おすすめの工数管理ツールの特徴を比較！ツールを使うメリットと基本機能について紹介

この記事を読んでいるなあたは、上記のように感じているかもしれません。

工数管理とは、タスクの消化にどの程度の工数がかかるか計算する業務であり、プロジェクトの円滑な進行を助けます。

ツールを使って正確な計算ができたり、計算にかかる手間そのものを省いたりできれば、よりスピーディーな業務が叶うでしょう。

今回は、おすすめの工数管理ツールを紹介します。

工数管理ツールの機能やメリット・デメリットにも触れるので、今のやり方を抜本的に見直したい方はぜひご参考ください。

工数管理の方法ごとにメリット・デメリットを比較！

まずは、どのような工数管理手法があるか解説します。

それぞれの手法ごとにメリット・デメリットを紹介するので、自社に合った方法を探っていきましょう。

紙管理

代表的なのか、紙による手作業での工数管理です。

気づいたときにサッと書き込めるので利便性が高く、自分ひとりの作業や小規模なプロジェクトに向いています。

メリット

紙で工数管理するメリットは、下記の通りです。

誰でも手軽に始められる方法なので、ITツールの扱いに慣れていない方にもおすすめです。

デメリット

一方、紙での工数管理にはデメリットもあるので注意しましょう。

最後にいつ記入したか分からなくなり、実際の進捗状況と工数管理用紙との間でギャップが生じることも少なくありません。

常に最新状態に保つことが、最適な運用の第一歩です。

Excel管理

表計算ソフトのExcelを使って、シンプルに工数管理する方法もあります。

ビジネスで使うパソコンにはほとんどExcelがインストールされているので、コストを抑えられるのがポイントです。

メリット

Excelで工数管理するメリットは、下記の通りです。

Googleスプレッドシートなどを使えば、テレワーク中の社員や出張中の社員と連携することも可能です。

フリー素材のフォーマットを使えば、初めて工数管理する方でもイメージを掴みやすいでしょう。

デメリット

Excelでの工数管理には、下記のようなデメリットもあります。

一見共有の利便性が高いように見えるExcelですが、スマートフォン対応していないことや更新担当者の不明瞭さなど、穴がある点に注意が必要です。

工数管理ツール

工数管理ツールとは、工数管理に特化したソフトウェアのことを指します。

業務効率化や生産性向上を狙って導入する企業が増えているので、その理由を探っていきましょう。

メリット

工数管理ツールには下記のようなメリットがあります。

小規模から大規模までさまざまなプロジェクトに対応しているので、導入シーンを選びません。

ペーパレスとも相性がよく、テレワーク中の情報共有やDXにも最適です。

デメリット

工数管理ツールのデメリットは、下記の通りです。

工数管理ツールにかかる費用は、サービスごとに異なるので事前にチェックしておきましょう。

また、扱いに慣れていない社員が多いと形骸化する恐れがあるので、時間をかけてオンボーディングすることも大切です。

工数管理ツールの搭載機能

ここでは、工数管理ツールに搭載されている機能を紹介します。

どのような機能があるか知り、今の業務に役立ちそうか検討していきましょう。

入力補助機能

入力補助機能は、タスク・スケジュール・予算・人員数などの面倒で細かい入力を簡略化する機能です。

過去のプロジェクトを参照してモデルケースを提示したり、繰り返しのルーティンタスクや予算を自動入力したりできるので、管理の手間を減らせます。

なかにはドラック＆ドロップだけで直感的に入力を完了させられるツールや、毎日の日報から自動で工数入力してくれるツールもあるので検討してみましょう。

リマインダー機能

リマインダー機能とは、期限に合わせてアラートを出してくれる機能です。

「納期が近いのに進捗報告されていない」「いつも遅れがちなタスクが進んでいない」など懸念されるポイントがあれば、ツールが自動的にアラートを鳴らします。

タスクの重要度に応じてチーム全体にアラートしたり、反対に個人のメモ代わりにアラートを使ったり、用途も多彩です。

リマインドの際はタスク完了までに必要な工数も同時に提示してくれるので、スケジュールの変更にも便利です。

集計・分析機能

集計・分析機能を使い、プロジェクトの進捗状況を可視化することができます。

定期的に分析してPDCAサイクルを回せれば、早い段階で予定とのミスマッチに気づくことができ、修正・改善を図りやすくなるでしょう。

プロジェクト終了後にレポーティングすれば、成功ポイントも失敗の要因も学べるので社内にナレッジとして蓄積されます。

他にも、マネージャー向けの人件費レポートや貢献度レポートもあるのでチェックすることをおすすめします。

誰の人件費が高いのか、誰の貢献度合いが高いのか分かれば、客観性の高い人事評価が可能です。

勤怠管理機能

勤怠管理機能は、チームメンバーの出退勤時間を把握し、業務に割ける時間を工数管理に落とし込む機能です。

会社の公休・長期休暇や個人の有給・遅刻・早退などもリアルタイムにスケジュール登録されるので、「年末年始を挟むのに通常通りの進行スケジュールになってしまっている」などのミスマッチを防げます。

