【2024年最新】勤怠管理とは？目的や正しい管理方法、メリットやデメリットなど基礎知識をご紹介

この記事を読んでいる方は、上記のように考えているかもしれません。

勤怠管理は企業にとって重要な業務の1つで、正しいデータを取得できるよう施策することで、従業員にとって働きやすくコンプライアンスに遵守した職場環境が作れます。

この記事では、「勤怠管理の基礎知識から方法、注意点」まで詳しく解説していきます。

複数の勤怠管理システムを比較して、自社に最適なシステムを知りたい方はこちらの記事がおすすめです。

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勤怠管理とは

勤怠管理とは、会社において働く従業員たちの出勤や退勤などを経営側が把握し管理することを指します。

管理方法は自社の帳簿を用意したりExcelに入力するなど様々ですが、従業員数が多い場合はタイムカードやICシステムなどを活用するケースも多いです。

これらは毎日行う作業なため、スムーズかつ正確なデータが取れる仕組みが求められるでしょう。

この項目では、以下のポイントに沿って勤怠管理について詳しく解説していきます。

勤怠管理が必要な理由

企業にとってなぜ勤怠管理が必要なのか、求められているのかというと、ひと言で言えば働き過ぎの防止です。

現在は世の傾向としても働かせすぎには厳しい目がありますが、法律的にも従業員の働かせ過ぎは禁止されています。

原則1日8時間、1週間では40時間以上従業員を働かせることが禁じられており、残業についても制限がされています。

そのため、法律に則り良い労働環境を企業側に守ってもらうために、勤怠管理は高い必要性があると言えます。

また、2019年4月からは労働安全衛生法が制定されたため、企業側に客観的なデータによる勤怠管理が義務づけられました。

ICカードやタイムカードなどを活用し2年間保存しなければいけないため、企業は義務として適切な管理が必要です。

一方で、勤怠管理がずさんで適当な場合は、従業員としても安心して働けません。

法律上の問題だけでなく、働きやすい職場を作る意味でも適切に管理することが求められるでしょう。

管理する項目

勤怠管理に必要な項目は、大まかに分けると労働時間と休憩時間となります。

労働時間

労働時間の中には法定労働時間が1つの要素としてありますが、法律で定められている1日8時間、1週間で40時間までが基準となります。

これを超える労働を行った場合は、時間外労働や深夜労働として管理する必要があります。

また、他にも企業が規則として設けている所定労働時間も記載が必要で、出退勤から休憩時間を引いた値が該当します。

労働時間の特性を理解して、適切に管理しましょう。

休憩時間

休憩時間については法律で規定があり、原則として6時間以上の労働が伴う場合は最低45分、8時間を超える場合は最低1時間を従業員に与えなければいけません。

一部事業者や業種によってはこの限りではありませんが、基本的には上記の通り休憩時間を与えて管理する必要があります。

一方で、中には休憩時間なのか労働時間なのか微妙な時間帯も存在します。

例えば労働時間外に設定された研修などの場合ですが、これは結論から言うと労働時間に該当します。

厚生労働省では、従業員が業務に従事する場合は労働時間とみなすとされているため、会社側から退勤後に業務を振られた場合でも、それは労働になるということです。

そのため、管理項目の意味合いや特徴を正しく理解して、適切に管理しましょう。

就業管理との違い

勤怠管理と並んで、企業が行うべき業務の中に就業管理があります。

文字や言葉のニュアンスが非常に近いこれら2つですが、端的に言うと就業管理は従業員の勤務状況全体を把握し管理し、勤怠管理は細かいデータを管理するということです。

就業管理や勤怠管理では従業員の出退勤の時刻や状況の把握はもちろん、残業時間や有給休暇の試算など共通する部分が多いです。

ですが、就業管理ではそれらを把握したうえで、特定の従業員だけが酷使されていないか、法律や社内規則に反していないかを確認し改善するニュアンスが含まれます。

一方で、勤怠管理は、あくまでこれらのデータを正確に管理するというニュアンスが強いため、就業管理業務の一部を担っているイメージを持つと良いです。

特に、管理システムを導入する場合、就業管理システムと勤怠管理システムでは対応する機能が大きく異なりますので、しっかりと区別できるようにしておきましょう。

勤怠管理の方法

勤怠管理では出勤と退勤の正確な時刻が重要となりますが、その記録方法は様々です。

そのため、この項目では企業で取り入れられているいくつかの方法についてご紹介します。

タイムカード

タイムカードは、勤怠管理の方法として従業員にも馴染みの深い方法の1つです。

仕組みとしては、タイムレコーダーと呼ばれる打刻をする機械に専用のカードを従業員が差し込み、今の時間をカードに記録していきます。

使い方がシンプルで、中小企業を中心に利用しているケースが多く、比較的アナログな仕組みなため年齢層が高い職場でも採用しやすいです。

客観的なデータが取得できて、なおかつ従業員も使い慣れている点から、今も活用している企業は多いでしょう。

ICカードや指紋認証など

タイムカードに似ている部分はありますが、ICカードや指紋認証を活用した勤怠管理の方法もあります。

タイムカードはアナログな側面が強かったですが、これらは電子システムによって打刻が行われる点が特徴です。

また、ICカードなどは従業員としては慣れればタイムカードよりも楽ですし、使用者側としては不正防止にも繋がります。

例えば、タイムカードを利用している場合、構造上本人でなくても打刻ができるため、出退勤データの信頼性がやや劣る傾向にありました。

しかし、ICカードなどであれば基本的に本人しか打刻できないため、データの信頼性がグッと上がる点が魅力と言えるでしょう。

Excel表

Excel表は会社にとって馴染みのあるツールですが、これを活用して勤怠管理も可能です。

Excelで作れるのは票だけでなくて、標準搭載の計算機能を利用すれば勤務時間をなど簡単なデータを入力するだけで、自動的に休憩時間や残業時間を試算してくれます。

扱いやすく手軽に導入できる点がExcelの魅力なので、管理コストを下げたい方にもおすすめです。

また、Excelで勤怠管理を導入する際に1から作成するのが面倒だという方は、bizoceanやMicrosoft Officeのテンプレートを活用することで労力も削減できます。

