【2024年】ワークフローとは？導入のメリットから業務改善効果までを詳しく解説！

この記事を読んでいるあなたは、上記のように考えているかもしれません。

今回の記事では、ワークフローとはそもそもなんなのか、導入するメリットはあるのかをお伝えしていきます。

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ワークフローとは?

ワークフローとは、業務の流れを指す言葉であり、組織の中では判断してから完了するまでの、業務の一連の流れのことをいいます。

業務を始める前にワークフローを作成しておくことで、いざというときにぬけがなく業務を進めることができるでしょう。

たとえば、会社内で稟議書を上げる・消耗品の購入申請書を出す・必要経費の申請書を出すなどといった作業には、流れがあります。

どの用紙に記入し、どの順番で物品の購入や申請を出すのかなど細かく手順が決まっているでしょう。

それが、ワークフローと呼ばれるものです。

単純な決まって手順の作業であれば必要ありませんが、複雑な手順が必要な業務の場合は、事前にワークフローを作成しておくことが大切です。

ワークフローの特徴

ワークフローの特徴とは、これまで決まった手順で行っていた業務であってもワークフローを作ることで見直しができるという点です。

「今までと同じ作業だから」と思っていても、実際の流れの中に、必要のない作業が入っている場合もあります。

必要な作業のみにすることで、業務の無駄をなくせるでしょう。

必要のない作業や重複している作業を見直すことで業務時間を削減できます。

ワークフローの導入で業務改善

ワークフローを導入することで、業務の改善ができます。

とくに難しい業務や手順を多く必要とする業務ほど、見直しは難しいものです。

なぜなら、手順が多くあり過ぎてどこをどう見直せば簡略化できるのか見当もつかない、という場合が多いからです。

しかし、ワークフローを確認することで、重なっていた作業や無駄な作業なども一目で理解できるようになります。業務の無駄をなくして素早く行えるようにするためにも、ワークフローの導入がおすすめです。

