勤怠管理について上記のように悩む人は多いでしょう。
勤怠管理の主流はタイムカードでしたが、現在はシステム化が進み勤怠管理システムを利用する企業は増えています。
効率的に従業員の勤怠情報を管理できるため、勤怠管理システムを使えば業務効率化が期待できるでしょう。
今回の記事では、タイムカードのメリット・デメリットや勤怠管理システムを利用する企業が増えている理由、おすすめの勤怠管理システムなどについてお伝えしていきます。
この記事を読めば下記ポイントについて理解できます。
- タイムカードは打刻漏れや集計ミスなどが起こりやすい
- 勤怠管理システムでデータの管理が簡単かつ正確にできる
- 勤怠管理システムは打刻方法やサポートの質で選ぶ
勤怠管理システムとタイムカードの違いを認識し、自社に合ったシステムを導入して業務効率化を目指しましょう。
複数の勤怠管理システムを比較して、自社に最適なシステムを知りたい方はこちらの記事がおすすめです。
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目次
勤怠管理にタイムカードは古い
勤怠管理にタイムカードは古いため、勤怠管理をシステム化する企業が増えています。
昔はタイムレコーダーに挿入するだけで勤怠管理ができるタイムカードの需要は大きく、大企業から中小企業まで幅広く利用されていました。
しかし、IT化が進みPCやスマートフォンで勤怠管理が正確にできるようになり、タイムカードを利用する企業は減ってきています。
また、タイムカードの場合人的ミスなどにより勤怠情報を正確に集計できない場合も多く、勤怠管理の質や効率性は低いです。
システムを使ってタイムカードより正確かつスピーディに勤怠管理ができるようになったため、タイムカードより勤怠管理システムを利用する企業が増えています。
勤怠管理にタイムカードを使うメリット
勤怠管理にタイムカードを使うメリットは下記2つです。
タイムカードはタイムレコーダーと記入用の用紙があれば勤怠管理ができるため、コストを抑えて導入できます。
また、勤怠管理のために覚える操作もタイムカードをタイムレコーダーに挿し込むだけのため、誰でも使いやすいというメリットもあります。
コストが安い
タイムカードは導入コストが抑えられるというメリットがあります。
勤怠管理を行うためのシステムの導入や開発は様々な面からコストがかかってしまいます。
一方でタイムカードを導入する場合、タイムレコーダーと用紙があれば導入できるため、コストを抑えた勤怠管理の実現が可能です。
勤怠管理にコストをかけられない企業にとってはタイムカードの方が導入しやすいため、タイムカードを使う企業も少なくありません。
特に従業員規模が小さい企業の場合、人数が少ないため勤怠管理がしやすく、わざわざシステムを導入せずにタイムカードで十分というケースも多いです。
誰でも簡単な操作で使える
タイムカードは誰でも簡単な操作で使えるため、導入しやすいというメリットがあります。
タイムカードはタイムレコーダーに用紙を入れるだけで勤怠管理できるため、難しい操作がなく誰でも使いやすいです。
初めての人でも簡単な操作で勤怠管理が実現できるため、導入時の教育コストなども発生しにくいです。
システムの場合IT系のサポートが必要な場合もありますが、タイムカードでは必要ないため、導入している企業も残っています。
勤怠管理にタイムカードを使うデメリット
勤怠管理にタイムカードを使うデメリットは下記4つです。
タイムカードの場合、打刻漏れや不正、集計ミスなどの人為的なミスが起こりやすいというデメリットがあります。
また、勤怠管理のデータを可視化しにくく、自社全体の勤務状況を把握しにくいため、業務改善などがしにくいというデメリットもあります。
打刻漏れや不正のリスクがある
勤怠管理にタイムカードを使う場合、従業員の打刻漏れや不正の管理が難しいというデメリットがあります。
タイムカードはタイムレコーダーに挿し込む必要があり、操作は簡単ですが忘れてしまう人も多いです。
忘れた場合システムの警告などがないため、本人が気づかないと打刻漏れを確認しにくいというデメリットがあります。
また、タイムカードはタイムレコーダーを使った時間管理しかできないため、打刻漏れが発生した場合の修正が手作業になります。
その気になれば誰でも不正できてしまうため、正確な勤怠管理が難しく導入する際には注意が必要でしょう。
集計ミスなど管理が難しい
勤怠管理にタイムカードを使う場合、集計ミスなどが起こりやすく管理が難しいというデメリットがあります。
タイムカードで従業員の勤務時間を管理する場合、毎月勤怠を管理者が記載された内容を確認しながら勤怠管理する必要があります。
従業員数が少ない企業なら負担は少ないですが、規模が大きい企業であればタイムカードの量も増えるでしょう。
人が管理する場合ミスが発生する可能性が高まるため、正確な勤怠管理ができず給料の支払いなどに影響が出る場合もあります。