一方で、計算エラーや作業ミスによるデータの破損などトラブルも予想されるため、データのバックアップや対策は用意しておく必要があるでしょう。

自己申告制

勤怠管理の方法としては、従業員による自己申告によるタイプもあります。

自己申告制では従業員が自分で出退勤の時刻などを確認して、1日ごとに詳しい勤務状況を記載します。

自己申告制において、主に必要な項目は以下の通りです。

毎日これらの情報をまとめる必要があるため、タイムカードなどに比べるとやや手間が増えてしまいます。

また、自己申告制の場合、従業員による不正申告がないかどうかを調査する必要があります。

従業員を信じたい部分もありますが、システム上不正が可能ということから、どうしても正確な記述をするよう働きかけは必要になります。

そのため、実態調査などの別の労働コストが増えてしまう点には注意が必要でしょう。

社内システム

社内システムによる勤怠管理は、主に大企業や従業員数が多い場合に有効的な方法です。

エンジニアにより自社独自にシステム構築する場合もあれは、オンプレミス型の管理システムを導入する場合もあります。

どちらにしろ、自社の就業規則に沿って最適化されたシステムが活用できる点が魅力です。

また、カスタマイズ性にも優れているため、多様化によって変動する社内規則に対しても柔軟に対応できます。

一方で、導入コストが高くITリテラシーも必要になってくるため、導入の検討は慎重に行いましょう。

勤怠管理システム

勤怠管理では、クラウド型の勤怠管理システムを導入する方法もあります。

クラウド型とは、サービス提供者が用意したサーバーにアクセスしてアプリを運用するタイプのことです。

月額料金は必要となりますが、初期費用を含め導入コストが非常に低く、簡単に自社に取り入れられる点が魅力です。

また、サービスの多くは自社のパソコンからだけでなくて、スマホやタブレットからも利用できるため、スキマ時間に必要データの参照などが可能です。

加えて、労働基準法をはじめとした法改定があった場合でも、クラウド型は自動でシステムをアップデートしてくれるため、管理担当者の負担をかなり削減できます。

分かりやすい操作性のシステムが多いため、従業員としても安心して利用できるでしょう。

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勤怠管理の目的や重要性

勤怠管理は、会社側が義務として行わなければいけませんが、義務といっても会社側に対しても利点があります。

そのため、この項目では適切に管理する目的やその重要性について、以下に沿って解説していきます。

労働時間の管理

これまでもお伝えしてきたように、企業にとって勤怠管理の目的は正確な労働時間の把握です。

これは法律で定められているため、企業の目的でもあり義務でもあります。

管理方法はタイムカードや自己申告制など様々ですが、健全な職場づくりを目指すうえでも労働時間の管理は非常に重要と言えます。

採用する管理方法によって長所短所が明確に分かれるため、自社に合ったスタイルで正確なデータを収集すると良いでしょう。

正確な給与計算

勤怠管理における、企業側の利点としての目的に正しい給与計算が可能があります。

従業員の出退勤の時間を信頼性の高い形で取得することで、支払うべき給与が正確に算出できます。

そのため、無駄な費用コスト削減に繋げることができます。

また、出退勤の時間が正確であれば残業時間の計算も正確になります。

残業に対する給与支払いは、会社の保険料や税金額にも影響してくるため非常に重要です。

なので、適切な運営環境を整える意味でも、正しい給与計算ができるというのは重要な目的と言えます。

コンプライアンスによる健全化

昨今、コンプライアンスが改めて重要視される世の中になってきていますが、勤怠管理はコンプライアンスに従って運営している企業の意思表示にもなります。

コンプライアンスというのは、簡単に言うと法令や規則を守ることになりますが、いわゆるブラック企業との差別化に繋がります。

ブラック企業では過酷な労働環境だったり、残業代が支払われなかったりとコンプライアンスに引っかかる運営が横行しています。

そのため、会社において従業員の勤怠を適切に管理し把握することで、自社の運営方針が健全であることを表せます。

従業員に対しても働きやすい職場であると伝わりやすいため、コンプライアンスの健全化も重要なポイントでしょう。

トラブルの回避

会社と従業員の間では、様々な原因によってすれ違いやトラブルが起きますが、勤怠管理がずさんなために起きてしまうトラブルもあります。

出退勤の管理が正確に起きていれば、例えば違法性のある長時間労働や残業、それに伴うストレスや過労死などのリスクに対して迅速な対応ができます。