ワークフローとワークフローシステムの違い

ワークフローとワークフローシステムは、同じではありませんが、全く関係がないというものでもありません。

ワークフローは業務全般の一連の流れを指し、ワークフローシステムは、ワークフローを電子化し管理することを指します。

紙でワークフローを管理すると「どこに置いたかわからない」「紙がたくさんになって邪魔」「管理がしづらい」などの悩みが出てくる方もいるでしょう。

また、せっかく業務改善を行ったとしても決裁者が近くにいない、出張に出ているといった場合には、結局承認が遅れてしまいます。

そういったデメリットを解消するために、ワークフローシステムを活用するというわけです。

つまり、ワークフローをより使いやすくかつ分かりやすくしたものが、ワークフローシステムといえるでしょう。

ワークフローシステムですべて電子化することによって、決裁者が出張先や自宅にいるとしても、承認を貰うことができます。

業務が滞ることがなくなり、より効率的に仕事をこなすことができるでしょう。

そのため、ワークフローとワークフローシステムは同じようでいて違うのです。

ワークフローシステムの導入のメリットとは

ワークフローシステムを導入する前に、どのようなメリットがあるのかを知っておく必要があります。

ワークフローシステム導入のメリットは、以下の通りです。

ワークフローシステムを導入することで、仕事を効率的にこなすことができますが、具体的にどのように効率的になるのかを知っておくことが大切です。

それぞれどのような部分がメリットなのかを、詳しく解説していきます。

ワークフローシステムの導入を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてみてください。

紙文書制作・管理が不要になる

ワークフローシステムを導入すると、紙の文書の制作や管理が不要になります。

すべてを電子化できるため、毎回紙の文書でプリントアウトして必要な部署に回す、ということがなくなるからです。

ワークフローは、業務の見直しは可能ですが、どうしても紙での申請や決済が増えてしまい、最終的に誰に回せばいいかわからなくなってしまうこともあります。

また、大量の紙をどこに保管しておくのか、保管したとしてすぐに取り出せるかどうかなどは大きな問題です。

業務の効率化を図っているのに、逆に業務に支障が出ては意味がないでしょう。

そこで、ワークフローシステムを導入することにより、紙文書制作が必要なくなったことでより業務を効率的にこなせるようになります。

ワークフローシステムは、電子化され一元管理された中で、必要な部分を抜き出して使用できます。

つまり、余分な紙の書類も保管場所の手配も必要なくなります。

素早く決裁ができる

素早く決済ができるというのも、ワークフローシステム導入のメリットです。

一元管理されている情報から必要な業務情報を抜き出して使うのですが、業務情報は自分で送らなくても問題ありません。

申請者の組織・役割・申請の内容から自動的に次に渡す相手を見つけ出します。

また、承認もワンクリックで済むため、紙ベースのときのようにサインをしたりハンコを押したりといった手間がなく、スムーズに行えます。

紙の書類とは違って、渡したい相手にすぐ送ることができるのも、大きな利点です。

また、申請書が誰のところにあるかを、一目見ただけでわかるようになっています。

そのため、途中で止まってしまっていたら、だれが承認をしていないのかもすぐにわかります。

急ぎの書類であれば、連絡をしてすぐに回してもらえるようにいうこともできるでしょう。

計算式などは自動入力のため、ミスも大幅に減り、あいまいな表現や未確定の金額などははじかれてしまうので、逐一修正の必要もありません。

在宅勤務対応可能

在宅勤務が可能というのも、大きな利点です。

ワークフローでは紙ベースのため、どうしても出勤して提出する必要があります。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、すべて電子化できるため、自宅のパソコンをつなげば、在宅勤務が可能になるでしょう。