勤怠管理を可視化しにくい
勤怠管理にタイムカードを使う場合、データを可視化しにくく業務改善などに活かしにくい、というデメリットがあります。
タイムカードはデータを集めるのに時間がかかってしまうため、リアルタイムの勤怠データを手に入れにくいです。
従業員の勤怠時間を把握したい場合もデータの修正に時間がかかってしまうため、企業の経営判断などに影響が出てしまいます。
また、従業員自身も自分がどのくらい働いたか可視化しにくいため、残業時間などを意識せずに働いてしまうケースもあります。
働き方改革が進められている現代において、勤怠管理を可視化しにくいことで業務改善が遅れ、企業が世間から批判される可能性もあるでしょう。
シフト作成や休暇管理が難しい
勤怠管理にタイムカードを使う場合、シフト作成や休暇管理が難しく時間がかかるというデメリットがあります。
タイムカードは勤務時間の管理しかできないため、勤怠管理に関わるシフト作成や休暇管理は別なソフトウェアなどを利用して実施することが必要です。
勤怠管理に関わる作業をそれぞれ別々のツールを使って管理する必要があるため、非効率的な作業が多くなってしまいます。
従業員も自分のシフトや有給休暇残日数などの正確な情報をその場で確認できないため、タイムカードを使った勤怠管理をデメリットに感じる人も多いです。
勤怠管理システムを利用する企業が多い理由
IT化が進んだことにより勤怠管理システムが増えており、利用する企業も多いです。
勤怠管理システムを利用する企業が多い理由は下記4つです。
勤怠管理システムを利用すれば、勤怠管理を正確に行い、集計したデータの管理や活用がしやすくなるというメリットがあります。
また、PCやスマートフォンで勤怠管理ができるため従業員も使いやすく、シフト管理などの作業もシステム上でできるため、利用する企業が増えています。
勤怠管理を正確にできる
勤怠管理システムを利用すれば勤怠管理を正確にできるため、勤怠管理に必要な人員を減らしてコスト削減や業務効率化を実現できます。
タイムカードの場合、勤怠管理の集計などを人が行っていたため、確認漏れなどで正確な勤怠管理ができない場合がありました。
しかし、勤怠管理システムを使えば、システムが自動で従業員の勤務時間を管理してくれるため、ミスなく正確な勤怠管理を実現できます。
また、勤怠管理のエラーや修正などがあった場合もシステム上で確認できるため、打刻漏れや不正の監視もしやすいです。
今まで勤怠管理に必要としていた人員を削減できるため、コスト削減や業務効率化も実現できます。
データの管理や活用がしやすい
勤怠管理システムを利用すれば、データの管理や活用がしやすいというメリットがあります。
勤怠管理システムはリアルタイムの従業員の勤怠情報が得られるため、現在の勤怠情報を管理できます。
タイムカードの場合、勤怠情報を取得するために一度従業員のタイムカードを集める必要があるため、勤怠管理システムを使えば簡単にデータが管理できることが分かるでしょう。
また、勤怠管理システムを使えば勤怠データを使った業務改善やサービスの提供が可能です。
IT化が進んだ結果、勤怠管理システムにもAIやデータの分析機能が搭載される場合も多く、勤怠データを活用しやすくなっています。
従業員の業務改善や新しい福利厚生の考案など、働き方改革などを進める上で重要な情報が手に入るため、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
PCやスマートフォンで勤怠管理できる
勤怠管理システムを利用すれば、PCやスマートフォンで勤怠管理できるため、タイムカード同様に誰でも簡単に操作できます。
勤怠管理システムはPCやスマートフォンの出勤・退勤ボタンを押せば勤怠を登録できるため、誰でも簡単に勤怠管理できるというメリットがあります。
タイムカードと異なり自分の勤怠情報をデバイスですぐに確認できるため、打刻漏れや総勤務時間などを把握しやすいです。
また、勤怠管理システム用のデバイスの種類も様々であり、企業に合ったデバイスを選択できるシステムも多いです。
PCやスマートフォン、ICカードなど、導入したい勤怠管理方法に合わせてデバイスを選び、勤怠管理の効率化を進められます。
シフト管理などを簡単にできる
勤怠管理システムを利用すれば、勤務時間だけでなくシフト管理や休暇管理なども簡単に管理できるようになります。
勤怠管理システムは勤怠情報に関連する情報についても管理できるようになっており、使い勝手が良く企業の業務効率化に役立ちます。
シフト管理が必要な企業の場合、タイムカードであれば勤怠管理とは別に作成する必要がありましたが、勤怠管理システムではシステム内でシフト作成が可能です。
作成したシフトは勤怠管理システム上で公開できるため、従業員がスマートフォンなどから簡単に確認できるというメリットもあります。
