この記事を読んでいるあなたは、
上記のように考えているのではないでしょうか。
就業管理は業務内容も幅広く、システムを利用して効率的に就業管理を行う企業も増えてきています。
この記事では、就業管理と勤怠管理の違いや就業管理の業務内容、就業管理におすすめの勤怠管理システムなどについてお伝えしていきます。
- 就業管理は従業員が会社の就業規則を守って働いているかどうかを管理すること
- 就業管理はシステムを用いる場合が多い
- 就業管理におすすめの勤怠管理システムは「ジンジャー勤怠」
- 就業管理の主な業務は従業員の管理や就業規則を周知すること
複数の勤怠管理システムを比較して、自社に最適なシステムを知りたい方はこちらの記事がおすすめです。
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目次
就業管理と勤怠管理の違いとは？
就業管理と勤怠管理は似ている言葉のため、意味が同じであるように感じている人も多いのではないでしょうか。
しかし、就業管理は就業規則に関する従業員の管理をするのに対し、勤怠管理は従業員の勤務時間などを管理するという明確な違いがあります。
就業管理と勤怠管理では業務内容が異なるため、システムを導入する際には正しいシステムを導入しないと想像していた結果が得られない場合もあります。
就業管理とは？
就業管理とは、従業員の働き方全般を管理する業務を指しており、従業員の勤務時間や休日日数、有給休暇数や勤務時の生活の仕方などを管理する業務です。
従業員の管理は雇用者が行う者であり、正確に行われないと従業員の健康が損なわれてしまう可能性があります。
近年は働き方改革などが進んできており、従業員の管理の適正化が急がれています。
就業管理は従業員の働き方全般を管理できるため、力を入れる企業も増えてきており、就業規則としてまとめて従業員に周知するようになりました。
従業員は就業規則がなければ働き方のルールがないため自由に働いてしまい、無断欠勤や無断遅刻が多くなる可能性もあるでしょう。
また、就業規則として働き方のルールを明確に定めておかないと、企業と従業員との間で思わぬトラブルに発展する可能性も増えます。
就業管理を適切に行い、従業員の労働時間や勤務の仕方を明確に指定することで、従業員の働き方を管理できるようになり、企業としての評価も高まっていくでしょう。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは従業員の勤怠を管理する業務で、主に従業員の勤務時間を正確に管理する業務です。
従業員の勤怠管理は正確な給料の支払いや勤務時間の適正化に欠かせません。
働き方改革として従業員を過度に働かせないように管理することが求められており、勤務時間の管理に対しては世間が今まで以上に厳しい目を向けています。
企業は人事や労務担当者が従業員がルールに定められた範囲内の勤務時間で働けているか、過度な労働や逆に勤務時間が短すぎないかなどを随時チェックしています。
勤怠管理は紙を使ったアナログな方法からタイムカードやシステムを使ったやり方まで様々であり、企業ごとに勤怠管理の仕方は異なります。
正確な情報を管理するためにシステムは高度化してきており、昔は15分単位の勤怠時間の管理だった会社でも今は1分単位で勤務時間を管理できるようになっている場合も多いです。
勤怠管理をすることで従業員の勤務時間を正確に管理できるため、適正な給料の支払いなどが成立しています。
就業管理と勤怠管理の違い
就業管理が従業員の働き方全般を管理するのに対し、勤怠管理は従業員の勤務時間の管理にとどまる点が就業管理と勤怠管理の違いになっています。
就業管理は従業員を就業規則に基づいて管理しているため、勤務時間や休日についてはもちろん、仕事の際の勤務態度などについても管理する必要があります。
従業員が仕事中にあまりにも態度が悪い場合指摘して直すよう促すことや、私生活についても会社に迷惑がかかるようであれば注意する必要があるでしょう。
一方で勤怠管理は従業員の勤務時間の管理にとどまるため、正確な従業員の勤務時間を記録して給料などに反映することが求められます。