個人ごとのパフォーマンスも可視化でき、足りないところがあれば人を追加するなど柔軟な戦略を打ちやすくなるでしょう。

また、勤怠管理ツールとして活用し、給与支払いに役立てることも可能です。

その場合はツール検討ミーティングに経理部社員も加え、誰にとっても使いやすいツールを選定することが重要です。

予算管理機能

予算管理機能は、プロジェクトに割り当てられた予算をもとに、最適な工数管理をする機能です。

経費はもちろん人件費も含めて可視化してくれるので、収益の最大化を狙える環境が整います。

万が一赤字ラインを越えてしまいそうなときは、時間単価の安い社員の稼働率を増やすなど柔軟な提案をしてくれるので、意思決定の助けとなるでしょう。

また、プロジェクト着手前に予算シミュレーションをおこない、採算が取れそうか検討することも可能です。

同時に納期やスケジュールも確定するので、「予定通り」を重視したいときにこそ活用していきましょう。

人材配置機能

人材配置機能は、社員の適性・知識・保有資格・過去の担当プロジェクトや実績に応じて割り振るタスクを考案する機能です。

適材適所な配置や強みを生かすタスク分配ができるので、チーム全体の業務効率が高くなるでしょう。

社員本人も「自分の得意分野が活きる仕事を任せてもらえている」と実感しやすく、モチベーションやエンゲージメント向上効果も期待できます。

「タレントマネジメントの視点を取り入れたいけれど、管理の手間がかかりそう…」と二の足を踏んでいる場合は、工数管理ツールの付帯機能から始めてみてもよさそうです。

工数管理ツールを選定するときのポイント

工数管理ツールを選定するときは、下記のポイントに配慮しましょう。

ミスマッチのあるツールを使って後悔したり形骸化したりすることのないよう、「選び方」を学ぶのがおすすめです。

クラウド型かオンプレミス型か

工数管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型が存在します。

クラウド型はインターネット環境さえあればいつでもどこからでもアクセスできるので、テレワーク社員やモバイルワーク社員の多い企業に最適です。

大半が1ユーザーあたりの月額制で課金されるのでコストの見通しが立てやすく、月々の支払いを少なく抑えられるのもメリットです。

一方でオンプレミス型は、自社のネットワーク環境に合わせてシステムを構築し、買い取る方式のものです。

ある程度システムに柔軟性をもたせられること、セキュリティレベルの強い環境で利用できることから、特定の場所のみで使う企業に向いています。

買い切り型なので導入時に多額の費用がかかりますが、それ以降は保守・点検費用しか発生しないので「使えば使う程お得」と言えるでしょう。

どちらを希望するかは企業ニーズにより異なるので、営業担当者に聞きながら最適な方を選ぶのがポイントです。

ランニングコストが予算の範囲内に収まるか

工数管理ツールの利用にかかるコストを試算し、予算の範囲内に収まるか確認しましょう。

最低限確認したいコストは、下記の通りです。

料金表にはランニングコストのみ書かれいてるケースも多いので、気になったツールがあれば積極的に見積りを取得するのがおすすめです。

初期費用やオプション費用なども含めた「トータルコスト」を算出し、無理のない範囲に収まるか検討していきましょう。

扱いやすいユーザーインターフェースか

誰にとっても扱いやすいユーザーインターフェースのツールであれば、直感的に操作できます。

都度マニュアルを開きながらじっくり工数入力する手間を省きやすく、形骸化を防ぐ効果が高いです。

また、操作方法に関する社内からの問い合わせに対応するコストも省け、オンボーディングが楽になるでしょう。

普段使い慣れているツールと似た操作感や、専門用語の少ないわかりやすい画面デザインであれば、さらに使いやすさが増しそうです。

目的に合った機能が搭載されているか

目的に合った機能が搭載されているか、ツールごとに比較することも大切です。

まずはなぜ工数管理ツールを導入したいと考えたのか、前提となる課題意識を再確認してみましょう。

お互いの進捗状況が見えづらくなっているのであれば、入力補助機能やリマインダー機能が充実しているツールの導入がおすすめです。

より高いレベルの収益化を目指したいのであれば、予算管理機能や人材配置機能に力を入れているツールを選定します。

同じ工数管理ツールでも使い方次第ではさまざまな効果が得られることを理解し、自社の課題を今一度見直すことが大切です。

おすすめの工数管理ツール比較表

