上記のように感じている方は、この記事がおすすめです。
SFAは営業部門において、顧客管理やノウハウ共有などを円滑に行えるため、正しく導入できれば高い業務効率化効果が期待できます。
一方で、高い効果が期待できるツールだからこそ、導入目的を明確にしてから導入しないと定着せず、逆効果となる可能性もあります。
この記事では、「SFAの導入目的から失敗しないための注意点」まで詳しく解説していきます。
- 営業部門の売り上げアップ
- 営業業務の凝るいつか
- ノウハウや顧客データの属人化防止
- 導入目的を明確にしないと失敗しやすい
目次
そもそもSFAとは
そもそもSFAとは、ツール上で顧客データや商談履歴、各営業パーソンの行動履歴に経営戦略に役立つ分析機能などが搭載された、営業支援ツールです。
主な導入目的は営業部門における売上アップと業務効率化で、搭載された多彩な機能を活用して、これらを達成していきます。
SFAは現場レベルで業務効率アップが期待できるだけでなく、マネジメント層にとっても分析のアシストをしてくれるため、マーケティング戦略にも活用できるでしょう。
多機能なツールが多いためツールの定着には注意が必要ですが、長期的な進展で高い費用対効果が期待できるとし、近年導入する企業が増えています。
多くのサービスが展開されているため、自社の導入目的と照らし合わせて最適なSFAツールを選定し、売上アップや効率アップを目指しましょう。
SFAの導入目的
この項目では、以下の内容に沿ってSFAの導入目的を解説していきます。
売上を向上させる
SFAの導入目的の中で、最も重要視される点が営業部門の売上アップです。
SFAではツール上で顧客管理や商談管理、営業ノウハウ管理など各種データ管理に加えて、成約率を上げるための分析機能も搭載されています。
これまで個人が所有していたデータを共有し、営業パーソンそれぞれの今の動きもツール上でリアルタイムに把握でき連携性が高まることで、業務効率が飛躍的に上がります。
業務効率が上がればその分、売上アップに直結する営業をはじめ重要度の高い業務に時間が割けます。
また、管理したデータを元に分析を行い、成約率を上げるため自社製品の見直しや営業ノウハウの確立なども行えます。
このように、SFAでは様々な視点から売上アップを狙う点が導入目的の1つとなるでしょう。
営業活動を管理する
SFAの導入目的として、営業活動を管理する点が挙げられます。
従来ではExcelなどを活用して、個人が日々の活動記録や顧客情報などを管理していましたが、SFAであればツール上で営業に関する情報が全て把握できます。
そのため、担当者不在であっても対応できるだけでなく、他者の行動も共有しやすいため、組織としての連携性が上がるでしょう。
ノウハウを蓄積し標準化する
SFAの導入目的として、ノウハウを蓄積し標準化する点が挙げられます。
SFAでは各営業パーソンの1日の動き、商談やメール配信のタイミングに至るまで時系列順に把握できます。
そのため、業績の高い営業パーソンがどのように活動しているのかが可視化され、自社内における営業ノウハウが確立できます。
従来の営業スタイルでは、営業パーソンそれぞれが顧客データを管理、自分なりの独自の方法で商談を行い成約率を高めていました。
一方で、特定の人物に依存した営業スタイルだと、他の社員にノウハウの伝達が難しく個人による営業力の差が埋められない点が問題視されていました。
ですが、SFAを導入するとツール上でノウハウが蓄積されていき、蓄積したデータを元に新人社員や業績の低い営業パーソンに教育できるため、営業スキルの標準化が可能でしょう。
営業の進捗を可視化
SFAの導入目的として、営業の進捗を可視化できる点が挙げられます。
SFAでは案件ごとに進捗が管理できるため、顧客予算や提案商品と競合のデータ、見積書の提出やデモ実施など、営業活動の可視化が可能です。
そのため、営業パーソンが適切な行動が取れているか、今どのフェーズで商談しているかなどが把握しやすいため、マネジャーや上司からのアドバイスも得やすくなるでしょう。
教育コストを軽減する
SFAを導入目的として、教育コストを軽減する点が挙げられます。
新人社員や業績の低い社員に対して、従来ではベテラン営業パーソンや上司が直接営業ノウハウを教えていました。
しかし、営業ノウハウや営業スキルは個人によりバラつきがあるため、能力が上がる幅や成長速度にも差が出てしまいます。
また、直接指導するためマンパワーが必要となり、教育自体に大きなコストがかかっていました。
一方で、SFAでは業績の高い営業パーソンを筆頭に、ツール上にノウハウや過去の事例などが蓄積していくため、SFA自体が1つの教育コンテンツへと昇華していきます。
