【2024年最新】SFAのメリットやデメリット！導入目的や機能、失敗しないポイントもご紹介

上記のように感じている方は、この記事がおすすめです。

SFAは営業部門の業務全般をシステム上で一元管理し、売上アップや業務効率化が期待できますが、イマイチ導入メリットが分かりにくく二の足を踏んでいる企業も多いでしょう。

この記事では、「SFAのメリットやデメリットから導入の流れ」まで詳しく解説していきます。

そもそもSFAとは

そもそもSFAとは、企業の営業部門におけるあらゆるデータを蓄積し分析してくれるソフトウェアで、営業支援ツールとも呼ばれています。

営業ノウハウや顧客データの共有をはじめ、商談から受注までの流れをデータとして可視化し、営業活動全体の管理が可能となります。

そのため、現場レベルで営業活動を支援しつつ、マネージャーや経営者にとっても事業全体が把握しやすく、戦略的な戦略が立てやすくなります。

顧客データや営業ノウハウの属人化を防ぎ、教育コストまで削減できるため、SFAを導入すれば営業業務全般の大幅な効率化が期待できるでしょう。

SFA導入のメリット

この項目では、以下の内容に沿ってSFAの導入メリットを詳しくご紹介します。

営業部門における導入メリット

営業部門においてSFAを導入するメリットとして、以下のことが挙げられます。

営業活動の可視化

SFAの導入メリットとして、営業活動の可視化があります。

営業活動では従来、営業マン個人がデータを管理し独自のスタイルで商談を行うケースが多くありました。

ですが、SFAでは顧客情報や見積書、競合データや現在の進捗などが全て履歴として残っていくため、個人に依存した管理体制ではなくなります。

現在はもちろん過去の営業活動まで可視化できるため、営業マネージャーや経営者としても、より成約率を上げるための的確なアドバイスが行いやすくなります。

その結果売り上げアップまで期待できる点が、SFAの導入メリットでしょう。

営業活動の標準化

SFAの導入メリットとして、営業活動の標準化が可能な点が挙げられます。

従来の営業においては、個人の能力に依存した商談や業務スタイルが主流でしたが、その分ノウハウの属人化が進み他従業員との共有が難しい状況でした。

しかし、SFAではノウハウや過去の事例や各種資料など、あらゆるデータを簡単に共有できます。

SFAを活用しながら新人研修や定期的なセミナー、勉強会を開催することで営業レベルの均一化、標準化が可能となるでしょう。

営業活動の効率化

SFAの導入メリットとして、営業活動の効率化が挙げられます。

SFAでは営業に必要なデータを全てシステム上で管理できるだけでなく、各種申請や承認業務も手間なく行えます。

また、クラウド型のサービスであればスマホやタブレットからもデータ参照できるため、出先や顧客との商談前に詳細データの確認も可能です。

SFAを導入すれば、スキマ時間を活用してさらに業務効率を上げられるでしょう。

営業マネージャーとの連携が密になる

SFAの導入メリットとして、営業マネージャーとの連携が密になる点が挙げられます。

営業マネージャーは、SFAを通して顧客との商談状況をはじめ、様々なデータをリアルタイムで参照できます。

そのため、現場への指示が行いやすく、現場としてもマネージャーとの連携がしやすくなります。

的確なアドバイスの中業務ができるため、個人はもちろん組織全体の成長促進が期待できるでしょう。

イレギュラーが発見しやすい

SFAの導入メリットとして、イレギュラーが発見しやすい点が挙げられます。

イレギュラーとは例えばしばらく全く動いていない案件や、顧客や取引先との値引き交渉が大きすぎる案件など、普段とは明らかに異なる現象を指しています。

これらのイレギュラーはそのまま放置しておくと、機会損失や自社の赤字などに繋がっていくため、迅速な対応が必要となります。