しかし、管理が適切に行われていない場合は、これらのトラブルの発見が遅くなり最悪の場合訴訟を起こされる可能性もあります。

加えて、出退勤の時間を把握して職場環境を正常に保つことで、従業員のストレスが緩和され1時間あたりの生産性の向上も期待できます。

このように、適切な勤怠管理は長期的に起こりえる重大なトラブルを、未然に回避できるため企業にとって非常に重要な義務と言えるでしょう。

勤怠管理で注意するべきポイント

勤怠管理とひと口にいっても、管理する従業員の雇用形態などによって気を付けるべきポイントが違います。

そのため、この項目では以下に沿って気を付けるべきポイントについて解説していきます。

雇用形態にかかわらず休暇管理をする

企業には正社員からアルバイトまで、様々な雇用形態の従業員がいます。

ですが、雇用形態に関係なく従業員の休暇管理は必ず行うようにしましょう。

というのも法律上、どの形態の従業員であっても基準さえ満たせば、有給休暇を取得させなければいけません。

また、2019年に法律が改正されて、企業は従業員に対して年間5日の有給休暇を設ける義務が発生しています。

これに違反すると罰則の対象となりますので、どんな雇用形態であっても休暇管理は必ず行うようにしましょう。

テレワーク従業員

ここ数年で、会社に出勤せずに自宅で仕事をする、テレワークが進んでいます。

一方で、テレワークを働く従業員の場合、会社に出勤する従業員のようにタイムカードなどを押すことはできないため自己申告制が基本となります。

ですが、自己申告制の場合は従業員に出退勤時間の記載が完全に委ねられるため、提出されたデータの信頼性が劣ってしまいます。

従業員を信じてそのまま受理したい気持ちもありますが、構造的に不正ができるのであれば、実態調査など不正防止のための施策が必要となります。

テレワークの従業員がいる場合は、その分管理コストが増えるため予め理解しておきましょう。

扶養控除を希望する従業員

正社員や契約社員だけでなく、アルバイトやパートの従業員がいる企業も多いでしょう。

一方で、アルバイトやパートの場合、扶養控除内で勤務を希望するケースも多いです。

扶養控除では、年収によって税制が変動するため、アルバイトやパートの中には、一定額以上は稼ぎたくない方もいます。

なので、勤怠管理を正確に行っていないと、扶養控除内での給与を希望する方の意向に沿うことはできません。

そのため、扶養控除内を希望する従業員がいる場合は、企業側がしっかりとヒアリングをして、適切な就労時間となるよう配慮しましょう。

契約社員、非正規雇用の従業員

会社には様々な雇用形態があるため、それぞれに合った管理方法が必要となります。

みなし労働時間制などを採用している場合は、タイムカードのようなアナログ機器では対応しきれないため、管理システムの用意が必要となるでしょう。

また、非正規雇用である派遣社員の場合は派遣元が勤怠管理を行うため、企業側に求められるのは勤務時間の把握くらいです。

このように、雇用形態によって求められる内容が大きく異なるため、無駄なコストをかけないためにも適切な管理ができるよう注意しましょう。

パート、アルバイトの従業員

正社員であれば勤務日数や勤務時間など、ある程度決まった形で管理できますが、パートやアルバイトは1人1人条件が違います。

週にどれくらい働きたいのかや、シフトにおいてもどの曜日は入れないのかなど非常に複雑です。

そのため、正社員や契約社員などとは違う形で、パートやアルバイトの勤怠データを効率良く客観的なデータとして収集できる仕組みは検討する必要があるでしょう。

特にシフト作成は、管理職の業務の中でもかなり時間的にも労力的にもコストがかかります。

パートなどの希望日を反映しつつ、会社の状況を考えて適切なシフト作成が求められるため、精神的にすり減るケースも多いです。

一方で、勤怠管理システムの中には、従業員の希望日に合わせて自動でシフト作成してくれるタイプもあるため、効率アップのために検討してみても良いでしょう。

勤怠管理を行うべき企業や事業所

結論から言うと、業種や職業ジャンルに関わらず、従業員を雇って運営している場合は、ほぼ全てのケースで勤怠管理を行う必要があります。

というのも、労働基準法の労働時間の規定に該当する場合に勤怠管理が必要となるのですが、ほぼ全ての企業がこれに該当します。

一部、農業など気候や自然環境に影響される業種は適用外となりますが、基本的には労働基準法の労働時間の規定が適用されるため勤怠管理が必要となるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット

