件を検索可
- 認証・ポータル連携：シングルサインオンに対応
- データ連携：外部システムのデータベース連携等が可能
料金(税抜)
パッケージ版は標準価格600,000円～、クラウド版は月額500円～となっています。
大企業向けのワークフローシステム比較
それでは、規模の大きな企業向けの製品を比較してみたいです。
こちらでは、大企業向けの製品を比較してみましょう。
| システム名・提供会社名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| monday.com [株式会社] ギャプライズ | 36のカラム、ツール連携50～ | 月額料金：900円～ |
| 承認Time [株式会社 SBIビジネス・ソリューションズ | 最大30か国語多言語対応 | 月額(10ID単位)：3,000円～ |
| Collaboflow [株式会社] コラボスタイル | 申請書の処理経路を自動分岐 | 月額料金：500円～ |
| Questetra BPM Suite [株式会社] カチシステムプロダクツ | アイコンを選択し、簡単作成 | 月額(5ユーザー)：960円～ |
| intra-mart ワークフロー [株式会社] 株式会社NTTデータ | 多様なワークフロー集約可 | 要問合せ |
| 楽々WorkflowII [株式会社] 住友電工情報システム | 多言語対応 | クラウドサービスの場合 ・初期費用：50,000円 ・基本料金：10,000円 |
| Agile Works [株式会社] エイトレッド | 紙のように直感的な入力画面 | ・初期費用：2,400,000円 ・保守/年間費用：360,000円 |
国内海外にグループ企業・支店等があるなら、より多言語に対応した製品がおすすめです。
なお、大企業向けと言えど、リーズナブルな料金設定となっている製品もあります。
中小企業向けのワークフローシステム比較
それでは、規模の小さな企業向けの製品を比較してみたいです。
こちらでは、中小企業向けの製品を比較してみましょう。
| システム名・提供会社名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| kickflow
[株式会社] kickflow | チケット機能が充実 | 要問合せ |
| ZENO [株式会社] デザインワン・ジャパン | 会議室・設備予約機能 | 要問合せ |
| X-point Cloud [株式会社] エイトレッド | 紙帳票のような入力表作成 | 月額料金：475円～ |
| SmartFlow [株式会社] VeBuIn | 20ユーザまで基本機能無料 | 月額料金：0円～ |
| グルージェントフロー [株式会社] サイオステクノロジー | 電子契約と連携可能 | 月額料金：300円～ |
| Findワークフロー [株式会社] 東計電算 | ワークフローの動作17種類 | 要問合せ |
| 業務デザイナー [株式会社] ユニオンシンク | 人工知能を活用 | 要問合せ |
中小企業向けの製品は、基本機能がしっかり備わっています。
また、本機能無料の製品さえあります。
小規模な企業ならまず無料のシステムから導入し、コストと効率化の両立を図ってみましょう。
業務別のワークフローシステム比較
それでは、業務別に製品を比較してみたいです。
こちらでは、業務別にワークフローシステムを比較してみましょう。
シリーズ展開型
事業規模や営業・マーケティング部門～バックオフィス業務まで、柔軟な作業ができます。
ただし、規模等が大きければそれだけコストはかかります。
| システム名・提供会社名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| バクラク申請
[株式会社] LayerX | チャットアプリ連携で稟議完結 | 要問合せ |
| WaWaFlow
[株式会社] アイアットOEC | フリーフォーム作成 | ・基本料金：月額2,500円～ ・1ID：月額400円～ |
| J-MOTTOワークフロー
[株式会社] リスモン・ビジネス・ポータル | 稟議申請等ITを用いて効率化 | 年払：20,000円～ |
エクセル連携型
いずれもエクセル連携が可能で、経理、会計、総務、庶務等のように営業・マーケティング部門を後方支援する部署(バックオフィス業務)に最適な製品と言えます。
| システム名・提供会社名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Streamline
[株式会社] ミトリ | 紙帳票のような入力表作成 | ・初期費用：5,000円～ ・月額：300円(1ユーザー) |
| AppRemo
[株式会社] システムエグゼ | Excelの書式をワークフロー | ・月額：60,000円～ ・年額一括：684,000円～ |
| Create!Webフロー
[株式会社] インフォテック | 紙帳票のような入力表作成 | 月額500円～ |
ワークフローシステムの選び方ポイント
選び方のコツはあるのでしょうか。
こちらでは、ワークフローシステムの選び方を3つのポイントで解説します。
- 業務の範囲
- 承認フローが柔軟
- 書式対応の有無
業務の範囲