一方で、SFAであれば営業プロセスがシステム上で共有され簡単に参照できるため、発生しているイレギュラーを早期発見しやすいです。

早期発見し正しく対処すれば、イレギュラーが起きても被害を最小限に抑えられます。

自社を守るという意味でも、SFAは活躍してくれるでしょう。

現場における導入メリット

次に現場におけるSFAの導入メリットについて、以下の点が挙げられます。

次にやるべきことが把握しやすい

SFAの導入メリットとして、次にやるべきことが把握しやすい点が挙げられます。

SFAでは、自分だけでなく他の従業員の行動データも簡単に参照できます。

そのため、似た事例で成功している行動パターンを確認することで、自身が次に行うべき行動が瞬時に把握できるようになります。

また、成功事例を参考にしているため、自身だけで考えて行動するよりも成功確率が上がるため、業績アップにも繋がりやすいです。

行動ログが蓄積されていく点に関して最初は抵抗感があるかもしれませんが、新人従業員をはじめ中途採用の方でも、SFAがあれば安心して営業活動に専念できるでしょう。

適切なアドバイスがもらえる

SFAの導入メリットとして、適切なアドバイスがもらえる点が挙げられます。

SFAに自身の営業プロセスを入力していくことで、マネージャーや上司から、今の状況に合わせたアドバイスがもらいやすくなります。

従来の方法では、営業プロセスの可視化が不十分で、上司としても全体論的なアドバイスが多くなりがちでした。

しかし、SFAであれば顧客のとの商談内容をはじめ、客観的なデータとして現状が把握できます。

そのため、現場としてもより具体的なアドバイスを受けやすくなり、成約率上がり業績アップも期待できます。

SFAを活用しながら、自分から上司にアドバイスをもらいにいくと、さらに効果的に活用できるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

SFAの導入メリットとして、ヒューマンエラーの防止が挙げられます。

管理システムが確立していない場合、顧客や取引先への連絡漏れ、仕事のやり忘れなどを筆頭にヒューマンエラーへの対処が難しい面がありました。

ですが、SFAであれば営業データが上司や他の従業員と共有できるため、お互いに声かけをすることでヒューマンエラーの防止ができます。

また、アラート機能によりシステム上でもヒューマンエラーを防止できるため、企業としての効率や信用を効果的に守ってくれます。

加えて、顧客からの問い合わせがあった際、担当者が不在であっても対応しやすい点もSFAの導入メリットでしょう。

報告業務の短縮化

SFAの導入メリットとして、報告業務の短縮化が挙げられます。

従来の管理体制では、各種申請や報告書の作成に時間がかかってしまい、より重要度の高い業務に割く時間が十分に取れない現象が発生しやすいです。

ですが、SFAではいくつか項目を選択していくだけで申請、報告書の作成が完了する場合が多いため、各種書類作成に必要な時間が大幅に削減できます。

また、システム上で提出もできるため、報告書の提出にわざわざ上司の元まで伺い手渡しする必要が無い点も嬉しい所です。

報告書作成に時間がかかり営業が満足に行えないのは本末転倒なため、SFAの導入による作成業務の効率化は非常に重要と言えるでしょう。

スムーズな引継ぎが可能

SFAの導入メリットとして、スムーズな引継ぎが可能な点が挙げられます。

従来営業部門で異動や退職の際、当事者が後続の従業員に対して自身の仕事や顧客データなどを共有していましたが、SFAであればシステム上で全て確認できます。

具体的な仕事内容については対面での引継ぎが必要ですが、各種データやノウハウの共有などは必要なくなるため、SFAを導入すれば引継ぎコストがかなり抑えられるでしょう。