勤怠管理がおざなりだと従業員の正当な評価に繋がらず、また過度な労働などに繋がる可能性もあるため注意が必要です。
就業管理の方が働き方全般を管理する必要があるため業務量は多くなりますが、勤怠管理も従業員の勤務時間を正確に把握する必要があるため、とても重要な業務となっています。
就業管理の方法
就業管理は従業員の働き方を管理するうえでとても重要ですが、やり方を間違えてしまうと非効率になってしまい人事や労務担当者の業務量がとても多くなってしまいます。
就業規則を守れているか1つ1つチェックすることは難しいため、システムなどを導入して効率的に従業員の就業管理を進めていく必要があります。
就業管理の方法は主に2つです。
勤怠管理システムを活用する
就業管理の業務の一つである従業員の勤務時間の管理を勤怠システムを用いて行うことで、適切に効率よく勤務時間の管理ができるようになります。
就業規則で従業員の勤務時間は会社として決まっていますが、実際は残業が発生する場合や急な欠勤などで勤務時間がずれる場合も多く、勤怠管理をしないと従業員の正確な勤務時間が把握できません。
しかし、勤怠管理は従業員数が多い企業ほど人の力で行うには業務量が多くなり、ミスが発生する可能性も高まります。1,000人以上の従業員規模の企業の場合、従業員全員の勤務時間の管理を人事や労務が行っていては、1カ月の勤務時間を管理するのにも膨大な時間がかかってしまうでしょう。
勤怠管理システムを使えば、従業員が勤務時間を正確に入力できれば勤務時間を正確に管理できるため、人事や労務の業務効率化を図ることができます。
従業員はボタンを押すことや従業員カードをかざすだけで勤務時間を登録できるため、簡単に自分の勤務時間を登録できるでしょう。
また、勤務時間が就業規則と異なる人だけシステムで確認できるようになるため、人事や労務の勤怠管理の手間が大幅に楽になります。
就業管理に勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤務時間の管理が適切でかつ効率的になることが期待できるでしょう。
就業規則を見直す
従業員が就業規則を守れていない場合、就業規則の内容が現実的ではない場合や現場で働く従業員の状態とかけ離れている可能性があります。そのため、就業規則を随時見直すことも大切です。
就業規則は一度作れば終わりというわけではなく、時代や従業員のニーズに合わせて変えていく必要のあるものです。
特に働き方改革が進む現代では古い時代の就業規則の場合法律に触れてしまう場合もあり、就業規則の内容が今の時代に合っているものかどうか確認する必要があります。
従業員によっては就業規則に当然含まれていると思っていた内容が就業規則に書かれていない場合や、逆に雇用する側は当たり前に思っていて就業規則に記載していない内容を従業員が守らない場合もあるでしょう。
就業規則を適切に作っておかなければ従業員を適切に管理することが難しいため、就業規則を随時見直すことが就業管理の効率化につながります。
就業管理におすすめの勤怠管理システム6選
今回は就業管理におすすめの勤怠管理システム6選を紹介します。
ジンジャー(jinjer)勤怠|jinjer株式会社
出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/
ジンジャー(jinjer)勤怠はjinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。
法改正に自動で対応する勤怠管理システムのため、近年の勤怠における法改正変化にも柔軟に対応しています。ユーザーやバックオフィス側で再設定が必要ないため、とても使いやすい勤怠管理システムとなっています。
勤怠管理システムで勤怠に関するデータを蓄積し、これからの業務の効率化のためにデータを分析することも可能です。
主な機能
「ジンジャー(jinjer)勤怠」の主な機能は下記の通りです。
- 5種類の打刻方法（PC、スマホ、タブレット、ICカード、顔認証デバイス）
- データの自動集計（残業時間や休暇日数も含めた勤怠データの集計ができる）
- ワークフロー管理
- シフト管理
- 有給休暇取得状況管理