そのため、必ずしも毎日出勤する必要がなくなり、新しい勤務形態が可能になります。

その他、遠方に出張に行っていても承認が可能であったり、外出中であっても承認が可能だったりと、いつでもどこでもできるのはメリットといえるでしょう。

出張から帰ってきたら急ぎで承認が欲しい書類が山積みになっていてうんざりする、などということもなくなります。

経費の削減につながる

経費削減につながるというのも、ワークフローシステムの大きな利点です。

紙ベースではなくなったため、そもそも大量の紙の必要性が必然的になくなります。

そのため、紙にかけていた経費がすべてなくなります。

ワークフローシステムの導入のデメリットとは

ワークフローシステムには、メリットばかりではありません。

以下2つのデメリットもあるため、メリットだけでなくデメリットも把握しておく必要があります。

それぞれどういったデメリットなのかを、詳しく解説していきます。

デメリットを理解したうえで、ワークフローシステム導入の検討を進めてください。

システムに慣れる必要がある

デメリットの1つ目は、システムに慣れる必要があるという点です。

新しいシステムに慣れるまでに非常に時間がかかります。

とはいえ、導入したからには、慣れなくては仕事になりません。

しかし、通常の仕事は待ってくれないため、残業になってしまう可能性も高いです。

そのようなことにならないためにも、講習会などを早めに開いて、システムが使えない人でも使えるように勉強するのがおすすめです。

その他、製品によっては操作が難しく、結局覚えきれなくて業務効率はむしろ悪化する危険もあります。

そのようなことにならないためにも、できるだけ簡単な操作でできる製品を選ぶようにしましょう。

既存のシステムと連携できない場合がある

デメリットの2つ目は、既存のシステムと連携できない場合があるということです。

すでに何らかのシステムを入れている場合に、新しくワークフローシステムを入れると、互換性がない可能性があります。

また、承認ルートや業務によっては、さまざまな変更や既存のシステムとの連携ができずに多くの部分を修正しなければならない可能性もあるでしょう。

ワークフローシステムは複雑で、製品によって機能が異なります。

自社の既存システムや業務と相性のいい製品を選ぶようにしましょう。

社内システムと連携ができれば、データを引っ張ってくることができるため、わざわざ一から入力する必要もありません。

ワークフローシステムの機能とは

ワークフローシステムには、さまざまな機能があります。

もちろん製品によって仕様も機能も違ってきますが、どのワークフローシステムにも搭載されている、基本的な機能があるので、それぞれの機能を詳しくみていきましょう。

承認機能

承認機能は、その名の通り申請者からの申請内容を承認、または却下する機能です。

稟議書や経理の清算書などが回ってきたときに、内容に問題なければ承認します。

申請書に関しては、メールなどで承認者へ通知がされるため、毎日開いて通知の有無を確認する、ということはありません。

また、却下したい場合には差戻機能などがついているため、申請者に却下した旨の通知が届きます。

そのほか、複数の承認者を設ける機能や合議機能がついています。

合議機能は、会議のようなものであり、全会一致科多数決で承認するかどうかを決めることができるというものです。

承認機能は可視化することもできるため、申請者はどこで書類が滞っているのかを見ることも可能です。

そのため、稟議書が途中で止まったまま忘れられている、などということはありません。

もちろん承認者側も見ることができ、申請がされているかどうかなどの確認が可能です。

承認は簡単にできるため、外出先や出張先でもできるので、業務の効率化につながるでしょう。

管理機能

管理機能は、その名の通りシステム全体を管理するための機能です。

システムを滞りなく運用するためには、管理機能は不可欠であるといえます。

管理機能で重要なのは、セキュリティです。

ワークフローシステムは、業務内容や個人情報など、流出すると大変なことになる情報が多く詰め込まれているシステムなので、セキュリティをしっかりしておかなくては話になりません。

とくに内部統制からワークフローシステムを導入し、既存のシステムと連携している場合には、セキュリティの強化は必須といえるでしょう。

そのほかにも、アラート管理があります。

期日を設定しておいて、承認が遅れている申請書に一斉にアラートを飛ばすというものです。

これにより、承認を忘れていた、申請書が来ているのに気づかなかったという承認者もすぐに対応することができるでしょう。

通知機能

通知機能があることで、承認忘れなどを防止できます。

申請者が申請書をだしたら、承認者にメールで通知が来ます。

それだけでなく、うっかり忘れてしまっても期日になれば管理部門から通知が届くでしょう。

承認が遅れている際には、管理部門からだけでなく申請者から督促メールを通知することもできます。

通知機能があるということは、申請書の承認忘れなどを防ぎ、それだけ業務を手早く進めることができるというわけです。

その他の機能

ワークフローシステムにはさまざまな機能が搭載されています。

とくに忘れてはならないのが、申請書の作成機能です。

申請書は、そのままワークフローシステムを利用して作成します。

申請書は、自分で一から考えるものではありません。

どのワークフローシステムも多数のテンプレートが用意されていて、そこから合うものを選ぶようになっています。

帳簿関係のフォームでは、自動計算、桁数設定などの機能もついていることが多く、計算ミスが少なくなります。

もともとあるシステムと連携させることもでき、データをわざわざ1から入力しなくても問題ないようになっているワークフローシステムも多いです。

自社に合ったシステムを選ぶことで、うまく活用できるでしょう。

おすすめのワークフローシステム5選

ワークフローシステムは、たくさんあってどれを選べばいいのかわからないという人も少なくないでしょう。

それぞれのワークフローシステムには特徴がありますが、どれも似ていて選び方がわからないという人も多くいます。

ワークフローシステムの選び方のポイントは、以下の通りです。

たとえば、数百人規模で利用できるワークフローシステムを、社員数30人以下の企業で利用しようと思っても、無駄が多いでしょう。

そのため、企業規模に対応しているワークフローを選ぶ必要があります。

ワークフローには、中小企業向け、大企業向けなどがあるため、選びやすいでしょう。

申請書に対応しているかどうかも重要な点であり、どのワークフローも同じ申請書を作成できるというわけではありません。

それぞれ得意分野があるため、自社の要求にこたえられるような申請書が作れるワークフローシステムを選ぶ必要があります。

その他、もっとも重要なのは自社の業務に対応しているかどうかです。

ワークフローによっては経理に特化しているものやほかのシステムと連携できるものなどがあります。

業務日報を閲覧したいだけ、というのであればわざわざワークフローシステムでなくても、ワークフローシステムが搭載されているほかの管理ツールでも問題はないでしょう。

既存のシステムを変更したい場合やオフィス全体で統一されたワークフローシステムを活用したいという場合には、ぜひ導入を検討してみてください。

以上の選び方を踏まえたうえで、おすすめのワークフローを5つご紹介します。

X-point Cloud

出典：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績が3,500社以上ある「株式会社エイトレッド」が手掛けたシステムです。

