タイムカードか勤怠管理システムか？機能の違いやメリット・デメリット、おすすめ製品まで一挙紹介

タイムカードは勤怠管理のベーシックな方法の1つです。タイムレコーダーで打刻するこの方法は簡単な操作でコストも安価ですが、現代ではITを活用したタイムカード以外の管理方法も増えています。その1つが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムはエクセル不要の自動計算、アプリからの打刻、労働関連法律に即した勤怠管理などさまざまな機能を備えています。

本記事では、タイムカードのメリット、デメリット、勤怠管理システムの機能や選び方を紹介します。

タイムカードとは？勤怠管理システム・アプリとの違い

タイムカードとは、タイムレコーダーに「タイムカード」（多くの場合、従来は紙のカード）を挿入して出退勤時間を記録する勤怠管理方法。誰でも簡単に操作できる反面、打刻漏れや集計作業の手間が課題です。

一方、PCでのクリックやICカードタッチによって出退勤打刻・自動集計するのが「勤怠管理システム」であり、広く多くの企業で利用されています。勤怠管理システムの打刻情報は、労働時間集計や給与計算も自動化可能。残業や休暇の管理の手間も省き、人事やバックオフィス業務を幅広く効率化できます。

スマートフォンやタブレットなどモバイル端末から打刻できる「勤怠管理アプリ」も一般的。

勤怠管理システムやアプリの打刻方法には、LINEやSlackなどのチャットツールで行う方法や、顔認証やGPSを活用した方法などもあります。

タイムカードによる勤怠管理のメリット・デメリット

タイムカードのメリット・デメリットを整理しましょう。

メリット1. シンプルな操作で誰でも使える

タイムカードのメリット1つ目は、タイムレコーダーに差し込むだけの簡単な操作で、誰でも簡単に使いやすいことです。事前登録や作業も不要で、即導入も可能。操作方法が直感的に理解しやすく、説明や教育にかかる手間と時間も比較的少なく済むでしょう。

メリット2.導入・運用コストが安価

メリット2つ目は必要なツールがレコーダーとカードのみで済むため、導入コストも安くすむことです。

運用にかかるランニングコストもカードとインク代なので安価に抑えられます。業務に直接関係ない勤怠管理のコストを抑えられるのは生産性の観点からも合理的です。

デメリット1. 集計に手間がかかる

デメリットの1つには集計の手間が挙げられます。打刻したタイムカードは1人分ずつエクセルに入力して集計する必要があるでしょう。勤怠は給与に直接関係するため複数人の確認も必須。夜勤や残業時間などの就業ルールにあわせた計算の手間も生じるため、煩雑になりがちです。

デメリット2. 打刻漏れや不正のリスクがある

打刻漏れや不正のリスクもデメリットの1つです。タイムカードによる打刻はアナログ操作で、業務にも直接関係ないことから打刻漏れが発生しがち。忘れた場合は後から手作業で修正が必要になり、付随して理由の申告や人事担当者の確認作業が発生します。

またタイムカードでは打刻者が誰なのか確認できないので、同僚を使った不正も防げません。退勤打刻をした後も勤務するサービス残業の温床にもなり、実態を反映しきれない側面もあります。

デメリット3. 保管にもコストがかかる

タイムカードによる勤怠管理には保管のコストも生じます。労働基準法によれば従業員の賃金や労働に関する重要な書類は5年間保管しなくてはなりません。保管場所の確保にコストがかかるのはもちろん、保管すべき書類の精査といった追加業務で人的コストもかかることになります。

デメリット4. 勤怠状況のリアルタイムの把握に不向き

タイムカードでの勤怠管理はリアルタイムの勤怠状況の把握に向いていません。月末になって集計してみると「残業時間が基準を超過していた」ということも起こり得るでしょう。現在は法規制により残業時間や有休消化のルールが厳格化しており、企業も正確に把握する必要があります。

労働に関するルールを遵守できないのは企業にとってもリスクです。

タイムカード以外で近年は「勤怠管理システム・アプリ」がおすすめ！何ができる？

ここまで紹介したタイムカードのメリット・デメリットには心当たりがある内容も多いでしょう。「タイムカードは使いやすいけれど、もう少し便利な勤怠管理方法があれば」と考えている方には勤怠管理システムの検討がおすすめ。