勤怠管理は従業員はもちろんですが、管理担当者の負担も大きくかかります。

そのため、負担が軽減するよう勤怠管理システムを導入することは1つの手段となります。

この項目では、システム導入におけるメリットとデメリットについて解説していきます。

メリット

不正打刻の防止

勤怠管理システムの導入では、不正打刻を防止する効果が得られます。

例えば、多くの企業で採用されているタイムカードなどの場合、本人じゃなくても打刻できてしまいます。

遅刻した場合や早上がりした場合でも、仲の良い従業員同士で協力して、打刻時間を不正に記録することも可能です。

一方で、システムを導入すると指紋や顔など、声帯認証による打刻が行えるものもあるため、本人以外では打刻が不可能となります。

また、クラウド型のシステムの中には、スマホと連動して打刻した瞬間に位置情報とリンクして、本人かどうかを判断するタイプもあります。

このように、不正防止に役立ち担当者の負担も減らせる点がメリットの1つです。

法令を遵守した管理が可能

勤怠管理システムを導入すると出退勤はもちろん、残業時間や有給取得数などが常に最新の状態でチェックできます。

そのため、変則的なシフトやトラブルによって通常の勤務状態と変動があったとしても、リアルタイムの情報を元に法令に基づくよう働きかけることができます。

また、クラウド型のシステムの場合は、法改正があったとしても自動的にアップデートしてくれるため、違反により罰則のリスクも減られるでしょう。

勤怠管理業務の効率化

勤怠管理システムを導入すると、担当者の業務効率を一気に上げられます。

労務担当者は部署や従業員の出退勤、残業時間や休暇日数、代休や有休の取得率など様々な項目を参照しながら給与計算も行わなければいけません。

ですが、中には給与計算依システムが内臓されている勤怠管理システムもあり、取得した勤怠データをそのまま流用できるため圧倒的に作業効率がアップします。

内臓されていなくてもシステム連携も可能なため、労務担当者の負担を減らしながら正確なデータを元にした勤怠管理が行えるでしょう。

他システムとの連携が可能

勤怠管理システムの多くは、外部のシステムと連携が可能です。

どのシステムと連携できるのかはサービスによりますが、例えば給与管理システムやシフト管理システムなどは多くの場合連携可能です。

また、勤怠管理システムは基本的にcsv出力が可能なため、普段から使用しているExcelファイルで管理も可能となります。

様々なシステムと連携しながら活用することで、勤怠管理に関わるあらゆる業務が効率アップできるでしょう。

デメリット

導入コストがかかる

勤怠管理システムでは様々な導入形態がありますが、場合によっては多額の導入費用が必要となるケースもあります。

クラウド型の場合は、初期費用は無料で月額料金が数百円から利用できるものが多いですが、オンプレミス型では初期費用で百万円単位の費用がかかることも多いです。

また、クラウド型であっても月額料金が毎月発生してしまうため、ランニングコストが増えてしまいます。

勤怠管理システムは、直接的に売り上げに貢献するものではないため、費用対効果が分かりにくい特徴があるため、余計に導入コストが気になるかもしれません。

とはいえ、全てアナログだと労働コストが大きくなるため、バランスを考えて無理のないシステムを導入しましょう。

システムが浸透するまで時間がかかる

勤怠管理システムを導入し運用するまでには、多くの手間が必要となります。

例えば、まず導入するシステムが自社の雇用形態をカバーしており、今後の成長に合わせてカスタマイズが可能かどうかなどを把握する必要があります。

また、システムを導入した後は、従業員が扱えるようにマニュアルを作成したりルールの共有、場合によってはサポートチームの編成も必要となります。

勤怠管理システムに限らず、これまでにない新しいシステムの導入には、少なからず反発や抵抗感を感じる方がいるため、これらを想定したうえで対策が必要です。

浸透してしまえば業務効率化に貢献してくれますが、浸透するまでに労力が必要なため予め理解しておきましょう。

勤怠管理システムの導入タイプ

勤怠管理システムには、導入する形態によっていくつかのタイプに分かれます。