いわゆる前述した、バックオフィス業務だけに対応する製品で十分か、営業・マーケティング部門でも利用可能であるべきかなど、自社の状況に合わせて検討しましょう。
また、企業規模の変更、業務の範囲拡大に合わせ、後から機能を追加可能なサービスなのかよく確認することが大切です。
承認フローが柔軟
企業規模が大きければ、その分申請の複雑となります。
独自のルールを設けている企業もあるはずです。
複雑化する承認フローへ柔軟に対応できる機能が備わっているか否かも選定ポイントです。
書式対応の有無
自社独自の申請書で作業しているなら、ワークフローシステムを導入しした際に、それらの申請書を転用できるか否かが選定ポイントです。
以前作成したWord・Excel等で作成した申請書を、そのまま取り込める製品なら大変便利です。
ワークフローシステムを選ぶ際のポイントは、自社のニーズに合っているのか、今後の業務の変更に対応できるのか、複雑な承認フローなどにも対応する事が出来るのか、自社で使用していた書式を取り込めるかなどの、システム上の性能チェックが必要不可欠と言える。
ワークフローシステムを導入するメリット・デメリットと注意点
それでは、ワークフローシステムを導入する際のメリットと注意点を教えて下さい。
こちらでは、ワークフローシステムを導入するメリットとデメリットと注意点を解説します。
導入のメリット
現在、新型コロナの深刻な影響で導入が進んでいる、リモートワークが可能となります。
ワークフローシステムを導入しないと、稟議の承認のためにわざわざ出社をする事態も想定されます。
申請・承認作業がすべて電子化され、統一したルールに従い、各業務のフローを明確に定義するので内部統制も強化できます。
社内の申請書類や承認作業が電子化できるため、出社をせずに業務が可能になる。
導入のデメリット
導入後、業務内容に合っていない不完全なシステム設計をすれば、余計作業量・コストが増大するおそれもあります。
自社に導入時、システム設計がなかなか容易ではなく、まず既存の業務を正確に分析、システム化することが大切です。
導入時に既存のシステムなどとの連携が取れていなければ逆効果になる事がある。
導入の注意点
導入の際、コスト面だけを考えて契約すると、実際の業務内容に合わなかったという事態も考えられます。
また、他のシステムとの連携が取れず、システムが孤立しては導入した意味がありません。
導入前には、必ずどの程度の業務を合理化すべきかという目的を明確にしておきましょう。
導入の際にコストで判断するのではなくシステムの内容と自社の業務内容がマッチしているかを確認する必要がある。
ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムは、どんな導入手順が理想的なのでしょうか。
こちらでは、ワークフローシステムを導入する際の理想的な手順を紹介します。
- 現状の調査分析
- 改善策の検討
- システム担当者選任
- システム導入へ
第1段階｜現状の調査分析
導入前に、現状の業務フローを明確にして、決裁までの時間やヒューマンエラーの状況などを把握する事で、問題点を明確にします。
第2段階｜改善策の検討
作業効率や内部統制の観点から、工数や経路の改善を図るため、どんな機能を持つワークフローシステムが必要かよく検討を行います。
第3段階｜システム担当者選任
ワークフローシステム導入後、フローの見直し・フォーマットの変更が必要です。
円滑な運用を目指し、メンテナンス担当者を選びましょう。
全社的な部分は総務、部門点な部分は各部署で定めるのが理想的です。
第4段階｜システム導入へ
導入後も、トラブルや支障が出ていないか要チェックして対応していきます。
ワークフローシステムによくある質問
ワークフローシステムについてお聞きするうちに、いろいろな質問が出てきました。
こちらでは、ワークフローシステムに関するよくある質問を紹介します。
導入後に問題が発覚したらどうする？
導入手順を慎重に進めても、導入当初はトラブルが発生する可能性もあり得ます。
自社で選任したシステム担当者・チームだけで対応できるなら問題は無いでしょう。
しかし、様々な申請に支障がでるような事態では、提供業者にサポートを依頼することとなるはずです。
そのため、導入後のサポートが充実した提供業者か否か、契約前にサポート内容の確認が必要です。
ワークフローシステムの提供業者のアフターフォローの有無を確認しておく必要がある。
FREEプランはお得か？
ワークフローシステムの中には、前述したように無料プランを用意している業者もあります。
無料といえでも、基本機能は問題なく利用できるはずです。
ただし、利用可能ユーザー数は有料プランより限定されているとみて間違いありません。
小規模な事業所なら無料プランを利用して問題ないでしょう。
とはいえ既に指摘しましたが、導入前に自社の目的へ合った機能が揃っているのか、よく確認してから申込を行うことが大切です。
無料プランは利用できる人数に制限がある場合が多い事には注意が必要となる。
ワークフロー 比較｜まとめ
ワークフローシステムは組織内の様々な申請を電子化する便利なシステムです。
ただし、業務内容に合っていない不完全なシステム設計だと、余計効率が悪くなる点に気を付けましょう。
また、企業規模や業務内容によっても選ぶシステムが異なる事や、導入後のトラブルへの対処方法や提供会社のアフターフォローの有無などもしっかりと確認をして導入を決めるようにしましょう