ノウハウの蓄積にはある程度時間がかかりますが、長期的に考えるとこれまで必要としていた教育コストが、大幅に削減できます。
このように教育効率の上昇と教育の質の均一化が、SFAの導入目的となるでしょう。
SFAの基本的な機能
この項目では、以下に沿ってSFAの基本的な機能をご紹介します。
顧客情報の管理機能
顧客情報の管理機能では、顧客の基本的な情報に加え接触履歴、商談内容の確認などが行えます。
従来は個々で顧客情報を管理していたため、SFAの顧客管理機能を活用すればツール上で共有でき、異動や退職における情報共有コストも下げられるでしょう。
案件の管理機能
案件の管理機能では、案件ごとに取引先企業名や担当者名、提案商品にサービス、進捗状況などを管理できます。
また、受注見込みや受注見込み額なども把握できるため、特に営業マネージャーや経営陣は現状を把握したアドバイス、経営判断がしやすくなるでしょう。
商談の管理機能
商談の管理機能では、営業担当者が入力した情報を元に進捗状況や提案商品、競合他社の情報などをツール上で一元管理できます。
そのため、商談状況を組織内で簡単に共有でき、営業マネージャーからのリアルタイムなアドバイスを受けながら商談できるため、成約率の上昇が期待できるでしょう。
営業パーソンの行動管理機能
営業パーソンの行動管理機能では、テレアポのコール数やアポイント数、訪問数や提案商材数などの営業活動は担当者毎での管理が可能です。
営業パーソンの行動を数値化して把握できるため、個々の目標設定や効果的な営業ノウハウの発見などにも活用できるでしょう。
営業パーソンの外出先の活動サポート機能
営業パーソンの外出先の活動サポート機能では、スケジュール管理やファイル共有、ターゲットリスト機能などが搭載されています。
また各種申請や承認のためのワークフロー機能や、近くの顧客を表示させる地図機能などもあるため、営業効率を飛躍的に上昇してくれるでしょう。
売上予想や予実の管理機能
売上予想や予実の管理機能では、営業案件ごとに受注金額の想定値などを入力することで、月間の売上予測が可能となります。
売上状況を確認しながら早期の人員配置変更、目標達成のための施策立案などが可能となります。
予実情報はリアルタイムで共有できるため、予算達成に向けてのモチベーション維持にも繋がるでしょう。
SFAの導入メリット
この項目では、SFAの導入メリットを以下の内容に沿ってご紹介します。
売上の最大化
SFAは、売上の最大化できる導入メリットがあります。
SFAでは顧客や商談データなど、様々な情報をツール上で管理できるため、営業に必要なデータを簡単に参照できます。
また、ワークフロー機能や承認機能を活用することで、各種申請業務が全てツール上で完結するため出社する必要がなく、作業コストが大幅に削減できます。
しかも、ツールによっては簡単な項目を選択するだけで書類の作成ができます。
このようにあらゆる業務が効率化され時間が捻出できるため、売上に直結する業務へ注力しやすくなります。
ノウハウの共有や均一化、過去の事例を参考にした最適な商談手段なども参照できるため、成約率の上昇も期待できるでしょう。
営業活動を可視化
SFAでは、営業活動を可視化できる導入メリットがあります。
営業活動はそれぞれがExcelなどを活用して活動をまとめるため、従来では可視化されにくい業務でした。
ですが、SFAであれば案件ごとに現在どのような状況なのか、次に行うべきアクションが何かがすぐに把握できます。
成功事例を元に商談方法の応用も可能となるため、業績アップにも繋がるでしょう。
教育コストの軽減
SFAでは、教育コストを軽減できる導入メリットがあります。
従来営業部門の教育では、業績や能力の高い特定の人物が新人研修を担当し、営業ノウハウの教育を行っていました。
そのため、ノウハウにはバラつきがあり、教育に人件費が大きくかかる傾向がありました。
しかし、SFAではツール上で営業パーソンの行動履歴が残り、過去の商談事例や成功例なども確認できるため、教育コンテンツとしても活用できます。
ノウハウの蓄積は確かに時間はかかりますが、従来の属人的な教育環境に比べると、長期的な視点では圧倒的なコストカットとなるでしょう。
既存システムとの連携ができる
SFAでは、既存システムとの連携ができる導入メリットがあります。
自社の業務効率を上げるため新しいツールを導入したは良いものの、既存システムとの連携性が低く、逆に業務効率が悪くなるケースは多くあります。
一方で、SFAはツール上で様々機能が搭載されているため、単独でも高い効果が期待できますが、連携性の高さも1つの魅力です。