以下の比較表は、おすすめの工数管理ツールそれぞれの特徴・料金について比較したものをまとめたものです。

是非参考にしてみてください。

おすすめの工数管理ツール10選

ここからは、おすすめの工数管理ツールを紹介します。

特徴・機能・費用などを知り、自社にあったツールを選定していきましょう。

monday.com

出典：https://monday.com/lang/ja/

monday.comは、チームの目標を効率的に達成することに特化したクラウド型プロジェクト管理プラットフォームです。

お互いの進捗状況やタスクの一覧を分かりやすく可視化できるので、リソースを分配しやすいのが特徴です。

カレンダー式で納期を管理したり、ガントチャート式で当初の予定からの遅れを確認できたりするので、PDCAサイクルを回しやすいのもメリットと言えるでしょう。

マネージャー側の管理工数も削減できるなど、副次的な効果も確認されています。

なお、1ユーザーあたりの費用は下記の通りです。

最初の14日は誰でも無料で使えるので、操作感を体感したいときに利用してみましょう。

クラウドERP ZAC

出典：https://www.oro.com/zac/

クラウドERP ZACは、案件・プロジェクト型のビジネスに特化したクラウドEPRです。

リソースを可視化できるので無理なスケジュールになりづらく、働き方改革の一環として導入する企業も出てきました。

タスクや工数だけでなく人件費やプロジェクト予算なども管理でき、全体の最適化に貢献します。

「システム・IT業」「広告・イベント・クリエイティブ業」「士業・コンサルティング業」など業種ごとにテンプレートデザインが異なるので、使いやすいのメリットです。

クラウドERP ZACの費用は機能・利用人数に応じて大幅に変動するので、問い合わせが必要です。

クラウド型だけでなくオンプレミス型によるライセンス買取もできるので、ニーズに合わせて選択しましょう。

TimeTracker NX

出典：https://www.timetracker.jp/

TimeTracker NXは、ソフトウェア開発・ハード設計・営業・Web制作の現場に最適なプロジェクト管理ツールです。

「何の仕事にどれくらい時間を費やしているかわからない」「誰の能率が高いか（低いか）わからない」などの課題を抱えているチームに向いています。

工数は全てグラフ・表で可視化され、空いた時間があれば優先度に応じて次のタスクを紹介してくれます。

また、特に能率の高い社員をピックアップしてくれるので人事評価もしやすく、実力を正しくチェックすることが可能です。

ドラック＆ドロップだけで工数表を作れるわかりやすいユーザーインターフェースも、人気の秘訣となりました。

なお、料金はクラウド型・オンプレミス型ともに要問い合わせです。

CrowdLog

出典：https://www.crowdlog.jp/

CrowdLogは、工数管理・勤怠管理・ガントチャートの機能が備わっているプロジェクト管理ツールです。

プロジェクトの損益を可視化するのに長けており、円滑な進行だけでなく収益化を支えるツールとして使えます。

導入前に自社で管理していた工数データをCSVで取り込むこともでき、これまで蓄積したナレッジを手放さなくて済むのも利点と言えるでしょう。

データインポートサービスなどのサポートも万全で、工数管理初心者でも安心です。

CrowdLogの費用は、固定金額制で問い合わせが必要です。

オプションのサポートサービスをどの程度利用するかでも変動するので、あらかじめ相談しておきましょう。

freeeプロジェクト管理

出典：https://www.freee.co.jp/project-management/

freeeプロジェクト管理は、スマホやPCがあれば誰でも・いつでも・どこからでも工数入力できるプロジェクト管理ツールです。

Googleカレンダーやoffice365 Outlookとの連携が可能であり、既に慣れているツールはそのままに工数管理できる工夫が凝らされました。

リアルタイムでの自動分析のみならず分析レポートの抽出機能が搭載されているので、プロジェクト修了後のPDCAサイクルにも貢献します。

なお、レポーティングは個人単位でも可能です。

各々の働きを可視化したいときに使えば、社内評価も楽にできるでしょう。

1ユーザーあたりの費用は、下記の通りです。

年額プランの方がお得なので、長期利用を前提としているなら年額プランを検討してみましょう。

TimeCrowd

出典：https://timecrowd.net/