タイプごとに特徴はもちろん、メリットやデメリットが異なりますので、自社に最も適したタイプはどれなのかを確認しておきましょう。

この項目では、以下に沿って導入タイプについて解説していきます。

クラウド型

クラウド型は、サービス提供側が用意したサーバーを使用して勤怠管理システムを運用していくタイプです。

そのため、導入コストが非常に少なく契約後は、1週間以内に運用開始できるケースがほとんどです。

また、クラウド型はネット環境さえあれば自社に居なくても運用できる点が魅力です。

つまり、移動中や出張先でもスマホやタブレットから気軽にアクセスできるので、スキマ時間の有効活用が可能になります。

一方で、初期費用が少なくて済む反面、基本的には月額料金が必要となるためランニングクスとが発生する点には注意が必要です。

加えて、次に紹介するオンプレミス型に比べると、カスタマイズ性に劣るため、自社に最適化されたサービスを利用したい場合には、不向きなケースもあるでしょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーを利用してソフトウェア運用するタイプです。

そのため、外部システムにアクセスする必要がなく、重要なデータを自社内という閉鎖的な環境で管理できるため、セキュリティや安心感が高いです。

また、自社に合わせてソフトウェアを最適化してくれる点や、カスタマイズ性に優れている点も魅力です。

一方で、クラウド型に比べて初期費用などの導入コストが高く、基本的にはモバイル端末での運用はできない点に注意が必要です。

ランニングコストがかからないメリットもありますが、自社が何を求めるのかを深く検討してから導入すると良いでしょう。

タイムレコーダー型

タイムレコーダー型は、専用のレコーダーを設置してICカードなどをかざすことで打刻できるタイプです。

クラウド型やオンプレミス型は、どうしてもパソコンやネットというシステムが絡んできますが、タイムレコーダー型は設置してしまえばアナログ操作のみです。

そのため、パソコンが苦手な従業員が多い場合にも、安心して導入できるため、紙媒体のタイムカードから切り替えたいという場合にもおすすめでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

勤怠管理システムは、導入することで管理業務の効率化はもちろんですが、より客観的で正確なデータが得られます。

一方で、十分な効果が得られるにはいくつか注意するべきポイントがあるためご紹介します。

勤怠管理システムを選定する際の主な注意点は以下の通りです。

まず最初に確認するべきポイントが、導入したいシステムが自社の規模や雇用形態などに合っているかです。

システム導入に失敗している多くのケースが、自社に合ったシステムが選定できなかったという理由です。

そのため、まずは自社が求める機能や特性などを見極めてから、システム選定を行う必要があります。

また、システムの扱いやすさも非常に重要です。

従業員はもちろん、上長や担当者にとって負担にならない操作性で、きちんと業務効率化が期待できるかを確認しましょう。

扱いやすさは自社のITリテラシーに依存するため、把握していない場合は導入前に従業員や担当者にヒアリングすると良いですね。

一方で、勤怠管理システムの主な目的は出退勤の正確なデータと、給与計算へのスムーズな反映です。

せっかく導入しても、これらが簡単かつスムーズに行えないのであれば意味がないため、自社の既存システムの相性も合わせて確認しておきましょう。

勤怠管理を正しく理解して職場環境を整えよう

勤怠管理は従業員や担当者共に、ほぼ毎日行わなければならない業務なため、正しい知識を身に付けながら快適性も求める必要があります。

打刻方法だけを考えても多くの種類があり、どの方法を導入するべきか迷うケースが多いです。

現に、勤怠管理システムを導入するにあたって、自社に合ったシステムが選定できずに失敗したという企業は多くあります。

そのため、自社にとってどういうシステムがマッチして、何を改善したいのかなど、具体的に把握しておく必要があるでしょう。

法律に基づいて、適切な労働時間で回すことにより従業員の精神衛生もキープできるため、正しい勤怠管理方法を身に付けて職場環境を整えましょう。