会計ソフトや名刺管理ソフト、コミュニケーションツールなどとの連携が可能なため、社内全体のシステムがより円滑に進むようになります。
もちろんツールにより連携できるシステムの数や種類は異なりますが、既存システムを活かしやすい点は大きな導入メリットと言えるでしょう。
外出先でも情報共有できる
SFAでは、外出先でも情報共有できる導入メリットがあります。
ツールにはオンプレミス型とクラウド型の導入形態がありますが、クラウド型の場合は自社パソコンだけでなく、スマホやタブレットからも利用できます。
営業先や出張先などでも気軽にSFAを利用できるため、商談前に顧客データの確認やスキマ時間に各種申請などをスマホやタブレットから行えます。
また、通勤時の電車の中やタクシー移動中などスキマ時間の活用ができるため、業務効率の向上にも効果があります。
従来は自社サーバーにシステムを導入するオンプレミス型が多くありましたが、現在はクラウド型のサービスが増えています。
そのため、クラウド型を導入すれば更に業務効率化が期待できるでしょう。
経営判断や営業判断の迅速化
SFAでは、経営判断や営業判断の迅速化ができる導入メリットがあります。
従来のスタイルでは各営業パーソンが商談や取引を行い、1日の報告を上司にして適宜アドバイスや指示を受けていました。
しかし、それでは営業マネージャーや経営陣からの指示を受けるタイミングが遅く、会社や組織としての統率の取れた動きに時間がかかる傾向がありました。
一方で、SFAであれば各営業パーソンの動きがツール上でリアルタイムに把握できるため、業務に即した形で素早く指示やアドバイスができるようになります。
また、現状を把握しながら指示できるため、従来よりもより的確かつ分かりやすいアドバイスができる点もメリットです。
現場としても的確なアドバイスを受けながら活動できるため、安心感を持ちながら成約率アップが期待できるでしょう。
マネジメント層の評価基準になる
SFAでは、マネジメント層の評価基準になる導入メリットがあります。
営業マネージャーは、現場で動く営業パーソンに対して的確な指示を出し、売上アップを見込みながら組織としての統率などが主な業務です。
しかし、営業マネージャーの指示によりどれくらいの売上アップが見込めたのか、どれくらいチームとしての団結力が養われたのかなどは、数値での把握が難しい側面があります。
一方で、SFAであればツール上の履歴を確認すると、営業マネージャーがどのような指示を行い、どのような成果を挙げたのかがデータとして把握できます。
そのため、マネジャー層における評価基準となり、適正な評価が可能となります。
マネージャー層としても適正な評価がされやすい点から、モチベーションアップに繋がるため、更なる会社貢献が期待できるでしょう。
イレギュラーの発見がしやすい
SFAでは、イレギュラーの発見がしやすい導入メリットがあります。
営業プロセスが可視化されるため、長期間コンタクトが取れていない案件や適性でない値引き交渉など、イレギュラーがすぐに発見できます。
イレギュラーを放置しておくと機会損失や場合によっては信頼感の喪失にも繋がるため、早期発見できる点はSFAの大きな導入メリットでしょう。
SFAの導入デメリット
この項目では、SFAの導入デメリットを以下の内容に沿ってご紹介します。
継続的にコストがかかる
SFAでは、継続的にコストがかかる導入デメリットがあります。
現在SFAはスマホやタブレットでも利用できるクラウド型主流ですが、クラウド型は初期費用が無料もしくは安い代わりに、月額料金が発生します。
SFAは短期的に導入効果を期待するものではなく、長期運用して初めて効力を発揮します。
ですが、その間は常に月額料金が発生するため、運用していくにはランニングコストに注意が必要です。
また、ツールの新規導入に対する抵抗感を拭うための施策、新人社員が入る度にツールの活用方法を教える必要があるため、業務的コストも発生します。
SFAはこれらのコスト以上に高い導入効果が期待できますが、運用していくうえで発生する1つのリスクとした把握しておく必要があるでしょう。
入力作業が手間となる
SFAでは、入力作業が手間となる導入デメリットが挙げられます。
SFAは本格的に運用が進むと高い業務効率化が期待できますが、まずはデータを蓄積するための入力作業が必要です。
入力作業は現場で働く営業パーソンが主に行いますが、これまでは無かった入力業務が発生するため、営業以外の手間が増えてしまいます。
最初はツールを使い慣れないために入力に時間がかかり、逆に業務効率が悪くなる可能性もあります。