TimeCrowdは、チームでの時間を共有できるタイムトラッキングツールです。

「時間」に焦点を当てているのが特徴であり、無駄な待機時間や重複作業の予防・会議の短縮などに効果的です。

誰がいつどんな仕事をしているかリアルタイムに可視化できるので、テレワークなど離れた場所で働く社員の貢献度もわかります。

モバイル版のアプリも提供されているので、クライアント企業で働く客先常駐型の社員やモバイルワーク社員との連携にもよいでしょう。

1ユーザーあたりの費用は、下記の通りです。

比較的安価に使えるツールなので、コストパフォーマンスを重視したい企業にもおすすめです。

スタンダードプランにすればほぼ全ての機能を使えるので、制限感もありません。

TeamSpirit

出典：https://timecrowd.net/

TeamSpiritは、勤怠管理・工数管理・経費精算などの機能を融合した「働き方改革プラットフォーム」です。

既に国内1,600社以上および36万人以上が利用している大手サービスであり、知名度や安定性を重視したい企業に向いています。

特に総務・経理・人事・労務・法務などのバックオフィス業務と相性がよく、ルーティンワークの効率化に最適です。

業務量に左右されず徹底した期限管理をしたいときや、期限に応じてアラートを出したり必要に応じて人員を他から借りたりしたいときに検討してみましょう。

費用は定額制で、1人あたり月額600円で使用できます。

導入のタイミングのみ初期費用として15万円かかりますが、それ以外に費用が発生することはありません。

Pace

出典：https://paces.jp/

Paceは、日報を使った工数管理ツールです。

HP制作会社やデザイン会社などクリエイティブ業界での導入実績が強く、クライアントワークと相性がよいのも特徴です。

毎日終業時に提出する日報のフォーマットをPace用に変化させるだけで工数管理できるので、別途入力・管理する手間がかかりません。

プロジェクトの売上と個人ごとの人件費を天秤にかけ、赤字ラインを可視化しながら最大収益化を叶えます。

なお、事前のシミュレーションもできるので、目標達成に向けた現実的なアプローチもしやすくなるでしょう。

1ユーザーあたりの費用は、以下の通りです。

最低契約期間は3ヶ月ですが、その前に無料トライアル期間が設けられています。

Backlog

出典：https://backlog.com/ja/

Backlogは、チームではたらくすべての人が使えるプロジェクト管理ツールです。

ガントチャート・社内wiki・バージョン管理システムなど多機能なことが特徴であり、ニーズに合った細かな工数管理を可能にします。

課題が書かれているカード（カンバン）をドラック＆ドロップするだけでタスクを整理でき、カレンダーと照らし合わせながら工数管理するため、ITツールの扱いに慣れていない初心者でも使いやすいでしょう。

なお、外部サービスとの連携に強く、別途でツールを使い分ける必要がないこともメリットです。

月払いの場合、費用は下記の通りです。

年払いにすると2ヶ月分が割り引かれるので、自社に合っていると判断できたタイミングで年払いに切り替えるのもおすすめです。

Jooto

出典：https://www.jooto.com/

Jootoは、無料から使えるカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト成功のスペシャリストが専任でついてくれるので、オンボーディングはもちろん細かな困りごとにも密に対応してくれるのが特徴です。

導入コンサルティングを依頼したり、使い方周知のため社員用のマニュアルを作成してくれたり、さまざまなシーンで力になってくれるので何でも相談してみましょう。

頼もしいサポート制度があるので、初めて工数管理ツールを使う企業にもおすすめです。

1ユーザーあたりの料金は、下記の通りです。

工数管理ツールのなかでは業界トップレベルの低コストを実現しており、フリープランもあるので誰でも手軽に使えます。

企業だけでなくフリーランスなど個人事業主にも活用されているので、ぜひチェックしてみましょう。

まとめ

工数管理ツールを使うことで、業務の可視化・最適な資源配分・納期遅延のないスケジューリングなどさまざまなメリットが得られます。

スマホアプリに対応しているツールやテレワーク社員との連携に強いツールを選択すれば、さらにDX化も加速していくでしょう。

今の管理方法に疑問がある場合、今回紹介した工数管理ツールを体験してみることをおすすめします。

自社に合ったツールを選定し、効率化を図りましょう。