【2024年最新】SFAの基本機能！導入メリットや選び方、失敗しないためのポイントもご紹介

上記のように考えている方は、この記事がおすすめです。

SFAは、営業部門における業務効率化と支援が期待でき、顧客管理機能から分析機能まで営業をアシストしてくれる機能が豊富に搭載されています。

この記事では、「SFAの基本的な機能から導入メリット」まで詳しく解説していきます。

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SFAとは

SFAとは、営業部門における業務効率化ツールの1つです。

自社の営業業務をツール内で一元管理でき、ノウハウや実績など関連するあらゆる情報を可視化しデータ化できます。

例えば、SFAツールとして、「Sales Cloud」「CLOUDSIGN Sales Automation」「HubSpot」などが挙げれられます。

従来、属人的になっていた営業業務に対して、SFAを導入することで客観的なデータを元に戦略が立てられ、教育分野においても活用できる点が大きなポイントです。

そのため、営業支援システムや営業支援ツールと呼ばれることもあります。

自社の営業スキルが、個々で大きな差があると感じる場合には、特にSFAの導入は検討するべきでしょう。

この項目では、以下の内容に沿ってSFAの概要をご紹介します。

SFAの導入目的

SFAでは、顧客や案件管理機能をはじめとした様々な機能が搭載されていますが、導入目的は自車の営業部門における売上アップです。

そのため、SFAの導入自体が目的にならないよう、導入から運用までセットで考えておく必要があります。

例えば、SFAの導入効果を正しく期待するためには、使いやすさやサポート面を含めて自社に適したSFAツールを導入することが大事です。

また、営業部門の従業員が上手く活用できるよう、自社内でのサポート体制を整えておく必要もあるでしょう。

新しいツールを導入することで、扱い方が分からず逆に業務効率が悪くなる可能性もあるため、フォロー体制と定期的な活用チェックは大事です。

SFAは営業部門におけるあらゆる業務をサポートしてくれますが、あくまで売上アップの手段である点は忘れないよう注意しましょう。

SFAとCRMの違い

SFAとCRMは、営業部門における支援ツールとして比較されますが、特徴が明確に違います。

CRMとは、営業部門の中でも顧客管理に特化して、営業パーソンを支援してくれます。

これまで蓄積してきた顧客情報の管理はもちろんですが、既存の顧客により自社の商品やサービスを長く、継続的に利用してもらうかに対して効果を発揮します。

CRMでは、顧客の購入履歴やクレーム履歴など各種動向がデータで管理でき、自社のターゲットが何を求めているのか、より明確に把握できます。

また、取得した顧客リストに対して様々なアプローチ機能が搭載されており、ターゲットと良好kな関係を築きやすくなっています。

そのため、ターゲットの深いニーズを把握し、より効果的かつ効率的な売上形成が期待できるでしょう。

SFAにおいても顧客管理機能は搭載されていますが、より詳細で具体的なデータ取得や戦略を立てたい場合は、CRMが適しています。

SFAとMAの違い

SFAはCRMの他にも、MAとも比較されるケースが多いです。

MAとは、マーケティングオートメーションの略称ですが、名前の通り自社のマーケティング施策を自動化してくれる業務効率化ツールです。

SFAやCRMと同様、顧客管理機能はありますが単純なリスト管理だけでなく、見込み客の抽出や既存顧客の教育や育成が可能です。

もちろん、実行したマーケティング戦略の効果測定も行ってくれるため、データにこれまでマーケターに依頼していた業務が、自社にて自動化が可能となります。

MAでは、ターゲット1人1人の属性を分析し、よりクリティカルに訴求できる施策が実行できるため、現代のマーケティング戦略には欠かせません。

そのため、SFAで営業部門の包括的な管理を行い、MAにてマーケティング部門を自動化することで、効率良く自社の利益を伸ばしていけるでしょう。

SFAの基本的な機能

SFAでは、顧客管理をはじめ様々な機能があり、トータルで活用するとより高い売上アップ効果が期待できます。

この項目では、以下の内容にそってSFAの基本的な機能をご紹介します。

顧客管理機能

SFAの機能の中でも、ベースとなるのが顧客管理機能です。

顧客管理機能では、既存顧客のリスト化はもちろん、購入商材や問い合わせ履歴など各種データが管理されています。

営業車の商談内容や商談履歴なども一元管理できるため、営業部門の活動内容が全て可視化されます。

従来の営業では、担当者が営業先の情報や名刺などを各自保管していましたが、SFAの顧客管理機能を活用すればその心配はありません。

従業員の異動や退職があったとしても、スムーズかつ効率的に引き継ぎが可能となるでしょう。