SFAはデータが蓄積され効果が発揮されると高い業務効率化、売上アップ効果が期待できますが、現場社員の入力作業における手間が増えてしまう点には注意が必要です。
まずは、入力項目を少なくしたり、抽出すべき情報を制限するなどして対策すると良いでしょう。
使われないリスクがある
SFAの導入デメリットとして、使われないリスクがあります。
SFAに限った話ではありませんが、新しいツールを導入する際、従来とは別のやり方に業務が変更されることへ抵抗感が生まれてしまいます。
また、慣れないツールを使うため逆に効率が悪くなってしまう可能性だけでなく、最悪の場合ツールが使われなくなるケースもあります。
特にSFAでは現場社員への入力業務が求められ、日々の仕事量がさらに増えることにより反発が起こる可能性もあります。
そのため、SFAをはじめとする新しいツールを導入する際は、導入目的をまず共有し、使い方サポートをするフォローチーム、操作マニュアルなどを用意しておく必要があるでしょう。
SFAの選び方
この項目では、SFAの導入を失敗しないための選び方をご紹介します。
営業担当者にとって使いやすいか
SFAの選び方として、営業担当者にとって使いやすいかは重要な要素です。
SFAを日常的に使うのは営業担当者、現場で活動する営業パーソンです。
しかし、入力項目が多く管理画面が使いにくいなど、彼らにとって不便なツールだと長期的な運用は難しく定着に失敗する可能性が高まります。
そのため、お試し期間やフリープランを提供しているツールを選定し、実際に営業担当者が使いやすいと感じたものを導入すると良いでしょう。
スマホやタブレットに対応しているか
SFAの選び方として、スマホやタブレットに対応しているかを確認すると良いです。
SFAはオンプレミス型とクラウド型2種類の導入形態がありますが、クラウド型であればスマホやタブレットでもツールにアクセスできます。
逆にオンプレミス型では、自社サーバーにツールをインストールするため、導入がパソコンでしか利用できません。
現在はクラウド型が主流なため、スマホやタブレットでも使えるツールは増えています。
スマホやタブレットでSFAが使えると出先や商談先、移動中や出張先でも気軽にツールが使えるため、スキマ時間の有効活用が可能です。
商談前に顧客情報や提供サービスの見直しなども行えるため、より効果的な商談や他社員とのバッティングも減らせるでしょう。
他システムとの連携ができるか
SFAの選び方として、他システムとの連携ができるかを確認すると良いでしょう。
SFAは単体でも十分に活用できますが、会計ソフトや名刺管理ソフト、コミュニケーションソフトなど様々な機能と連携して活用するケースも多いです。
一方で、導入SFAがどの外部システムと連携できるかは、提供サービスにより異なります。
つまり、何となくSFAを導入してしまうと自社の既存システムとの互換性がなく、連携ができない可能性もあります。
そのため、SFAを導入する際は自社の既存システムとの連携性をはじめ、今後運用が考えられるツールとの互換性なども視野に入れて選定すると良いでしょう。
機能と価格のバランス
SFAの選び方として、機能と価格のバランスを慎重に検討すると良いでしょう。
SFAは様々な機能が搭載されている場合が多いですが、基本的に多機能になるほど導入に必要な費用は多くなります。
一方で、多機能だから優秀なツールという訳ではなく、自社に不要な機能が多いSFAを導入してしまうと費用ばかりが大きくなり、無駄になってしまいます。
逆に費用は抑えられたとしても、自社で使いたい機能がないツールや、オプションが少なく成長に合わせて機能拡張できない場合も最適なSFAとは言えません。
そのため、自社にとって必要な機能が過不足なく揃っており、なおかつ長期利用においても負担にならないツールが理想です。
無料お試し機能や資料請求、口コミや評判などを参考にしながら、自社との相性を慎重に検討して選定すると良いでしょう。
サポート体制は充実しているか
SFAの選び方として、サポート体制は充実しているかを確認すると良いでしょう。
SFAは本格運用や定着までに時間がかかり、その間に操作における不明点や予期せぬトラブルが発生することが多いです。
そのため、問い合わせるとすぐに対応してくれるか、チャットや電話に対応しているか、必要に応じて研修を行ってくれるかなどは非常に重要です。
導入に失敗しないためにも、サポートが充実しているSFAを選定しましょう。
販売実績は十分か
SFAの選び方として、販売実績に注目するのもおすすめです。
SFAは自社に合ったツールを選定するのが大前提ですが、長期的に見て良いサービスであるかどうかは、販売実績や導入実績などから推測できます。