勤怠管理システム導入により、タイムカードに比べ幅広い業務効率化を図れます。以下は勤怠管理システムの主な機能です。

打刻・勤怠データの自動集計

勤怠管理システムでは打刻により出退勤データがシステムに自動反映されます。 残業や深夜残業、休日出勤時間など、賃金の割増率ごとの労働時間の自動集計も可能です。システムによる自動入力のため、エクセルへの転記作業や複数人によるチェックの手間を削減します。

打刻漏れや不正の減少

勤怠管理システムの導入によりPC、モバイルアプリから打刻が可能です。LINEやSlackなどのツールとも連携でき、業務端末なので業務開始前後に忘れる可能性も減ります。端末からは従業員自身しか打刻できないので不正も防止可能。

勤怠申請・承認

残業申請や有休の申請、出張や直行直帰申請といった手続きも勤怠システムで可能になります。打刻漏れや打刻の間違いなどがあった場合には、修正の申請と承認もシステム上で完結。承認者を探し回る必要もなく、モバイル端末で外出先からも承認可能です。

労働時間・休暇管理、残業アラート

従業員の残業時間が一定時間を超えた場合に、自動的に残業アラートが出る仕組みにより労働時間を管理できます。月末を待たずに労働状況を把握できるので残業時間の超過を防止し、法令遵守の面からも安心です。

残業時間にくわえ、有給休暇の取得状況や残日数も把握できるので、有給取得が法定日数に足りていない従業員に取得を推奨するサポートになります。

シフト管理

勤怠システムを活用するとシフト型の労働環境にも対応できます。シフトの申請と承認、申請内容にもとづいたシフトの作成がすべてシステム上で完結。収集や手作業でのシフト作成といった時間のかかる作業を効率化します。シフトは複数パターンの作成も可能で従業員の希望も反映しやすいでしょう。

法改正への自動アップデート（クラウド型の場合）

労働に関連する法令は頻繁に改正されるため、自社で対応する場合は法改正が行われるたびに対応した体制をつくらなればなりません。クラウド型勤怠管理システムでは法改正に準ずるシステムの自動アップデート機能が備えているものも多く、労働環境整備にかかるコストを削減します。

他システムとの連携

システムで収集した勤怠データを給与計算システムに連携すれば、システムの計算により自動的に給与を算出できます。手作業によるミスの可能性も低減はもちろん、勤怠管理以外の業務効率化を実現可能です。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを比較するときの観点を紹介します。自社に適切なシステムはどれか選ぶ時の参考にしてみてください。

クラウドかオンプレミスか

勤怠管理システムをどのような環境で構築するのか、構築したい環境に対応しているシステムはどれか確認しましょう。オンプレミス型は自社仕様で細かいニーズに適応しやすく、クラウド型は多くの場合労働関連の法改正に自社で対応する手間を省ける点がメリットです。

打刻方法

勤怠管理システムには以下のようにさまざまな打刻方法があります。

• Web上
• 生体認証（指紋、顔認証など）
• ICカード
• LINE、Slack打刻
• モバイルGPS

システムによって対応している打刻方法は異なります。自社で採用したい打刻方法に対応しているか確認しましょう。

必要な機能を備えているか

労働時間の集計を効率化したい、シフト作成の手間を省きたいなど企業によって課題は異なります。システムの導入によって課題を解決できるか確認しましょう。給与計算システムとの連携も検討している場合はシステムの互換性も選定のポイントになります。

就業規則や法律に対応できるか

シフト勤務、フレックス、変形労働時間など自社の特徴的な就業規則に対応できるかの確認も必須です。労働関係の法改正にも対応できると、運用の負担も減り、システム導入のメリットを幅広く享受できます。

シンプルな操作で使用できるか

従業員がストレスなく簡単に使えそうかという点も重要です。勤怠管理システムは導入後すべての従業員が毎日使うことになります。打刻作業は業務に直接関係ないので、シンプルな操作でできるとよいでしょう。

従業員だけではなく、労務担当者の使いやすさも判断の基準になります。無料トライアル可能なシステムなら実際に試してみるのもよいでしょう。

コストは予算内におさまるか

タイムカードからシステムに変更した場合、運用コストが発生し続けることになります。システムにより多くの業務を効率化しながらコストもなるべく低く抑えたいところです。導入によって実現したいこととコストのバランスの両面から考えましょう。

