おすすめの無料ビジネスチャットツールを徹底比較！組織に合ったチャットツールとは？

このような悩みを解決するためには、ビジネスチャットツールがおすすめです。

しかし今は、色々な種類のビジネスチャットがあります。

自分や企業に合ったチャットツールを選びたいのに…..と悩んでいませんか。

今回は、おすすめのビジネスチャットツールを選びました。

また各ツールの特徴やメリット、費用などをご紹介します。

この記事を最後まで読むと、ビジネスチャットへの見識が広がり、自分のニーズに合ったツールが分かるはずです。

ビジネスチャットツールとは

チャットツールとはネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するツールのことです。

おもに、文字や音声による情報のやりとりを可能にしています。

個人での利用だと、LINEやFacebook Messengerなどがあるかと思います。

一方、ビジネスチャットツールとはLINEやFacebook Messengerなどの個人向けチャットツールを、ビジネス用にバージョンアップさせたものです。

セキュリティの強化、ファイル共有など、ビジネスで求められる機能が加えられています。

基本機能は下記が挙げられます。

【おすすめを選びたい】ビジネスチャットツールの比較ポイント

比較ポイント①｜操作性

企業で導入する場合、ビジネスチャットツールは必ず全社員が使うものです。

もし操作しづらいツールだった場合、チャットを利用しなくなったり、教える手間が増えたりしてしまいます。

ツールが使いづらければその分、教育コストがかかってしまい、業務効率改善どころではありません。

誰か1人でもチャットを使いこなせないと、議論や意見交換がスムーズにできず、業務効率は落ちてしまいます。

チャットツールを導入することで、面倒ごとがさらに増えてしまうので本末転倒です。

阻止するためにまず気にすべき点は、操作がしやすいツールなのかどうかです。

比較ポイント②｜機能性

ビジネスチャットツールは各製品によって、機能が多種多様です。

機能をよく調べずにツールを導入すると、想定とは違った機能にがっかりしてしまう事でしょう。

そのため、各製品によってどのような機能を有しているのかを調査しておく必要があります。

一例として、A社のビジネスチャットツールには下記のような機能が備わっているとします。

A社のビジネスチャットツールはチャット機能に特化しているツールです。

一方、B社のビジネスチャットツールには下記のような機能が備わっています。

B社のビジネスチャットツールは、業務効率に重点を置いています。

このように各ツールの特徴を調べ、自分や組織が求めるニーズに合ったツールを選びましょう。

比較ポイント③｜他サービスとの提携事情

勤怠管理システム、クラウドによるスケジュール管理システムなどの外部サービスとの連携によって、利便性が高くなります。

業務効率を高めるためにも、他サービスとの連携事情は無視することができません。

また、ビジネスチャットツールを導入する前から使用していたサービスと連携できるかを確認することも大切です。

使い慣れたツールと併せて使うことができれば、ストレスなくビジネスチャットツールを使うこともできます。

細かな工数を削減し、利便性を高めるためにも、他サービスに連携できるかも意識しましょう。

比較ポイント④｜コスト

ビジネスチャットツールを導入する上で、費用面は避けては通れません。

ビジネスチャットツールには無料版と有料版があります。

当然、無料版には機能に制限が設けられていて、基本機能しか使えないことが多いです。

無料プランでも機能に問題が無い場合は、そのまま無料で金額を気にせず使うことをおすすめします。

最初は、無料プランで導入して、従業員の評判が良ければ、有料プランに切り替えても良いでしょう。

一方、有料プランは無料プランと比べて、使える機能が多くなるのが利点です。

有料版を使う場合、発生する料金には、月々の利用料金や初期費用などがあります。

有料版を導入する際、料金は利用者数に応じて決められるケースがほとんどです。

そのため、使用するユーザー数を想定しておく必要があります。

また、導入において必要な工数も算出しておくとなお良いです。

比較ポイント⑤｜セキュリティ

ビジネスで使用するツールの場合、安全なセキュリティ対策が求められます。

セキュリティ対策が緩いビジネスチャットツールを使ってしまうと、アカウントの乗っ取りや情報漏洩が発生する確率が高いです。

ビジネスチャットでは様々な種類の情報が飛び交います。

チャット内でやり取りしている機密情報や顧客情報などが盗まれると、会社の信用に関わる大事件です。

上記のリスクが考慮され、ほとんどのビジネスチャットツールはセキュリティ対策に力を入れています。

自社のセキュリティポリシー基準、ISO27017などの国際的なセキュリティ基準等を満たしているのかを確認しておきましょう。

ビジネスチャットツールで取り入れているセキュリティ対策は下記があげられます。

望んだセキュリティ対策が実施されているツールを選びましょう。

【比較】おすすめの無料ビジネスチャットツール6選

おすすめの無料ビジネスチャットツール①｜Google Chat

出典：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/chat/

Google Chatは「ツールの使いやすさ」「機能の充実さ」「カスタマイズ設定のわかりやすさ」で高評価を得ています。

何と言っても、シンプルで使いやすいのが一番の評価ポイントです。

煩雑な画面ではなく、非常にシンプルな画面なので、どこを押せば何ができるかのが一目で分かります。

個人宛や、グループごとの2種類でチャット欄が分かれているので、不満なく使用することが可能です。

またGoogle Chatは、Google Workspaceという、様々な必要機能がパッケージになっているものの一部です。

Google Chatを導入すると、高機能なGoogle Workspaceも使うことができます。

Google Workspaceには、Google Chatだけではなく、大容量ストレージ(Google Drive)やビデオ会議(Meet)、メール(G-mail)などが含まれます。