そのため、累計販売数や実際に導入した企業の口コミ、評判などを参考にしながら運営側の実態を確認すると良いです。
販売実績が全てではありませんが、1つの指標として念頭に置いておくと良いでしょう。
SFAの導入を失敗しないための注意点
この項目では、SFAの導入を失敗しないための注意点を以下に沿ってご紹介します。
SFAの導入が目的にならないよう注意する
SFAを導入する際、導入が目的にならないよう注意すると良いです。
SFAは長期的にデータを蓄積し運用することで、業務効率化や売上アップ効果が期待できます。
あくまでSFAの導入は、効率アップや売上アップのための手段であって目的ではありません。
しかし、導入自体が目的になってしまうと方向性もなく何となく運用することになるため、正しい効果が発揮されなくなってしまいます。
また、導入に手間や時間がかかり、運用に至るまでモチベーションが上がらず運用を断念してしまうケースも考えられます。
そのため、SFAの導入目的を明確にし、あくまでツールは目的を達成するための手段である意識を持っておくと、定着しやすく失敗しないでしょう。
社内にSFAの価値を説明する
SFAを導入する際、社内にSFAの価値を説明すると定着しやすいです。
SFAだけではありませんが、従来の方法とは別のツールを導入するにあたって、少なからず反発する社員はいます。
ですが、社員からの理解がなければツールの定着は難しく導入が失敗してしまいます。
そのため、予め導入目的や導入により得られる効果を共有しておくことで、反発を最小限に抑えて定着しやすい土台が作れるでしょう。
操作性の高さを確認してから導入する
SFAを導入する際、操作性の高さを確認しておくと失敗が防げます。
SFAは多機能故に操作が難しく、社員からの不満も高まり定着しないケースがあります。
そのため、導入する前にメニューの見やすさや入力のしやすさ、レポートの作成のしやすさなどを確認しておくと、スムーズに導入しやすいです。
自社のニーズに合わせてカスタマイズできるタイプであれば、尚良いでしょう。
サポート体制の充実度を確認しておく
SFAを導入する際、サポート体制の充実度を確認しておくと安心して運用できます。
SFA導入直後は慣れないことも多く、操作方法をはじめ予期せぬトラブルが起こりやすいです。
その際、無償の操作研修やチャット、電話での手厚いサポートが受けられるとスムーズに問題解決できます。
サポート体制はツールにより差があるため、導入前に確認しておくと安心でしょう。
使える機能を把握しておく
SFAを導入する際、使える機能を把握しておくと良いでしょう。
SFAの中には多機能なタイプもありますが、自社にとって有益な機能がなければ宝の持ち腐れです。
逆に機能が豊富だと導入費用も高くなるため、無駄が多くなってしまいます。
AI搭載による売上予測や見込み客の分析など、自社にとって有益で使える機能があるか事前に確認しておくと、導入を
後悔しないツールが見つかるでしょう。
ワークフローを作成しておく
SFAを導入する際、ワークフローを作成しておくと良いでしょう。
新しいツールを導入するとなると、従来のワークフローでは対応できないため、チーム内での連絡やスケジュール、報告書類の作成方法など事前にルールを決めておく必要があります。
また、SFAの使い方をまとめたマニュアルを含め、事前にワークフローを共有しておくことで、社員からの反発が少なく定着しやすいでしょう。
運用リソースを確保しておく
SFAを導入する際、運用リソースを確保しておくと良いです。
SFAは効果を発揮するためには、日ごろのデータ入力やツール運用の定着、分析や戦略へのフィードバックなど様々な要素があります。
特に入力作業は現場社員が行いますが、リソースが十分に確保されていなければ、そもそも満足にデータ収集ができません。
また、新しいツールには反発が生まれやすいため、サポートチームの編成やマニュアル作成も必要となるケースがあります。
このようにSFAの運用にはあらゆる業務が関連付けられるため、十分なリソースを確保したうえで導入すると良いでしょう。
SFAの導入目的を理解して正しくツールを選定しよう
SFAは多彩な機能で営業部門をサポートしてくれますが、導入目的が伴っていないまま導入してしまうと、定着しないまま上手く運用できないケースが多いです。
また、導入目的を明確にしたうえで、社員にも共有しておくと反発を抑えられるため失敗する可能性も下がります。
そのため、まずは導入目的を明確にしてから、それを満たすツールを選定していくと、自社に合った最適なSFAが見つかるでしょう。