案件管理機能

SFAでは、案件管理機能が搭載されていますが、管理できる主な項目は以下の通りです。

上記の通り、顧客との接触から商品、サービスの販売に至るまで細かく管理できます。

案件管理機能は実際に営業する担当者が活用するだけでなく、マネージャーがリアルタイムで現場の状況を確認するためにも活用できます。

適切な指示が出せるため、顧客との成約率もより効率良くアップできます。

また、各種会議においても出席者に対し細かい情報を共有できるため、明確な戦略を立てる意味のある会議を行いやすくなるでしょう。

商談管理機能

SFAの商談管理機能では、各担当者が行った商談や顧客の動向など、現在の営業状況がツール内で簡単に共有できます。

担当者が各種情報を入力すれば活動内容や進捗、提案している商品やサービスなど細かい情報が自動的に共有されます。

そのため、現座チーム内で現状が把握しやすくなり、連携性が高まることで効率良く営業業務が行えます。

また、担当者が不在の際のフォローやマネージャーによる的確な指示も仰げるため、営業部門全体の底上げが期待できます。

加えて、各種情報を共有することで、顧客へのダブルブッキングも防止できるため、余計なトラブルを未然に防ぐ効果も期待できるでしょう。

営業管理機能

SFAの営業管理機能では、営業パーソンの活動内容の管理が行えます。

営業管理機能で把握できる主な項目は以下の通りです。

営業管理機能では、上記のような項目を全て数値化してくれるため、客観的なデータが取得できます。

そのため、営業部門マネージャーは従業員を適正に評価できるだけでなく、適格な業務改善アドバイスにより、業務効率アップや成約率の上昇などが期待できます。

また、従業員それぞれのスキルや能力を見定めて、適正な目標設定にも活用できます。

他にも、営業管理機能では社内SNSを活用した商材情報の共有など、営業に役立つ情報を手軽に共有できる点もポイントでしょう。

営業パーソンサポート機能

SFAでは、営業パーソンをサポートする機能として、主に以下のような機能が搭載されています。

上記機能は営業パーソンが、より効率良く顧客とコンタクトを取るためには欠かせません。

クラウド型のツールであれば、スマホやタブレットなどでスケジュールや地図機能などを活用できるため、利便性はさらに向上します。

また、営業前にスマホやタブレットを使って顧客情報の確認、顧客へのコンタクトメールなども送信できるため、使い方は多種多様です。

加えて、ワークフローによるシステム上での申請と承認が可能となるため、上司や上長からの承認をもらうため、わざわざ会社に戻る必要もありません。

SFAをフル活用するうえで、これらのサポート機能は欠かせないでしょう。

売上・予実管理機能

SFAでは、売上や予実管理が行える機能が搭載されており、具体的なデータを元にした客観的な目標設定と改善が可能です。

各案件ごとの見込み額や目標設定など、システム上で一元管理することで、従来のExcelや専用ソフトなどでの管理体制が不要となります。

また、現状把握がシステム上でリアルタイムに確認できるため、月末など状況に合わせた対応が迅速に行えるようになります。

一方で、営業マネージャーや管理者としては、システム上で売上や予実管理が一元管理できることで、できるだけ早期に適切な人員配置や施策に着手できます。

現状成約率の高い商品やサービスも把握できるため、戦略変更や各種指示も迅速に行えるでしょう。

タスク・プロセス管理機能

SFAのタスク・プロセス管理機能では、自分のタスクの把握や管理だけでなく、他者へタスク依頼が可能です。

出社のタイミングなどにより、直接タスク依頼が出来ないシチュエーションでも問題なくタスク依頼できるため、時間的効率アップが期待できます。

タスクの納期や期限が迫ると通知する、アラート機能が搭載されているケースも多いため、消化忘れや先延ばし防止効果も期待できます。

また、各種担当者のスケジュール把握も同時に行えるため、無理のない業務分散が実現でき、従業員としても快適な職場環境が得られます。

他の担当者のスケジューリングや営業プラセスが明確になるため、営業チーム全体の業務効率アップ効果が得られるでしょう。

分析機能

SFAの分析機能では、システム上に蓄積された顧客情報や案件情報、商談情報にタスク情報などを活用した、客観的なデータ分析が可能です。

基本的にはこれらの情報を元にレポート出力が可能で、現状の営業部門がどれだけの結果を残しているのか、現状の良し悪しを一発で把握できます。

従来では分析機能を別のソフトや、自社の独自システムで行うケースが多くありましたが、SFAを導入すれば全てシステム上で管理できます。

また、SFA自体が1つのデータベースとなり、蓄積したデータから最も効率的で効果的な戦略が立てやすいため、特に分析機能は営業マネージャーや管理者には重宝するでしょう。