経営部門における導入メリット

経営部門においてSFAを導入のメリットとして、以下の点が挙げられます。

ノウハウやデータの効果的な活用

SFAの導入メリットとして、ノウハウやデータの効果的な活用が挙げられます。

SFAではシステム上で顧客データや進捗情報、過去の営業プロセスや行動データなどが一元管理されています。

また、取得したいデータに簡単にアクセスできるため、データを参照し分析していくと経営においても効果的に活用できます。

リアルタイムに組織全体の状況が把握できるため、今従業員それぞれに出すべき指示はもちろん、長期的に見た経営戦略にも活用できます。

加えて、属人化しやすいノウハウも可視化できるため、一極集中型で全体像を把握しながら指示が出せるようになるでしょう。

教育コストの削減

SFAの導入メリットとして、教育コストの削減が挙げられます。

特に営業部門においては、新人は上司や先輩の従業員に直接指導をしてもらい、ノウハウを理解して少しずつ能力を伸ばしていく傾向があります。

決して悪い方法ではありませんが、上司や先輩従業員の負担が非常に大きくなる傾向があり、教える人物によってもノウハウが異なる点も問題視されていました。

ですが、SFAで過去の商談や各種資料閲覧が簡単にできるようになれば、上司や先輩従業員に教えられなくとも、簡単にノウハウの共有が可能です。

全て手放しで新人を教育できるとは限りませんが、従来の方法に比べてはるかに教育コストが削減できます。

データを整理しておけば、新人へ教えるノウハウも均一化できるため、組織全体の質を均一に保ちやすい点も魅力でしょう。

マネジメント層評価の適正化

SFAの導入メリットとして、マネジメント層評価の適正化が挙げられます。

営業マンにおいては売上や商談数、成約率など数値化された情報を元に評価はできます。

ですが、マネジメント層の業務は数値化できる業務が少ないため、これまでは適切な評価が難しい状態が続いていました。

しかし、SFAを導入すればどれだけフォローアップに入り、どのようなアドバイスを行い、どのような結果に繋げられたのかが可視化されるようになります。

組織の問題をどれだけ解決できたががある程度数値化できることにより、マネジメント層の適切な評価が可能となります。

また、マネージャーとしても評価基準がハッキリするため、日ごろの業務へのモチベーションアップにも繋がるでしょう。

SFA導入のデメリット

この項目では、以下に沿ってSFAの導入デメリットをご紹介します。

ITコストの発生

SFAの導入デメリットとして、ITコストの発生が挙げられます。

SFAは様々な機能が搭載されているが故に、使いこなすには機能の選定や事前準備、従業員の使い方マニュアルの作成にフォローアップ支援などが要求されます。

慣れないツールを活用すると、逆に業務効率が悪くなってしまう場合もありますが、そのためには円滑にシステム運用するための施策が必要です。

長期的に考えると大幅な業務効率が期待できますが、導入初期では時間と労力を中心としたITコストが発生する点には注意しましょう。

ランニングコストがかかる

SFAの導入デメリットとして、ランニングコストがかかる点が挙げられます。

SFAに限った話ではありませんが、現在業務効率化ツールではクラウド型が主流です。

クラウド型は導入が簡単でスマホやタブレットなどでも使えるため、利便性は高いですが月額料金が必要です。

そのため、SFAを運用していく中でも毎月のランニングコストが発生してしまいます。

SFAは長期利用が前提なため、無理のないランニングコストで運用できるよう、注意してツール選定を行う必要があるでしょう。

入力業務に時間がかかる

SFAの導入デメリットとして、入力業務に時間がかかる点が挙げられます。

SFAでは、従業員が自身の営業活動におけるデータを蓄積していくことで、初めて高い導入効果が期待できます。

しかし、その分今までにはない日々の入力業務が増えてしまうため、ツールに慣れない間は特に、入力業務が従業員の負担となる場合があります。

そのため、営業に関する全ての情報をデータ入力するのではなく、活用したいデータをある程度定めて運用した方が、導入としては上手くいきやすいです。

入力業務に時間がかかり営業に必要な時間が取れないとなると、SFAを導入した意味がなくなってしまうため、入力内容の精査は必要でしょう。

ツール導入が目的になりやすい

SFAの導入デメリットでは、ツール導入が目的になりやすい点が挙げられます。

SFAは上手く活用すると売上アップや、業務全般の効率化が期待できます。

ですが、ツールを導入しただけで満足したり、データ入力するだけで実際の現場では活用しないとなると、適切な効果は発揮されません。

導入自体が目的となり、入力作業ばかりに注視してしまい導入に失敗するケースは多くあります。

そのため、SFAはあくまで売上アップや業務の効率化が目的であり、導入から運用まではあくまで手段でしかない点は踏まえたうえで、上手く活用していく必要があるでしょう。

