RPAはロボットが人間が行っていた作業を自動化してくれる仕組みです。自動化というと便利になるように思えるでしょうが、何が自動化され、自動化されるとどうなるのか把握しておく必要があります。
また、RPA自動化でおすすめのツールも確認しておきたいところです。
そこでこの記事で、RPA自動化について詳しく解説します。
- RPAはPC上で行う業務をロボットが自動化する仕組み
- RPA自動化レベルは3つあるが、現在主に利用されているのはクラス1
- RPAで自動化できるのは単純な繰り返し作業
- RPAでは、経理部門・人事部門・営業部門・購買・在庫管理部門・総務部門などの業務を自動化できる
- RPA自動化におすすめツール7つを紹介
- RPA自動化のための手順を解説
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目次
RPA（ロボットによる業務自動化）とは？
まずは、RPA（ロボットによる業務自動化）とはどのようなことなのかから解説しましょう。
Robotic Process Automationの略語
RPAは「Robotic Process Automation」の略語です。日本語に訳すと、「ロボットによるプロセスの自動化」となります。
PCなどで行う事務作業を自動化してくれるソフトウェアロボットがRPAです。
これまでデータの入力や転記、ファイルの複製といった多くのPC業務が手作業で行われていました。
それを代わりにロボットに行わせようというのがRPAになります。
RPAは今注目されている
RPAは、今注目の技術となっています。その理由は次のようなことです。
- 労働力不足を補う手段になり得る
- 労働生産性の低迷を回復させる手段になり得る
- 働き方改革を推進できる
少子高齢化が進む日本では、労働力不足という問題が生じつつあります。
今後も労働人口の減少傾向は続くと思われます。
そこで必要になってくるのが人手に代わる労働力です。
人間が行う作業を代わりに行ってくれるものがあれば、労働力不足を補うことができます。
それを可能にするのがRPAで、今注目の技術になっているのです。
次に、日本の労働生産性は先進各国の中でも低いとされています。
この低さを回復させてくれる手段としてRPAが注目を集めています。
RPAによって定型作業はロボットに任せ、人間はより付加価値のある業務に集中できるようになるからです。
これが生産性向上に寄与することになります。
働き方改革の推進という点でも注目されているのがRPA。
定型作業を人間が手作業で行うと、手間もかかり、労働時間も長期化しやすいですが、そのような作業をRPAに任せれば人間の作業が大幅に軽減されます。
その結果、労働時間も短くなり、働き方のあり方も大きく変容します。
RPAの強み
RPAの強みは次のようなことです。
RPA導入によって様々なメリットが得られます。今後の企業活動を展開する上でも、非常に役に立つのがRPAです。
RPAの3つの自動化レベル
RPAには総務省が定める3つの自動化レベルがあります。
それぞれのレベルの内容を見てみましょう。
クラス1
クラス1では、定型業務の自動化を行います。情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業の自動化です。
具体的には、アプリケーションの中のデータを抽出して、データベースに登録するといった作業です。
RPAというと、通常このクラス1を指すことが多いです。
クラス2
クラス2はEPA（Enhanced Process Automation）とも呼ばれ、RPAとAIの技術を用いることで一部非定型業務の自動化を行います。
非定型業務とは、状況により対応を変えていく業務のことです。クラス1のRPAでは非定型業務への対応が難しかったですが、クラス2で可能になりました。
例えば、問い合わせ対応など。問い合わせに対応するためには、そのときそのときに応じた受け答えをする必要がありますが、クラス2ではAIが判断し、適切な回答をするようになっています。
クラス3
クラス3はCA（Cognitive Automation）ともいい、高度な自律化を行います。
ここでは収集したデータを自律的に判断し、業務プロセスの分析や改善提案を行い、意思決定までも自動化。