- アラート機能
- 英語対応機能
料金
ジンジャー(jinjer)勤怠は従業員一人につき月額400円～使用できます。
freee勤怠管理plus|freee株式会社
出典：https://www.freee.co.jp/time-tracking-plus/
freee勤怠plusはfreee株式会社が提供する勤怠管理システムです。
システムを使って勤怠管理ができるようになるため、企業のペーパーレス化を促進し、様々な機能を用いて勤怠管理業務を効率化することが期待できます。
利用者数も増えてきており、2020年6月時点では個人事業主も含めて31万社のユーザーに使用されている安心の勤怠管理システムです。
大手企業にも導入されており、スマホもPCも同じUIで使用できるため従業員が使いやすい勤怠管理システムであることがポイントになっています。
打刻の方法もブラウザだけでなくICカードや指紋認証など様々のため、企業に合わせて打刻方法を設定することが可能です。
管理者の場合日々の従業員の勤務状況を一覧で確認することができるため、従業員の過度な労働時間の管理や休暇状況の把握もしやすくなっています。
主な機能
「freee勤怠管理plus」の主な機能は下記の通りです。
- スマホとPCでUIがほぼ同じのため使いやすい
- 多様な打刻方法（Webブラウザ、PC接続型認証、ICカード認証、指紋認証）
- 管理者機能（管理者として休暇や有休の取得状況をブラウザ上で確認できる）
- アラート通知機能（打刻漏れや残業申請漏れ、過度な稼働状況をアラートで確認できる）
- シフト作成・管理機能（シフトを作成できる）
- システム連携（freee関連サービスとの連携ができる）
- 働き方改革対応機能（時間外労働の上限設定や最低限の有給取得日数の設定ができる）
- 英語対応機能（事業所ごとによってタイムゾーンを設定できる）
料金
導入価格はプランによって異なり、ミニマムプランの場合一人につき300円/月～、ベーシックプランの場合一人につき500円/月～、プロフェッショナルプランの場合一人につき700円/月～となっています。
企業規模や使いたい機能に合わせてプランを指定できるため、費用を抑えた勤怠管理システムの利用が可能です。
KING of TIME|株式会社ヒューマンテクノロジーズ
KING of TIMEは株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。
利用者数は240万人を超えており、大手企業をはじめとして様々な企業に導入されているため安心して使用することができます。
様々な打刻方法に対応しているため、企業に勤怠管理システムを導入しやすく、打刻機器については無料で利用できる機器も多いです。
企業ごとに異なる就業規則に沿った勤怠管理を実現できるため、自社のルールに合わせて勤怠管理システムをカスタマイズすることができます。休暇管理や各種申請などの流れを設定できるため、よりユーザーの満足度が高い勤怠管理システムになっています。
また、勤怠管理システムの導入や利用にあたってはサポート体制も充実しており、問題が生じた際にはサポートセンターへ問い合わせて疑問点を解消することも可能です。
導入後のサポートも手厚いため、勤怠管理システムの導入をスムーズに進められるでしょう。
主な機能
「KING of TIME」の主な機能は下記の通りです。
- 17種類の打刻方法（Webブラウザ、ICカードリーダー、指紋リーダー、顔認証など）
- 残業時間管理（月別・週別などでの残業時間をリアルタイムで確認できる）
- スケジュール・シフト管理（従業員の時間ごとの人数やシフト管理ができる）
- アラート機能（残業時間や遅刻回数が所定数を超えるとアラートで知らせてくれる）
- 管理者権限機能
- 有給休暇・休暇管理機能
- 給与ソフトとの連携
- 帳票出力機能（ExcelやCSVなど希望の出力形式で帳票出力できる）
- 英語対応機能（事業所ごとにタイムゾーンを設定できる）
- 勤務状況確認機能（リアルタイムで勤務状況を確認できる）
- データ分析（従業員の働き方のデータを分析し生産性向上が期待できる）
- テレワーク管理機能