分析力が足りず使いこなせない可能性がある

SFAを導入デメリットとして、分析力が足りず使いこなせない可能性が挙げられます。

SFAを上手く活用できれば、売上アップやより高度な戦略が立てやすくなりますが、適切な効果を得るには分析力が欠かせません。

データを入力するだけで終わったり、ツールが上手く使えず分析できない場合、SFAは使いこなせずランニングコストばかりが重荷になっていきます。

そのため、従業員のツールとしての使いやすさも必要ですが、何よりもマネージャーや経営陣にとって、分析しやすく戦略に生かしやすいかどうかは重要なポイントです。

この視点を視野に入れずツールを選定すると、分析能力が足りずに宝の持ち腐れになってしまうため十分注意しましょう。

導入後のフォローアップが必要

SFAの導入デメリットとして、導入後のフォローアップが必要な点が挙げられます。

SFAに限った話ではありませんが、新しいツールを導入し定着させるまでには、時間と労力がかかります。

従業員にとって扱いやすいツールを選定する点はもちろんですが、経営陣からのフォロー体制がないまま使うとなると、使用ハードルが高く上手く機能しないケースも多々あります。

従業員が入力に対してネガティブに感じると、SFAを通して売上アップや効率アップは到底実現できません。

そのため、特に従業員のITリテラシーが低い場合は、導入前にフォローアップチームを編成しておき、使い方や運用方法の共有が簡単にできる体制を整えておくと良いでしょう。