その仕組みは、搭載された自律型AIが機械学習を重ね、分析力や意思決定力を向上させていきます。
現時点では、クラス3のRPAはまだあまり実用化されていません。今後のAI技術の発展に伴って、徐々に導入されることになるでしょう。
RPAの自動化に適した業務
RPAの自動化に適した業務がどのようなものか、まずは概要を示してみます。特にクラス1に該当する業務を中心に見てみましょう。
それぞれどのような業務を指すのか、以下で解説します。
単純な繰り返し業務
単純な繰り返し業務の自動化はRPAの最も得意とすることです。
定型化された作業、例えばデータ入力・集計、Webサイトからの情報収集、定型文によるメール返信などは、簡単にできるようになっています。
これらの作業を人間が手作業で行うと、ミスが起こることもありますが、RPAならミスはしません。稼働時間に制限もなく、人間が行うよりも大量に処理ができます。
ルールが決まった業務
ルールが決まった業務の自動化もRPAではしやすくなっています。
ルールをRPAに覚えさせればいいだけです。後は自動的に作業をしてくれます。
反対に、ルールが途中で変わる、明確なルールがない、人間の判断が必要になる場合があるなどのケースでは、RPAが役立たないこともあるでしょう。
データ化された業務
データ化された業務なら、RPAで自動化できます。
データをOCRでデジタル化すれば、自動化可能です。
データ化されていない業務、例えば微調整が必要な作業、人が考えながら行う作業などは、RPAが不得意な分野です。
3種類のRPAツール
RPAで業務を自動化する場合、ツールを使うのですが、そのツールには3つの種類があります。
それぞれのタイプの特徴を見てみましょう。
デスクトップ型RPA
デスクトップ型RPAはPCにインストールして利用します。こちらのタイプは導入費用が比較的安価で、オフラインでも使用できるのが特徴です。
RPAによる自動化作業が個別のPCで完結するのなら、デスクトップ型RPAの選択もよい判断です。
ただ、手軽に導入・管理ができる反面、属人化しやすいというデメリットもあります。
デスクトップ型RPAは小規模で始めたい、利用する従業員が少ないなどの場合に適した選択になるでしょう。
サーバー型RPA
サーバー型RPAは自社のサーバーにインストールするタイプです。こちらは個別のPCにインストールするのと違って、多数のPC・システム・業務にまたがって運用管理ができるのが強みです。大規模なRPAによる業務自動化に適したタイプといえるでしょう。
自社内で構築するサーバー型RPAでは、セキュリティ面でも安心できます。個人データの取扱などには注意を要する場面もありますが、リスクは少ないです。
サーバー型RPAのデメリットとしては、導入費用が高くなりがちないことです。初期費用だけでも数百万円単位になることがあり、その後のランニングコストを含めて、導入すべきかどうか慎重に検討する必要があるでしょう。
クラウド型RPA
クラウド型RPAはWebブラウザ上で動作します。インターネットに接続していれば、どんなPCでも利用できるのがメリットです。
クラウド型RPAはクラウドベンダーの自社サーバー内で構築・運用されているので、ユーザーは導入やメンテナンスなどの手間が必要ありません。利用料金も安く抑えられています。複数OSにも対応できるようになっています。
ただ、個々のPCにインストールされているアプリケーションやローカルファイルなどへの適用はできません。
RPAで自動化できる業務
RPAでどんな業務を自動化できるのかまとめてみます。ここでは全部門に共通する業務を挙げてみましょう。
データ入力・テキスト転記
RPAでは、データ入力・テキスト転記などあらかじめ手順が決まった作業の自動化ができます。
伝票などにデータ入力、一つのシステムで受け取ったデータを別のシステムへ転記するなどは得意なことです。
RPAを利用すれば、入力ミスや転記ミスなども起きにくくなります。
データ収集・分析
RPAを利用すると、データの収集・分析などの作業をスピーディーに行うことができるようになります。
自動的なデータ収集・分析になるので、作業時間も大幅に短縮化されます。データの取りこぼしも起きにくいです。