SFAの選び方

SFAは、様々な会社が提供しており特徴や価格、適した企業規模など様々あります。

自社にマッチしないSFAツールを導入して、そのまま失敗に終わるケースも多々あるため、相性の良いツールの見極めは非常に重要です。

この項目では、以下の内容に沿ってSFAの選び方をご紹介します。

営業パーソンにとって使いやすいか

SFAを選ぶ際、営業パーソンにとって使いやすいかに注目しましょう。

SFAは主に営業部門に所属する従業員が利用するため、現場スタッフにとって使いやすい仕様かどうかは重要です。

特に、営業部門ではベテランから新人まで、年齢層からキャリアまで様々な人材が集まっています。

そのため、特定の人物や年齢層ではなく、全ての従業員が問題なく活用できるかがポイントです。

営業部門においてはSFAは日常的に活用するツールとなるため、操作が複雑で面倒な場合、上手く活用できず業務効率が逆にあ悪くなる可能性もあります。

ツールだけの使いやすさに加えて、サポート面や自社でのフォローアップ許容量と照らし合わせながら、相対的に使いやすいSFAを選定しましょう。

費用対効果は十分に期待できるか

SFAを選ぶ際は、費用対効果は十分に期待できるかに注目しましょう。

SFAは提供する会社により、初期費用が無料であったりと必要な費用が様々です。

そのため、基本的には最初から1社に絞るのではなく、いくつかのサービスから見積もりをもらい、導入費用の相場が重要となります。

また、いかに高機能なツールであっても、自社の人材レベルや運営体制では十分に使いこなせないのであれば、意味がありません。

オーバースペックなツールを導入してしまうと、ランニングコストばかりが高くなってしまい、費用対効果は上がりません。

見積もりを比較して導入費用の相場を確認しながら、自社にとっておーばスペックではなく、無理のない範囲で導入できるSFAを選ぶと効率良く運用できるでしょう。

導入後のサポート体制

SFAを選ぶ際は、導入後のサポート体制に注目しましょう。

SFAは運用していく中で、システムエラーや運営方針の見直し、操作方法が分からず業務がストップしてしまうことがあります。

その際、頼りになるのはサービス提会社のサポートですが、サポート体制は運営会社により差が出やすい要素です。

突発的なトラブルに対応してもらえるのか、導入後のアフタフォローや問い合わせ時間、問い合わせ方法が充実しているかなど、細かく確認しておくと安心して運用できます。

SFAは売上の要となる営業部門で運用するツールで、企業にとっては重要度の高いシステムとなります。

長期利用していくうえで、定期的なメンテナンスが必要となるため、運営会社側でどこまで対応してくれるかは事前に確認しておくと良いです。

また、これらサポートがプラン内で適用されるのか、追加料金が発生するのかといった、料金面も合わせての確認が重要でしょう。

導入実績

SFAを選ぶ際は、導入実績も参考にすると良いでしょう。

導入実績が豊富ということは、提供ツールが安定しており多くの企業が必要だと感じたことの証明なため、参考になるポイントです。

一方で、導入実績だけで判断するのはややリスクがあるため、あくまで1つの指標として検討すると良いですね。

また、可能であれば導入実績の他に継続率や満足度も確認しておくと良いです。

SFAは長期利用により高い効果を発揮するため、導入実績と合わせて継続率と満足度も視野に入れて検討しましょう。

SFAの導入メリット

この項目では、SFAの導入メリットを以下の内容に沿ってご紹介します。

営業活動の可視化

SFAを導入すると、営業活動の可視化できるため、営業プロセスの最適な改善策が立てやすくなります。

営業部門の活動とその実績が客観的なデータとなるため、マネジャーや管理者の指示やアドバイス、経営方針をサポートしてくれます。

業績の良い従業員とそうでない従業員も把握できるため、教育もしやすいでしょう。

営業活動の標準化

SFAを導入すると、営業活動の標準化が可能です。

SFAは長期利用が前提となりますが、入力した顧客データや販売事例、成約率の高い商品やサービスなど、様々なデータが蓄積されていきます。

そのため、顧客データの属人化や営業スキルのバラつきが軽減できるため、異動や退職の際でも焦らず営業成果が期待できるでしょう。

営業活動の効率化

SFAを導入すると、営業活動の効率化できます。

顧客データの一元管理はもちろんですが、スマホやタブレットなどでもアクセスできるクラウド型であれば、出先でも気軽にデータベースをチェックできます。

営業前に顧客データを確認したり、各担当者の動向チェックも簡単にできます。

スキマ時間に各種申請や承認も可能なため、営業部門全体の効率化が期待できるでしょう。