セキュリティは十分か

勤怠管理は従業員の個人情報を扱うため、情報漏えいリスクにも十分配慮する必要があります。勤怠情報の収集は給料にも影響するため、システムの安定稼働が見込めるかも重要な要素です。

クラウド型は多くの場合セキュリティ対策がサービス提供者依存になります。オンプレミスの場合は自社の基準にあわせて環境構築が可能です。

給与計算システムと連携できるか

勤怠管理システムは収集したデータを活用した給与計算とも親和性があります。給与計算業務も合わせて効率化したいなら、給与計算システムとも連携可能か確認しましょう。両者の互換性が高いシステムを導入できれば、よりストレスなくシステムを活用できます。

おすすめの勤怠管理システム9選

おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

VG Cloud（アマノ株式会社）

出典：https://www.tis.amano.co.jp/product/vg_cloud/

『VG Cloud』はアマノ株式会社が提供する、働き方改革とワークスタイル革新を支援するクラウド型勤怠管理システム。同社のハイエンドモデル『TimePro-VG』よりも安価に利用できるよう提供されています。

利用人数に応じた従量課金制を採用し、初期コストを抑えて導入が可能。システムを通じて労務リスクの脅威から企業を守るために、法令違反のチェック、見込み残業時間のシミュレーションなど多角的な労務アラート表示ができます。

導入の際は、労務に精通した専門SEがシステム本稼働までを丁寧にサポート。よくある勤怠管理の悩みに寄り添い、課題を抽出します。

スマレジ・タイムカード （株式会社スマレジ）

出典：https://timecard.smaregi.jp/

『スマレジ・タイムカード』は、株式会社スマレジが提供するクラウド勤怠管理システム。給与計算、休暇管理、シフト管理、日報、プロジェクト管理、勤怠管理など幅広い業務に対応しています。勤怠記録をつけるだけで自動的に給与の算出が可能。

さらに労働基準法により保管義務のある各種帳簿も自動で作成され、従業員の労働に関する情報を一元管理できます。また3ステップでシフトが完成する「かんたんシフト作成」機能をはじめ、シフト管理の機能も充実。シフトの作成から共有まで管理者、従業員の作業時間を大幅短縮できます。

​​さらに全機能が無料で使えるお試し期間は、コールセンターや設定サポートも無料で利用可能。

ジョブカン勤怠管理（株式会社DONUTS）

出典：https://jobcan.ne.jp/

『ジョブカン勤怠管理』は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態に対応し、所属・雇用形態ごとの細かい設定、運用ができます。システムは業種や規模を問わず幅広い企業で利用が可能なクラウド型。

出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理のなかから、自社に必要な機能を自由に組みあわせて利用できる形態です。無料で全機能を制限なく使えるトライアル期間も用意されており、月ごとのプラン変更も可能。柔軟な運用を実現できます。

ジンジャー勤怠（jinjer株式会社）

出典：https://hcm-jinjer.com/kintai/

『ジンジャー勤怠』は、jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システム。導入により労働時間や有休消化の集計を効率化でき、勤怠管理のよくある悩みを解決します。法改正にしっかり対応しており、労務リスクを低減と担当者の業務負担を削減に貢献。

無料トライアルでは実際のサービス画面を操作して使用感をチェックでき、ジンジャー勤怠導入後の変化を体験できます。自社フローにあった運用が可能かどうかを事前に把握できるので、導入後のミスマッチも防止します。

同社の提供する『ジンジャー給与』と連携すれば給与計算までの一連の業務を効率化可能です。

freee勤怠管理Plus（freee株式会社）

出典：https://www.freee.co.jp/time-tracking-plus/

『freee勤怠管理Plus』は、freee株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。『freee人事労務』をはじめとする人事労務システム、給与計算システムとのAPI連携や、CSV形式での抽出・取り込みにより給与計算の自動化も可能です。

打刻方法はPC・スマートフォン、タブレットなどの共有端末、ICカード、生体認証打刻などに対応。テレワークや外出が多い勤務形態、個々にPCやスマートフォンを携帯しない事業所など幅広いニーズにあわせた方法を選択できます。

導入の際は、専任担当が就いて導入までの流れをサポート。既存業務の見直し・要件定義の助言も受けながら利用を始められます。運用はサポートデスクのフォローを受けられ、習熟用解説セミナーも受講可能です。