収集したデータの集約・加工もできます。
日報作成と提出
RPAとチャットボットなどを連携させると、日報作成の仕組みを作ることができます。
この仕組みでは、チャットの質問にスタッフが回答し、日々の業務の報告をするだけなので、作成業務が簡単です。
しかも、スマホのアプリケーション上で日報が作成できるので、事務所に戻ってPCを開くという作業は不要になります。
作成された日報は自動的にクラウド上にアップされ、提出作業も必要なくなります。
システムのモニタリング
RPAを活用すれば、ITシステムのモニタリングを自動化できます。
ITシステムのモニタリング作業を人間が行うとすると、かなりの時間を費やしますが、RPAに任せれば早く済みます。
異常の感知・不具合調査・データ監視などの作業も自動で行ってくれて、24時間対応してくれるので、どのようなときも素早く対処できます。
問い合わせ対応
RPAと自然言語解析や音声解析機能との連携により、問い合わせ対応もしやすくなります。
電話やメールなどの問い合わせにも自動対応。適切な回答を提供し、顧客満足度も向上するでしょう。
もちろん、細かい問い合わせ内容についてはオペレーターが対応しなければいけないでしょうが、RPAが補完的な機能を果たしてくれます。
部門別のRPAで自動化できる業務
RPAで自動化できる業務を紹介しましたが、今度は部門別にどんなことが自動化できるのかを見てみましょう。様々なことが自動化できるので、利便性は非常に高いです。
経理部門
経理部門にRPAを導入すると、次のような業務を自動化できます。
- 売掛・入金業務
- 買掛金処理・支払い業務
- 交通費確認業務
それぞれどのように自動化できるのか確認してみましょう。
売掛・入金業務
経理部門にRPAを導入すると、売掛・入金業務の自動化ができます。
売掛金の処理、消込処理も自動化でき、経理関係者の業務負担を軽減させることもできます。
会計システムへの入金作業も自動化可能です。
買掛金処理・支払い業務
RPAでは、買掛金の処理業務も自動化できます。
また、定まったルールで取引している顧客の支払い業務も効率化できます。
交通費確認業務
交通費確認業務は経理部門にとっても負担の大きい作業で、ミスも許されません。
締切までにすべての内容を確認しておく必要もありますが、この作業をRPAで自動化できます。
交通費の精算では、従業員が利用した経路の確認などが必要になりますが、一連の作業をRPAに覚えさせれば、後は自動で処理してくれます。
人事部門
人事部門にRPAを導入すれば、次のような業務が自動化できます。
勤怠情報の管理業務
RPAの活用により、勤怠情報の収集・管理を自動化できます。
まずタイムカードとの連携により入力作業が自動化されます。データの抽出も簡単です。
集計・承認作業も自動化。余計な作業が発生しません。
リモートワークなど多様な働き方にも対応できます。過重労働防止にも役立ちます。
上層部への報告書作成業務
RPAでは、上層部への報告書作成業務も自動化できます。定期的な報告なら、自動で添付する仕組みを構築すればいいのです。
報告書を抽出・集計し、分析する作業も自動化できます。その結果、今後の業務成績向上にも役立てられるでしょう。
営業部門
続いて、営業部門で自動化できる業務を見てみましょう。
- 販売状況調査業務
- 見積書作成業務
- 受注管理業務
販売状況調査業務
営業成績の達成には、随時販売状況の確認をしなければいけませんが、この作業をRPAで自動化できます。
営業社員は毎日の販売状況を逐一報告し、他の社員にメールなどで周知させるのですが、一連の作業を自動化すれば、工数も減り、余った時間を本来の業務に割けるでしょう。
見積書作成業務
取引先が多い営業部門では見積書作成でかなりの時間を取られることがありますが、この作業をRPAで自動化できます。
特に定まった形式の見積書作成なら、RPAの得意とするところです。これで見積書作成件数も増え、売上アップも期待できるでしょう。
受注管理業務
RPAを活用すれば、受注管理に関する業務も自動化できます。次のような流れを自動化できます。
- システムに入った受注情報をデータベースに取り込む
- 関連部門へメールで連絡
- 在庫・納品の確認
購買・在庫管理部門
RPAの活用で購買・在庫管理部門の次のような業務を自動化できます。