営業マネージャーとの連携性が向上

SFAを導入すると、商談の状況がリアルタイムで把握できるため、営業マネージャーとの連携性が向上します。

営業マネージャーは、可視化された商談情報を元に、適切な人員配置やアドバイスが可能となり、営業パーソンも安心して商談できるでしょう。

ノウハウやデータ活用の効率化

SFAを導入すると、ノウハウやデータ活用の効率化が期待できます。

従来では、各担当者が顧客データを取得管理し、営業ノウハウも個人の能力に依存していました。

しかし、SFAに顧客データをはじめ営業活動のデータを集積させることで、属人化しないデータ管理が可能となります。

営業ノウハウも客観的に把握できるため、営業部門の底上げが期待できるでしょう。

教育コストの削減

SFAを導入すると、教育コストが削減できます。

営業部門ではベテランから新人まで、幅広い人材が集まりますが、システム上で営業データや成功例などが共有されるため、データの属人化が防止できます。

キーパーソンが異動や退職となった場合、これまでは顧客リストやノウハウなど引継ぎが大変でしたが、データを一元管理できるSFAではその心配もないでしょう。

マネジメント層の適正な評価が可能

SFAを導入すると、マネジメント層の適正な評価が可能となります。

これまでは売上に直結しない業務が多く、適切な評価を受けられなかったマネジメント層ですが、SFAであれば業績がデータ化されるため、評価しやすい環境が整います。

また、評価されやすい環境が整うことで、マネジメント層のモチベーションが向上し、更なる売り上げアップ効果も期待できるでしょう。

SFAを導入する際の注意点

SFAは、多くの企業が導入して売上向上を実現させていますが、正しく効果を得るにはいくつかの注意点があります。

そのため、この項目ではSFAを導入する際の注意点を、以下の内容に沿ってご紹介します。

導入するだけで効果は出ない

SFAはあくまでツールなため、導入しただけですぐに効果が出る訳ではないため注意しましょう。

適切に運用するためにも、まずは導入目的を明確にして自社の運用体制を整える必要があります。

何となく導入した場合、効果が発揮されないだけでなく、慣れないツールに振り回されて逆に効率が悪くなるケースもあります。

そのため、SFAはあくまでツールであって目的ではない点には注意しましょう。

導入や運用に負担がかかる

SFAでは、導入や運用に負担がかかる点に注意が必要です。

例えば導入前においては、自社の導入目的を明確にする必要があり、目的に沿ったツールの選定が求められます。

また、ツール選定後に導入する際、初期設定や運用体制の構築に従業員への使用方法サポートなどを行わなければなりません。

特に、営業部門の従業員に対して正しくツールを運用できるよう、マニュアルを作成したりフォローチームの編成が必要な場合もあるでしょう。

加えて、SFAが定着して正しく効果が発揮されるまでにはある程度時間がかかるため、効果実感までのタイムロスによる焦りにも注意が必要です。

そのため、SFAは時間的余裕を持って導入すると良いでしょう。

運用費用が負担になる

SFAを導入する際、運用費用が負担になる点には注意が必要です。

SFAの導入では基本的に初期費用と月額料金、追加で機能を拡張する場合はオプション費用が発生します。

料金設定は各サービスにより様々ですが、初期費用は初期設定やサーバー構築などに必要となり、場合によってはまとまった資金が必要となります。

また、多くのSFAでは毎月利用料金を支払う月額課金制が採用されており、毎月ランニングコストが発生します。

利用人数や所有ライセンス数により月額料金は変動する場合が多く、自社の従業員数と照らし合わせたプラン設計が求められます。

また、ツールを導入したは良いものの、自社の成長に合わせて機能を拡張したい場合、別途オプション必要が発生します。

このように、SFAの導入では様々な場面で資金が必要となるため、運用しつつ費用対効果が適切であるかどうかは随時チェックする必要があるでしょう。

導入目的を明確にする

SFAを導入する際、自社の導入目的を明確にするよう注意しましょう。

DX化が推進されていく中で、自社もデジタルツールを導入して、ペーパーレス化をはじめ業務全体の効率化を図ろうとする企業は多いです。

一方で、SFAをはじめとした業務効率化ツールにおいては、導入しただけでは正しく効果は発揮されません。

導入したうえで、自社内でツールの操作方法や運用方法を確立し、活用することで初めて期待する効果が得られます。

逆に、何となくSFAを導入したは良いものの、ツール選定から定着までの各種フォローアップなどにより、業務効率が悪化し売上が下がる可能性も考えられます。