マネーフォワード クラウド勤怠（株式会社マネーフォワード）

出典：https://biz.moneyforward.com/attendance/

『マネーフォワードクラウド勤怠』は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド勤怠管理システム。出退勤打刻から働き方改革対応まで、勤怠管理に幅広く対応したサービスです。従業員の時間外労働時間を集計して色別にアラートを表示することにより、時間外労働の状況を一目で把握できます。

有休付与の情報と有休取得義務の情報も一覧で閲覧可能。時間休やダブルトラックにも対応しています。日次勤怠画面でフレックスタイム制の集計を表示でき、さまざまな働き方にあわせた労働時間管理をサポート。法令改正や増税への対応、日々のサービス改善などのアップデートもすべて無料です。

AKASHI（ソニービズネットワークス株式会社）

出典：https://ak4.jp/

『AKASHI』はソニービズネットワークス株式会社が提供する、クラウド勤怠管理システム。

打刻方法はパソコン、iPad、スマートフォン、FeliCaカード、ICカードリーダー(PitTouch Pro3、PitTouch Biz)に対応しています。その日のスケジュールに合わせてデバイスを選び、オフィスや出先からの打刻が可能です。

GPS機能を使った位置情報記録や、システムの各種設定、各種申請及び承認、打刻修正にも対応。従業員と管理者どちらにとっても使いやすい柔軟性の高さが魅力です。月・年単位での変形労働時間設定も利用でき、手間のかかる労働時間の計算もシステム上が自動で行えます。

関連する労務分野とは『SmartHR』や『マネーフォワードクラウド給与』などとも連携可能。社会保険・雇用保険の手続きを自動化します。

Kincone（​​株式会社ソウルウェア）

出典：https://www.kincone.com/

『kincone（キンコン ）』は、株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理アプリです。ICカードによる打刻時に出退勤の打刻だけでなく交通費データも取得できるのが特徴。勤怠管理と交通費精算にかかる見えないコストを大幅に削減できます。

スマートフォンさえあればすぐに導入できるサービスで、アプリ打刻やICカード、SlackやChatwork、kintoneなどと連携したチャット打刻にも対応。本番と同じ画面で簡単に操作できる無料トライアルは申し込み月と翌月まで利用できるので、使用感をじっくり確かめられます。

打刻忘れ、残業時間超過や承認待ちなどを知らせるアラート機能も搭載されており、法改正への対応もシステムでカバー可能。毎日使う機能が1つになり、業務を効率化します。

KING OF TIME（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）

出典：https://www.kingoftime.jp/

『KING OF TIME』は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。豊富な打刻手段に対応しており、様々な働き方に合わせた打刻方法を選択可能。

料金体制もワンプライスで全機能が使えるシンプルな体系です。登録人数に応じた従量課金制のため、コスト計算も簡単に行えます。

休暇管理、各種申請承認、給与連携など必要な機能がすべてそろっているため、ニーズに沿った管理が可能。セキュリティもハードウェア・ソフトウェアの両面で、社内外からのアクセスに対し安全な環境を設定し運用しています。

複数拠点でのバックアップも実施しているため迅速な復旧が可能で、勤怠データの保管状況もばっちりです。

勤怠管理システムで勤怠管理と関連する業務をシンプルに

本記事では、勤怠管理を効率的に行う方法としてタイムカードと勤怠管理システムについて解説しました。タイムカードによる管理は打刻作業に手間とコストがかからない反面、集計の手間や管理など可視化しづらいいくつかのデメリットがあることも忘れてはいけません。

一方で勤怠管理システムの導入には導入時にコストや変更の手間がかかりますが、導入により打刻や勤怠データの自動集計、労働時間や休暇の管理、シフトの管理や法改正への対応など幅広い業務を自動化できるメリットを享受できます。

システムでの管理に想像がつかない場合は、無料トライアルで実際に利用してみるのも1つの手段です。別の記事ではおすすめの勤怠管理システムを比較表を用いて紹介しています。

まずは自社ニーズに合致するサービスはどれか、比較検討からはじめてみるとよいでしょう。

※本記事では厚生労働省のガイドラインとデジタル庁のワークライフバランスとDX推進に準じ、それを達成する手段と正規の勤怠管理システムを紹介しています。
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