- メールによる発注業務
- 発注管理業務
それぞれの自動化状況を見てみましょう。
メールによる発注業務
RPAによりメールから来る発注を自動化できます。注文はメールで受け付けるようにし、注文ファイルからの情報を取得し、社内の発注システムへ入力する作業を自動化するという方法があります。購買部への発注確認もメールで自動的にできるように構築することも可能です。
発注管理業務
注文書と在庫管理の状況照合を自動化できるのもRPAです。その結果、発注管理が正確に実施でき、過剰在庫や機会損出も減るでしょう。
総務部門
最後に、総務部門でRPAを使って自動化できる業務を見てみましょう。
- コンプライアンスチェック業務
- 資料作成業務
コンプライアンスチェック業務
新しい取引先と契約を結ぶ場合は、相手先のコンプライアンスチェック業務が必要になります。しかも、一度ではなく、定期的に実施しなければいけません。
その役に立つのがRPAのスクレイピング機能。この機能があるRPAツールを利用すれば、幅広いデータをミスなく収集できます。その結果、取引先企業の最新情報も自動で取得でき、コンプライアンスに違反していないかの確認もしやすくなっています。
資料作成業務
総務部門では定期的に書類を作成しますが、その内容は定型化されているものが多いです。そのため、RPAで自動化がしやすくなっています。
おすすめRPAツール7選
RPAで様々な業務を自動化できることが分かったところで、今度はどのようなRPAツールを使って自動化すればいいのかを考えてみましょう。様々なメーカーが様々なRPAツールを提供していますが、その中からおすすめなものを7つ紹介します。
batton
出典：https://batton.co.jp/
battonは人工知能搭載型RPAを提供している会社とツールの名称です。
多くの賞の受賞歴があるbattonを採用している企業も多いですが、その理由は次のようなところにあります。
- IT知識がなくても、誰でも手軽に操作できる
- 豊富なRPAメニューがある
- どんな業種や部門の業務も自動化できる
- 1ライセンスで社内のPCに無制限にインストールできる
- 継続しやすい価格での提供
battonの操作で必要なのはキーボード操作だけですから、誰でも手軽に始められます。
EC関連、人事、営業、経理、経営、人材募集、飲食店など様々な業務の自動化に対応しているのもbattonです。
1ライセンスを購入すれば、社内のすべてのPCにインストールできるようになり、多方面で活躍してくれます。
価格は月額サポートつきで148,000円から。継続しやすい価格にこだわっています。
アシロボ
出典：https://assirobo.com/
アシロボは中小企業でも導入がしやすい月給5万円のRPAツールです。
アシロボの導入で次のようなことができます。
- 定型業務（転記入力・帳票作成）
- 集計（EXCEL操作・データ収集・計算）
- 基幹システム操作（データのアップロードとダウンロード・書き込み）
- データ（レポート作成・差分確認）
- ソフト間連携（システム間コピー・データダウンロード）
- 連絡（メール送受信・FAX送信）
- Web情報
利用料金が安い割には、様々なことができて、コストパフォーマンスが非常にいいのがアシロボです。
UiPath
出典：https://www.uipath.com/ja
UiPathの日本法人は2017年2月に設立され、現在1,000社以上で導入されています。
ライセンスは有償とトライアルの2種類です。有償ライセンスも60日間無料で利用できます。
ツールは「UiPath Studio」「UiPath Orchestrator」「UiPath Robot」の3種類に分かれています。
「UiPath Studio」は自動化ロボットを開発するツール。「UiPath Orchestrator」は管理統制を行うツールです。「UiPath Robot」はロボットの実行を行うツールです。
UiPathの利用方法は簡単で、登録とインストールをするだけです。
BluePrism
出典：https://www.blueprism.com/japan/