これらの事態を避けるためにも、まずは自車SFAを導入する目的を明確にしておく必要があります。

SFAを導入して、どのように活用し運用していくのかまで、具体的に把握してから導入することで、初めて売上アップに繋がります。

そのため、SFAを導入する際には必ず目的を明確にしましょう。

自社との相性を検討する

SFAを導入する際は、自社との相性に注意が必要です。

SFAとひと口に言っても、ツールの使いやすさや搭載機能、利用料金に適した企業規模など様々あります。

しかし、各社が提供するSFAツールの特徴を検討せず、何となく知名度や口コミだけで導入してしまうと、自社と相性の悪いツールを導入してしまう可能性があります。

例えば、カスタマイズ性が高く会社の成長に合わせて柔軟な対応ができるSFAツールであったとしても、自社があまりITリテラシーがないのであれば、十分に活用はできません。

また、いかに自社が求める機能を全て網羅していたとしても、利用料金が大きく負担となるのであれば、適したSFAツールとは言えないでしょう。

そのため、導入前には必ず自社にはどういったツールが最適なのか、従業員と照らし合わせた使いやすさや利用料金、企業規模などを視野に入れて選定する必要があるでしょう。

運用体制を整えてから導入する

SFAは、運用体制を整えてから導入するよう注意しましょう。

SFAは適切に定着できれば大きなメリットがありますが、自社の運用体制が整っていないことから、失敗するケースも多くあります。

例えば、導入したはよいものの効果的な使い方が分からず、誰に尋ねれば問題が解決するかも明確ではないため、現場がとにかく混乱してしまいます。

混乱するだけでなく、定着する前にSFAを使わなくなってしまい、そのまま失敗するケースも多々あります。

しかし、予め運用チームを編成しておき、使い方や運用方法における社内での問題に対して対応する、責任者を決めておけば混乱は未然に防げます。

また、営業部門の従業員を中心にITリテラシーが低い場合は、分かりやすい操作マニュアルや活用方法を事前に作成しておくことも重要となります。

導入を失敗で終わらせないためにも、運用体制の事前準備は怠らないように注意しましょう。

SFAを定着させるためのポイント

この項目では、SFAを定着させるためのポイントをご紹介します。

工数をできるだけ少なくする

まずはSFAの定着を最優先に考えて、営業パーソンに入力させる項目や工数をできるだけ少なくしましょう。

最初から管理できる全ての項目を入力してもらうと、多忙な営業パーソンからは反発が起きてしまい、部署全体の士気が下がってしまう可能性があります。

また、自由記述が多いと手間になるため、選択肢が用意できるSFAを選定する点も、定着には重要です。

少しずつツール操作に慣れてきた頃から、理想の管理体制に移行しましょう。

部門ごとに機能説明をする

SFAを定着させるには、部門ごとの機能説明が重要です。

主に営業部門がSFAは活用しますが、他部門でも使用するケースがあり、重要となる機能も異なります。

そのため、部門や部署ごとに合ったツールの活用方法を、丁寧に教育する点が定着には重要となります。

営業部門においては、マネージャーを中心に優先度の高い機能をピックアップし、営業パーソンに共有していくと効率が良いです。

個人でどの機能を重視するか検討する手間も省けるため、丁寧な教育が定着には欠かせないでしょう。

定期的な支援を実施

SFAでは、定期的な支援を実施すると定着しやすくなります。

利用者ごとにどの部分が使いにくい、特定の操作方法が分からないなど、ヒアリングを行い個別対応していく必要があります。

ツールに不満がある状態では、利用者のモチベーションは下がり、的s綱効果は発揮されず定着しにくいため、ヒアリングできる環境設定が重要ですね。

また、特別講習や各種トレーニングなど、ツールの提供会社側でもサポートを行ってくれる場合があるため、支援体制を含めてSFAを選ぶ必要があるでしょう。

SFAを適切に導入して業務効率をアップさせよう

SFAは、営業部門において売り上げアップには欠かせないツールです。

DX化推進により多くの企業が導入している一方で、自社が求める機能や特徴を持つツールを選定できなければ意味がありません。

また、搭載機能が多いほど良い訳ではなく、身に余るツールを導入するとオーバースペックで月額料金ばかり高くなって、上手く活用できません。

そのため、自社の導入目的を明確にして、過不足ない機能が搭載されたツールを選定する必要がありますね。

まずはいくつか見積もりをもらい、無理なく導入できるSFAツールを見つけましょう。