どのサービスも、高機能で高評価を得ているツールです。

高機能なGoogleサービスと連携しながら、円滑なコミュニケーションを取ることができます。

作業効率を高めるためには、おすすめの無料ビジネスチャットツールです。

また、チャット内で送信した画像やファイルはGoogleのデータセンターで安全に保管され、送信中も保管中も暗号化されるため第三者に盗み見られる心配はありません。

Google Chatは、営業職やエンジニアに使われることが多いです。

おすすめの無料ビジネスチャットツール②｜Chatwork

出典：https://corp.chatwork.com/ja/

Chatwork（チャットワーク） は、国産のビジネスチャットツールなので、初めてでも操作しやすいという評価があります。

導入企業も34万社を超えるほどの高い認知度を誇っているので、特に社外とのやり取りが多い企業にはおすすめです。

デザインや使い勝手もシンプルなので、あらゆるビジネスシーンで効率的に情報共有をすることができます。

Chatworkは、グループチャット、ファイル共有、タスク管理、ビデオ会議機能などの多機能が備わっています。

グループチャットでは、メンション機能があるので、グループ内での個人宛の連絡がしやすいです。

また、作業の概要やタスクの確認もスムーズに行うことができるので、やるべき事がすぐに共有可能です。

タスク管理、ファイル共有、音声・ビデオ通話を、パソコンやスマートフォンなどのマルチデバイスで利用できます。

Chatworkは営業職でよく使われています。

国産ツールなので、ITに精通してなくても、操作しやすいのが理由です。

おすすめの無料ビジネスチャットツール③｜Slack

出典：https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackは、日本のみならず世界で大人気のビジネスチャットツールです。

メールを置き換えた単なるビジネスチャットツールに留まらず、ビジネスのコミュニケーション効率を飛躍的に高めます。

Slackに備わっている機能は下記があげられます。

また、Slackが人気な理由の一つとして、外部ツールとのAPI連携の多さがあげられます。

様々なソリューションと組み合わせて使えるので、使いこなせれば利便性が非常に高いです。

API連携させる機会が多いので、ITリテラシーの高いエンジニアに好かれています。

おすすめの無料ビジネスチャットツール④｜Microsoft Teams

出典：https://www.microsoft.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft Teams（チームズ）は、Microsoft社が提供しているサービスで、Office365の有料プランに含まれています。

案件や組織毎にチャットルームの作成が可能で、通話やWeb会議、ファイル共有などの基本機能も備わっています。

一番の魅力は、Microsoft Office系のソフトウェア(Word、Excel)などの資料を気軽に共有できることです。

既にMicrosoft Office系のソフトウェアを利用している企業にとっては、Microsoft Office系の製品で完結させることができます。

複数のアプリケーションを併用する必要が無いので、混乱を防ぐことが可能です。

おすすめの無料ビジネスチャットツール⑤｜LINE WORKS

出典：https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKS（ラインワークス）はLINEのビジネス版チャットツールで、LINEと画面が同じなので誰でも使いやすいのが特徴です。