また、休暇申請や休暇管理なども勤怠システム上でできるため、従業員の勤怠に関する様々な情報を管理しやすくなります。
勤怠管理システムを利用すれば、勤怠に関するあらゆる業務を一元化できるため、業務効率化が期待できるでしょう。
勤怠管理システムはクラウド化が進んでいる
勤怠管理システムはクラウド化が進んでおり、システムの管理などが必要ないため企業が導入しやすくなっています。
勤怠管理システムはオンプレミス型とクラウド型の2種類があり、従来はオンプレミス型が主流でした。
オンプレミス型の場合、自社内に専用のサーバーやネットワーク機器などを用意する必要があり、管理や導入コストが高くなるシステムも多々ありました。
しかし、IT化が進みクラウド化が進んだことで、クラウド型の勤怠管理システムが増えて初期費用を抑えてシステムを導入できるようになってきています。
クラウド型の勤怠管理システムの場合、システムの維持に関わる作業はほとんどシステム提供企業が担っているため、導入企業が維持や管理に労力を割く必要がありません。
また、クラウド型の勤怠管理システムであれば、インターネット環境が整っていれば勤怠管理を好きな場所からできるため、テレワークなどにも対応しやすいです。
クラウド型の勤怠管理システムは現代の流れに合っているため、利用する企業が増えてきています。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムは様々な種類があるため、自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。
勤怠管理システムの選び方のポイントは下記4つです。
会社によって打刻の仕方が異なるため、打刻に使うデバイスなどが希望に沿っているか事前に確認する必要があります。
また、勤怠管理システムを導入後に分からない部分が生じる可能性は高いため、サポート体制が充実しているシステムを選択しておく必要もあるでしょう。
打刻方法が希望と一致している
勤怠管理システムを導入する場合、打刻方法が企業の希望と一致しているか確認する必要があります。
勤怠管理システムは打刻方法がシステムによって異なり、PCやスマートフォン、ICカードなど様々なツールを使って勤怠管理を行います。
導入を考えているツールがない場合、勤怠管理システムを導入しても従業員の不満などに繋がってしまうため、事前の確認が必要です。
また、ツールによってはレンタル費用などが発生してしまうため、想定外のコストに繋がる可能性もあるでしょう。
ツールごとに勤怠管理のしやすさや導入メリットが異なるため、自社の希望方法と比較して打刻方法を検討する必要があります。
サポートが手厚い
勤怠管理システムを導入する場合、サポート体制が充実しているか確認する必要があります。
勤怠管理システムを導入する場合、導入時だけでなく導入前後でも分からない点が発生する可能性は高いです。
システムの使い方や使える機能などについて最初は理解しにくいケースも多いため、サポート体制が充実している勤怠管理システムは安心して導入できます。
専任の担当者や24時間体制など様々なサポート体制があるため、複数の勤怠管理システムを比較検討する必要があります。
自社の勤怠管理の導入方法に合わせて、サポートが手厚い勤怠管理システムを導入するようにしましょう。
実現したい機能が揃っている
勤怠管理システムには様々な機能が含まれていますが、自社で実現したい機能が含まれているか確認する必要があります。
勤怠管理システムには、勤怠データの分析やシフト作成、休暇管理など、様々な機能が使えるようになっています。
システムごとに含まれている機能に違いがあるため、勤怠管理システムを選ぶ際には導入したい機能が使えるシステムか確認が必要です。
また、機能を追加すればコストが増す勤怠管理システムも多いため、同様の機能を持つ他のシステムとの比較検討も大切です。
クラウド型かオンプレミス型か確認する
勤怠管理システムを導入する場合、クラウド型かオンプレミス型か事前に確認するようにしましょう。
勤怠管理システムによっては、クラウド型かオンプレミス型のみ導入可能なシステムもあります。
特に最近はクラウド型のみでの勤怠管理システムの提供も多いため、セキュリティなどでオンプレミス型を希望している場合に注意が必要です。
おすすめの勤怠管理システム7選
勤怠管理システムを導入すれば大幅に業務効率化できる場合も多いため、導入する企業は多いです。
おすすめの勤怠管理システムは下記7つです。
勤怠管理システムによって機能や費用が異なるため、自社に合ったシステム選びが重要です。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は株式会社Donutsが提供する勤怠管理システムであり、リアルタイムで従業員の勤怠情報を管理できます。
出勤管理やシフト管理の他、休暇・申請管理および工数管理の4機能を自由に組み合わせて利用できるため、自社の希望に合わせてカスタマイズできます。