SFAの導入目的

この項目では、以下に沿ってSFAの導入目的をご紹介します。

売上の向上

SFAは、売上の向上の目的で導入されます。

SFAには顧客情報や営業ノウハウなど、様々なデータが蓄積されていきます。

これらのデータを分析し活用すると、より効果的な商談方法や戦略、成約率アップに繋げられます。

また、クラウドタイプであれば出先でもスマホやタブレットから、取引先情報や各種申請作業が行えるため、時間的効率が上がります。

業務効率が上がればそれだけ多くの売上が見込めるため、SFAの導入目的として売り上げアップが期待されています。

ノウハウの共有

SFAの導入目的として、ノウハウの共有があります。

営業部門において、顧客情報や営業ノウハウなどは属人化されやすいと言われています。

特定の人物が個人で情報を持っており、異動時のひきつぢが大変であったり、退職にあたり顧客や営業ノウハウが上手く引き継がれず売上が下がることもあります。

ですが、SFAであれば顧客や従業員とのやり取りをはじめ、各種資料にアプローチ方法、ヒアリング内容などが全て履歴として蓄積していきます。

そのため、蓄積されたデータを簡単に参照し共有できるため、属人化しやすい営業ノウハウの対策となり得ます。

教育コストの削減にも繋がるため、会社全体の成長促進効果も期待できるでしょう。

営業プロセスの可視化

SFAの導入目的には、営業プロセスの可視化があります。

SFAを導入すると、主に以下の営業プロセスが可視化されます。

上記の通り、SFAを導入すれば見込み客の獲得から商談、クロージングまで全て可視化できます。

現在どのような方針で営業を行い、どれくらいの時間をかけているのかなどが簡単に把握できるため、マネージャーや経営陣としてもより的確なアドバイスがしやすくなります。

営業担当者としてもより的確な指示が受けられるため、自信を持って商談でき高い成約率が期待できるでしょう。

SFAの主な機能

この項目では、SFAの主な機能をご紹介します。

顧客管理

SFAの顧客管理機能では社名や担当者名、担当者の役職などのステータスに加えて商談履歴や問い合わせ履歴、取引履歴などが全て管理できます。

従来では個人が名刺やExcelで顧客情報を管理していましたが、SFAであればシステム上で全て管理できます。

案件管理

SFAの案件管理機能では、進捗情報が案件ごとに管理されるため、組織全体の現状把握が簡単になります。

案件管理により個別の戦略が立てやすくなるだけでなく、過去の商談履歴を活用したノウハウの確立、営業術の共有なども行いやすくなるでしょう。

行動管理

SFAの行動管理機能ではアポイントの数をはじめ、訪問数や商談数にリピート数などを数値として管理できます。

そのため、商談数は多いが成約率が低いなどの問題点が浮き彫りになりやすく、業務改善が行いやすくなり組織全体の成長に繋がるでしょう。

予実管理

SFAの予実管理機能では営業担当者や部署、商品やサービスなど様々な視点を持ちながら予算と実績の管理ができます。

そのため、従来よりも予算配分や営業方針の見直し、各種戦略の立案が適切かつスムーズに行えるようになります。

より現実的で具体的な予実管理が出来るため、従業員のモチベーションも上がりやすいでしょう。

レポート機能

SFAのレポート機能では、いくつかの項目を選択し必要最低限の情報を入力するだけで、簡単に報告書が作成できます。

営業部門では1日や1週間ごとに、活動を細かくまとめた報告書の作成が求められることが多いですが、SFAであれば作成負担を大幅に削減できます。

また、フォーマットが統一かされることで、マネージャーや管理職の方もレポートを管理しやすくなるため双方にとって良い機能と言えます。

SFA導入を失敗しないためのポイント

この項目では、SFA導入を失敗しないためのポイントをご紹介します。

導入目的と課題を明確にする

SFAの導入を失敗しないためには、導入目的と課題を明確にすると良いです。

導入目的がハッキリしないまま導入してしまうと、結局何のために使っているのかが分からず、中途半端な効果した得られません。

また、従業員としても意味のないツールの運用は負担でしかないため、導入前に目的は必ず明確にして共有しておく必要があります。

また、SFAによりどのような課題を解決したいのかも明確にしておくと、ツール選定だけでなく運用方針が定まりやすいため重要です。

ツールは目的を達成するための手段でしかないため、導入目的とそれを達成するための課題を必ず明確にしてから導入しましょう。

費用対効果を意識する

SFAの導入を失敗しないためには、費用対効果を意識すると良いです。

費用対効果は導入による効果と必要な費用を比較して考えますが、より高い導入効果を得るために、多機能なタイプを選ぶ場合があります。

多機能なツールは使いこなせれば高い効果を発揮できますが、大抵の場合は十分に活用できず使用しない機能ばかりとなってしまいます。

また、多機能故に扱いにくくツールの定着が難しくなる点も注意が必要ですね。

加えて、機能が多くなるとそれだけ料金も高くなる傾向があるため、使いこなせないのであれば費用対効果は低いと言えます。