料金
KING of TIMEは初期費用0円で1人の従業員につき300円/月で利用することができます。
全ての機能を使えて1人あたり300円で使うことができるため、勤怠管理システムをコストを抑えて導入することができるでしょう。
マネーフォワードクラウド勤怠|株式会社マネーフォワード
出典：https://biz.moneyforward.com/attendance/
マネーフォワードクラウド勤怠は株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。
勤怠チェックや有給休暇の管理を分かりやすいUIのシステムで簡単に実現できます。また、雇用形態の異なる従業員の情報を一括管理できるため、就業ルールの異なる現場の管理も簡単にできるでしょう。
移動履歴の管理やワークフローの承認機能もついているため、就業における必要な処理をマネーフォワードクラウド勤怠の中で全て行うことも可能です。
主な機能
「マネーフォワードクラウド勤怠」の主な機能は下記の通りです。
- 6種類の打刻方法あり（Web、ICカード、スマホなど）
- 勤怠チェック（勤怠状況をリアルタイムで管理できる）
- アラート機能（残業時間が所定の時間を超えてしまった場合などの管理がしやすい）
- 有給休暇管理（会社のルールに沿った有給取得状況の管理が可能）
- シフト管理
- ワークフロー管理
- 移動履歴管理機能
- インポート機能（既存の勤怠管理システムや勤怠データの取り込みが簡単にできる）
料金
マネーフォワードクラウド勤怠は従業員人数が50名以下の企業の場合無料で使用を開始できます。
AKASHI|ソニービズネットワークス株式会社
AKASHIはソニービズネットワークス株式会社が提供する勤怠システムです。
簡単な操作で勤怠管理をできる点が特徴的であり、勤怠を登録する従業員だけでなくバックオフィスにとっても使いやすいシステムです。ユーザーからの使いやすさの評価が高く、経営改善の実績もHPで公開されています。
多種多様な打刻方法だけでなく、テレワークに対応した勤怠管理や有給休暇の取得状況、プロジェクトの工数管理など、就業管理における様々な業務をAKASHIの中で一括管理できます。
一人当たりの費用も200円/月～となっており、コストが抑えられるため大手企業だけでなくベンチャー企業や中小企業、個人事業主の利用者も増えてきています。
主な機能
「AKASHI」の主な機能は下記の通りです。
- 多様な打刻方法（PC、iPad、スマートフォン、専用機器など）
- テレワーク機能（テレワーク中の従業員情報を取得できる）
- 36協定設定（労働時間の上限設定ができる）
- 年休管理簿
- 労働時間の適正把握義務
- 見やすい管理画面
- シフト管理
- 工数管理
- ポイント管理
- 他社サービスとの連携
- 安心サポート
- 高頻度で機能改善
- データ出力＆保持
- 労働条件の設定
- ワークフロー管理
- アラート機能
料金
AKASHIの初期費用は0円であり、一人につき月額200円～利用が可能です。
勤怠管理にかかっていた労力を削減して業務の効率化ができるため、費用対効果の高いシステムとなっています。
Kincone|株式会社ソウルウェア
Kinconeは株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理システムです。
SlackやChatworkなどの他社サービスと連携して使用が可能であり、スマホがあれば使用できるため企業や個人事業主が使用を始めやすい勤怠管理システムです。
勤怠情報と交通費情報をICカードのタッチで管理できるできるため、ユーザーの使いやすさにおける満足度も高いことがポイントになっています。
主な機能
「Kincone」の主な機能は下記の通りです。
- 多様な打刻方法（Webブラウザ、アプリ、チャット、ICカードなど）
- アラート機能
- 労働条件の設定（企業ごとにカスタマイズができる）
- GPSによる打刻場所の管理機能
- 休暇管理
- 外部システム連携
- 各種帳票出力可能（CSVやExcel形式でデータを出力できる）
料金