BluePrismはエンタープライズ規模の業務自動化に適したRPAツールです。各部署をまたぐような大きな範囲で業務の自動化ができます。特徴は以下のようになっています。
- AIと機械学習により機敏性の維持
- スタッフとRPAの連携により時間とリソースを節約し、顧客対応の時間を増やせる
- 競争力を維持できる
- 自動化と業務管理を一つのプラットフォームで行うことで、業務の一元管理ができる
Automation Anywhere
出典：https://www.automationanywhere.com/jp
Automation Anywhereでは、次のような業務を自動化できます。
- 財務・経理
- カスタマーサービス
- IT
- 人事
- 営業・マーケティング
自動化の導入では、自習形式のトレーニング、プロが集まるコミュニティの専門知識、グローバルなパートナー エコシステムなどの活用もでき、テクノロジー以外でのサポートもあります。
WinActor
出典：https://www.nttbizsol.jp/service/rpa/lp-01/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=hh_2023_nttbs-rpa-001&utm_content=sitelink-02
WinActorは国内シェアNo1とも言われるRPAツールです。提供元はNTTグループです。
WinActorでは、経理財務や総務人事、情報システムから営業まで、幅広い業務の自動化ができます。
その結果、生産性向上、ヒューマンエラーの抑制、属人化の防止、人手不足の解消などを実現できます。
WinActorのインストール後はすぐに使用可能で、充実のサポート体制つき。30日間のトライアル期間中も無料のリモートサポートがあります。
EzRobot
EzRobotは初心者でも操作しやすいRPAツールです。伝統的なユーザーインターフェイスに則っていて、一目で操作方法が分かります。
どんなアプリケーションも操作可能です。Microsoft OfficeからWebブラウザ、インストール型アプリ、自社システムなどに対応しています。
機能も豊富な割には、月額費用が5万円（税抜き）と割安です。2台目以降は4万円（税抜き）です。
RPAで業務を自動化する手順
RPAで業務を自動化する手順を確認しておきましょう。
それぞれの手順内容を見てみましょう。
対象業務の洗い出し
RPAを導入するに当たって、まず対象業務を洗い出しましょう。
RPAには得意な業務と不得意な業務があるので、得意なものに合致しているか対象業務を見極める必要があります。
RPAツールを選定する
対象業務の洗い出しが済んだら、利用するRPAツールを選定します。
様々なRPAツールがあるので、選定では迷うこともあるでしょうが、機能・得意分野・タイプ・費用なども比較しながら選んでみてください。
試験運用
RPAツールの選定をしたら、試験運用をしてみます。洗い出した業務の中から選んで実際に試してみましょう。
ここで使いやすさを判断できます。
効果測定と課題検証
試験運用の段階では使いやすさを調べることが主目的になりますが、効果測定もしないといけません。
トライアル結果を見て、業務の自動化状況や時間短縮化などを確認して、実際の効果を見てみましょう。
そこで課題が出てきたときは、本格導入の前に解消しておきたいところです。
本格導入し、業務自動化をスタート
様々な準備作業が完了したら、RPAツールを本格導入します。
ツールのインストール、従業員への周知などをした上で、業務の自動化をスタートさせます。
運用とメンテナンス
RPAツールをスタートさせたら完了というわけではありません。
その後生じる様々な事態に備えて、的確な運用を行い、メンテナンスをしっかりしておく必要があります。
問題が起きたときにも冷静に対応できるように、詳細な方針も決めておきましょう。
RPA自動化で業務を効率化しよう！
今回の記事では、RPAの自動化に関する情報をお伝えしました。
RPAを活用すれば、様々な業務を自動化できます。特に定型作業の自動化はRPAの得意とするところです。
今後、企業の生産性を向上させ、業務の効率化をする上でもRPAは重要な役割を果たします。ぜひRPAの導入を検討していただき、今後の企業運営に活かしてください。