LINEは今や、プライベートで誰しもが使ったことのあるチャットツールです。

LINEとLINE WORKSは別物ですが、トーク画面や画面操作はほぼ同じなので、すぐに使いこなすことができます。

つまりプライベートでのLINEと近い感覚で利用できるというのが利点です。

LINEと近い感覚で利用できるという事は、導入する際のレクチャーの手間が減るというメリットがあります。

また、仕事に役立つ下記のような機能も豊富です。

おすすめの無料ビジネスチャットツール⑥｜Talknote

出典：https://talknote.com/

チャットツールの導入が初めての場合、「Talknote」がおすすめです。

Talknoteは、誰でも使いやすいシンプルな設計なので、使いこなせるかどうか心配する必要がありません。

また、タスク管理機能があり、個人のタスクが非常に見やすい画面で管理されています。

そのため、タスクが多すぎたり少なすぎたりするといった問題にもいち早く気づくことができます。

使い方が分からなくても、丁寧なサポートがあるので、使いこなせないのかという心配をする必要はありません。

特徴的なのが、AIを使い、日々のコミュニケーションや業務意欲などを数値化している点です。

数値の基準は、アクセス時間やメッセージのやり取りを分析して出したものです。

数値化することで、プロジェクトの遅延を事前に察知したり、オーバーワークの防止などに役立てることができます。

ビジネスチャットツールのメリット

手軽で迅速にメッセージを送れる

メールのような堅い文章を考えず、手軽にメッセージを送れることがビジネスチャットツールのメリットの一つになります。

チャットツールは、SNSやLINEなど、日ごろ使っているツールに近い操作性です。

そのため、手軽にメッセージを打つことができます。

手軽にメッセージを打てるということは、連絡事項をすぐに知らせたり、逆に教えてもらうことができるということです。

ビジネスにおいて、リアルタイムなコミュニケーションは重要になります。

例えば、新入社員が分からないところをすぐに先輩社員に聞けたり、急を要する連絡をパッとすることも可能です。

ビジネスチャットツールは、リアルタイムなコミュニケーションを実現させることができます。

さらに、わざわざ返信文を書かなくても、スタンプによるリアクションなどでリアルタイムに気軽に反応することができます。

また、ＰＣだけでなくスマートフォンやタブレットでも操作しやすいのも特徴です。

現代では、スマートフォンは誰しもが持っていて、PCよりも触れる機会が多い方もいるかもしれません。

そのため、スマートフォンによる円滑なコミュニケーションを取れることは非常に重要です。

情報共有や、タスク管理がしやすい

プロジェクト毎、関係者だけのメンバーでチャットスペース(チャンネル)を簡単に作成できるのが、チャットツールの特徴です。

関係するメンバーに限定してコミュニケーションを行うことができるので、スムーズに情報が共有できます。

ビジネスメールを使うと、五月雨式にメールが連なってしまい、情報の共有がし辛いというのがデメリットです。

その点ビジネスチャットツールは、チャットスペースを作成することで、後から参加した人でも簡単に情報をさかのぼって見ることができます。

また、ビデオチャットツールには、ファイル共有が簡単というメリットもあります。

ファイル共有は業務をする上で、必要となるシーンは多いです。

画像やPDF、ドキュメントなどを事前に社員やクライアントに共有してからミーティングを行うと、質のいいミーティングになります。

ビジネスチャットツールは、様々な形式のファイルをチャット上でスムーズに共有することが可能です。

チャットで共有すると、パッと目につきやすく、簡単にファイルを開くことができます。

文字だけでなく、音声/ビデオチャットで会議が可能

ビジネスチャットツールには、文字だけでなく音声チャットやビデオチャット機能があります。

音声チャットは声をメッセージとして送り、ビデオチャットは互いの映像を見ながら、リアルタイムに会話ができるサービスです。

ビジネスにおいて、文字だけでは伝えにくい要件はあります。

そういった場面において、音声チャットやビデオチャットは大いに役に立ちます。

業務効率の改善させるには音声チャットやビデオチャットの存在を忘れてはいけません。

ビジネスチャットツールのデメリット

業務外のコミュニケーションが増える

いつでも簡単に連絡を取ることができるようになることは便利な反面、デメリットもあります。

ビジネスチャットを利用すると、勤務外や休暇中でも連絡の頻度が増えるということです。

連絡を常に気にしてしまう人にとっては、精神的ストレスがかかってしまうのは想像に難くありません。

気軽にコミュニケーションが取れるので、メッセージの量が増えてしまうのは必然です。

対策として、業務時間にのみ使用するなどプライベートと業務の線引きを明確にしておきましょう。

マナーに気を付ける

目上の方や上長にメッセージを送る際、マナーには気をつけないといけません。

普段のメールとは違い、チャットツールは気軽にメッセージを送ることができます。

気軽にやりとりできるのはビジネスチャットのメリットですが、最低限のコミュニケーションマナーは守らないとデメリットにつながる場合があります。

気軽にメッセージを送れるデメリットとは、気軽すぎてビジネスマナーを忘れたメッセージを送ってしまうことです。

マナーを気にする方、そうでない方に対しても、不快感を覚えさせてしまいます。

そのため、マナーの意識をちゃんと持ち、プライベート感覚でメッセージを送らないように注意が必要です。

あくまでも「業務連絡であること」「業務時間のみで利用する」などのマナーを意識し、LINEのようなプライベート感覚での利用にならないように社内で運用ルールを決めておきましょう。

今まで使ってきた既存ツールの提携が難しくなる

新しくビジネスチャットツールを導入すると、今まで使ってきたツールと競合になってしまうケースも出てきます。

新しいツールに切り替えてほしいけれど、使ってきたツールに愛着があり、新しいツールに切り替えられない人もいることでしょう。

既存のツールと新しいツールが入り混じった複雑な環境になってしまいます。

例えば、システム開発プロジェクトだとツールAを使い、別の打合せだとツールBを使ったとします。

その場に応じてツールを使い分けるという手間が増えて管理が大変なのは想像できるでしょう。

現場によって使うツールが増えてしまうのは仕方のない事なので、ツールの使い分けの判断を明確に定義しておきましょう。

おすすめのビジネスチャットツールのまとめ

ビジネスチャットツールは企業の様々な悩みを解決できるツールです。

単純にチャットを送るだけではなく、ファイル共有やタスク管理、Web会議機能など、多くの便利機能があります。

そのため、ビジネスチャットツールを使いこなせば、業務効率は間違いなく改善させることが可能です。

各ツールのメリットや導入コストなどを把握し、ニーズに合っているのかを調査した上で導入を検討しましょう。

また、なるべく多くの社員に使ってもらうための教育環境なども考慮する必要もあります。