Kinconeは一人当たり200円/月～使用可能です。5人の従業員がいれば導入開始できるため、小さな企業や個人事業主も使いやすい勤怠管理システムです。
就業管理の主な業務内容
就業管理は従業員の働き方全般を管理する必要があり、従業員が正当な評価を得て働きやすくなるような業務が必要となります。
就業管理の主な業務内容は3つです。
労働時間の管理
就業管理では従業員の勤務時間を管理することが求められます。
従業員の勤務時間を正確に把握することは従業員にとってはもちろん、雇用する側にとっても非常に重要です。
勤務時間が正確に記録されていないと、従業員に働いた分の給料が支払われなかったり、逆に休んでいた日の分まで給料が支払われるなどの問題が起こる可能性があります。
特に残業したのに正確に時間が管理されていないと、残業代が支払われないため企業と従業員の間で問題が発生する場合もあるでしょう。
現代は働き方改革などで勤務時間の管理に厳しい世の中になってきているため、企業の勤怠管理が甘いと世間から批判を浴びてしまいます。
従業員の適正な管理ができなくなる可能性があるだけでなく、企業の信頼度が下がってしまう可能性もあるため、勤怠管理を正確に行うことは非常に重要です。
システムなどを導入して勤怠管理の仕組みを作り、就業管理の業務を徹底するようにしましょう。
就業規則の共有
従業員に就業規則を共有するために周知することも就業管理の業務の一つです。
企業に入社した場合やアルバイトに雇用された際に就業規則を渡される場合がありますが、多くの従業員は就業規則の全てに目を通しているわけではありません。
就業規則には当たり前に感じていることを書かれている場合も多く、従業員の中には目を通さなくても問題ないと思っている人も多いでしょう。
しかし、就業規則には勤怠や休暇、福利厚生などの明確なルールが記載されており、従業員には正確な情報を知ってもらう必要があります。
特に休暇や福利厚生などは使用するために企業ごとにルールが異なる場合も多く、正確な情報を把握していないと取得できなくなる可能性もあります。
そのため、就業規則を従業員に確認してもらえるように就業規則の周知が必要です。
就業規則を周知するために全体メールで定期的に就業規則の確認を促すことや、問題が発生した際に事例共有と同時に就業規則を見るよう促すことは多くの企業が取り組んでいます。
従業員に就業規則を守ってもらうためにも、就業規則を共有していく必要があります。
休日・休暇の管理
従業員の休日や休暇日数を正確に管理することも業務の一つです。
従業員は有給休暇や夏季休暇など、特定の種類の休暇を取得できるため、どれくらいの日数の休暇を取得したかどうか正確に管理する必要があります。
企業によっては「アニバーサリー休暇」や「フレックス休暇」など独自の休暇を設けている場合もあり、ルールに従って休暇日数を正確に管理する必要があります。
勤怠管理システムなどを用いて従業員に正確に休暇情報を入力してもらい、休暇取得状況を正確に記録できるようにする仕組みを作るようにしましょう。
また、業務都合で休日に出勤する場合もあるため、その場合は振替休日を取得する必要がある企業も多いです。休日出勤について正確に把握できないと従業員が休めなくなってしまうため、休日をしっかりとれているかどうかの管理も大切です。
従業員の休日や休暇を管理することも就業管理の業務で求められることになります。
就業管理のまとめ
この記事では、就業管理と勤怠管理の違いや就業管理の業務内容、おすすめの就業管理システムなどについてお伝えしてきました。
就業管理は従業員の働き方全般を管理する業務であるのに対し、勤怠管理は従業員の勤務時間の管理が主な業務になるという違いがあります。
就業管理は従業員が満足に働けるように勤務時間や勤務日数、休暇日数などを正確に把握することが求められるため、とても重要な業務です。
特に勤務時間や休暇の取得状況の管理は働き方改革が進む現代において世間でも重視されているため、従業員と揉め事が発生しないように適切に管理できるようにしておく必要があります。
今回紹介したおすすめの勤怠管理システムを利用し、就業管理を最適化して従業員の管理を適切に行っていくようにしましょう。