わかりやすく使いやすいデザインで、紙の申請書のデザインをそのまま使用することができるため、新しいことを覚えるのが苦手という人にもおすすめです。

使い慣れたデザインで電子化できるため、ワークフローシステムへの抵抗感があまりなく、新しいシステムに対する社員の負担を軽くできます。

稟議書だけでなく、社内のあらゆる申請書に対応が可能であるため、社内手続きなどの業務負担を軽減できるでしょう。

スマホアプリに対応でき、チャットワークなどを利用して素早く承認や却下が行えるのもポイントです。

企業規模は従業員数100名以上1,000名未満に対応しています。

料金

ジョブカンワークフロー

出典：https://wf.jobcan.ne.jp/

「株式会社DONUTS」が提供するジョブカンワークフローは、導入社数120,000社以上で、とても人気の高いシステムです。

会社が大きくなればなるほど、さまざまなタイプの申請書が必要になり、業務管理も複雑になってきます。

ジョブカンワークフローであればこっちの申請書には対応できても別の部署の申請書には対応できないということがないため、社内でシステムを統一できるでしょう。

しかも、パソコンだけでなくスマホからも承認が可能なので、どこに承認者がいても問題ありません。

また、チャットシステムやGoogleアカウントと連携できるのも利点で、申請者と承認者の間でコミュニケーションがとりやすいのもポイントです。

企業も、中小企業から大企業まで幅広く活用できるのも嬉しいところでしょう。

料金

承認TIME

出典：https://shonintime.sbi-bs.co.jp/

「承認TIME」は、「SBIビジネス・ソリューションズ株式会社」が提供するクラウド型のワークフローです。

書式を自由に変更できるのが特徴で、利用中の書類の項目や内容を変えることなくそのまま入力画面を作成できます。

また、マルチデバイス対応なのも大きな利点であり、パソコンだけでなくタブレットやスマホでも操作ができます。

しかも、承認者や承認ルートは拠点ごとに設定が可能であるため、AND・OR承認が可能となっています。

それだけでなく、承認段階に制限が設けられていないため、どうしても必要なときには飛越承認といった複雑な承認フローにも対応が可能となっています。

とても柔軟性があるワークフローシステムです。

過去文書の添付や複写も可能であり、同じような内容の稟議書を回したい、というときには入力の手間が省けるでしょう。

また、承認プロセスだけが重要ではなく、そのほかにも「参照者」や決裁後のコメント追加が可能な「保管者」などの機能も設定できます。

料金

コラボフロー

出典：https://www.collabo-style.co.jp/

「株式会社コラボスタイル」のコラボフローは、使っているExcelを申請フォームとして、そのまま電子化できるのが、大きなメリットといえるでしょう。

つまり、コラボフローというワークフローシステムは、ExcelファイルをWebフォームとして利用でき、そのまま申請書を作れるというわけです。

1,000社以上の導入実績もあり、使いやすさで人気を呼んでいます。

コラボフローを使用するために新しい専門のソフトや知識が不要であるため、難しいワークフローは使いこなす自信がない人などにはわかりやすく使いやすいでしょう。

対象企業も限られておらず、中小企業から大企業までどこでも対応できます。

料金

バクラク申請

出典：https://bakuraku.jp/workflow

バクラク申請は、クラウド型のワークフローシステムで、承認・稟議が簡単かつ素早くできるのが大きな強みです。

チャットアプリのSlackを利用した承認システムが特徴で、チャットアプリから稟議書の承認や却下が行えます。

そのため外出中でも出張先でも承認や却下が行えるので、業務に支障をきたさないのがポイントです。

加えて「AI-OCR」があるため、請求書などを読み取るとAIが自動でデータ化してくれます。

データ化までの時間はわずか10秒程度です。

そのため、手入力の必要がなく、経理の負担が軽減されるでしょう。

さまざまな申請書に対応できるのが魅力ですが、最低利用者数が50名からなので、企業規模がある程度なければ対応ができません。

料金

ワークフローまとめ

今回の記事では、ワークフロー・ワークフローシステムとは何か、について詳しく解説してきました。

業務改善をし、効率よく仕事を進めるためにも、ワークフロー・ワークフローシステムを導入することをおすすめします。

ワークフローシステムは、基本的な機能は同じであってもそれぞれ特徴と呼べるものがあります。

シンプルなのがいいのか、さまざまな申請書に対応できるのがいいのか、スマホアプリと連携しているほうがいいのかなど、自社に合ったワークフローシステムを選ぶことが大切です。

どのようなワークフローシステムを選べばいいかわからないという人のために、おすすめのワークフローシステムもご紹介しています。

ぜひこの機会に、気になるワークフローシステムを導入してみてください。