また、各拠点の勤怠管理について、簡単な設定や操作で管理できるため工数削減が期待でき、業務効率化を目指すことができます。
ジンジャー(jinjer)勤怠
出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/
ジンジャー(jinjer)勤怠はjinjer株式会社が提供する勤怠管理システムです。
法改正に自動で対応する勤怠管理システムのため、近年の勤怠における法改正変化にも自動で柔軟に対応してもらうことができます。
ユーザーやバックオフィス側で再設定が必要ないため、複雑な業務を代わりに行ってくれる勤怠管理システムです。
また、勤怠管理システムで勤怠に関するデータを蓄積し、業務効率化のためにデータを分析することも可能です。
打刻方法もPC、スマホ、タブレット、ICカード、顔認証デバイスの5種類があるため、自社に合わせて導入しやすいでしょう。
freee人事労務
出典：https://www.freee.co.jp/hr/
freee人事労務はfreee株式会社が提供する勤怠管理システムです。
導入する企業数は増えており、2020年6月時点では個人事業主も含めて31万社のユーザーが導入しています。
大手企業にも導入されており、PCもスマートフォンも同じUIで使用できるため、従業員が使いやすいというメリットもあります。
また、日々の従業員の勤務状況を一覧で確認することができるため、従業員の残業時間の管理や休暇状況の把握もしやすい勤怠管理システムです。
マネーフォワードクラウド勤怠
出典：https://biz.moneyforward.com/attendance/
マネーフォワードクラウド勤怠は株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。
従業員の勤怠時間などを分かりやすいUIで簡単に確認できるため、導入後も使いやすいというメリットがあります。
また、雇用形態の異なる従業員の情報を勤怠管理システム上で一括管理でき、就業ルールの異なる現場の管理が簡単にできます。
移動履歴の管理やワークフローの承認機能など、就業における必要な処理を行うための機能も豊富なため、導入後の業務効率化が期待できるでしょう。
AKASHI
AKASHIはソニービズネットワークス株式会社が提供する勤怠システムです。
ユーザーからの使いやすさの評価が高く、経営改善の実績もHPで公開されているため、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも安心して利用できるでしょう。
簡単な操作で勤怠管理をでき、コストを抑えて導入できるというメリットもあります。
また、テレワークに対応した勤怠管理や有給休暇の取得状況、プロジェクトの工数管理など、勤怠管理だけにとどまらず様々な業務を一括管理できます。
kincone
Kinconeは株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理システムです。
SlackやChatworkなどの他社サービスと連携できるため、スマホがあれば使用でき企業や個人事業主が導入しやすい勤怠管理システムです。
勤怠情報と交通費情報をICカードのタッチで管理でき、ユーザーの使いやすさにおける満足度が高いため安心して導入できるでしょう。
5人の従業員がいれば導入できるため、従業員規模が小さい企業や個人事業主でも導入しやすい勤怠管理システムです。
KING OF TIME
KING of TIMEは株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。
利用者数は240万人以上となっており、大手企業をはじめとして様々な企業に導入されているため安心して利用できます。
様々な打刻方法に対応しており、打刻機器については無料で利用できる機器も多いため、コストを抑えることができます。
また、企業ごとに異なる就業規則に沿った勤怠管理を実現できるため、自社のルールに合わせた勤怠管理システムのカスタマイズが可能です。
さらに、勤怠管理システムの導入や利用に関するサポート体制も充実しています。
システムの利用に伴う問題が生じた際は、サポートセンターへ問い合わせて疑問点を解消しやすいです。
勤怠管理システム・タイムカード│まとめ
今回の記事では、タイムカードのメリット・デメリットや勤怠管理システムを利用する企業が増えている理由、おすすめの勤怠管理システムなどについてお伝えしてきました。
タイムカードは導入しやすいですが、打刻漏れや不正、集計ミスなどの人為的なエラーが発生しやすいです。
勤怠管理システムを導入すれば、簡単な操作で勤怠管理できるようになり、従業員の勤怠データの管理もしやすくなります。
自社に合った勤怠管理システムを比較検討し、業務効率化を目指していきましょう。