そのため、自社が求める機能だけに絞り、ツール選定から運用に至るまで常に費用対効果は意識しておくと良いでしょう。

扱い勝手の良いツールを選定する

SFA導入を失敗しないためにも、扱い勝手の良いツールを選定すると良いです。

SFAはマネージャや経営陣も活用しますが、日常的に使うのは現場で働く従業員です。

そのため、現場で働く従業員にとって扱いやすいツールなのかどうかは、導入の成否に大きく影響します。

SFAを導入する場合、機能や導入実績などに目が行きやすいですが、ツールとしての扱いやすさがなければ定着できず、導入効果は得られません。

実際の使用感は使ってみるしかないため、無料お試し期間を提供している場合は積極的に活用すると良いです。

お試し期間が無い場合は、小規模から導入して試験運用してみると良いでしょう。

既存ツールとの連携性を確認する

SFAの導入を失敗しないためには、既存ツールとの連携性を確認すると良いです。

SFAはシステムで営業に関するあらゆるデータを一元管理できますが、外部システムと連携してさらに効率アップが期待できます。

しかし、どの外部システムと連携できるかは提供サービスにより異なるため、導入したは良いものの自社の既存システムとは相性が悪く、連携できない可能性もあります。

既存システムとの連携が可能であれば、これまで取得した営業データのいんぷっぷだけでなく、SFAを中心としたバックオフィス業務の包括的な管理が可能となります。

そのため、ツールを選定する際は自社の既存システムとの連携性を必ず確認しましょう。

SFA導入までの主な流れ

この項目では、以下に沿ってSFA導入までの主な流れをご紹介します。

プロジェクトチーム編成

まずは数名程度で、SFAを運用して営業部門の業務改善をするための、プロジェクトチームを編成しましょう。

SFAを導入すると、従来では手作業だった業務がシステム化したり、顧客データの管理体制が変わるなど大きな変化が生まれます。

仕組みの変化は従業員にとって負担となるため、プロジェクトチームを事前に編成しておき、使い方のフォローや円滑に定着させるための施策を検討すると良いでしょう。

目的の明確化

プロジェクトチームを編成した後は、SFAの導入目的を明確化させます。

導入目的が定まらないとSFAにかけられる予算や、どのようなツールを選定するべきか、自社にはどのような課題があるのかなどが見えてきません。

また、導入目的がないまま運用してしまうと、実際に得られている効果が分かりにくくなってしまい、使用モチベーションが下がる可能性もあります。

そのため、少なくともツール選定の前には導入目的を明確化させましょう。

SFAの選定

導入目的を明確化した後は、自社にマッチするSFAを選定していきます。

ツール導入にかけられる予算に合わせて、いくつかのSFAを比較しながら、自社に最も相性の良いサービス見つけます。

導入目的を達成するための機能が過不足なくあるか、ランニングコストは見合っているか、既存システムとの連携性はどうかなどを中心に選定していきます。

細かい部分は実際に運用してみないと見えてこないため、無料トライアルを積極的に活用すると良いでしょう。

導入前の事前準備

SFAの選定が完了したら、導入前の事前準備を行います。

主に行うべき事前準備は以下の通りです。

上記に沿って準備を進め、プロジェクトチームと日頃から使うこととなる現場従業員の間で、情報を共有していきます。

特に、ITリテラシーが低い従業員が多い場合は、マニュアル作成やフォロー体制が重要となるでしょう。

導入して運用

事前準備が完了したら実際にSFAを導入して、運用を開始します。

導入した後は顧客データや名刺情報、マスターデータや各種パラメータを登録していきます。

また、必要情報を入力した後は、SFAを利用する従業員全員に対して、使い方や必要なデータを参照するための操作など、簡単なセミナーを開催すると効果的です。

慣れないシステムに最初は反発も生まれますが、無理強いはし過ぎず丁寧に運用をスタートさせましょう。

運用の定着化を図る

運用がスタートしたら、SFAツールの定着を図っていきます。

一般的にSFAを導入し運用し始めてから定着するまで、3カ月程度は必要とされています。

慣れないシステムに反発し、従来の方法で業務を遂行してしまう従業員も出てくる場合がありますが、無理強いしてしまうとさらに不満が高まります。

そのため、プロジェクトチームでは自然な形で毎日SFAに触れられるよう、フィードバックや申請業務などを通じて少しずつ慣れてもらうよう意識する必要があるでしょう。

SFAの導入メリットを理解して最大限効率化しよう

SFAは、営業部門の業務の効率化や標準化、属人化しやすいノウハウの共有など様々な恩恵が受けられます。

データの共有により教育コストが下がり、業務の効率化と組織力のアップにより社内全体のモチベーションアップにも繋がります。

一方で、新しいツールに抵抗感があり定着が難しい面もあるため、フォローアップ体制を忘れてはいけません。

正しくSFAのメリットデメリットを理解して、営業部門における業務を最大限効率化しましょう。